Как настроить метку для визуальной маркировки в Azure Information Protection | Azure Rights Management

  • Статья

При назначении метки документу или электронному сообщению можно выбрать несколько способов удобного отображения выбранного определения степени секретности. Для визуальной маркировки используются верхний колонтитул, нижний колонтитул и подложка.

Дополнительные сведения о визуальной маркировке:

  • Верхние и нижние колонтитулы применяются к документам Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

  • Подложки применяются к документам Word, Excel и PowerPoint:

    • Excel: подложки видимы только в режимах макета страницы и предварительного просмотра, а также при печати.

    • PowerPoint: подложки применяются к образцу слайдов в виде фонового изображения. На вкладке Представление в разделе Образец слайдов проверьте флажок Скрыть фоновые рисунки. Он должен быть снят.

  • Несколько строк поддерживаются для водяных знаков, а также для верхних и нижних колонтитулов в Word, Excel и PowerPoint. Если указать несколько строк для верхнего или нижнего колонтитула метки, который применяется в Outlook, строки сцепляются. В этом случае можно использовать конфигурацию, чтобы задать различные визуальные маркировки для Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

  • Максимальная длина строк:

    • Максимальная длина строк верхних и нижних колонтитулов — 1024 символа. Однако в Excel для них есть общее ограничение в 255 символов. Это ограничение распространяется на символы, которые не отображаются в Excel, такие как коды форматирования. При достижении этого предела введенная строка не отображается в Excel.

    • Максимальная длина строки для водяных знаков — 255 символов.

  • Можно указать строку текста или использовать переменные для динамического создания текстовой строки при применении заголовка, нижнего колонтитула или водяного знака.

  • Word, PowerPoint и Outlook, а теперь и Excel поддерживают визуальные маркировки разными цветами.

  • Элементы визуальной маркировки поддерживают только один язык.

Применение визуальной маркировки

К электронным сообщениям визуальная маркировка применяется при отправке из Outlook. Если такое сообщение электронной почты перенаправляется или отправляется в качестве ответа с измененной меткой, исходные визуальные маркировки будут сохранены.

К документам визуальная маркировка применяется при следующих условиях:

  • В приложениях Office визуальная маркировка из метки применяется при вставке этой метки. Кроме того, визуальная маркировка применяется при открытии и первом сохранении документа с меткой.

  • Если метка применяется к документу с помощью проводника или PowerShell или средства проверки Azure Information Protection, визуальная маркировка применяется не сразу, а клиентом Azure Information Protection при открытии документа в приложении Office и при первом сохранении документа.

    Исключением является использование автосохранение с приложениями Office для файлов, сохраненных в Microsoft SharePoint, OneDrive для работы или учебного заведения или OneDrive для дома: если автосохранение включено, визуальные маркировки не применяются, если только вы не настроите расширенный параметр клиента, чтобы включить классификацию для непрерывного выполнения в фоновом режиме.

Настройка визуальной маркировки для метки

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы настроить визуальную маркировку для метки.

  1. Если вы еще этого не сделали, откройте новое окно в браузере и войдите на портал Azure. Затем перейдите в область Azure Information Protection.

    Например, в поле поиска ресурсов, служб и документов введите Information и в результатах выберите Azure Information Protection.

  2. В меню "Метки> классификаций". На панели "Метки" в Azure Information Protection выберите метку, содержащую визуальную маркировку, которую вы хотите добавить или изменить.

  3. На панели "Метка " в разделе "Задать визуальную маркировку" (например, верхний или нижний колонтитул) настройте нужные параметры визуальной маркировки и нажмите кнопку "Сохранить".

    • Настройка верхнего колонтитула: для параметра Documents with this label have a header (Отображать верхний колонтитул в документах с этой меткой) выберите значение Вкл., если вам нужно использовать верхний колонтитул, и Откл., если нет. Если вы выбрали Вкл., то укажите текст, размер, шрифт, цвет и выравнивание для верхнего колонтитула.

    • Настройка нижнего колонтитула: для параметра Documents with this label have a footer (Отображать нижний колонтитул в документах с этой меткой) выберите значение Вкл., если вам нужно использовать нижний колонтитул, и Откл., если нет. Если вы выбрали Вкл., то укажите текст, размер, шрифт, цвет и выравнивание для нижнего колонтитула.

    • Настройка подложки: для параметра Documents with this label have a watermark (Отображать подложку в документах с этой меткой) выберите значение Вкл., если вам нужно использовать подложку, и Откл., если нет. Если вы выбрали Вкл., то укажите текст, размер, шрифт, цвет и выравнивание для водяного знака.

При нажатии кнопки Сохранить изменения автоматически становятся доступными пользователям и службам. Больше не существует варианта отдельной публикации.

Использование переменных в текстовой строке

В текстовой строке для заголовка, нижнего колонтитула или водяного знака можно использовать следующие переменные:

  • ${Item.Label} для выбранной метки. Например: General.

  • ${Item.Name} для имени файла или темы сообщения электронной почты. Например: JulySales.docx

  • ${Item.Location} для пути и имени файла документа и темы сообщения для сообщений электронной почты. Например, \\Sales\2016\Q3\JulyReport.docx

  • ${User.Name}для отображаемого имени владельца документа или электронной почты Windows вошедшего в систему пользователя. Например: Розалинд Симоне

  • ${User.PrincipalName} для владельца документа или адреса электронной почты по адресу электронной почты пользователя (UPN), выполнившего вход в клиент Azure Information Protection. Пример: rsimone@vanarsdelltd.com

  • ${Event.DateTime} для даты и времени задания выбранной метки. Например: 8/16/2016 1:30 PM

Примечание

Этот синтаксис учитывает регистр.

Совет

Вы также можете использовать код поля для вставки имени метки в документ или шаблон.

Настройка различных визуальных маркировок для Word, Excel, PowerPoint и Outlook

По умолчанию указанные вами визуальные маркировки применяются в Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Тем не менее вы можете указать визуальные маркировки для типа приложения Office, используя оператор с переменной If.App в текстовой строке, и определить тип приложения, указав значения Word, Excel, PowerPoint или Outlook. Вы также можете сократить значения. Это обязательно, если нужно указать несколько значений в одном операторе If.App.

Используйте следующий синтаксис:

${If.App.<application type>}<your visual markings text> ${If.End}

Примечание

Синтаксис в этом операторе чувствителен к регистру.

Примеры:

  • Задайте текст заголовка только для документов Word:

    ${If.App.Word}This Word document is sensitive ${If.End}

    Метка применяет текст заголовка This Word document is sensitive (Этот документ Word конфиденциален) только в заголовках документов Word. Текст заголовка не применяется для других приложений Office.

  • Задайте текст нижнего колонтитула для Word, Excel и Outlook и другой текст нижнего колонтитула для PowerPoint:

    ${If.App.WXO}This content is confidential. ${If.End}${If.App.PowerPoint}This presentation is confidential. ${If.End}

    В Word, Excel и Outlook метка применяет текст нижнего колонтитула "Это содержимое является конфиденциальным". В PowerPoint метка применяет текст нижнего колонтитула "Эта презентация является конфиденциальной".

  • Задайте определенный текст водяного знака для Word и PowerPoint, а затем подложку для Word, Excel и PowerPoint:

    ${If.App.WP}This content is ${If.End}Confidential

    В Word и PowerPoint применяется метка с текстом водяного знака This content is Confidential (Это содержимое является конфиденциальным). В Excel применяется метка с текстом водяного знака Confidential (Конфиденциально). В метках Outlook не применяется текст водяного знака, так как в этом приложении не поддерживаются водяные знаки в качестве визуальной маркировки.

Примечание

При использовании клиента унифицированных меток Azure Information Protection установка значений для имени шрифта возможна только с помощью портала Azure Information Protection. Если задать значения для цвета шрифта за пределами одного из пяти значений по умолчанию, можно также использовать только портал Azure Information Protection.

Задание имени шрифта

Calibri является шрифтом по умолчанию для текста верхних колонтитулов, нижних колонтитулов и водяного знака. При указании альтернативного имени шрифта убедитесь, что он доступен на клиентских устройствах, которые будут применять визуальную маркировку. Если заданный шрифта недоступен, клиент использует шрифт Calibri.

Задание цвета шрифта

Можно выбрать цвет в списке доступных цветов или указать пользовательский цвет путем ввода тройного шестнадцатеричного кода для красного, зеленого и синего (RGB) компонентов цвета. Например, #40e0d0 — это шестнадцатеричное значение RGB для бирюза.

Если вам нужна ссылка на эти коды, вы найдете полезную таблицу на <цветовой> странице из веб-документации MSDN. Эти коды также находятся во многих приложениях, которые позволяют редактировать изображения. Например, в Microsoft Paint можно выбрать пользовательский цвет из палитры, после чего автоматически появятся значения RGB, которые можно скопировать.

Дальнейшие действия

Дополнительные сведения о настройке политики Azure Information Protection можно найти, воспользовавшись ссылками в разделе Настройка политики организации.