Шаг 5. Предоставление другому сотруднику доступа к данным OneDrive и Outlook

Статья
08/13/2023

Когда сотрудник покидает вашу организацию, вы захотите получить доступ к его данным OneDrive и Outlook, создать резервную копию и выбрать, следует ли предоставить их другому сотруднику.

Доступ к документам OneDrive бывшего пользователя

Если вы удаляете лицензию пользователя, но не удаляете учетную запись, вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive пользователя. При удалении учетной записи пользователя у вас есть 30 дней по умолчанию для доступа к данным OneDrive бывшего пользователя. Узнайте, как настроить хранение OneDrive для удаленных пользователей. Если вы не восстановите учетную запись пользователя в течение этого времени, содержимое OneDrive удаляется.

Чтобы сохранить файлы OneDrive бывшего пользователя, сначала предоставьте себе доступ к OneDrive, а затем переместите файлы, которые вы хотите сохранить.

В Центре администрирования откройте страницу Пользователи>Активные пользователи.
Выберите пользователя.
На странице свойств пользователя выберите OneDrive. В разделе Получить доступ к файлам выберите Создать ссылку на файлы.
Щелкните ссылку, чтобы открыть расположение файла. Скачайте файлы на компьютер или выберите Переместить в или Копировать в , чтобы переместить или скопировать их в собственный OneDrive или в общую библиотеку.

Примечание.

Одновременно можно перемещать или копировать до 500 МБ файлов и папок.
При перемещении или копировании документов с журналом версий перемещается только последняя версия.
Параметры администрирования для активного пользователя на вкладке OneDrive в Центр администрирования Microsoft 365 сейчас не поддерживаются для клиентов с несколькими регионами.

Вы также можете предоставить доступ другому пользователю для доступа к OneDrive бывшего сотрудника.

Войдите в Центр администрирования в качестве глобального администратора или администратора SharePoint.

Если вы получаете сообщение о том, что у вас нет разрешения на доступ к Центру администрирования, у вас нет разрешений администратора в вашей организации.
В левой области выберите Администратор центров>SharePoint. (Возможно, потребуется щелкнуть элемент Показать все, чтобы увидеть список центров администрирования.)
Если появится классический Центр администрирования SharePoint, выберите Открыть сейчас в верхней части страницы, чтобы открыть Центр администрирования SharePoint.
В левой области выберите Дополнительные функции.
В разделе Профили пользователей выберите Открыть.
В разделе Люди выберите Управление профилями пользователей.
Введите имя бывшего сотрудника и нажмите кнопку Найти.
Щелкните правой кнопкой мыши пользователя и выберите Управление владельцами семейства веб-сайтов.
Добавьте пользователя в администраторы семейства веб-сайтов и нажмите кнопку ОК.
Теперь пользователь сможет получить доступ к OneDrive бывшего сотрудника, используя URL-адрес OneDrive.

Отмена доступа администратора к OneDrive пользователя

Вы можете предоставить себе доступ к содержимому в OneDrive пользователя, но вы можете удалить доступ, когда он вам больше не нужен.

Войдите в Центр администрирования в качестве глобального администратора или администратора SharePoint.

Если вы получаете сообщение о том, что у вас нет разрешения на доступ к Центру администрирования, у вас нет разрешений администратора в вашей организации.
В левой области выберите Администратор центров>SharePoint. (Возможно, потребуется щелкнуть элемент Показать все, чтобы увидеть список центров администрирования.)
Если появится классический Центр администрирования SharePoint, выберите Открыть сейчас в верхней части страницы, чтобы открыть Центр администрирования SharePoint.
В левой области выберите Дополнительные функции.
В разделе Профили пользователей выберите Открыть.
В разделе Люди выберите Управление профилями пользователей.
Введите имя пользователя и нажмите кнопку Найти.
Щелкните правой кнопкой мыши пользователя и выберите Управление владельцами семейства веб-сайтов.
Удалите пользователя, которому больше не нужен доступ к данным пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

Доступ к данным Outlook бывшего пользователя

Чтобы сохранить сообщения электронной почты, календарь, задачи и контакты прежнего сотрудника, экспортируйте данные в файл данных Outlook (PST). Инструкции по экспорту данных Outlook см. в статье Экспорт сообщений электронной почты, контактов и элементов календаря в PST-файл.

Предоставление другому пользователю доступа к электронной почте бывшего пользователя

Чтобы предоставить доступ к сообщениям электронной почты, календарю, задачам и контактам бывшего сотрудника другому сотруднику, импортируйте эти сведения в папку "Входящие" другого сотрудника. Инструкции по экспорту данных Outlook см. в статье Импорт электронной почты, контактов и календаря из PST-файла Outlook.

Примечание.

Вы также можете преобразовать почтовый ящик бывшего пользователя в общий почтовый ящик или переслать адрес электронной почты бывшего сотрудника другому сотруднику.

Добавление и удаление администраторов в учетной записи OneDrive (статья)

Восстановление удаленного OneDrive (статья)

Хранение и удаление OneDrive (статья)

Общий доступ к файлам и папкам в OneDrive