Политика истечения срока действия группы Microsoft 365
С увеличением использования групп Microsoft 365 и Microsoft Teams администраторам и пользователям требуется способ очистки неиспользуемых групп и команд. Политика истечения срока действия групп Microsoft 365 помогает удалить неактивные группы из системы и навести порядок.
По истечении срока действия группы почти все связанные с ней службы (почтовый ящик, Планировщик, сайт SharePoint, команда и т. д.) также удаляются.
По истечении срока действия группы она "обратимо удалена", что означает, что ее можно восстановить в течение 30 дней.
Администраторы могут указать срок действия, и любая неактивная группа, которая достигает конца этого периода и не обновляется, будет удалена. (Сюда входят архивные команды.) Срок действия начинается с создания группы или с даты ее последнего продления. Владельцы групп будут автоматически отправлять уведомление до истечения срока действия, что позволит им продлить группу до другого интервала. Уведомления об истечении срока действия для групп, используемых в Teams, отображаются в веб-канале владельцев Teams.
Группы, которые активно используются, автоматически продлеваются примерно за 35 дней до истечения срока действия группы. В этом случае владелец не получает никаких уведомлений о продлении. Любое из следующих действий автоматически обновляет группу:
- SharePoint — просмотр, изменение, скачивание, перемещение, совместное использование или отправка файлов. (Просмотр страницы SharePoint не считается действием для автоматического продления.)
- Outlook — присоединение к группе или изменение группы, чтение или запись сообщения группы, а также сообщение типа "Нравится" (Outlook в Интернете).
- Teams — посетите канал teams.
- Viva Engage — просмотр публикации в сообществе Viva Engage или интерактивного сообщения электронной почты в Outlook.
- Forms — просмотр, создание или редактирование форм или отправка ответа на форму.
Важно!
При изменении политики срока действия служба пересчитывает дату окончания срока действия для каждой группы. Он всегда начинает подсчет с даты создания группы, а затем применяет новую политику окончания срока действия.
Важно знать, что срок действия по умолчанию отключен. Администраторы должны включить его для своей организации, если они хотят использовать его.
Примечание.
Настройка и использование политики истечения срока действия для групп Microsoft 365 требует наличия, но не обязательно назначения лицензий Microsoft Entra ID P1 или P2 для членов всех групп, к которым применяется политика истечения срока действия. Дополнительные сведения см. в статье Начало работы с Microsoft Entra ID P1 или P2.
Кто может настроить и использовать политику истечения срока действия групп Microsoft 365?
| Role | Возможные действия |
|---|---|
| Глобальный администратор Office 365 (в Azure— администратор компании), администратор пользователей | Создание, чтение, обновление или удаление параметров политики срока действия групп Microsoft 365. |
| Администратор групп | Члены этой роли могут создавать группы и управлять ими, создавать и управлять параметрами групп, такими как политики именования и срока действия, а также просматривать отчеты о действиях и аудитах групп. |
| Пользователь | Обновление или восстановление группы Microsoft 365, принадлежащей им |
Важно!
Корпорация Майкрософт рекомендует использовать роли с наименьшими разрешениями. Это помогает повысить безопасность вашей организации. Глобальный администратор — это очень привилегированная роль, которая должна быть ограничена сценариями чрезвычайных ситуаций, когда вы не можете использовать существующую роль.
Настройка политики истечения срока действия
Как отмечалось выше, срок действия по умолчанию отключен. Администратор должен включить политику срока действия и задать свойства, чтобы она вла себя в силу. Чтобы включить его, перейдите в разделСрок действиягрупп> идентификаторов >Microsoft Entra. Здесь можно задать время существования группы по умолчанию.
Время существования группы указывается в днях и может иметь значение 180, 365 или пользовательское значение, указанное вами. Пользовательское значение должно быть не менее 30 дней.
Если у группы нет владельца, сообщения об истечении срока действия будут отправляться по указанному адресу электронной почты.
Вы можете задать политику для всех групп, только выбранных групп (до 500) или полностью отключить ее, выбрав Нет. Если выбрать Значение Нет, все группы, которые активны и ожидают проверки, не будут иметь даты окончания срока действия. Тем не менее, группы, срок действия которых уже истек, не затрагиваются.
Обратите внимание, что в настоящее время для разных групп нельзя использовать разные политики.
Как истечение срока действия взаимодействует с политикой хранения
Если вы настроили политику хранения для групп на портале соответствия требованиям Microsoft Purview, политика истечения срока действия работает с политикой хранения. Когда истекает срок действия группы, беседы в почтовом ящике группы и файлы на сайте группы сохраняются в контейнере хранения в течение указанного количества дней, определенного в политике хранения. Однако пользователи не увидят группу или ее содержимое после истечения срока действия.
Как и когда владелец группы узнает, что истекает срок действия его группы
Если группа была создана с помощью Планировщика, SharePoint или любого другого приложения, уведомления об истечении срока действия всегда будут приходить по электронной почте. Если группа была создана с помощью Teams, владелец группы получит электронное письмо и уведомление о продлении действия. Не рекомендуется включать срок действия группы, если у владельца группы нет допустимого адреса электронной почты.
За 30 дней до истечения срока действия группы владельцы группы (или адреса электронной почты, указанные для групп, у которых нет владельца) получат электронное письмо, позволяющее им легко продлить группу. Если они не продлят ее, они получат еще одно письмо о продлении за 15 дней до истечения срока действия. Если они по-прежнему не продлили его, они получат еще одно уведомление по электронной почте за день до истечения срока действия.
Если по каким-либо причинам никто из владельцев или администраторов не продлит группу до истечения ее срока действия, администратор по-прежнему может восстановить группу в течение 30 дней после истечения срока действия. Дополнительные сведения см. в статье Восстановление удаленной группы Microsoft 365.
Архивирование содержимого группы
Если у вас есть группа, которую вы больше не планируете использовать, но хотите сохранить ее содержимое, см. статью Архивирование групп, команд и Viva Engage , чтобы узнать, как экспортировать информацию из разных служб групп.
Статьи по теме
Рекомендации по планированию системы управления совместной работой
Создание плана управления совместной работой