Ответ на запросы прав субъектов данных (DSR) для данных клиентов Microsoft Dataverse

Статья
07/23/2024

Общий регламент по защите данных (GDPR) Европейского союза (ЕС) предоставляет физическим лицам значительные права в отношении их данных. Обзор GDPR см. в статье Microsoft Learn Общий регламент по защите данных, включая терминологию, план действий и контрольные списки готовности, которые помогут вам выполнять свои обязательства в соответствии с GDPR при использовании продуктов и услуг Microsoft.

Вы можете узнать больше о GDPR и о том, как Microsoft помогает поддерживать его и наших клиентов, на которых он распространяется.

Центр управления безопасностью Майкрософт предоставляет общую информацию, рекомендации по соблюдению нормативных требований и документацию, полезную для отчетности GDPR, такую как оценка воздействия на защиту данных, запросы субъектов данных и уведомление об утечке данных.
Портал Service Trust Portal предоставляет информацию о том, как службы Microsoft помогают обеспечить соблюдение требований GDPR.

В этой статье приведены примеры шагов, которые можно предпринять для обеспечения соблюдения конфиденциальности при использовании Power Apps, Power Automate и Dataverse. Вы узнаете, как использовать продукты, службы и инструменты администрирования Microsoft, чтобы помочь клиентам управляющего находить личные данные в облаке Microsoft, получать к ним доступ и действовать в соответствии с запросами по правам субъектов данных (DSR).

В этой статье рассматриваются следующие действия:

Обнаружение: используйте инструменты поиска и обнаружения, чтобы упростить поиск данных о клиентах, которые могут быть предметом запроса DSR. После сбора потенциально отвечающих требованиям документов вы можете выполнить одно или несколько следующих действий DSR, чтобы ответить на запрос. В качестве альтернативы вы можете определить, что запрос не соответствует рекомендациям вашей организации по реагированию на запросы DSR.
Доступ: получить личные данные, которые хранятся в облаке Microsoft, и, если потребуется, сделать копию этих данных доступной для субъекта данных.
Уточнение: вносить изменения или осуществлять другие запрошенные действия с персональными данными, где это применимо.
Ограничение: ограничьте обработку персональных данных, либо удалив лицензии для различных веб-служб, либо по возможности отключив соответствующие службы. Вы также можете удалить данные из облака Microsoft и сохранить их локально или в другом месте.
Удаление: навсегда удалить личные данные, которые находятся в облаке Microsoft.
Экспорт: предоставить электронную копию (в машиночитаемом формате) личных данных субъекту данных.

Данные клиентов Dataverse

Внимание

Относится к Dataverse и предыдущей версии Dataverse.

У Dataverse и предыдущей версии Dataverse используются отдельные процессы для взаимодействия с личными данными.

Вы можете определить, какой тип среды у вас, войдя в Power Apps и следуя этим шагам:

В раскрывающемся списке Среда выберите свою среду.
В области навигации выберите Dataverse, затем выберите Таблицы.

Ваша среда — Dataverse, если отображаются следующие таблицы:

После того, как вы определите, какой у вас тип среды, для определения личных данных следуйте инструкциям в следующих разделах.

Заметка

У вас может быть несколько сред в Dataverse и несколько в предыдущей версии Dataverse, поэтому вам нужно будет повторить процессы, описанные ниже, для каждой среды в вашей организации.

Персональные данные пользователей в Dataverse

Предварительные условия

Вам нужно создать пользователей в центре администрирования Microsoft 365 и назначить им соответствующую лицензию пользователя и роль безопасности, прежде чем они смогут использовать Dataverse.

В центре администрирования Microsoft 365 хранятся и обслуживаются стандартные персональные данные пользователя (например, имя пользователя, идентификатор пользователя, номер телефона, электронная почта и адрес). Системный администратор может обновить эти персональные данные только в центре администрирования Microsoft 365, затем они автоматически синхронизируются с системной таблицей пользователей Dataverse во всех средах. Системные администраторы также могут создать пользовательские атрибуты для сохранения дополнительных персональных данных пользователей в системной таблице пользователя Dataverse, а затем вручную обслуживать эти атрибуты и управлять ими.

Во избежание перерыва в работе бизнес-приложений, которые могут быть важны для работы в вашей организации, при удалении пользователя из центра администрирования Microsoft 365 строки пользователя не удаляются автоматически из системной таблицы пользователя Dataverse. Состояние пользователя задано как "Отключено" в Dataverse, но системный администратор Dataverse должен найти и удалить личные данные пользователя из Dataverse в приложении.

Dataverse Системные администраторы могут выполнять действия по обнаружению, исправлению, экспорту и удалению, перечисленные ниже.

Обнаружение

Системные администраторы могут создавать несколько сред. Эти среды могут использоваться для пробных сред, сред разработки и рабочих сред. Каждая из этих сред имеет копию системной таблицы пользователя со всеми пользовательскими атрибутами, которые мог добавить системный администратор, а также персональные данные пользователей, синхронизированные из центра администрирования Microsoft 365.

Системные администраторы могут найти список всех сред, перейдя в центр администрирования Microsoft Power Platform.

Вы можете найти личные данные пользователей Dataverse на следующих ресурсах:

Ресурс	Назначение	Доступ к веб-сайту	Программный доступ
Строка таблицы	Это системная таблица пользователя, которая хранит персональные данные пользователя.	Центр администрирования Power Platform	Через Веб-API
История аудита	Позволяет клиентам идентифицировать ресурсы, которые пользователи создали, к которым получили доступ, изменили или удалили на уровне таблицы.	Центр администрирования Power Platform	Через Веб-API

User

Персональные данные пользователей хранятся в Microsoft Entra и автоматически синхронизируется со всеми средами с базой данных Dataverse. Системные администраторы не могут обновить эти персональные данные непосредственно в Dataverse, пока активен пользователь — их следует обновлять непосредственно в центре администрирования Microsoft 365. Системные администраторы могут добавлять личные данные (например, пользовательские атрибуты) непосредственно в Dataverse, но они должны вручную управлять этими данными.

Чтобы найти пользователя и его личные данные, перейдите на страницу Центр администрирования Power Platform и сделайте следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Параметры>Пользователи и разрешения>Пользователи.
Введите имя пользователя в поле Поиск и нажмите ВВОД.
Чтобы просмотреть личные данные пользователя, щелкните или дважды коснитесь имени пользователя.
Чтобы внести изменения в контактную информацию, разверните многоточие и нажмите Управление пользователем в Dynamics 365

Журнал аудита

Когда отслеживание аудита включено для таблицы в Dataverse, персональные данные пользователя регистрируются в журнале аудита вместе с действиями, выполняемыми пользователем.

Уточнение

Если субъект данных просит вас исправить его персональные данные, хранимые в вашей организации, вы и ваша организация должны определить, следует ли удовлетворять такой запрос. Уточнение данных может включать в себя редактирование, изменение или удаление личных данных из документа или элемента другого типа.

Вы можете использовать Microsoft Entra, чтобы управлять личностями (личными данными) ваших пользователей в Dataverse. Корпоративные клиенты могут управлять запросами на уточнение DSR, используя ограниченные функции редактирования в рамках данной службы Microsoft. Будучи обработчиком данных, Майкрософт не предлагает возможности исправления формируемых системой журналов, поскольку эти журналы отражают фактически имевшие место действия и представляют собой историю событий в службах Майкрософт.

После удаления строки пользователя из Microsoft Entra ID системные администраторы могут затем удалить любые оставшиеся личные данные, связанные с этим пользователем (такие как пользовательские атрибуты) из всех сред.

Экспорт

Системный пользователь

Персональные данные пользователя, хранимые в системной таблице пользователя, можно экспортировать в Excel из списка пользователей в центре администрирования.

В центре администрирования Power Platform выполните следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Открыть среду.
Перейдите Параметры>Безопасность, а затем выберите Включенное представление пользователей.
Выберите Экспорт в Excel.

История аудита

Вы можете делать снимки экрана истории аудита из центра администрирования.

В центре администрирования Power Platform выполните следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Открыть среду.
Выберите Настройки>Аудит и журналы, затем выберите Сводное представление аудита.
Найдите запись аудита пользователя и нажмите Alt+PrtScn, чтобы сделать снимок экрана.
Сохраните снимок экрана в файл, который затем можно отправить тому, кто запросил DSR.

Удаление

User

Во избежание перерыва в работе бизнес-приложений, которые могут быть важны для работы в вашей организации, при удалении пользователя из центра администрирования Microsoft 365 записи пользователя не удаляются автоматически из системной таблицы пользователя Dataverse. Состояние пользователя в Dataverse меняется на «Отключено», однако системному администратору Dataverse нужно найти и удалить персональные данные пользователя из Dataverse в приложении или удалить пользователя из каждой среды. Вы можете удалить личные данные пользователя или удалить пользователя безвозвратно.

Удаление личных данных пользователей со страницы "Сводка" пользователя

Когда запись пользователя удаляется из Microsoft Entra, следующее сообщение отображается в на странице "Сводка" пользователя:

Эти данные пользователя более не управляются Office 365. Вы можете обновить эту запись для ответа на запросы DSR, удалив или заменив все персональные данные, связанные с этим пользователем.

В центре администрирования Power Platform выполните следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Открыть среду.
Перейдите Параметры>Безопасность>Пользователи, а затем выберите Отключенное представление пользователей.
Введите имя пользователя в поле Поиск, затем выберите Поиск.
Дважды щелкните имя пользователя в списке результатов поиска.
На странице "Сводка" пользователя удалите все персональные данные, затем выберите Сохранить.

Удаление личных данных пользователей с помощью Excel

В центре администрирования Power Platform выполните следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Открыть среду.
Перейдите Параметры>Безопасность>Пользователи, а затем выберите Отключенное представление пользователей.
Создайте и загрузите файл шаблона Excel из личных данных пользователя. Пошаговые инструкции см. в Создание нового шаблона Excel.
Откройте загруженный файл шаблона Excel, удалите личные данные пользователя, а затем сохраните файл.
Вернитесь на страницу Представление отключенных пользователей и выберите Импорт данных.
Выберите файл шаблона Excel в диалоговом окне Отправка файла данных и внесите все необходимые изменения в окне Сопоставить поля.
Выберите Далее, затем выберите Отправить.

Безвозвратное удаление пользователя

Вы можете либо удалить персональные данные пользователя, либо навсегда удалить запись пользователя из таблицы Dataverse пользователей. Дополнительные сведения: Безвозвратное удаление пользователей в Power Platform.

При безвозвратном удалении записи пользователя имя пользователя во всех записях, в которых удаленный пользователь был создателем или автором последнего изменения, а также в журналах аудита будет отображаться как Без имени.

Удаление истории аудита со страницы "Сводное представление аудита"

В центре администрирования Power Platform выполните следующее:

Выберите Среды, затем выберите среду из списка.
Выберите Открыть среду.
Выберите Настройки>Аудит и журналы, затем выберите Сводное представление аудита.
Найдите журнал изменений пользователя, установите флажок рядом со строками и выберите Удалить журнал изменений.

Персональные данные, хранящиеся в базах данных Dataverse

Необходимые компоненты

Персональные данные отдельных пользователей (например, собственные клиенты) могут храниться в таблицах Dataverse.

Системные администраторы Dataverse отвечают за инвентаризацию хранения персональных данных в различных таблицах для каждого пользователя, чтобы он мог находить данные при реагировании на запросы DSR.

Затем персональные данные можно экспортировать, исправить или удалить в таблице с помощью функций в продукте.

Уточнить

Системные администраторы Dataverse могут обновить персональные данные пользователя, используя список результатов поиска Dataverse. Однако персональные данные лица также могут храниться в других пользовательских таблицах. Системные администраторы Dataverse отвечают за инвентаризацию этих пользовательских таблиц и соответствующее обновление персональных данных лица.

В результатах поиска Dataverse сделайте следующее:

Выберите элемент, содержащий персональные данные лица.
Обновите персональные данные лица, если это необходимо, затем выберите Сохранить.