Поделиться через

Управление папками и правилами в группах Microsoft 365

  • Статья

Пользователи могут эффективно упорядочивать сообщения электронной почты в группах, создавая папки и устанавливая правила внутри Группы Microsoft 365. После создания папок в групповых почтовых ящиках пользователи могут перемещать и копировать сообщения в разные папки вручную и с помощью правил.

Совет

В настоящее время эта возможность доступна только в Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App или OWA).

Включение функции папок и правил для Группы Microsoft 365 в Outlook

По умолчанию функция "Папки и правила" отключена в организации. Администраторы могут просматривать текущее состояние функции, выключать или включать ее.

  • Чтобы просмотреть текущее состояние функции "Папки и правила" в организации, подключитесь к Exchange Online PowerShell и выполните следующую команду:

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupFoldersAndRulesEnabled

  • Чтобы включить функцию "Папки и правила" в организации, выполните следующую команду:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $true
    • По умолчанию после включения функции только владельцы групп имеют разрешение на создание папок, переименование папок, а также перемещение и копирование сообщений между папками в почтовых ящиках групп. Сведения о том, как предоставить участникам группы разрешение, см. в разделе Включить разрешение участника .
    • Чтобы запретить владельцам или участникам группы перемещать сообщения между папками, см. раздел Возможность блокировать перемещение сообщений .

  • Чтобы отключить функцию "Папки и правила" в организации, выполните следующую команду:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $false

    Если отключить эту функцию после того, как папки и правила уже созданы в почтовом ящике группы, выполняются следующие действия:

    • Существующие папки и правила по-прежнему отображаются.
    • Существующие правила продолжают выполняться.
    • Создание, удаление или обновление папок блокируется.
    • Перемещение или копирование сообщений заблокировано.

Совет

Независимо от значения параметра IsGroupFoldersAndRulesEnabled папка "Входящие" всегда отображается, а папка "Удаленные" также отображается при наличии удаленных элементов в почтовом ящике группы.

Включить параметр разрешения участника

Чтобы разрешить участникам группы создавать папки и рассматривать сообщения в почтовых ящиках групп, необходимо включить разрешения на следующих уровнях:

  • В организации (администраторы).
  • В группе (владельцы группы).

По умолчанию разрешение отключено на обоих уровнях.

  • Чтобы просмотреть текущее состояние разрешений в организации, подключитесь к Exchange Online PowerShell и выполните следующую команду:

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupMemberAllowedToEditContent

  • Чтобы включить разрешение в организации, выполните следующую команду:

    Set-OrganizationConfig -IsGroupMemberAllowedToEditContent $true

После включения разрешения на уровне организации владельцы групп могут включить разрешения на почтовые ящики групп, которые у них есть, чтобы участники группы могли выполнять следующие действия:

  • Создание папок.
  • Переименуйте папки.
  • Перемещение и удаление сообщений.

Владельцы групп могут включить эти разрешения в Группы Microsoft 365, выполнив следующие действия в Outlook в Интернете:

  1. Во время входа в качестве владельца группы перейдите по разделу https://outlook.office.com/groups/home.

  2. На открывающейся странице групп выберите Группу Microsoft 365.

  3. На открывающейся странице сведений о группе выберите Параметры.

  4. Во всплывающем окне Параметры группы выберите Изменить группу.

  5. На открывающейся странице Изменение группы выберите Все участники смогут создавать, изменять, перемещать, копировать и удалять почтовые папки и правила в группе в разделе Разрешения .

    Все участники смогут создавать, изменять, перемещать, копировать и удалять почтовые папки и правила в параметре группы, выбранном в свойствах группы Microsoft 365 в Outlook в Интернете.

    Завершив работу на странице Изменение группы , нажмите кнопку Сохранить.

Блокировка возможности "Переместить сообщение"

Администраторы могут заблокировать параметр Переместить сообщение для всех почтовых ящиков группы в организации.

Совет

Блокировка возможности перемещения сообщений в почтовых ящиках групп полезна в организациях, использующих как Outlook в Интернете, так и классическое приложение Outlook, так как папки недоступны в почтовых ящиках групп в классическом приложении Outlook (они получают сообщения только из папки "Входящие").

Блокировка возможности перемещения сообщений в групповых почтовых ящиках также препятствует созданию правил папки "Входящие", которые перемещают сообщения в групповых почтовых ящиках.

  • Чтобы просмотреть текущее состояние возможности перемещения сообщений в почтовых ящиках групп в организации, подключитесь к Exchange Online PowerShell и выполните следующую команду:

    Get-OrganizationConfig | Format-List BlockMoveMessagesForGroupFolders

  • Чтобы заблокировать возможность перемещения сообщений в почтовых ящиках групп в организации, выполните следующую команду:

    Set-OrganizationConfig -BlockMoveMessagesForGroupFolders $true