Использование правил потока обработки почты для сценариев утверждения сообщений в Exchange Online
Примечание.
Эта статья не относится к автономным организациям Exchange Online Protection (EOP).
В Exchange Online организациях получатель с модерированием требует утверждения одного или нескольких модераторов, прежде чем сообщения будут доставлены получателю. Дополнительные сведения см. в разделе Получатели модерации в Exchange Online.
Но при настройке параметров модерации в свойствах получателя все сообщения, отправляемые получателю, требуют утверждения перед их доставкой, независимо от содержимого или особенностей сообщений.
Для детального управления типом и обстоятельствами сообщений, требующих модерации, можно использовать правила потока обработки почты (также известные как правила транспорта). В этой статье рассматриваются примеры использования правил потока обработки почты для модерации в соответствии с конкретными юридическими, нормативными или бизнес-требованиями.
Пересылка сообщений руководителю отправителя для утверждения
Ниже приведены некоторые распространенные типы сообщений, которые могут требовать утверждения руководителем:
- Сообщения, отправленные пользователем определенным группам рассылки или получателям
- Сообщения, отправленные внешним пользователям или партнерам
- Сообщения, пересылаемые между двумя группами
- Сообщения с определенным содержимым, например именем какого-либо клиента
- Сообщения, отправленные стажером
Чтобы требовать отправки сообщений диспетчеру отправителя для утверждения, выполните следующие действия.
Создайте правило потока обработки почты с помощью шаблона Отправка сообщений модератору .
Настройте действие для отправки сообщений диспетчеру отправителя для утверждения. Выполните следующие действия>. Переслать сообщение на утверждение>руководителю отправителя.
Настройте условия, определяющие сообщения, требующие утверждения, в разделе Применить это правило, если.
Ниже приведен пример, в котором все внешние сообщения, отправленные обучающимся по имени Гарт Форт, требуют утверждения со стороны руководителя:
Примените это правило, если>Отправитель>это человек>avinash@beta.nikey.in
и
Примените это правило, если>Получатель>является внешним или внутренним>Вне организации
Выполните указанные ниже действия>.Пересылка сообщения для утверждения>диспетчеру отправителя
Примечание.
Некоторые параметры правил, включая возможность добавления нескольких условий или исключений в правило, как показано в этом примере, по умолчанию скрыты. Чтобы просмотреть их, выберите Дополнительные параметры.
Настройка цепочки утверждения сообщений
Для сообщений можно требовать несколько уровней утверждения. Например, можно потребовать, чтобы сообщения определенному клиенту были утверждены сначала менеджером по работе с клиентами, а затем сотрудником по соответствию требованиям, или вы можете потребовать, чтобы отчеты о расходах были утверждены двумя уровнями менеджеров.
Чтобы создать этот тип многоуровневого утверждения, создайте одно правило потока обработки почты для каждого уровня утверждения. Каждое правило выявляет в сообщениях одинаковые шаблоны следующим образом:
Первое правило перенаправит сообщение первому модератору. После утверждения сообщения первым модератором второе правило перенаправит сообщение второму модератору и т. д.
Если все модераторы в цепочке утверждают сообщение, исходное сообщение отправляется предполагаемым получателям.
Если какой-либо из модераторов в цепочке отклоняет запрос на утверждение, отправитель получает сообщение об отклонении.
Если какой-либо из запросов на утверждение не утвержден в течение срока действия (два дня для Exchange Online), отправитель получает сообщение об истечении срока действия.
Примечание.
Обработка просроченных сообщений с истекшим сроком действия выполняется каждые семь дней. Этот интервал означает, что срок действия модерированного сообщения может истечь в любое время от двух до девяти дней.
В следующем примере предполагается, что у вас есть клиент с именем Blue Yonder Airlines, и вы хотите, чтобы как менеджер по связям с клиентами, так и сотрудник по соответствию требованиям утверждали все сообщения, поступающие этому клиенту.
Как показано на следующем снимке экрана, вы создаете два правила. Первое правило пересылает сообщение утверждающему пользователю первого уровня. Второе правило переправляет сообщение пользователю второго уровня.
Первое правило определяет все сообщения с названием компании Blue Yonder Airlines в теме или сообщении и отправляет эти сообщения внутреннему менеджеру по работе с клиентами По имени Гаррет Варгас.
Имя: Blue Yonder Airlines: Утверждение No1 Менеджер по связям
Приоритет: перед вторым правилом.
Примените это правило, если>Отправитель>является внешним или внутренним>Внутри организации>.
и
Применение этого правила>Тема или текст>тема или текст включает любое из этих слов> "B.Y.A", "BYA" или "Blue Yonder Airlines" или "Blue Yonder".
Выполните указанные ниже действия>.Пересылка сообщения для утверждения>Пересылка сообщения для утверждения> Авинаш П.
Второе правило отправляет эти сообщения сотруднику по соответствию Тони Крийнену для утверждения:
Имя: Blue Yonder Airlines: Approval No 2 Compliance Manager
Приоритет: после первого правила.
Примените это правило, если>Находится отправитель>Внутри организации.
и
Примените это правило, если>Совпадения темы или мальчика> "B.Y.A", "BYA" или "Blue Yonder Airlines" или "Blue Yonder".
Выполните указанные ниже действия>.Пересылать сообщение для утверждения на> Тони Крийнен.
Пересылка сообщений, соответствующих одному из нескольких условий
В правиле потока обработки почты все условия в правиле должны быть истинными, чтобы правило соответствовало (Условие1 И Условие2). Если вы хотите применить одно и то же действие для нескольких условий (Условие1 ИЛИ Условие2), необходимо создать отдельное правило для каждого условия.
Для этого на странице Правила в EAC создайте правило для первого условия. Затем выберите правило выберите Копировать и измените условия в новом правиле в соответствии со вторым правилом.
В сценариях утверждения будьте осторожны при создании нескольких правил с одинаковым действием, чтобы одно и то же сообщение не отправлялось модератору несколько раз. Добавьте исключение во второе правило, чтобы оно игнорировало сообщения, соответствующие первому правилу.
Например, вы хотите отправить сообщение модератору, если сообщение содержит "sales quote" в строке темы или тексте сообщения или в содержимом каких-либо вложений.
Вам нужно два правила. Если первое правило проверяет строку темы или текст сообщения, то для второго правила, проверяющего содержимое вложения, требуется исключение, проверяющее наличие "предложения на продажу" в строке темы или тексте сообщения (условие первого правила).
- Имя: Утверждение предложения на продажу: правило 2
- Приоритет: ниже первого правила.
- Примените это правило, если>Любое вложение>содержимое включает любое из этих слов> Предложение на продажу.
- Выполните указанные ниже действия>.Пересылка сообщения для утверждения>диспетчеру отправителя
- За исключением случаев>Тема или текст>Тема или текст соответствуют этим текстовым шаблонам> Предложение на продажу.
Примечание.
Как описано ранее, некоторые параметры правила, включая возможность добавления нескольких условий или исключений в правило, как в этом примере, по умолчанию скрыты. Чтобы просмотреть их, выберите Дополнительные параметры.
Пересылка сообщения, содержащего конфиденциальную информацию
Если у вас есть функция защиты от потери данных (DLP), многие типы конфиденциальной информации предопределяются. С помощью DLP можно увидеть, что сообщение содержит конфиденциальные данные. Независимо от того, используется ли DLP, можно создать условия, которые ищут определенные шаблоны конфиденциальных данных, уникальные для вашей организации.
Ниже приведен пример, в котором сообщения, содержащие номер карта кредита, требуют утверждения.
- Примените это правило, если>Сообщение>содержит любой из этих типов конфиденциальной информации>;Номер кредитной карты
- Выполните указанные ниже действия>.Пересылка сообщения для утверждения>диспетчеру отправителя
