Обзор сборки содержимого в Microsoft Syntex

Примечание.

До июня 2024 г. вы можете бесплатно опробовать сборку содержимого и другие выбранные службы Syntex, если настроено выставление счетов с оплатой по мере использования . Сведения и ограничения см. в статье Опробовать Microsoft Syntex и изучить его службы.

Вы можете использовать возможности сборки содержимого в Microsoft Syntex для автоматического создания стандартных повторяющихся бизнес-документов, таких как контракты, рабочие заявления, соглашения об обслуживании, письма о согласии, предложения продаж и корреспонденция. Все эти действия можно выполнять быстрее, согласованно и с меньшим количеством ошибок, создавая современные шаблоны и используя их для создания документов.

Вы отправляете существующий документ для создания современного шаблона, а затем используете его для автоматического создания нового содержимого с помощью списков SharePoint или ручных записей в качестве источника данных.

Примечание.

Вы должны быть лицензированным пользователем Syntex, чтобы получить доступ к возможностям сборки содержимого и использовать их. Для управления списками SharePoint также должны быть разрешения.

Требования и ограничения

Поддерживаемые типы файлов

В настоящее время для создания шаблона поддерживаются только документы Microsoft Word (расширение .docx/.doc).

Ограничения файлов

• Документ Word, который вы хотите использовать в качестве современного шаблона, не должен содержать комментарии или включать отслеживание изменений.

• Так как элементы управления содержимым используются в Word для создания полей для современного шаблона, убедитесь, что все текстовые поля для изображений не помещаются в оболочку. Если документ уже содержит элементы управления содержимым, удалите их, прежде чем использовать его для создания современного шаблона.

Текущие ограничения выпуска

• Шаблон и документ связаны с одной библиотекой документов. Чтобы использовать шаблон в другой библиотеке документов, необходимо снова создать шаблон в этой библиотеке документов.

• Отправленный документ, используемый для создания современного шаблона, будет сохранен в отдельной копии и помещен в каталог /forms библиотеки документов. Исходный файл на диске не изменится.

• Можно создавать поля для текста, а также поля для текста в ячейках таблицы. Однако интеллектуальное искусство и маркированные списки в настоящее время не поддерживаются.

• После создания документа на основе шаблона он не связан с шаблоном.

Различия между современными шаблонами и другими шаблонами документов

Функция	Современные шаблоны	Другие шаблоны
Лицензирование	Лицензия Syntex, необходимая для доступа к этому предложению.	Предоставляется в рамках лицензии Microsoft E3 или E5.
Когда следует использовать каждый из них	Для создания стандартных транзакционных документов, таких как соглашения об обслуживании и инструкции о работе, следует использовать при изменении только определенных частей документа. Документы, созданные на основе современных шаблонов, обеспечивают согласованность и меньше шансов на ошибки и опечатки, возникающие при изменении пользователями разделов документа в свободном потоке.	Этот метод следует использовать, если требуется задать документ в качестве примера для других пользователей. Вы можете использовать обычные шаблоны для не-транзакционных документов, таких как продажи или сводки руководителей.
Стандартизация создания содержимого	Вы можете добавить поля, а затем связать их с различными источниками данных только для определенных разделов содержимого, чтобы пользователи могли легко создавать документы после публикации шаблона.	После отправки файл сохраняется в шаблоне как есть. Любой пользователь, использующий шаблон, должен соответствующим образом изменить содержимое.
Поддерживаемые источники данных	При создании шаблонов можно связать поля со списками SharePoint и хранилищем терминов.	Неприменимо
Поддерживаемые типы документов	В настоящее время для создания шаблона поддерживаются только документы Microsoft Word (расширение .docx/.doc).	Для отправки в качестве шаблона можно использовать любой файл.
Управление шаблонами	После создания шаблона можно изменить поля шаблона или управлять им, переименовать шаблон и повторно опубликовать его для использования.	Неприменимо
Черновая версия шаблонов	Вы можете создать черновую версию шаблонов перед публикацией их для использования другими пользователями.	Нет возможности создавать черновики обычных шаблонов.
Рабочие процессы	Вы можете автоматизировать создание документов из шаблонов , настроив рабочие процессы Power Automate.	Рабочие процессы не могут быть настроены с помощью обычных шаблонов.

Начало работы > . Создание современного шаблона