Общие сведения о личных архивах

Последнее изменение раздела: 2010-02-01

Личные архивы можно использовать для восстановления контроля над данными системы обмена сообщениями в организации путем исключения потребности в личных хранилищах (PST) и предоставления пользователям возможности хранить сообщения в архивных почтовых ящиках, доступных в Microsoft Outlook 2010 и Microsoft Office Outlook Web App.

Файлы данных системы обмена сообщениями и PST-файлы

В приложении Outlook PST-файлы используются для локального хранения данных на компьютерах пользователей или в сетевых папках. В отличие от файлов автономных хранилищ (OST), используемых в приложении Outlook для хранения копии почтового ящика для автономного доступа, PST-файлы не синхронизируются с почтовым ящиком пользователя Exchange. Пользователи могут перемещать сообщения в PST-файл, что приводит к удалению перемещенных сообщений из почтового ящика.

Некоторые задачи управления при использовании PST-файлов включают в себя следующее:

• Неуправляемые файлы   Как правило, PST-файлы создаются пользователями и хранятся на их компьютерах или в сетевых папках. Они не управляются данной организацией. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или разные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.
• Увеличение затрат на обнаружение   Когда возникают запросы на обнаружение при судебном разбирательстве или по требованиям бизнеса или на основании закона, поиск данных системы обмена сообщениями, которые находятся в PST-файлах на компьютерах пользователей, может становиться трудоемким. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.
• Невозможность применять политики хранения сообщений   Такие политики невозможно применять к сообщениям, расположенным в PST-файлах. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.
• Риск кражи данных   Данные системы обмена сообщениями, которые хранятся в PST-файлах, уязвимы для кражи. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.
• Фрагментированное представление данных в системе обмена сообщениями   Пользователи, которые хранят информацию в PST-файлах, не получают унифицированного представления своих данных. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранится сам этот файл. При осуществлении доступа к почтовому ящику с помощью приложений Outlook Web App или Outlook на другом компьютере сообщения в PST-файлах являются недоступными.

Личные архивы

В системе Microsoft Exchange Server 2010 личные архивы можно использовать для обеспечения пользователей альтернативным расположением для хранилища, в котором будут храниться исторические данные системы обмена сообщениями. Благодаря этой функции пользователи Outlook 2010 и Outlook Web App имеют непрерывный доступ к своим архивным почтовым ящикам. С помощью любого из этих клиентских приложений пользователи могут просматривать архивные почтовые ящики и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом. Личные архивы позволяют пользователям использовать согласованное представление их данных в системе обмена сообщениями и устраняют необходимость управления PST-файлами. Это хорошо защищает организацию от определенных рисков, описанных в предыдущем разделе.

Создание и управление архивными почтовыми ящиками интегрировано с типичными задачами управления почтовыми ящиками. Когда создается основной почтовый ящик пользователя, можно также создать архивный почтовый ящик или включить архивный почтовый ящик для существующих почтовых ящиков. Кроме того, можно легко отключить или удалить архивный почтовый ящик. Архивный почтовый ящик пользователя располагается в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной ящик пользователя. При перемещении основного ящика из одной базы данных почтовых ящиков в другую архивный ящик перемещается наряду с основным.

Дополнительные сведения об управлении архивными почтовыми ящиками см. в разделе Управление личным архивом.

Политики «Переместить в архив»

В системе Exchange 2010 можно применять политики архивации к почтовым ящикам, согласно которым сообщения будут автоматически перемещаться из основного ящика пользователя в архивный по прошествии указанного периода. Сообщения хранятся в архивном почтовом ящике до тех пор, пока они не будут удалены пользователем. Политики архивации — это политики хранения, реализованные путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.

Важно!

Невозможно применить политику почтовых ящиков управляемых папок к почтовым ящикам, для которых имеется личный архив. По отношению к параметрам управляемого содержимого, созданным для управляемых папок, не может использоваться действие Переместить в архив.

Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии хранения Переместить в архив см. в разделе Общие сведения о тегах и политиках хранения.

Политика архивации по умолчанию

Политика архивации по умолчанию создается программой установки Exchange Server. Политика архивации по умолчанию — это политика хранения, в которой содержатся следующие теги хранения.

Имя тега хранения	Тип тега	Описание
Перемещать в архив по умолчанию через 2 года	По умолчанию	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.
Перемещать в архив личные через 1 год	Личные	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 365 дней.
Перемещать в архив личные через 5 лет	Личные	Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.
Никогда не перемещать личные в архив	Личные	Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.

При включении личного архива для почтового ящика этому архиву автоматически назначается политика архивации по умолчанию. После того как служба помощников по обслуживанию почтовых ящиков Microsoft Exchange обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются через два года.

Примечание.

При применении политики хранения к пользователям, имеющим архивные почтовые ящики, политика архивации по умолчанию заменяется на политику хранения. Можно создать один или несколько тегов хранения с помощью действия Переместить в архив, а затем связать эти теги с политикой хранения. Кроме того, можно добавлять теги по умолчанию Переместить в архив, связанные с политикой архивации по умолчанию, в любые создаваемые политики хранения. Теги хранения, связанные с политикой архивации по умолчанию, — это системные теги, создаваемые программой установки Exchange 2010. По умолчанию при запуске командлета Get-RetentionPolicyTag системные теги в списке тегов хранения не возвращаются. Чтобы получить список системных тегов, необходимо использовать параметр IncludeSystemTags. Системные теги никогда не следует удалять.

Квоты архивов

Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения исторических данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователям может быть запрещено отправлять сообщения в тех случаях, когда размер их почтовых ящиков превышает квоту Запретить отправку. Аналогично, пользователям может быть запрещено отправлять и получать сообщения в тех случаях, когда размер их почтовых ящиков превышает квоту Запретить отправку и получение.

Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, важно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, в то же время может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над предельными размерами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.

Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту предупреждения архива, это событие регистрируется в журнале, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение. По умолчанию для квоты предупреждения архива и квоты архива устанавливается значение Не ограничено. Дополнительные сведения о настройке таких квот см. в разделе Настройка квот личного архива для почтового ящика.