Просмотр и подписание запроса на подпись с помощью SharePoint eSignature

При создании запроса подписи получателям отправляется уведомление по электронной почте. Уведомление содержит сведения о запросе, включая всех получателей, которые должны подписать, и все инструкции по подписи. Для подписи запроса получателю не требуется лицензия SharePoint или учетная запись Майкрософт.

Доступ к подписанному документу

Когда вы получите уведомление по электронной почте, выберите Просмотреть запрос в сообщении электронной почты, чтобы начать процесс подписывания.

Согласие на использование электронной подписи

Чтобы продолжить процесс электронной подписи, вы должны согласиться с условиями и согласиться использовать электронную подпись для подписи. На экране условия eSignature :

• Выберите Принять использование электронной подписи и продолжите процесс подписи.

• Или выберите Отклонить , если вы предпочитаете не использовать цифровую подпись, и обратитесь к пользователю, который запросил вашу подпись, чтобы завершить подпись другим методом.

• Если вы закрываете условия eSignature , не нажимая кнопку Принять , вы можете снова открыть диалоговое окно, нажав кнопку Просмотреть раскрытие в левой верхней области документа.

  

Подпись документа

После принятия условий eSignature средство просмотра документов откроется на новой вкладке браузера. Здесь можно перемещаться и читать документ, а также просматривать содержимое. Когда вы будете готовы подписаться, нажмите кнопку Пуск. Это действие приведет вас к первому расположению, где требуются входные данные.

Существует три различных типа входных данных, которые можно запросить:

• Подпись
• Initials
• Date

Подпись

Электронные подписи позволяют подписывать документ цифровой подписью, позволяя добавлять представление физической подписи.

1. Чтобы добавить подпись, введите свое имя. Если вы хотите выбрать другой стиль шрифта для подписи, выберите Изменить шрифт и выберите нужный шрифт.

   

2. Нажмите кнопку Готово , чтобы добавить подпись в документ.

3. Нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к следующему расположению в документе, который требует ввода.

   

Инициалы

В некоторых местах в документе может быть предложено добавить инициалы для подтверждения определенного предложения.

1. Выберите Здесь инициалы и введите свои инициалы. Это действие будет предварительно заполнено, если вы уже ввели подпись.

   

2. Нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к следующему расположению в документе, который требует ввода.

Date

Дата предварительно заполнена датой текущего дня.

Отправка подписанного документа

После ввода всех необходимых входных данных нажмите кнопку Отправить , чтобы завершить процесс подписи.

Состояние запроса изменяется с Выполняется на Завершено. Документ становится доступным только для чтения. Вы получите уведомление по электронной почте о том, что ваша подпись получена, и запрашивающий будет уведомлен.

После того как все подписывают документ, вы получите уведомление по электронной почте о том, где можно просмотреть документ и запросить сведения. Документ доступен с помощью кнопки Просмотреть запрос в сообщении электронной почты в течение 30 дней, поэтому убедитесь, что вы скачайте его для собственных записей.

Отклонить подпись документа

Если вы просматриваете документ и не хотите подписывать его, вы можете отказаться от подписания.

1. В средстве просмотра документов выберите Дополнительные параметры (...), а затем выберите Отклонить, чтобы подписать.

   

2. На экране Вы не подписываете этот документ , введите причину, по которой документ не подписывается, а затем выберите Отклонить. Или, если вы передумаете, выберите Назад.

   

После отклонения вы не сможете добавить подпись, но сможете просматривать документ в режиме только для чтения.

После отклонения запрашивающего будет отправлено уведомление по электронной почте о том, что вы не хотите подписывать документ. Отклонение подписи завершит процесс подписи и изменит состояние запроса с Выполняется на Отклонено.

Если получателей больше, они также получат уведомление о том, что запрос отклонен.

Просмотр журнала запросов и сведений

Независимо от того, являетесь ли вы инициатором запроса или получателем, вы можете выбрать Просмотреть запрос из любого Уведомления по электронной почте, чтобы просмотреть документ и узнать больше о запросе.

1. В средстве просмотра документов выберите вкладку Просмотр журнала , чтобы просмотреть состояние запроса. На панели Журнал запросов вы можете просмотреть получателей, которые еще не подписали, и действия, которые произошли до сих пор, например, когда был создан запрос и кто получатели.

   

2. Перейдите на вкладку Просмотр сведений , чтобы просмотреть сведения о запросе. На панели Сведения о запросе можно увидеть название запроса, все инструкции, добавленные инициатором запроса при отправке запроса, и кому был отправлен запрос.

   

Мониторинг состояния запроса

При создании запроса подписи с помощью SharePoint eSignature он проходит различные этапы, которые отражаются в состояниях запроса. Состояние запроса можно просмотреть, выбрав Просмотреть запрос в любом из Уведомления по электронной почте, полученных о запросе на подпись. В следующей таблице показаны состояния запросов и их значение.

Состояние	Описание
Выполняется	Запрос выполняется сразу после его создания. Состояние остается в этом состоянии до тех пор, пока запрос не будет проверен всеми получателями или не будет отменен отправителем запроса.
Выполнено	Запрос завершается, когда все получатели подписывают документ.
Canceled	Запрос был отменен отправителем.
Отказался	Один из получателей отказался подписать.

Если запрос находится в состоянии Завершено, Отменено или Отклонено, ни отправитель, ни получатели больше не смогут выполнять запрос. Например, если получатель отклоняет запрос, отправитель должен будет отправить новый запрос после устранения причины отклонения. Исходный отклоненный запрос не может быть изменен.

Доступ к подписанному документу

Все стороны, участвующие в запросе, получают по электронной почте уведомление о том, что запрос выполнен, а состояние запроса — Завершено. В сообщении электронной почты можно выбрать Просмотр подписанного документа , чтобы получить доступ к подписанному документу и журналу запросов. Подписывающие могут продолжать получать доступ к подписанному документу и скачивать его из уведомления по электронной почте в течение 30 дней после получения сообщения электронной почты. Кроме того, отправители запросов смогут получить доступ к исходной папке, в которой был сохранен подписанный документ, непосредственно из сообщения электронной почты.

Примечание.

При открытии PDF-документа на сайте SharePoint сведения о запросе не отображаются, если для средства просмотра PDF по умолчанию задано значение Adobe. Необходимо задать средство просмотра PDF в качестве средства просмотра по умолчанию.

Безопасность подписанного документа

После того как все получатели подписывают документ, подписи добавляются и к подписанному PDF-файлу добавляется журнал аудита. Сведения о запросе, включая действия и метки времени, когда они имели место на протяжении всего процесса подписи, включаются. Сведения включают дату и время создания запроса, дату и время подписания получателями и т. д. Эти сведения свидетельствуют о целостности процесса подписывания. Затем подписанный документ подписывается сертификатом Майкрософт в цифровом виде, чтобы убедиться, что его невозможно изменить.