Вопросы и ответы о функции дальнейших действий после собрания в Outlook

Эти часто задаваемые вопросы (FAQ) описывают влияние ИИ на функцию дальнейших действий после собрания Microsoft 365 Copilot для продаж в Outlook.

Что представляет собой функция дальнейших действий после собрания в Outlook?

Copilot для продаж помогает продавцам создавать эл. письма с дальнейшими действиями после встреч с клиентами. Анализируя обсуждения на встречах, она генерирует персонализированные и исчерпывающие последующие сообщения электронной почты, обеспечивая рассмотрение важных моментов и четкое изложение действий, тем самым укрепляя отношения с клиентом.

Каковы возможности этой функции?

Copilot для продаж использует интеграцию данных с CRM-системами, протоколами встреч и журналами взаимодействия с клиентами. Анализируя эту информацию, система определяет действия, решения и темы для обсуждения с собрания. Затем она генерирует индивидуальные последующие сообщения электронной почты, включающие необходимый контекст и обеспечивающие своевременную и точную связь с клиентами.

Каково предполагаемое использование этой функции?

Предполагаемое использование этой функции заключается в автоматизации процесса создания последующих сообщений электронной почты после встреч с клиентами. Она предназначена для сбора важных вопросов для обсуждения, действий и решений, принятых во время встречи, и создания настроенных сообщений электронной почты, которые обеспечивают своевременную и точную коммуникацию, укрепляя отношения с клиентами и способствуя эффективному сотрудничеству.

Как оценивалась функция дальнейших действий после собрания? Какие метрики используются для измерения ее производительности?

Функция оценивается с помощью комбинации сравнительного анализа, проверки человеком и метрик взаимодействия с клиентами. Производительность измеряется на основе таких критериев, как точность, актуальность, вовлеченность и удовлетворенность клиентов. Коэффициенты ответов измеряют эффективность последующих сообщений электронной почты.

Конечные пользователи обеспечивают постоянную обратную связь по каждой функции Copilot, а итеративные улучшения способствуют оптимизации производительности системы по всем функциям.

Какие ограничения связаны с использованием этой функции? Как пользователи могут свести к минимуму влияние ограничений при использовании системы?

Сгенерированные системой последующие сообщения электронной почты могут не полностью отражать сложность или тонкости, обсуждавшиеся во время встречи, что может привести к потенциальным пробелам.

Чтобы свести к минимуму влияние, пользователи должны тщательно просматривать и адаптировать последующие сообщения электронной почты, добавляя любые дополнительные моменты или разъяснения, основанные на их собственном понимании обсуждений на встрече.

Какие рабочие факторы и настройки позволяют эффективно и ответственно использовать систему?

• Конфиденциальность и безопасность данных: внедрите надежные меры по обеспечению конфиденциальности данных для защиты информации о клиентах и обеспечения соблюдения соответствующих нормативных требований. Используйте безопасные каналы связи и методы шифрования для защиты конфиденциальных данных.
• Обучение пользователей и рекомендации: обеспечьте всестороннее обучение пользователей функциям, возможностям и ограничениям системы. Установите четкие руководящие принципы и лучшие практики для ответственного и этичного использования, подчеркнув важность точного представления, уважительного общения и соблюдения правовых и этических стандартов.
• Разрешения пользователей и управление доступом: внедрите управление доступом на основе ролей, чтобы ограничить функциональные возможности системы и доступ к данным на основе ролей и обязанностей пользователей. Убедитесь, что у пользователей есть соответствующие разрешения, соответствующие их должностным обязанностям, и авторизованный доступ к данным клиентов.
• Мониторинг и аудит: регулярно контролируйте использование системы, взаимодействия и результаты, чтобы выявить любые потенциальные проблемы или сложности. Проводите периодические проверки для оценки соблюдения руководящих принципов, мер защиты данных и этических норм.
• Обратная связь и постоянное улучшение: поощряйте пользователей оставлять отзывы о производительности, точности и удобстве работы системы. Активно запрашивайте мнение пользователей, чтобы понять их потребности и определить области для улучшения. Регулярно обновляйте систему на основе отзывов и достижений в области технологий.
• Прозрачность и объяснимость: повышайте прозрачность, четко сообщая пользователям о том, как работает система, об используемых базовых технологиях, а также о любых ограничениях или потенциальных предубеждениях. Убедитесь, что пользователи имеют базовое представление о возможностях системы и осведомлены о ее природе на базе ИИ.
• Ответственность и исправление ошибок: установите механизмы устранения ошибок или неточностей, которые могут возникнуть в содержимом, созданном системой. Поощряйте пользователей просматривать и исправлять любые неточности, брать на себя ответственность за окончательный результат и обеспечивать его соответствие их знаниям и опыту.

Дополнительные сведения

Создание сообщения электронной почты со сводкой по встрече по продажам