Пример сценария Office: автоматические напоминания о задачах

Статья
11/30/2023

В этом сценарии вы управляете проектом. Лист Excel используется для отслеживания состояния сотрудников каждый месяц. Часто вам нужно напоминать людям о необходимости заполнить их статус, поэтому вы решили автоматизировать этот процесс напоминания.

Вы создадите поток Power Automate, чтобы отправлять сообщения людям с отсутствующими полями состояния и применять их ответы к электронной таблице. Для этого вы разработаете пару скриптов для обработки работы с книгой. Первый скрипт получает список людей с пустыми состояниями, а второй скрипт добавляет строку состояния в правую строку. Вы также будете использовать адаптивные карточки Teams , чтобы сотрудники вводили свое состояние непосредственно из уведомления.

Охваченные навыки сценариев

Создание потоков в Power Automate
Передача данных в скрипты
Возврат данных из скриптов
Адаптивные карточки Teams
Таблицы

Предварительные требования

В этом сценарии используются Power Automate и Microsoft Teams.

Инструкции по настройке

Скачивание книги

Скачайте пример книги в OneDrive.

Скачивание примера книги
Откройте книгу в Excel.

Создание скриптов

Во-первых, нам нужен сценарий, чтобы получить все сотрудники с отчетами о состоянии, отсутствующими в электронной таблице. На вкладке Автоматизация выберите Создать скрипт и вставьте следующий скрипт в редактор.

/**
 * This script looks for missing status reports in a project management table.
 *
 * @returns An array of Employee objects (containing their names and emails).
 */
function main(workbook: ExcelScript.Workbook): Employee[] {
  // Get the first worksheet and the first table on that worksheet.
  let sheet = workbook.getFirstWorksheet()
  let table = sheet.getTables()[0];

  // Give the column indices names matching their expected content.
  const NAME_INDEX = 0;
  const EMAIL_INDEX = 1;
  const STATUS_REPORT_INDEX = 2;

  // Get the data for the whole table.
  let bodyRangeValues = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal().getValues();

  // Create the array of Employee objects to return.
  let people: Employee[] = [];

  // Loop through the table and check each row for completion.
  for (let i = 0; i < bodyRangeValues.length; i++) {
    let row = bodyRangeValues[i];
    if (row[STATUS_REPORT_INDEX] === "") {
      // Save the email to return.
      people.push({ name: row[NAME_INDEX].toString(), email: row[EMAIL_INDEX].toString() });
    }
  }

  // Log the array to verify we're getting the right rows.
  console.log(people);

  // Return the array of Employees.
  return people;
}

/**
 * An interface representing an employee.
 * An array of Employees will be returned from the script
 * for the Power Automate flow.
 */
interface Employee {
  name: string;
  email: string;
}

Сохраните скрипт с именем Get Люди.

Затем нам нужен второй сценарий для обработки карточек отчетов о состоянии и вставки новых сведений в электронную таблицу. В области задач Редактор кода выберите Создать скрипт и вставьте следующий скрипт в редактор.

/**
 * This script applies the results of a Teams Adaptive Card about
 * a status update to a project management table.
 *
 * @param senderEmail - The email address of the employee updating their status.
 * @param statusReportResponse - The employee's status report.
 */
function main(workbook: ExcelScript.Workbook,
  senderEmail: string,
  statusReportResponse: string) {

  // Get the first worksheet and the first table in that worksheet.
  let sheet = workbook.getFirstWorksheet();
  let table = sheet.getTables()[0];

  // Give the column indices names matching their expected content.
  const NAME_INDEX = 0;
  const EMAIL_INDEX = 1;
  const STATUS_REPORT_INDEX = 2;

  // Get the range and data for the whole table.
  let bodyRange = table.getRangeBetweenHeaderAndTotal();
  let tableRowCount = bodyRange.getRowCount();
  let bodyRangeValues = bodyRange.getValues();

  // Create a flag to denote success.
  let statusAdded = false;

  // Loop through the table and check each row for a matching email address.
  for (let i = 0; i < tableRowCount && !statusAdded; i++) {
    let row = bodyRangeValues[i];

    // Check if the row's email address matches.
    if (row[EMAIL_INDEX] === senderEmail) {
      // Add the Teams Adaptive Card response to the table.
      bodyRange.getCell(i, STATUS_REPORT_INDEX).setValues([
        [statusReportResponse]
      ]);
      statusAdded = true;
    }
  }

  // If successful, log the status update.
  if (statusAdded) {
    console.log(
      `Successfully added status report for ${senderEmail} containing: ${statusReportResponse}`
    );
  }
}

Сохраните скрипт с именем Сохранить состояние.

Создание потока Power Automate

Откройте вкладку Создание Power Automate.

Совет

Если вы еще не создавали поток, проверка из нашего учебника Начните использовать скрипты с Power Automate, чтобы изучить основы.
Создайте мгновенный облачный поток.
Выберите Вручную активировать поток из параметров и нажмите кнопку Создать.
Поток должен вызвать скрипт Get Люди, чтобы получить все сотрудники с пустыми полями состояния. В построителе потоков нажмите кнопку + и добавьте действие. Выберите действие Выполнить скрипт соединителя Excel Online (бизнес). Укажите следующие записи для шага потока:
- Расположение: OneDrive для бизнеса
- Библиотека документов: OneDrive
- Файл: task-reminders.xlsx (выбрано в браузере файлов)
- Скрипт: получение Люди
Далее поток должен обработать каждого сотрудника в массиве, возвращенном скриптом. Добавьте адаптивный карта post соединителя Microsoft Teamsи дождитесь действия ответа.

Для отправки адаптивной карточки в качестве сообщения должен быть указан JSON карта. Для создания пользовательских карточек можно использовать Designer адаптивной карточки. Для этого примера используйте следующий код JSON.

{
  "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
  "type": "AdaptiveCard",
  "version": "1.0",
  "body": [
    {
      "type": "TextBlock",
      "size": "Medium",
      "weight": "Bolder",
      "text": "Update your Status Report"
    },
    {
      "type": "Image",
      "altText": "",
      "url": "https://i.imgur.com/f5RcuF3.png"
    },
    {
      "type": "TextBlock",
      "text": "This is a reminder to update your status report for this month's review. You can do so right here in this card, or by adding it directly to the spreadsheet.",
      "wrap": true
    },
    {
      "type": "Input.Text",
      "placeholder": "My status report for this month is...",
      "id": "response",
      "isMultiline": true
    }
  ],
  "actions": [
    {
      "type": "Action.Submit",
      "title": "Submit",
      "id": "submit"
    }
  ]
}

В поле Получатель добавьте сообщение электронной почты из динамического содержимого (выбранный элемент будет иметь логотип Excel). Добавление сообщения электронной почты приводит к тому, что шаг потока будет окружен элементом Для каждого блока. Это означает, что power Automate выполнит итерации массива.
Заполните остальные поля следующим образом:
- Опубликовать как: Бот потока
- Публикация в: Чат с ботом Flow
- Сообщение об обновлении. Благодарим за отправку отчета о состоянии. Ваш ответ успешно добавлен в электронную таблицу.
В блоке For each (Для каждого блока) в разделе Post adaptive карта и ожидании действия ответа добавьте новое действие. Выберите действие Выполнить скрипт соединителя Excel Online (бизнес). Укажите следующие записи для шага потока:
- Расположение: OneDrive для бизнеса
- Библиотека документов: OneDrive
- Файл: task-reminders.xlsx (выбрано в браузере файлов)
- Скрипт: состояние сохранения
- senderEmail: электронная почта (динамическое содержимое из Excel)
- statusReportResponse: response (динамическое содержимое из Teams)
Сохраните поток. Конструктор потоков должен выглядеть так, как показано на следующем рисунке.

Выполнение потока

Чтобы протестировать поток, убедитесь, что в строках таблицы с пустым состоянием используется адрес электронной почты, привязанный к учетной записи Teams (при тестировании, скорее всего, следует использовать собственный адрес электронной почты). Нажмите кнопку Тестировать на странице редактора потоков или запустите поток через вкладку Мои потоки . Обязательно разрешите доступ при появлении запроса.

Вы должны получить адаптивную карточку от Power Automate через Teams. После заполнения поля состояния в карта поток продолжится и обновит электронную таблицу с указанным состоянием.

Перед запуском потока

Лист с отчетом о состоянии, содержащим одну недостающую запись о состоянии.

Получение адаптивной карточки

Адаптивная карточка в Teams с просьбой об обновлении состояния у сотрудника.

После выполнения потока

Лист с отчетом о состоянии с заполненной записью состояния.

Поделиться через