Распространенные сценарии утверждения сообщений в Exchange 2013
Область применения: Exchange Server 2013 г.
Некоторые типы сообщений может потребоваться утверждать для выполнения юридических требований или требований соответствия, а также для реализации определенного бизнес-процесса. В этой статье рассматриваются примеры распространенных сценариев, которые можно настроить с помощью Exchange.
Пример 1. Предотвращение почтовых штормов для крупной группы рассылки
Чтобы контролировать сообщения для крупной группы рассылки, можно назначить модератора, который будет утверждать сообщения, отправленные этой группе. Если критериев, определяющих сообщения, для которых требуется утверждение, нет, то легче всего настроить утверждение для группы.
В этом примере все сообщения для группы "All Employees" должны быть утверждены, если отправители не входят в группу рассылки "Legal Team".
Чтобы требовать утверждения сообщений в определенной группе рассылки, в Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Группы получателей>, измените группу рассылки и выберите Утверждение сообщений.
Пример 2. Пересылка сообщений руководителю отправителя для утверждения
Вот несколько распространенных типов сообщений, для которых можно требовать утверждение со стороны руководителя.
Сообщения, отправленные пользователем определенным группам рассылки или получателям
Сообщения, отправленные внешним пользователям или партнерам
Сообщения, пересылаемые между двумя группами
Сообщения с определенным содержимым, например именем какого-либо клиента
Сообщения, отправленные стажером
Чтобы применять утверждение для отправки сообщения, сначала создайте правило с помощью шаблона Отправлять сообщения модератору и выберите переадресацию сообщений руководителю отправителя, как показано на следующих снимках экрана.
Затем определите, для каких сообщений требуется утверждение.
Вот пример, где все сообщения, отправляемые стажером Garth Fort получателям за пределами организации, должны быть утверждены руководителем.
Чтобы приступить к работе, перейдите враздел Правилапотока обработки> почты EAC > и создайте новое правило с помощью шаблона Отправка сообщений в модератор.
Важно!
Некоторые условия и действия, в том числе переадресация руководителю отправителя, по умолчанию скрыты на странице Создание правила. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.
Пример 3. Настройка цепочки утверждения сообщений
Для сообщений можно требовать несколько уровней утверждения. Например, можно потребовать, чтобы сообщения определенному клиенту были утверждены сначала менеджером по связям с клиентами, а затем сотрудником по соответствию требованиям, или вы можете потребовать, чтобы отчеты о расходах были утверждены двумя уровнями менеджеров.
Чтобы создать такой тип многоуровневого утверждения, создайте одно правило транспорта для каждого уровня. Каждое правило выявляет в сообщениях одинаковые шаблоны следующим образом:
Первое правило пересылает сообщение первому утверждающему пользователю. Когда он или она принимает сообщение, оно автоматически передается утверждающему пользователю из второго правила.
Если все пользователи в цепи утверждения нажимают кнопку Утвердить в запросе на утверждения, то исходное сообщение отправляется первоначально заданным получателям.
Если все в цепочке утверждения нажимают кнопку Отклонить, отправитель получает сообщение об отклонении.
Если какой-либо из запросов на утверждение не утвержден в течение срока действия (5 дней в течение Exchange Server 2013 г.), отправитель получает сообщение об истечении срока действия.
В следующем примере предполагается, что у вас есть клиент, Blue Yonder Airlines, и вы хотите, чтобы все сообщения для этого клиента утверждали руководитель отдела по отношениям с клиентами и ответственный за соблюдение требований. Вы создаете два правила для каждого утверждающего пользователя. Первое правило пересылает сообщение утверждающему пользователю первого уровня. Второе правило переправляет сообщение пользователю второго уровня.
Первое правило выявляет все сообщения с именем компании Blue Yonder Airlines в теме или тексте и отправляет их руководители по отношению с клиентами для компании Blue Yonder Airlines, пользователю Garret Vargas.
Второе правило отправляет эти сообщения ответственному за соблюдение требований, Tony Krijnen.
Пример 4. Переадресация сообщений, соответствующих одному или нескольким критериям
В правиле транспорта все условия, настроенные в нем должны выполняться, чтобы правило сработало. Чтобы те же действия выполнялись для любого условия, необходимо создать отдельное правило для каждого условия.
Для этого на странице Правила в EAC создайте правило для первого условия. Затем выберите правило выберите Копировать и измените условия в новом правиле в соответствии со вторым правилом.
Будьте осторожны при создании нескольких правил с условиями "ИЛИ", чтобы сообщение не пересылалось модератору несколько раз. Чтобы избежать этого, добавьте во второе правило исключение, чтобы оно игнорировало сообщения, соответствующие первому правилу.
Например, одно правило не может проверить, содержит ли сообщение строку "коммерческое предложение" в теме или названии вложения. Чтобы сообщение не отправлялось модератору несколько раз, если первое правило ищет строку "коммерческое предложение" в теме или тексте, второе правило, которое ищет "коммерческое предложение" в содержимом вложения, должно использовать исключение с критериями первого правила.
Примечание.
По умолчанию на странице Создание правила исключения скрыты. Чтобы увидеть все условия и действия, выберите Дополнительные параметры.
Пример 5. Переадресация сообщений, которые содержат конфиденциальные сведения
Если вы используете компонент Защита от потери данных (DLP), многие типы конфиденциальных сведений уже заданы. С помощью DLP можно увидеть, что сообщение содержит конфиденциальные данные. Независимо от того, используется ли DLP, можно создать условия, которые ищут определенные шаблоны конфиденциальных данных, уникальные для вашей организации.
Далее приведен пример, где для сообщений с конфиденциальными сведениями требуется утверждение. В этом примере сообщения с номером кредитной карты должны быть утверждены.
