Экспорт отчета с разбивкой на страницы Power BI в Microsoft Word (Построитель отчетов Power BI)

  • Статья

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Power BI построитель отчетов Power BI Desktop

Модуль отрисовки Word отображает отчеты Power BI с разбивкой на страницы в формате Microsoft Word (DOCX). Используется формат Office Open XML.

Содержимое файлов, создаваемых этим модулем подготовки, имеет тип application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document , а файлы имеют расширение DOCX.

Дополнительные сведения о экспорте отчетов (Power BI построитель отчетов) см. в статье "Экспорт отчетов" в Word.

После экспорта отчета в документ Word можно изменить содержимое отчета и спроектировать отчеты в стиле документа, такие как наклейки для почтовой рассылки, заказы на покупку или стандартные письма.

Примечание.

Вы можете создавать и изменять файлы определения отчета с разбивкой на страницы (RDL) в Power BI построитель отчетов.

Элементы отчета в word

Отчеты, экспортированные в формат Word, имеют вид вложенной таблицы, представляющей текст отчета. Область данных табликса подготавливается к просмотру в виде вложенной таблицы, в которой отображается структура области данных отчета. Текстовые поля и прямоугольники выводятся как отдельные ячейки таблицы. Значение текстового поля отображается внутри ячейки.

Изображения, диаграммы, гистограммы, sparkline-графики, карты, индикаторы и датчики выводятся как статические изображения, каждое в своей ячейке таблицы. Гиперссылки и ссылки детализации, содержащиеся в этих элементах отчета, также экспортируются. Карты и области, которые можно выбрать на диаграмме, не поддерживаются.

Многостолбцовые отчеты в стиле газетной верстки не подготавливаются к просмотру в формате Word. Фоновые изображения и цвета текста отчета и страницы не подготавливаются к просмотру.

Разбиение на страницы

Когда отчет открывается в текстовом редакторе Word, он повторно разбивает отчет на страницы на основании размера страницы. Повторное разбиение на страницы может привести к появлению разрывов страниц в непредвиденных местах. В некоторых случаях может оказаться, что экспортированный отчет содержит два разрыва страницы подряд или пустые страницы. Можно попытаться изменить разбиение на страницы в Word, настраивая размеры полей страницы.

Этот модуль подготовки отчетов поддерживает только логические разрывы страниц.

Размер страницы

В подготовленном для просмотра отчете высота и ширина страницы в текстовом редакторе Word определяются следующими свойствами RDL: высота и ширина листа бумаги, ширина левого, правого, верхнего и нижнего полей страницы.

Ширина страницы

В формате Word поддерживаются страницы шириной до 55,87 см. Если ширина отчета превышает 55,87 см, отчет все равно будет подготовлен к просмотру; однако в текстовом редакторе Word его содержимое не будет выведено ни в режиме разметки страницы, ни в режиме чтения. Чтобы просмотреть данные, необходимо переключиться в обычный режим разметки или в режим веб-документа. В этих режимах текстовый редактор Word сокращает количество пробельных символов, поэтому отображается большая часть содержимого отчета.

При подготовке к просмотру отчет будет сделан настолько широким, насколько это потребуется, чтобы вывести его содержимое, но не более 55,87 см шириной. Минимальная ширина отчета основана на свойстве языка определения отчетов Width на панели свойств.

Свойства документа

Модуль подготовки отчетов в формате Word записывает следующие метаданные в DOCX-файл.

Свойства элемента Report Description
Report Title (заголовок отчета) Заголовок
Report.Author Автор
Report.Description Комментарии

Верхние и нижние колонтитулы страницы

Верхние и нижние колонтитулы страницы отображаются как области верхнего и нижнего колонтитула в Word. Если в верхнем или нижнем колонтитуле страницы расположен номер страницы отчета или выражение для указания общего количества страниц отчета, они преобразуются в поле документа Word, так что в подготовленном к просмотру отчете номер страницы будет выведен правильно. Текстовый редактор Word не поддерживает настройки высоты верхнего или нижнего колонтитула, заданные в отчете. Свойство PrintOnFirstPage в зависимости от условий может указывать, выводится ли на печать текст из верхнего и нижнего колонтитулов страницы на первой странице отчета. Если в готовом для просмотра отчете содержится несколько страниц и каждая страница состоит только из одного раздела, то можно присвоить свойству PrintOnFirstPage значение False, и текст на первой странице будет подавляться. В противном случае текст выводится на печать независимо от значения свойства PrintOnFirstPage.

Модуль подготовки отчетов Word пытается выполнить синтаксический анализ всех выражений в верхних и нижних колонтитулах страницы при экспорте отчетов в Word. Множество форм выражений успешно проходят синтаксический анализ, и ожидаемые значения появляются в верхних и нижних колонтитулах страницы на всех страницах отчета.

Но если нижний или верхний колонтитул страницы содержит сложное выражение, результатом которого являются различные значения на разных страницах отчета, то на всех страницах отчета может отображаться одно и то же значение. В следующих двух выражениях номера страниц не наращиваются в экспортированном отчете. Номер страницы преобразуется в одно и то же значение на всех страницах отчета.

  • ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

  • =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Это происходит потому, что модуль подготовки отчетов Word анализирует отчет для определения наличия таких полей, относящихся к разбиению на страницы, как PageNumber и TotalPages , и обрабатывает только простые ссылки, а не вызовы функций. В данном случае в выражении вызывается функция ToString . Следующие два выражения эквивалентны и правильно отображаются при предварительном просмотре отчета в Power BI построитель отчетов или отрисовке опубликованного отчета на веб-портале Служб Power BI или библиотеке SharePoint. Но модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения и правильно подготавливает к просмотру номера страниц.

  • Сложное выражение: Выражение является ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

  • Выражение с выполнением текста: текст, средние продажи и выражение, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales)а также текст, номер страницы и выражение =Globals!PageNumber

Чтобы избежать этой проблемы, при включении выражений в колонтитулы используйте несколько отрезков текста вместо одного сложного выражения. Следующие два выражения эквивалентны. Первое выражение является сложным, а второй использует отрезки текста. Модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения.

Карта документов

Если в отчете существуют метки схемы документа, они будут отображены как метки оглавления Word на соответствующих элементах и группах отчета. Метка схемы документа будет использована как текст метки оглавления. Целевая ссылка будет расположена возле элемента, на котором установлена метка. Хотя toC не создается для вас в документе Word, вы можете создать собственный TOC с помощью меток карты документов, которые отображаются в отчете, выполнив следующие действия.

  1. В документе Word выберите положение, в котором должен находиться TOC.
  2. На ленте нажмите кнопку "Вставить".
  3. Выберите раскрывающееся меню "Быстрые части ".
  4. Выберите поле в раскрывающемся меню.
  5. В именах полей выберите TOC и нажмите кнопку "Оглавление " в области свойств поля.
  6. В всплывающем окне нажмите кнопку "Параметры" и убедитесь, что поле "Запись таблицы" проверка.
  7. Нажмите кнопку "ОК " в обоих всплывающих окнах, чтобы завершить процесс и создать toC.

Дополнительные сведения см. в статье "Создание карты документов" или оглавлений (построитель отчетов Power BI).

Интерактивность

В формате Word поддерживается ряд интерактивных элементов. Ниже приведено описание особенностей поведения.

Показать и скрыть

Модуль подготовки отчетов к просмотру в формате Word отображает элементы отчета с учетом их состояния в момент подготовки к просмотру. Если элемент отчета скрыт, он не будет отображен в документе Word. Если элемент отчета отображается, он будет отображен в документе Word. Переключение видимости в формате Word не поддерживается.

Гиперссылки и ссылки детализации в текстовых полях и изображениях отчета отображаются в документе формата Word как гиперссылки. При выборе гиперссылки откроется веб-браузер по умолчанию и перейдет по URL-адресу. При выборе гиперссылки детализации доступ к исходному серверу отчетов осуществляется.

Интерактивная сортировка

Содержимое отчета выводится на основе текущей сортировки области данных отчета. Формат Word не поддерживает интерактивную сортировку. После подготовки отчета можно использовать функции табличной сортировки текстового редактора Word.

Закладки

Содержащиеся в отчете закладки отображаются как закладки Word. Ссылки закладок подготавливаются к просмотру как гиперссылки, ведущие на метки закладок в документе. Метки закладки должны быть меньше 40 символов. Единственный специальный символ, который можно использовать в метке закладки — символ подчеркивания (_). Неподдерживаемые специальные символы удаляются из имени метки закладки. Если имя длиннее 40 символов, оно усекается. Если имена нескольких закладок в отчете повторяются, эти закладки не будут отображены в документе Word.

Отрисовка стиля Word

Далее следует краткое описание отображения стилей при подготовке отчета в формате Word.

Палитра цветов

Содержащиеся в отчете цвета отображаются в документе Word.

Граница

Границы элементов отчета, отличные от границ страницы, отображаются в формате Word как границы ячеек таблицы Word.

Строки в экспортированных отчетах

При экспорте и просмотре отчетов в Word данные отчета или константы могут оказаться подчеркнутыми красной или зеленой волнистой линией. Красная волнистая линия указывает на орфографическую ошибку. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку. Это происходит в тех случаях, когда отчет содержит слова, не соответствующие правилам языка (орфографии и грамматики), выбранного в Word. Например, заголовки столбцов в отчете на английском языке, скорее всего, будут подчеркнуты красной волнистой линией, если отчет готовится к просмотру на версии Word для испанского языка. Орфографические ошибки характернее для отчетов, чем грамматические, поскольку обычно отчеты содержат короткие фрагменты текста, а не полные предложения и абзацы.

Наличие волнистых линий в отчете заставляет предположить, что в нем содержатся ошибки, хотя на самом деле их может и не быть. Волнистые линии можно убрать, изменив язык проверки для отчета. Чтобы изменить язык проверки, выделите все содержимое отчета и задайте для него нужный язык. Можно выделить как весь отчет, так и его часть. В Word параметр "Задать язык проверки правописания" находится на вкладке "Рецензирование". После обновления содержимого необходимо изменить размер документа.

От языка используемой программы Office зависит язык средств проверки (например, словарь), включенный в программу или языковой пакет Microsoft Office.

В следующих разделах приведена дополнительная информация о настройке параметров Office и Word.

Примечание.

Смена языка редактирования в языковых параметрах Microsoft Office или в диалоговом окне Параметры Word в Word отразится на всех программах Office.

Ограничения Word

Microsoft Word накладывает следующие ограничения:

  • Таблицы формата Word поддерживают не более 63 столбцов. Если в отчете содержится больше 63 столбцов, при попытке его подготовки в формате Word таблица будет разбита на несколько. Дополнительные столбцы помещаются рядом с 63 столбцами, отображаемыми в тексте отчета. Поэтому расположение столбцов отчета может не совпадать с ожидаемым.

  • В формате Word поддерживаются страницы шириной и высотой не более 55,87 см. Если содержимое отчета по ширине превышает 55,87 см, в режиме разметки страницы часть данных может не отображаться.

  • В формате Word не учитываются настройки высоты верхнего и нижнего колонтитула.

  • После экспорта отчета Word повторно разбивает его на страницы. Это может привести к появлению в отчете, готовом для просмотра, дополнительных разрывов страниц.

  • Word не повторяет строки заголовка на второй и последующих страницах, невзирая на задание для свойства RepeatOnNewPage строки статического заголовка в табликсе (таблице, матрице или списке) значения True. Чтобы настроить отображение строк заголовков на новых страницах, можно в отчете определить явные разрывы страниц. Однако поскольку к отчету, подготовленному к просмотру и экспортированному в приложение Word, применяется собственный алгоритм разбиения на страницы, то полученные результаты могут различаться и повторение строки верхнего колонтитула не гарантируется. Статическая строка заголовка представляет собой строку, содержащую заголовки столбцов.

  • Текстовые поля, содержащие неразрывные пробелы, увеличиваются в размерах.

  • При экспорте текста в Word применение текста с художественным оформлением шрифта может для некоторых шрифтов привести к выпадению или образованию непредвиденных глифов в подготовленном для просмотра отчете.

Преимущества использования отрисовщика Word

В дополнение к тому, что для экспортированных отчетов стали доступными новые средства в файлах DOCX Microsoft Word, файлы экспортированных отчетов с расширением DOCX, как правило, имеют меньший размер. Отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word, обычно намного меньше, чем такие же отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word 2003.

Обратная совместимость экспортированных отчетов

Предусмотрена возможность выбирать режим совместимости Word и задавать параметры совместимости. Модуль подготовки отчетов Word создает документы с включенным режимом совместимости. Повторное сохранение документов с выключенным режимом совместимости может привести к нарушению макета документа.

После отключения режима совместимости и повторного сохранения отчета в макете отчета могут произойти непредвиденные изменения.

Различия между отрисовщиками Word и Word 2003

Отчеты, подготовленные к просмотру с использованием модулей подготовки Word или Word 2003, как правило, визуально неразличимы. Однако вы можете заметить незначительные различия между двумя форматами Word или Word 2003.

Настройки сведений об устройстве

Некоторые настройки по умолчанию для этого модуля подготовки отчетов можно изменить. Изменив настройки сведений об устройстве можно, например, пропустить все гиперссылки и ссылки детализации, или развернуть все элементы, которые могут быть развернуты, независимо от их состояния на момент подготовки отчета. Это делается с помощью настроек сведений об устройстве. Дополнительные сведения см. в разделе "Параметры сведений об устройстве Word".

Связанный контент