Рекомендации по использованию почтовых ящиков в Exchange Online мониторинге
Exchange Online рекомендации по обслуживанию информирует вас о почтовых ящиках, которые находятся на удержании и рискуют достичь или превысить их квоту. Эти рекомендации по службам обеспечивают видимость количества почтовых ящиков в организации, для которых может потребоваться вмешательство администратора.
Эти рекомендации по службам отображаются в Центр администрирования Microsoft 365. Чтобы просмотреть эти рекомендации по службам, перейдите в раздел Работоспособно>Работоспособность служб>Exchange Online а затем найдите ограничения хранилища почтовых ящиков в разделе Сценарии организации или перейдите к разделу Работоспособности>Работоспособность служб>Exchange Online и перейдите на вкладку Активные проблемы. Ниже приведен пример рекомендаций по использованию почтовых ящиков при активных проблемах.
При доступе к рекомендациям по обслуживанию вы увидите ссылку в разделе Влияние на пользователя. При выборе этой ссылки откроется всплывающее окно со списком затронутых идентификаторов guid почтовых ящиков для клиента. Этот список ограничен не более чем 155 почтовыми ящиками.
Если ваш клиент превышает 155 почтовых ящиков с квотой хранилища или приближается к ней, посетите портал администрирования и получите доступ к отчету об использовании почтового ящика. Кроме того, прямой URL-адрес отчета об использовании почтового ящика — https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage.
Примечание.
Сведения об использовании почтового ящика могут находиться на 24 часа после оповещения службы рекомендаций по использованию почтового ящика.
Что указывают эти рекомендации по службе?
Рекомендации службы по использованию почтовых ящиков информируют администраторов о почтовых ящиках на удержании, которые приближаются к квоте хранилища почтовых ящиков. К типам удержаний, которые можно разместить в почтовых ящиках, относятся удержания для судебного разбирательства, хранение электронных данных и политики хранения Microsoft 365 (настроенные для хранения данных). Когда почтовый ящик находится на удержании, пользователи (или автоматизированные процессы) не могут окончательно удалить данные из своего почтового ящика. Вместо этого администраторы должны настроить политики хранения записей сообщений (MRM) в Exchange Online (в соответствии с политиками соответствия, связанными с хранением данных), чтобы переместить данные из основного почтового ящика пользователя в архивный почтовый ящик.
Если почтовый ящик на удержании не содержит архива и достигает критического состояния или состояния предупреждения, администраторы должны включить архивные почтовые ящики и включить архивацию с автоматическим расширением. Убедитесь, что срок хранения для политики архивации, назначенной почтовому ящику (которая перемещает электронную почту из основного почтового ящика в архивный почтовый ящик), хранит данные в почтовом ящике main только до тех пор, пока это необходимо. Если для устранения проблем с квотами, выявленных в рекомендациях по использованию почтовых ящиков, ничего не сделано, пользователи могут не отправлять или получать сообщения электронной почты или приглашения на собрания.
Почтовые ящики на удержании без архива
Если почтовый ящик находится на удержании и приближается или достиг своей квоты и не имеет архива, администратор может включить архивный почтовый ящик (и, возможно, включить автоматическое расширение архивации) и обеспечить применение политики архива MRM к почтовому ящику. (Политика архива MRM — это политика хранения в Exchange Online, которая перемещает элементы в архивный почтовый ящик.) Дополнительные сведения о том, как удержания взаимодействуют с квотами и рекомендуемыми размерами квот для почтового ящика main и папки "Элементы с возможностью восстановления", см. в статье Увеличение квоты восстанавливаемых элементов для почтовых ящиков при удержании.
Почтовые ящики на удержании с архивом
Если почтовый ящик находится на удержании, имеет архив и приближается или достиг квоты на элементы с возможностью восстановления, администратор может увеличить квоту для папки "Элементы с возможностью восстановления". Дополнительные сведения см. в статье Увеличение квоты элементов с возможностью восстановления для почтовых ящиков на удержании.
Если администратор увеличивает квоту восстанавливаемых элементов, он также должен убедиться, что к почтовым ящикам применяется политика архива MRM, которая перемещает элементы в архивный почтовый ящик. Срок хранения для политики архивирования должен быть достаточно коротким, чтобы элементы не хранились слишком долго в основном почтовом ящике перед их перемещением в архив.
Примечание.
Политики архива MRM также перемещают элементы из папки "Элементы с возможностью восстановления" в основном почтовом ящике в папку "Элементы с возможностью восстановления" в соответствующем архивном почтовом ящике. Эта возможность помогает предотвратить превышение почтового ящика квоты для квоты на элементы с возможностью восстановления.
Политики хранения MRM в организации
Политики хранения архивов можно настроить различными способами в зависимости от потребностей вашей организации. Подробные сведения о политиках хранения см. в разделе Теги хранения и политики хранения в Exchange Online. Администратор может просмотреть существующие политики хранения, выполнив следующую команду:
Get-RetentionPolicy | FL
Политики хранения могут применяться к почтовым ящикам с архивами и без нее. Ниже приведен краткий обзор распространенных действий политики хранения архива.
- MovePrimaryToArchive и MoveDumpsterToArchive предписывают политике хранения переместить содержимое почтового ящика main или папки "Элементы с возможностью восстановления" соответственно в архив почтового ящика после выполнения условий политики. Эти теги задаются администраторами и применяются независимо от индивидуальных параметров пользователя.
- Политика хранения, применяемая к перемещению содержимого с возможностью восстановления, должна быть относительно короткой, чтобы основной почтовый ящик пользователя не достиг своей квоты на элементы с возможностью восстановления.
- Тег личного архива означает, что эта политика может применяться пользователями к своим личным папкам для архивации содержимого по указанному расписанию.
Политики хранения MRM не работают должным образом
Администраторы обладают необходимыми инструментами для оценки причины нефункциональной политики хранения и устранения ошибок. Некоторые распространенные сценарии сбоя включают неправильное применение политики или сбой при обработке почтового ящика.
Сведения об устранении неполадок с политиками хранения см. в разделе Устранение неполадок с политиками хранения в Exchange Online.
Как часто я буду видеть эти рекомендации по службе?
Если вы не устраните проблемы с квотами, вы можете ожидать, что этот тип рекомендаций по обслуживанию будет отображаться каждые семь дней. Последующие рекомендации по службам могут содержать более высокое число почтовых ящиков для других почтовых ящиков, которые приближаются к квоте. Если вы устраните проблемы с квотами, эта рекомендация по работе с службами возникает только при обнаружении другого почтового ящика с проблемами квоты.
Дополнительная информация
- Сведения об устранении неполадок и устранении проблем с архивным почтовым ящиком см. в статье Устранение неполадок Microsoft Purview.
- Рекомендации по определению удержаний, размещенных в почтовом ящике, см. в статье Определение типа удержания, размещенного в почтовом ящике.