Планирование тем

Статья
01/01/2024

Вы управляете темами в вашей организации. Ваши решения по планированию тем гарантируют, что пользователи получают высококачественные разделы и имеют необходимые разрешения для использования знаний и их вклада.

В этой статье мы рассмотрим следующие решения по планированию:

Какие сайты SharePoint нужно сканировать для разделов
Какие разделы( если таковые есть) следует исключить из взаимодействия с темами
Для каких пользователей вы хотите сделать темы видимыми
Пользователям, которым требуется предоставить разрешения на управление темами в центре тем
Пользователям, которым вы хотите предоставить разрешения на создание или изменение разделов в центре тем
Какое имя вы хотите присвоить центру тем

Безопасность и конфиденциальность ваших данных соблюдаются, а темы не предоставляют пользователям дополнительный доступ к файлам, на которые у них нет прав. Мы также рекомендуем ознакомиться с разделом Безопасность и конфиденциальность в рамках процесса планирования.

Дополнительные сведения о технологии ИИ, лежащей в основе Тем, см. в статье Александрия: от больших данных до больших знаний.

Помните, что разделу требуется доступ к сайтам и файлам, которые пользователи используют каждый день. Развертывание разделов в тестовой среде или среде разработки может не дать полезных результатов.

Примечание.

Разделы не поддерживают шифрование службы с помощью ключа клиента.

Требования

Чтобы получить доступ к Центру администрирования Microsoft 365 и настроить темы, вы должны быть подписаны на разделы и быть администратором SharePoint и группы.

Назначение лицензий рассматривается в разделе Настройка тем. Если вы планируете назначать лицензии программным способом, убедитесь, что у пользователей уже есть лицензии на Microsoft 365 (например, E3 или E5).

Важно!

Разделы сканируют содержимое на поддерживаемых языках для обработки тем.

Обнаружение разделов

Параметры обнаружения тем указывают, какие сайты SharePoint используются в качестве источников для тем. Сюда входят классические и современные сайты, а также сайты, связанные с Microsoft Teams и группами Microsoft 365. Сайты OneDrive не включены. Разделы сканируют все файлы Office, текстовые файлы и сами страницы сайта SharePoint на указанных вами сайтах.

Можно включить все сайты SharePoint, определенный их список или не включать вовсе. Рекомендуется выбрать все сайты, чтобы в тематических интерфейсах можно было найти большое количество полезных тем для пользователей.

При настройке тем можно выбрать один из следующих вариантов:

Все сайты: все сайты SharePoint в организации. К ним относятся существующие и будущие сайты.
Все, кроме выбранных сайтов: все сайты, кроме указанных. Сайты, созданные в будущем, будут включены в качестве источников для обнаружения тем.
Только выбранные сайты: только указанные вами сайты. Сайты, созданные в будущем, не будут включены в качестве источников для обнаружения тем.
Нет сайтов. Не включайте сайты SharePoint.

Рекомендуется выбрать достаточно сайтов, чтобы включить по крайней мере 20 000 документов, чтобы получить наилучшие результаты из разделов.

Если выбрать все , кроме выбранных сайтов или Только выбранные сайты, можно отправить .csv файл со списком сайтов. Эти параметры полезны, если вы выполняете пилотный проект и хотите включить ограниченное количество сайтов для запуска.

Вы можете скопировать шаблон .csv ниже:

Site name,URL

Не рекомендуется выбирать нет сайтов , так как это предотвращает автоматическое создание или обновление разделов. Однако этот параметр можно выбрать, если вы хотите настроить разделы, а затем добавить сайты позже.

Мы рекомендуем создать процесс для пользователей или менеджеров знаний, чтобы запросить удаление отдельных сайтов из обнаружения тем, если это необходимо в вашей организации.

Аналитика элементов

Разделы получают преимущества от входных данных, собираемых ИИ из сигналов Microsoft Graph. Аналитика элементов — это аналитические сведения, которые корпорация Майкрософт вычисляет с помощью методов машинного обучения и применяет их в качестве рекомендаций по содержимому для вас и ваших коллег в организации. Корпорация Майкрософт извлекает аналитические сведения из анализа действий (например, изменение, комментирование или совместное использование), чтобы предоставить пользователям Microsoft 365 рекомендации, ориентированные на пользователей. Включение аналитики элементов в Microsoft 365 поможет вашей организации получить наиболее точные результаты в разделах Темы.

Поддержка нескольких регионов

Если ваша организация развернула Microsoft 365 с поддержкой нескольких регионов, темы уважают суверенитет данных, гарантируя, что данные тем всегда хранятся в правильном географическом расположении. Центр тем подготавливается в центральном расположении, а содержимое из всех географических расположений обрабатывается там. Полученные разделы хранятся в том же географическом расположении, что и исходное содержимое. Если исходные данные раздела перемещаются между географическими расположениями, то соответствующие свойства раздела, такие как описание, также перемещаются.

Разрешения пользователей

Указанные разрешения пользователей определяют, какие пользователи в вашей организации взаимодействуют с темами и что они могут делать.

Примечание.

В настоящее время темы не поддерживают предоставление лицензий или разрешений пользователей для гостевых (внешних) пользователей.

Управление темами

Менеджеры знаний контролируют качество информации, ее структуру и другие рекомендации в вашей организации. Они могут подтверждать и отклонять темы.

Хотя вы можете указать отдельных руководителей разделов, рекомендуется создать группу безопасности (или использовать существующую), содержащую людей, которые должны быть менеджерами знаний. Эту группу безопасности можно указать в процессе установки.

Создание и изменение тем

Участники темы являются лидерами и экспертами по предмету в вашей организации. Они могут создавать и редактировать разделы.

Рекомендуется разрешить всем пользователям в организации создавать и редактировать разделы, так как возможности тем лучше всего работают, когда все пользователи могут делиться информацией.

Если вы хотите ограничить создание и редактирование тем определенными людьми или группами, создайте для них группу безопасности и укажите ее в процессе установки.

Вы можете запретить никому участвовать в работе с темами, однако это не рекомендуется. При выборе этого параметра диспетчеры знаний по-прежнему смогут изменять и создавать разделы.

Средства просмотра тем

Средства просмотра тем могут просматривать сведения о страницах тем, в результатах поиска и при выделении тем в содержимом, например на страницах SharePoint. Пользователи могут просматривать обнаруженные темы, только если у них есть доступ к файлам и страницам, на которых был обнаружен раздел.

При настройке средств просмотра тем можно выбрать один из вариантов:

Все в моей организации
Только выбранные люди или группы безопасности
Никто

Мы рекомендуем все в моей организации, но если вы выполняете пилотный проект, вы можете выбрать только выбранных людей или группы безопасности. Вы также можете выбрать Нет, если вы хотите настроить темы, но пока не разрешаете пользователям просматривать темы. (Менеджеры знаний по-прежнему будут иметь доступ, чтобы позволить им просматривать темы и помогать с решением сделать темы широко доступными.)

Правила знаний

Администратор может исключить определенные разделы из работы с темами. Это полезно, если вы хотите не отображать конфиденциальные данные в разделах. Хотя диспетчеры знаний могут исключать темы в центре тем, темы, исключенные администратором, даже не видны руководителям знаний. (Диспетчеры знаний также могут удалять разделы в центре тем после обнаружения.)

Если вы хотите исключить разделы на уровне администратора, необходимо добавить их в файл .csv и отправить файл. Это можно сделать во время установки или более поздней версии.

Файл .csv должен содержать следующие параметры:

Имя: введите имя темы, которую хотите исключить. Это можно сделать двумя способами:
MatchType-Exact/Partial: введите, было ли введено имя точным или частичным типом соответствия.
- Точное совпадение. Можно указать точное имя или аббревиатуру (например, Contoso или ATL).
- Частичное совпадение. Можно исключить все разделы, в которых есть определенное слово. Например, arc исключит все разделы со словом arc в нем, такие как дуговой круг, плазменная дуговая сварка или Обучение дуги. Обратите внимание, что не будут исключены разделы, в которых текст включен как часть слова, например Архитектура.
Расшифровывается как (необязательный): (также называется расширением). Если вы хотите исключить аббревиатуру, введите слова, которые обозначает аббревиатура.

Вы можете скопировать шаблон CSV:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Администрирование

При настройке разделов в процессе установки автоматически создается центр тем. Подумайте о том, как вы хотите назвать центр тем и каким должен быть URL-адрес. Вы можете задать имя и URL-адрес в процессе установки, а также изменить имя (но не URL-адрес) позже в Центре администрирования Microsoft 365. У вас может быть только один центр тем.

Контрольный список настройки

При настройке тематических интерфейсов вам потребуются следующие элементы при прохождении мастера установки:

список включенных и исключенных сайтов, если в поиск тем включены не все сайты;
группа безопасности для просматривающих темы, если не всем пользователям разрешено их просматривать;
группа безопасности для участников темы, если не всем пользователям разрешено создавать и редактировать темы;
группа безопасности для управляющих тематическим базам знаний, если не всем пользователям разрешено управлять темами;
Список конфиденциальных тем, которые следует исключить из обнаружения тем
Имя сайта центра тем

Поделиться через