Управление хранителями в случае обнаружения электронных данных (премиум)

  • Статья

Вкладка Источники данных в деле Microsoft Purview eDiscovery (Премиум) содержит список всех хранителей, добавленных в дело. После добавления хранителей в дело сведения о каждом хранителях автоматически собираются из Microsoft Entra ID и доступны для просмотра в eDiscovery (премиум).

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Просмотр сведений о хранителях

Представление списка Источников данных можно отфильтровать по имени источника, типу источника (расположение хранителя/данных), расположениям, состоянию источника, состоянию индексирования, состоянию удержания и дате индекса. Представление списка также можно группировать по источнику данных, типу источника, состоянию источника, состоянию удержания и состоянию индексирования.

Чтобы просмотреть сведения о хранителях, выберите хранителя из списка на вкладке Источники данных . Отобразится всплывающее окно со следующими вкладками и сведениями:

  • Вкладка "Сводка"
    • Сведения о сотрудниках
    • Статусы
  • Вкладка "Расположения"
  • Ошибки импорта

Кроме того, панель команд для всплывающего меню хранителя включает следующие действия для хранителя:

  • Изменить источник. Открывает страницу Изменение хранителя , на которой можно добавлять или удалять источники данных, связанные с хранителем.
  • Обновление индекса: Обновления индекс для источников данных хранителя. Это действие полезно, если требуется переиндексировать источники данных хранителя для частично индексированных элементов.
  • Освобождение: освобождает хранителя от дела. Это действие освобождает все удержания, размещенные на источниках данных хранителя. Все удержания, размещенные на источниках данных хранителя в других случаях, будут по-прежнему применяться.
  • Просмотр действий. Открывает страницу Просмотр действий , где можно найти определенное действие для хранителя в журнале аудита.
  • Действие "Повторная удержание": повторяет удержание для выбранных хранителей и расположений.

Вкладка "Сводка"

На вкладке Сводка отображаются следующие разделы и сведения о хранителях:

Сведения о сотрудниках

  • Заголовок: должность хранителя.
  • Имя участника-пользователя: имя участника-пользователя (UPN) для хранителя. Например, user1@contoso.onmicrosoft.com.
  • Менеджер: Менеджер хранителя. Назначенный менеджер получает любые сообщения об эскалации для этого хранителя.
  • Почтовый ящик: основной почтовый ящик хранителя.
  • Location. Расположение офиса в месте работы хранителя.
  • Город: город, в котором работает хранитель.
  • Состояние: состояние, в котором работает хранитель.
  • Страна: страна, в которой работает хранитель.
  • Отдел: название отдела, в котором работает хранитель.

Важно!

Если имя участника-пользователя изменится после добавления хранителя в дело, сведения об хранителях (должность, руководитель, расположение и т. д.) не сохраняются и отображаются в области сводки хранителя как Нет данных для отображения.

Статусы

  • Состояние удержания: состояние удержания расположений, добавленных в хранителя. Состояния удержания включают:

    • При удержании. Указывает, что хранитель и связанные с ним расположения успешно помещены на удержание.

    • Не находится на удержании. Указывает, что хранитель и связанные с ним расположения данных либо не помещены на удержание, либо успешно освобождены из удержания.

    • Применение удержания. Указывает, что выполняется применение удержания к хранителям и связанным расположениям данных. Дождитесь завершения задания удержания и убедитесь, что удержание успешно установлено.

    • Освобождение удержания. Указывает, что происходит освобождение удержания от хранителя и связанных расположений данных. Дождитесь завершения задания удержания и убедитесь, что удержание успешно освобождено.

    • Частичное удержание. Указывает на ошибки для некоторых расположений, связанных с хранением, не удалось поместить на удержание.

    • Частичное удержание освобождено. Указывает, что некоторые места, связанные с хранителем, не были освобождены из удержания.

    • Сбой удержания. Указывает, что удержание не может быть помещено на хранителя и любое из связанных расположений.

    • Сбой освобождения. Указывает, что удержание не удалось освободить от хранителя и любого из связанных расположений.

      Если удержание не удалось поместить или освободить успешно, общее количество неудачных расположений со связанными категориями ошибок и их разрешение отображается на вкладке Сводка . Выберите Показать расположения , чтобы просмотреть полный список неудачных расположений, или экспорт списка , чтобы скачать список неудачных расположений по типу ошибки. Дополнительные сведения об ошибках источника данных см. в разделе Управление состоянием удержания и ошибками.

      Примечание.

      Улучшенные сведения об ошибках удержания и их устранение доступны только для новых хранителей. Универсальное сообщение об ошибке, отображаемое для старых расположений хранения, в которых ранее произошел сбой. Пользователи могут получить улучшенные сведения о сообщениях об ошибках и их устранении для этих хранителей, выбрав действие "Повторить удержание". Это повторит удержание и создаст улучшенные сообщения об ошибках и их устранение, если ошибка сохраняется.

  • Состояние индексирования. Указывает состояние индексирования, включая дату и время последнего обновления (UTC).

Вкладка "Расположения"

На этой вкладке отображается количество и тип источников данных (почтовые ящики, сайты и Teams), а также состояние удержания для каждого расположения, связанного с хранителем, и которые являются частью дела.

  • В каждом расположении данных отображается состояние удержания.
  • Если вы не видите состояние удержания для источника данных, проверка состояние удержания хранителя, указанное на вкладке Удержание дела. Удержание хранителя определяет конкретные источники данных, помещенные на удержание.

Вкладка "Импорт ошибок"

На этой вкладке отображается количество и список расположений, связанных с хранителем, которые произошли с ошибкой во время процесса импорта, и позволяет пользователю удалять недопустимые расположения из источников.

Изменение хранителя

По мере выполнения вашего дела вы можете обнаружить, что могут существовать дополнительные источники данных, относящиеся к конкретному хранителям и делу. В других сценариях может потребоваться удалить некоторые источники данных, которые были проверены и признаны не имеющими отношения.

Чтобы обновить источники данных, связанные с хранителем, выполните следующие действия.

  1. Перейдите в раздел eDiscovery > eDiscovery (Премиум) и откройте дело.

  2. Перейдите на вкладку Источники данных .

  3. Выберите хранителя из списка, а затем выберите Изменить источник на панели команд всплывающей страницы.

  4. Чтобы добавить или удалить основной почтовый ящик и учетную запись OneDrive для хранителя, выполните следующие действия.

    • Разверните хранителя, чтобы просмотреть основные расположения данных, которые ранее были связаны с хранителем.
    • Выберите Изменить рядом с пунктом Почтовые ящики или OneDrive , чтобы добавить почтовый ящик хранителя или расположение OneDrive.
    • Нажмите кнопку Очистить рядом с пунктом Почтовые ящики или OneDrive , чтобы удалить почтовый ящик или учетную запись OneDrive, связанную с данными для этого хранителя.

  5. Чтобы добавить или удалить другие почтовые ящики, сайты, Teams или группы Viva Engage определенному хранителю, нажмите кнопку Изменить рядом со службой, чтобы добавить расположение данных.

    • Exchange: используется для связывания других почтовых ящиков с хранителем. Введите в поле поиска имя или псевдоним (минимум три символа) почтовых ящиков пользователей или групп рассылки. Выберите почтовые ящики для назначения хранителю, а затем выберите Добавить .
    • SharePoint: используйте для связывания сайтов SharePoint с хранителем. Выберите сайт в списке или найдите сайт, введя URL-адрес в поле поиска. Выберите сайты для назначения хранителю, а затем выберите Добавить .
    • Teams: используйте, чтобы назначить Microsoft Teams, членом в настоящее время является хранитель. Выберите команды для назначения хранителю, а затем выберите Добавить . После добавления команды система автоматически определяет и находит сайт SharePoint и почтовый ящик группы, связанные с этой командой, и назначает их хранителю.
    • Viva Engage. Используйте для назначения Viva Engage групп, в которые в настоящее время входит хранитель. Выберите группы для назначения хранителю, а затем выберите Добавить . После добавления команды система автоматически определяет и находит сайт SharePoint и почтовый ящик группы, связанные с этой группой, и назначает их хранителю.

    Примечание.

    С помощью средств выбора расположения Exchange и SharePoint можно связать с хранителем любой почтовый ящик или сайт в организации, включая команды или группы Viva Engage, членом которых не является хранитель. Для этого необходимо добавить почтовый ящик и сайт, связанные с каждой командой или Viva Engage группой.

  6. После изменения расположений данных для хранителя нажмите кнопку Далее , чтобы перейти на страницу Параметры удержания .

  7. На странице Параметры удержания обновите параметры удержания для хранителя. Нажмите кнопку Далее.

  8. На странице Проверка просмотрите изменения и нажмите кнопку Отправить , чтобы сохранить изменения.

Повторно индексировать данные хранителей

В большинстве рабочих процессов обнаружения электронных данных для юридических расследований подмножество данных хранителя выполняется после добавления хранителя к судебному делу. Из-за больших размеров файлов или возможного повреждения данных некоторые элементы в источниках данных, связанных с хранителем, могут быть частично проиндексированы. Используя возможность расширенного индексирования в обнаружении электронных данных (премиум), наиболее частично индексированные элементы можно автоматически исправить путем повторной индексации этих элементов по запросу.

При добавлении хранителя в дело данные, расположенные в источниках данных, связанных с этим хранителем, автоматически переиндексируются (с помощью расширенного процесса индексирования). Это означает, что вы можете оставить данные на месте вместо того, чтобы скачивать и исправлять их, а затем выполнять поиск в автономном режиме. Однако в течение жизненного цикла судебного дела новые источники данных могут быть связаны с хранителем. В этом случае можно переиндексировать данные хранителя, повторно запустив расширенный процесс индексирования, чтобы исправить все частично индексированные элементы и обновить индекс для данных хранителя.

Чтобы запустить процесс повторной индексации для частично индексированных элементов, выполните следующие действия:

  1. Перейдите в раздел eDiscovery > eDiscovery (Премиум) и откройте дело.
  2. Перейдите на вкладку Источники данных .
  3. На странице Источники данных выберите хранителя, данные которого должны быть переиндексированы.
  4. На всплывающей странице выберите Обновить индекс. Появится диалоговое окно для подтверждения обновления индекса, нажмите кнопку Да , чтобы продолжить.

Переиндексация данных хранителя — это длительный процесс; соответствующее созданное задание называется Переиндексирование данных хранителя. Ход выполнения можно отслеживать на вкладке Задания или на вкладке Хранители , отслеживая состояние в столбце Состояние задания индексирования .

Дополнительные сведения см. в разделе:

Освобождение хранителя от дела

Хранитель освобождается в ситуациях, когда дело закрыто, хранитель больше не обязан сохранять содержимое для дела или когда хранитель считается не имеющим отношения к делу.

Если вы освобождаете хранителя после публикации уведомления о удержании, уведомление об освобождении будет отправлено хранителям. Кроме того, удаляются все удержания, размещенные в источниках данных, которые были связаны с хранителем. Если хранитель был помещен в автоматическое удержание, где ей не были выданы никакие уведомления о удержании по закону, уведомление об освобождении не будет отправлено, но все удержания, размещенные в источниках данных, которые были связаны с этим хранителем, удаляются.

Чтобы освободить хранителя:

  1. Перейдите в раздел eDiscovery > eDiscovery (Премиум) и откройте дело.

  2. Перейдите на вкладку Источники данных .

  3. На странице Источники данных выберите хранителя, который освобождается от дела.

  4. На всплывающей странице выберите Выпуск.

    Отображается страница с предупреждением о том, что если удержание помещается в источник данных, связанный с хранителем, удержание удаляется, и что любое другое удержание, связанное с другим делом обнаружения электронных данных (Premium), по-прежнему применяется. Сюда входят другие типы функций сохранения и хранения (например, политика хранения Microsoft 365).

  5. Выберите Да , чтобы подтвердить, что вы хотите освободить хранителя.

    Состояние этого пользователя на вкладке Хранители имеет значение Освобождено , а состояние удержания на всплывающей странице изменяется на False.

Примечание.

Хранитель может одновременно участвовать в нескольких судебных делах. Когда хранитель освобождается из определенного дела, удержания и уведомления в других случаях не будут затронуты.