Включение предложений документов для рекомендации связанных документов

  • Статья

Внимание

Функция предложений документов устарела для всех таблиц, кроме таблицы обращений. Таблица обращения доступна с Dynamics 365 Customer Service. Дополнительные сведения: Создание обращения

Включение предложений документов помогает вашим пользователям приложений Dynamics 365 в веб-браузере и мобильным пользователям иметь доступ к важным документам, связанным с их работой в приложениях Dynamics 365, таким как крупная возможная сделка. Вы, как администратор, определяете соответствующие поля. Механизм рекомендаций с использованием текстовой аналитики Azure использует сопоставление ключевых слов для сопоставления соответствующих записей с целью поиска аналогичных документов. Вы создаете правила подобия в приложениях Dynamics 365, чтобы создать собственную логику сходства. Затем приложения Dynamics 365 представляют пользователю список предлагаемых документов, пока пользователь работает в текущей записи.

Заметка

Функция предложения документов не требует подключения к службе текстовой аналитики Azure. Если вы решите не использовать текстовую аналитику Azure, предложение документов будет использовать встроенную логику соответствия ключевых слов, предусмотренную в приложениях Dynamics 365. Однако рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более совершенного сопоставления ключевых слов.

Предложение документов ищет другие подобные записи для определения сходства, найденного в документах, находящихся на сайте SharePoint, в OneDrive или во внешнем расположении. Предлагаемые документы могут быть в нескольких различных форматах, таких как Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF и текстовые файлы. Если найдены похожие документы, функция предложения документов представляет их, предоставляя пользователю возможность открыть документ или сделать копию.

Требования

Для использования функции предложения документов с приложениями Dynamics 365 необходимо следующее.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Чтобы предлагать документы, расположенные в SharePoint:

    • Доступ к SharePoint Online, SharePoint 2013 или SharePoint 2016.

    • Управление документами должно быть настроено в приложениях Dynamics 365. См. раздел Настройка интеграции SharePoint.

  • Поиск Dataverse должен быть включен. Дополнительные сведения: Настройка поиска Dataverse для организации

  • Предложение документов работает с веб-браузером, Dynamics 365 для планшетов и Dynamics 365 для телефонов.

  • Чтобы использовать текстовую аналитику Azure с предложениями документов:

    • Требуется подписка на Azure для использования службы текстовой аналитики Azure.

    • Администратор системы должен включить подключение текстовой аналитики в приложениях Dynamics 365.

  • Администратор системы должен определить правило подобия для каждого типа сущности, который включается в предложение документов. Дополнительные сведения: Использование расширенных правил подобия для просмотра предложений аналогичных обращений.

Принципы работы

Вы используете предложения документов с сущностью обращения.

Можно использовать встроенное сопоставление шаблонов, изначально включенное в функцию предложения документов, но рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более сложного сопоставления ключевых слов.

Функция предложения документов производит поиск только в расположениях и документах, к которым имеет доступ пользователь.

Поиск в расположениях документов производится в следующем порядке:

  1. Сайт по умолчанию SharePoint.

  2. Другие сайты SharePoint.

  3. OneDrive.

  4. Группы Microsoft 365 (если установлено решение).

  5. Внешний URL-адрес (если настроен).

В настоящее время функция предложения документов не выполняет поиск во вложениях, которые добавлены в примечания в записях приложений Dynamics 365.

Добавление внешнего URL-адреса для поиска на другом сайте

Внешние сайты, такие как локальная библиотека документов SharePoint, могут быть включены в функцию предложения документов путем добавления внешнего URL-адреса для сайта, на котором следует производить поиск.

Заметка

Для получения наилучших результатов при использовании внешнего сайта для предложения документов рекомендуется использовать текстовую аналитику Azure, которая обеспечивает усовершенствованную логику сопоставления ключевых слов.

После добавления внешнего URL-адреса в активную функцию предложения документов пользователи увидят следующее поведение.

  • Веб-браузеры. При запуске приложений Dynamics 365 из веб-браузера после выбора Предложения документов пользователи могут затем выбрать Другие рекомендации на странице Предложения документов, чтобы отобразить другую страницу, которая может содержать дополнительные предложения документов, найденных на внешнем сайте. Обратите внимание, что пользователю может быть предложено выполнить вход на внешний сайт.

  • Мобильные приложения. В случает приложений Dynamics 365 для планшетов и Dynamics 365 для телефонов после выбора Предложения документов пользователи могут выбрать Другие рекомендации, при этом в веб-браузере, по умолчанию заданному на устройстве, открывается внешний сайт, который может содержать дополнительные предложения документов, найденных на внешнем сайте. Обратите внимание, что пользователю может быть предложено выполнить вход на внешний сайт.

Создание внешнего URL-адреса

Внешний URL-адрес должен быть создан в формате, который понимает внешний сайт. Например, для сайтов, на которых используются конструкции, аналогичные https://contoso.com/search?{0}, где https://contoso.com/search? представляет собой структуру URL-адрес поиска и {0} является строкой ключевых слов, функция предложения документов передает ключевые слова в параметре {0}. Ключевые слова, передаваемые на URL-адрес, получаются из правил подобия записей, которые включают сопоставления сущностей из Текстовое соответствие. Дополнительные сведения: Использование расширенных правил подобия для просмотра предложений аналогичных обращений.

Значения в текстовых полях сопоставлений правила подобия используются в качестве ключевых слов для построения запроса, который передается на внешний сайт, аналогичны приведенному ниже URL-адресу, где ключевое слово представляет собой текстовые значения, обнаруженные в сопоставлениях правил подобия, а & представляет пробельный элемент, который функция предложения документов использует для разделения ключевых слов.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Для локального сервера SharePoint можно добавить внешний URL-адрес, который указывает на подсайт, аналогично показанному ниже, где mysharepoint — это имя веб-сайта, sites — это имя сайта и subsitename — это имя подсайта.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Настройка подключения текстовой аналитики Azure

Для использования текстовой аналитики Azure с функцией предложения документов необходимо настроить подключение текстовой аналитики Azure.

Заметка

Функция предложения документов не требует подключения к службе текстовой аналитики Azure. Если вы решите не использовать текстовую аналитику Azure, предложение документов будет использовать встроенную логику соответствия ключевых слов, предусмотренную в приложениях Dynamics 365. Однако рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более совершенного сопоставления ключевых слов.

Определение и активация правил подобия

Если вы еще не определили правила сходства, см. раздел Использование расширенных правил подобия для просмотра предложений аналогичных обращений.

Включение предложений документов

Чтобы включить функцию предложения документов, выполните следующие действия.

  1. Перейдите в центр администрирования Microsoft Power Platform и войдите в систему, используя учетные данные администратора.

  2. Перейдите к пункту Среды> [выберите среду] >Параметры>Интеграция>Параметры управления документами>Управление предложениями документов.

  3. В области Выберите сущности выберите сущность Обращение, которую нужно включить в функцию предложения документов, затем выберите Применить.

    Совет

    Если сущность обращения не указана в области Выберите сущности, значит правила подобия для этой сущности обращения не были определены и активированы. Использование расширенных правил подобия для просмотра предложений аналогичных обращений.

  4. Задайте внешний URL-адрес для включения в функцию предложения документов. По умолчанию функция предложения документов производит поиск в службах Microsoft 365, таких как SharePoint или OneDrive. Чтобы искать на внешнем сайте в дополнение к доступным службам Microsoft 365, например на сайте локальной версии SharePoint, введите базовый URL-адрес внешней системы. Приложения Dynamics 365 добавляют строку поискового запроса к указанному вами базовому URL-адресу. Дополнительная информация: Добавление внешнего URL-адреса для поиска на другом сайте.