Сведения об архивации с автоматической распаковкой

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Архивные почтовые ящики в Microsoft Purview предоставляют пользователям и общим почтовым ящикам дополнительное место в хранилище почтовых ящиков. После включения архивного почтового ящика становится доступно до 100 ГБ дополнительного хранилища.

Эта функция архивации в Microsoft Purview (называется архивацией с автоматическим расширением) обеспечивает до 1,5 ТБ дополнительного хранилища в архивных почтовых ящиках. Когда квота хранилища в архивном почтовом ящике достигнута, Microsoft Purview автоматически (и постепенно) увеличивает размер архива, пока архивный почтовый ящик не достигнет 1,5 ТБ.

Пошаговые инструкции по включению архивации с автоматическим расширением см. в статье Включение архивации с автоматическим расширением.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Принцип работы архивации с автоматическим расширением

Если для архива почтового ящика пользователя или общего почтового ящика включено автоматическое расширение, Microsoft Purview периодически проверяет размер архивного почтового ящика. Когда архивный почтовый ящик приближается к своему предельному объему хранилища, автоматически создается дополнительное дисковое пространство, и этот процесс продолжается до тех пор, пока архив почтового ящика не достигнет 1,5 ТБ. Создание дополнительного хранилища происходит автоматически, что означает, что администраторам не нужно запрашивать дополнительное архивное хранилище или управлять архивацией с автоматическим расширением.

Ниже приводится краткий обзор этого процесса.

1. Включается архивация для почтового ящика пользователя или общего почтового ящика. Создается архивный почтовый ящик со 100 ГБ места в хранилище, а квота предупреждения для него устанавливается на уровне 90 ГБ.

2. Администратор включает для почтового ящика архивацию с автоматическим расширением. Если к почтовому ящику применена политика удержания или хранения, квота хранилища для архивного почтового ящика увеличивается до 110 ГБ, а квота предупреждения архива увеличивается до 100 ГБ.

   Затем, когда архивный почтовый ящик (включая папку "Элементы с возможностью восстановления") достигает квоты хранилища, архивный почтовый ящик преобразуется в архив с автоматическим расширением. Дополнительное место в хранилище добавляется, пока оно не достигнет максимального размера 1,5 ТБ. На выделение дополнительного места в хранилище может потребоваться до 30 дней.

3. При необходимости Microsoft Purview автоматически добавляет больше места в хранилище.

Сведения о том, что происходит при достижении максимального размера 1,5 ТБ, а также о других ограничениях, связанных с размером для хранилища электронной почты, см. в разделе Важные рекомендации и ограничения для автоматического расширения архивации на этой странице.

Какие элементы перемещаются в дополнительное место в хранилище?

Чтобы эффективно использовать архив с автоматическим расширением, папки можно переместить. Microsoft Purview определяет, какие папки перемещаются при добавлении дополнительного хранилища в архив. Иногда при перемещении папки автоматически создается одна или несколько вложенных папок. Элементы из исходной папки распределяются по этим папкам для облегчения процесса перемещения. Возможно, вам потребуется сообщить о таком поведении конечным пользователям после включения их почтового ящика для автоматического расширения архивов, чтобы помочь задать ожидания.

При просмотре архивной части списка папок в Outlook вложенные папки отображаются под исходной папкой. Соглашение об именовании, которое Microsoft 365 использует для именования этих вложенных папок, — это <имя> папки_yyyy (создано в mmm dd, гггг h_mm), где:

• гггг — год получения сообщений в папке;

• дд ммм гггг чч_мм — дата и время создания вложенной папки в Office 365, указанные в формате UTC с учетом часового пояса и региональных параметров пользователя, которые настроены в Outlook.

На снимках экрана ниже показан список папок до и после перемещения сообщений в архив с автоматическим расширением.

Перед добавлением места в хранилище

После добавления места в хранилище

Примечание.

Как упоминалось ранее, Microsoft Purview перемещает элементы во вложенные папки (и присваивает им имена с помощью описанного выше соглашения об именовании), чтобы помочь распространить содержимое во вспомогательный архив. Но так происходит не всегда. Иногда вся папка может быть перемещена в дополнительный архив. В этом случае папка сохранит свое исходное имя. Перемещение папки в дополнительный архив не отображается в списке папок в Outlook.

Важные рекомендации и ограничения для архивации с автоматическим расширением

Если почтовый ящик с автоматически расширяющимся архивом достигает в общей сложности 1,5 ТБ данных, хранящихся в архиве с автоматическим расширением, данные больше не будут храниться в архиве с автоматическим расширением или перемещаться из архива main в архив с автоматическим расширением.

Если main архив также достигнет своей квоты, больше в нем не будут храниться данные, что может привести к тому, что основной почтовый ящик также достигнет своей квоты. Затем обработка может прекратиться для отправки или получения сообщений электронной почты и других элементов. Чтобы снизить этот риск и свести к минимуму ответственность для вашей организации, рекомендуется использовать политики хранения Microsoft 365 для удаления содержимого, которое больше не имеет ценности для бизнеса. Настройте эти политики для удаления элементов по истечении указанного периода. Если вы еще не знакомы с политиками хранения, которые могут автоматически удалять сообщения электронной почты и другие элементы Microsoft 365, см . статью Сведения о политиках хранения и метках хранения.

Архивация с автоматическим расширением поддерживается только для почтовых ящиков, используемых для отдельных пользователей (или общих почтовых ящиков) со скоростью увеличения не более 1 ГБ в день. Архивный почтовый ящик пользователя предназначен только для этого пользователя. Не разрешается использовать функцию ведения журнала, правила транспорта и правила автоматической пересылки для копирования сообщений в архивный почтовый ящик. Майкрософт оставляет за собой право отказать в дополнительной архивации, если архивный почтовый ящик пользователя используется для хранения архивных данных других пользователей и в других случаях ненадлежащего использования.

Требования к Outlook для доступа к элементам в архиве с автоматическим расширением

Для доступа к сообщениям, хранящимся в архиве с автоматическим расширением, необходимо использовать один из следующих клиентов Outlook:

• Outlook в составе Приложений Microsoft 365 для предприятий (прежнее название — Office 365 профессиональный плюс)

• Outlook в составе Приложений Microsoft 365 для бизнеса (прежнее название — Office 365 бизнес)

• Outlook 2016 или Outlook 2019 для Windows

• Outlook в Интернете, когда основной почтовый ящик находится в Exchange Online, а не в локальной среде

• Outlook 2016 или Outlook 2019 для Mac

Перед включением почтового ящика для автоматического расширения архивов следует учитывать следующие моменты:

• Пользователи могут получить доступ к любой папке в архивном почтовом ящике, включая папки, которые были перемещены в область хранения с автоматическим расширением.

• Если архивный почтовый ящик имеет хотя бы одну область хранения с автоматическим расширением, пользователи не могут удалить папку из архивного почтового ящика или из вспомогательного архива. Иными словами, после подготовки автоматически расширяемой области хранения они не смогут удалить папки в архиве.

• Пользователи могут удалять элементы в области хранения с автоматическим расширением. Однако они не могут использовать функцию восстановления удаленных элементов для восстановления элемента после включения автоматического расширения архивации для их почтового ящика.

• Поиск в архивах с автоматическим расширением доступен в OWA. Как и в случае с онлайн-архивом, пользователи могут искать элементы, которые были перемещены в дополнительную область хранения. При выборе архива в качестве области поиска в OWA поиск выполняется во всех архивах (включая архивы с автоматическим расширением) и соответствующих вложенных папках.

• Автоматически развернутый поиск архивов доступен при использовании Outlook для Windows из Monthly Enterprise Channel сборки 16.0.13519 и более поздних версий. С этим обновлением доступна область текущего почтового ящика, поэтому пользователи могут выполнять поиск в автоматически развернутом архиве. Однако поиск не является рекурсивным для вложенных папок в каждой архивной папке.

• Поиск не поддерживается для функции автоматического расширения архива в облачной архивной ситуации (основной почтовый ящик по-прежнему находится в локальной среде). Дополнительные сведения об этой и других функциях поддержки Поиска (Майкрософт) см. в статье Как приложение Outlook для Windows, подключенное к Exchange Online, использует Поиск (Майкрософт).

• Количество элементов в Outlook и количество прочитанных и непрочитанных сообщений (в Outlook и Outlook в Интернете) в архиве с автоматическим расширением может быть неточным.

Архивация с автоматическим расширением и другие функции обеспечения соответствия требованиям

В этом разделе описаны функциональные возможности, связанные с автоматическим расширением архивирования и другими функциями соответствия требованиям.

• Обнаружения электронных данных: При использовании средства обнаружения электронных данных, например поиска контента, также выполняется поиск дополнительных областей хранения в автоматически развернутом архиве.

• Хранения: При удержании почтового ящика с помощью таких методов, как хранение Microsoft 365, хранение случаев обнаружения электронных данных и удержание для судебного разбирательства в Exchange Online, содержимое, размещенное в автоматически развернутом архиве, также помещается на удержание.

• Управление записями сообщений (MRM). При использовании политик удаления MRM в Exchange Online для окончательного удаления элементов почтовых ящиков с истекшим сроком действия также будут удалены просроченные элементы из архива с автоматическим расширением.

Дальнейшие действия

Дополнительные технические сведения об архивации с автоматическим расширением см. в статье Microsoft 365: вопросы и ответы по архивам с автоматическим расширением.

Если вы готовы включить архивацию с автоматической распаковкой, см. в статью Включение архивации с автоматической распаковкой.