Используйте правила потока почты для сценариев утверждения сообщений в Exchange Online

Примечание

Эта статья не применяется к автономным организациям Exchange Online Protection (EOP).

В Exchange Online организациях для модератора требуется утверждение одного или более модераторов перед доставкой сообщений получателю. Дополнительные сведения см. в Exchange Online.

Но, за исключением исключений из определенных отправителей, при настройке параметров модерации в свойствах получателя все сообщения, отправленные получателю, требуют утверждения перед их доставкой, независимо от содержимого или специфики сообщений.

Для детального контроля над типом и обстоятельствами сообщений, которые требуют модерации, можно использовать правила потока почты (также известные как правила транспорта). В этой статье рассмотрены примеры использования правил потока почты для модерации, чтобы соответствовать определенным требованиям законодательства, соответствия требованиям или бизнес-требованиям.

Отправка сообщений диспетчеру отправиющего для утверждения

Вот несколько распространенных типов сообщений, которые могут потребовать утверждения менеджера:

  • Сообщения, отправленные пользователем определенным группам рассылки или получателям
  • Сообщения, отправленные внешним пользователям или партнерам
  • Сообщения, пересылаемые между двумя группами
  • Сообщения с определенным содержимым, например именем какого-либо клиента
  • Сообщения, отправленные стажером

Чтобы требовать отправки сообщений руководителю отправитель для утверждения, выполните следующие действия:

  1. Создайте правило потока почты с помощью отправки сообщений в шаблон модератора.

    Чтобы создать новое правило, используйте отправку сообщений в шаблон модератора.

  2. Настройте действие для отправки сообщений диспетчеру отправиющего для утверждения: Переад. >

  3. Настройка условий, определяемых для сообщений, которые требуют утверждения в Apply this rule if.

Вот пример, когда все внешние сообщения, отправленные стажером по имени Гарт Форт, требуют утверждения их руководителем.

  • Применить это правило, если > Отправитель > Форт Гарт

    и

  • Применить это правило, если > Получатель расположен > Вне организации

  • Сделайте следующее > Переад. диспетчеру отправитель для утверждения

Правило, которое передает сообщения руководителю пользователя.

Примечание

Некоторые параметры правил, включая возможность добавления нескольких условий или исключений в правило, как в этом примере, скрыты по умолчанию. Чтобы их увидеть, щелкните Дополнительные параметры.

Настройка цепочки утверждения сообщений

К сообщениям могут применяться несколько уровней утверждения. Например, сообщения для определенного клиента могут сначала утверждаться руководителем отдела по отношению с клиентами, а затем — ответственным за обеспечение соответствия требованиям. Или же отчеты о расходах могут утверждаться руководителями на двух уровнях.

Чтобы создать этот тип утверждения на нескольких уровнях, создайте одно правило потока почты для каждого уровня утверждения. Каждое правило выявляет в сообщениях одинаковые шаблоны следующим образом:

  • Первое правило передает сообщение первому модератору. После утверждения сообщения первым модератором второе правило передает сообщение второму правилу и так далее.

  • Если все модераторы в цепочке одобряют сообщение, исходное сообщение отправляется предполагаемым получателям.

  • Если кто-либо из модераторов в цепочке отклоняет запрос на утверждение, отправитель получает сообщение об отклонении.

  • Если какой-либо из запросов на утверждение не утвержден в течение срока действия (два дня Exchange Online), отправитель получает сообщение об окончании срока действия.

    Примечание

    Обработка просроченных умеренных сообщений выполняется каждые семь дней. Это значит, что такое сообщение может оказаться просрочено на сроке от двух до девяти дней.

В следующем примере предполагается, что у вас есть клиент с именем Blue Yonder Airlines, и вы хотите, чтобы как менеджер по отношениям с клиентами, так и сотрудник по обеспечению соответствия требованиям одобряли все сообщения, которые идут этому клиенту.

Как показано на следующем скриншоте, вы создаете два правила. Первое правило пересылает сообщение утверждающему пользователю первого уровня. Второе правило переправляет сообщение пользователю второго уровня.

Два правила, используемые для двух уровней утверждения.

Первое правило определяет все сообщения с именем компании Blue Yonder Airlines в субъекте или сообщении и отправляет эти сообщения внутреннему менеджеру по отношениям с клиентами по имени Гаррет Варгас.

  • Имя: Blue Yonder Airlines: Утверждение #1 Диспетчер отношений

  • Приоритет. Перед вторым правилом.

  • Применить это правило, если > Отправитель находится > Внутри организации.

    и

  • Применить это правило, если > Тема или мальчик совпадают > 'B.Y.A', 'BYA' или "Blue Yonder Airlines" или "Blue Yonder".

  • Сделайте следующее > Переад. сообщение для утверждения в > Гаррет Варгас.

Правило для утверждения первого уровня.

Второе правило отправляет эти сообщения сотруднику по обеспечению соответствия требованиям Тони Крийнену для утверждения:

  • Имя: Blue Yonder Airlines: Утверждение #2 Диспетчер соответствия требованиям

  • Приоритет. После первого правила.

  • Применить это правило, если > Отправитель находится > Внутри организации.

    и

  • Применить это правило, если > Тема или мальчик совпадают > 'B.Y.A', 'BYA' или "Blue Yonder Airlines" или "Blue Yonder".

  • Сделайте следующее > Переад. сообщение для утверждения в > Тони Крайнен.

Правило утверждения второго уровня с одинаковыми критериями.

Forward messages that match one of several criteria

В правиле потока почты все условия правила должны соответствовать правилу (Condition1 AND Condition2). Если требуется одно и то же действие для нескольких условий (Condition1 or Condition2), необходимо создать отдельное правило для каждого условия.

Для этого на странице Правила в EAC создайте правило для первого условия. Затем выберите правило выберите Копировать и измените условия в новом правиле в соответствии со вторым правилом.

Для сценариев утверждения будьте осторожны при создании нескольких правил с одинаковым действием, чтобы одно и то же сообщение не отправляло модератору несколько раз. Добавьте исключение во второе правило, чтобы оно игнорировало сообщения, которые совпадали с первым правилом.

Например, необходимо отправить сообщение модератору, если в сообщении есть "цитата по продажам" в строке темы или теле сообщения или в содержимом любых вложений.

Вам нужно два правила. Если первое правило проверяет строку субъекта или текст сообщения, второму правилу, проверяемому контенту вложения, требуется исключение, которое проверяет "цитату продаж" в строке субъекта или тексте сообщения (условие первого правила).

  • Имя. Утверждение цитаты продаж: правило 2
  • Приоритет. Ниже, чем первое правило.
  • Применить это правило, если > Содержимое любого вложения включает в себя > Цитата по продажам.
  • Сделайте следующее > Переад. диспетчеру отправитель для утверждения
  • За исключением случаев, когда > Объект или тело совпадают > Цитата по продажам.

Используйте исключение для второго правила.

Примечание

Как описано выше, некоторые параметры правил, в том числе возможность добавления нескольких условий или исключений в правило, как в этом примере, скрыты по умолчанию. Чтобы их увидеть, щелкните Дополнительные параметры.

Forward a message that contains sensitive information

Если у вас есть функция предотвращения потери данных (DLP), заранее предопределяются многие типы конфиденциальной информации. С помощью DLP можно увидеть, что сообщение содержит конфиденциальные данные. Независимо от того, используется ли DLP, можно создать условия, которые ищут определенные шаблоны конфиденциальных данных, уникальные для вашей организации.

Вот пример, когда сообщения, содержащие номер кредитной карты, требуют утверждения.

  • Применить это правило, если > Сообщение содержит конфиденциальные сведения > Номер кредитной карты
  • Сделайте следующее > Переад. диспетчеру отправитель для утверждения

Правило, которое передает почту с конфиденциальной информацией.