Стоит ли автоматизировать этот процесс?

Теперь пришло время рассмотреть усилия, которые потребуются для создания решения, и решить, оправдано ли оно. Это предполагает сопоставление стоимости бизнеса со стоимостью автоматизации процесса. Ценность ля бизнеса — это постоянная выгода, которую бизнес получает от проекта.

Расходы, если ничего не предпринимать

Чтобы выяснить, стоит ли автоматизировать процесс, сначала необходимо понять стоимость без решения проблемы.

Как часть определения ценности бизнеса, которую вы надеетесь достичь от решения Microsoft Power Platform, вы должны лучше понять, сколько стоит вашей организации решение проблемы в текущем порядке. Другими словами, измерьте стоимость бездействия.

Чтобы рассчитать текущую стоимость, определите время, потраченное на выполнение текущего процесса, и умножьте его на стоимость людей, выполняющих его. Вы можете измерить годовую стоимость, определив стоимость полного выполнения процесса один, а затем умножить его на количество выполнений процесса в течение года. Добавьте любые другие расходы, такие как лицензии на программное обеспечение, бумагу, почтовые расходы и т. д.

Пример: стоимость текущего процесса расходов

Первое, что нам нужно понять, это сколько стоит организации продолжать делать отчет о расходах вручную? Вот что мы обнаружили, когда говорили с нашими коллегами:

• Мы обнаружили, что им требуется примерно час в неделю, чтобы собрать все свои чеки и заполнить отчет о расходах вручную. Абхай указал, что в неделю публикуется около 140 отчетов о расходах. Мы также узнали, что полная загрузка каждого члена команды примерно $90/час.

  (140 отчетов о расходах × 1 час/неделя) × $90 = $12 600/неделя

  52 недели × $12 600 = $655 200 в год

• Ник не рассматривает и не утверждает отчеты о расходах; эту работу приходится выполнять Абхаю и рабочей группе. Поскольку Ник не следит регулярно за расходами рабочей группы, он упускает важную возможность проверять оправданность расходов, выявлять факты мошенничества и оптимизировать подходы рабочей группы к расходам.

• Абхай поделился с нами, что рабочая группа тратит примерно 15 минут на каждый отчет о расходах, получает в среднем 140 отчетов в неделю и отправляет обратно 25 % из них из-за недостающей информации.

  Первоначальный обзор: 140 отчетов о расходах × 15-минутная проверка = 35 часов

  Первоначальный обзор: 35 часов × $90 = $3150 в неделю = $163 800/год

  Обзор переделки: 35 отчетов о расходах × 15-минутная проверка = 8,75 часов

  Обзор переделки: 8,75 часа × $90/час = $787,50/неделя = $40 950/год

  Общая недельная стоимость: $3937,50

  Общая годовая стоимость: $204 750

• После того, как отчет о расходах проверен на точность, на отчет о расходах уходит приблизительно 7 минут, чтобы найти коды главной книги для каждой категории расходов и записать их в каждой строке расходов отчета.

  140 отчетов о расходах × 7 минут кодирования = 16,5 часов/неделя = $1485/неделя = $77 220/год

• Для создания отчета о платежах в финансовой системе требуется около 10 минут на отчет о расходах, который обрабатывается для оплаты и отображается в финансовом отчете для Шарлотты.

  140 отчетов о расходах × 10 минут = 23,8 часов/неделя = $2142/неделя = $111 384/год

• Шарлотта хотела бы пересматривать бюджет каждую неделю, но не может получить отчет до четверга, так как Абхаю нужно завершить проверку и получить отчеты, в которых не хватало информации. (Хотя это не денежные затраты, они оказывают влияние на бизнес.)

Весь процесс обходится компании:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Следующий шаг: определение ценности для бизнеса

Примечание

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).