Общие сведения о хранении юридической информации

Последнее изменение раздела: 2010-01-25

При наличии обоснованных предпосылок для судебных исков организациям требуется сохранять электронные данные (включая почту), связанную с делом. Такие предпосылки могут возникать до уточнения подробностей дела, и сохранение часто имеет широкие масштабы. Организации могут сохранять всю почту, относящуюся к конкретному вопросу, или всю электронную почту отдельных лиц. В зависимости от того, какие процедуры электронного обнаружения используются в организации, к мерам для сохранения электронной почты в организациях можно отнести следующее:

• Пользователям можно порекомендовать хранить почту, не удаляя сообщения. Тем не менее пользователи все же могут удалять электронную почту намеренно или случайно.
• Могут быть приостановлены механизмы автоматического удаления, например управление записями обмена сообщениями. Это может привести к тому, что в почтовых ящиках пользователей будет скапливаться большой объем электронной почты, из-за чего производительность их работы может снижаться. Приостановка автоматического удаления также не мешает пользователям вручную удалять электронную почту.
• В некоторых организациях электронная почта копируется или перемещается в архив, что позволяет предотвратить ее удаление, изменение или подмену. Это ведет к повышению расходов, обусловленных необходимостью ручного копирования или перемещения сообщений в архив или внедрения сторонних продуктов для сбора и хранения электронной почты вне Microsoft Exchange.

Отсутствие возможности хранения электронной переписки может подвергнуть организацию юридическим и финансовым рискам, например к критическому анализу процессов обнаружения и хранения записей в организации, неблагоприятным судебным решениям, санкциям или штрафам.

В Exchange Server 2010 хранение юридической информации позволяет добиться следующего:

• Для пользователей можно включать режим хранения, чтобы поддерживать элементы почтовых ящиков в неизмененном состоянии.
• Сохраняются элементы почтовых ящиков, удаленные пользователями.
• Сохраняются элементы почтовых ящиков, автоматически удаляемые службой управления записями обмена сообщениями.
• Хранение юридической информации не затрагивает пользователя, так как работа службы управления записями обмена сообщениями не прерывается.
• Допускается поиск и обнаружение хранимых таким образом элементов.

Хранение юридической информации и папка элементов для восстановления

Для хранения юридической информации используется новая функция Exchange 2010 — папка элементов для восстановления. Эта папка заменяет компонент, обычно называемый корзиной в предыдущих версиях Exchange. Папка элементов для восстановления по умолчанию скрыта в Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web App и других почтовых клиентах. Дополнительные сведения о папке элементов для восстановления см. в разделе Understanding Recoverable Items.

По умолчанию при удалении сообщения из папки, отличной от папки «Удаленные», сообщение перемещается в папку «Удаленные». Это так называемое обратимое удаление. Когда пользователь выполняет необратимое удаление элемента (путем нажатия сочетания клавиш SHIFT и DELETE), удаляет элемент из папки «Удаленные» или очищает папку «Удаленные», сообщение перемещается в папку элементов для восстановления; пользователь больше его не видит.

Элементы хранятся в папке элементов для восстановления в течение срока хранения удаленных элементов, настроенного для базы данных почтовых ящиков пользователя. По умолчанию период хранения удаленного элемента в базах данных почтовых ящиков равен 14 дням. В Exchange 2010 также можно настроить квоту хранения для папки элементов для восстановления. Это позволяет защитить организацию от возможной атаки типа «отказ в обслуживании», проводимой путем быстрого увеличения объема папки элементов для восстановления и самой базы данных почтовых ящиков. При превышении квоты хранения или в случае, если элемент находится в папке в течение времени, превышающего период хранения, элементы навсегда удаляются из папки элементов для восстановления в порядке их поступления.

Папка элементов для восстановления содержит три дочерних папки, используемые для хранения удаленных элементов в различных состояниях, что позволяет упростить хранение юридической информации:

1. Удаление. В эту папку перемещаются элементы, удаленные из папки «Удаленные» или безвозвратно удаленные из других папок. Они будут видимы пользователю при использовании средства восстановления удаленных элементов в Outlook. По умолчанию элементы находятся в этой папке до истечения периода хранения удаленного элемента, заданного для почтового ящика.

2. Очистка. Сюда перемещаются элементы, удаленные из папки элементов для восстановления (с помощью средства восстановления удаленных элементов в Outlook или Outlook Web App). Элементы, для которых истек период хранения, заданный для базы данных почтовых ящиков, также перемещаются в эту папку. Элементы в этой папке не будут видимы пользователям, использующим средство восстановления удаленных элементов. Когда помощник по обслуживанию почтовых ящиков обрабатывает почтовый ящик, элементы в папке «Очистка» удаляются из базы данных почтовых ящиков. Когда почтовый ящик переводится в режим хранения юридической информации, помощник по обслуживанию почтовых ящиков не удаляет элементы из этой папки.

3. Версии. Когда пользователь Exchange 2010, для которого включен режим хранения юридической информации, меняет отдельные свойства элемента почтового ящика, исходный элемент сохраняется для соблюдения требований обнаружения. Перед записью измененного элемента создается копия исходного элемента. Исходная копия сохраняется в папке «Версии». Этот процесс известен как копирование при записи. Копирование при записи применяется к элементам, находящимся в любой папке почтового ящика. Папка «Версии» не отображается для пользователей.
   В следующей таблице перечислены свойства сообщений, которые вызывают копирование при записи.

   Свойства, вызывающие копирование при записи

   Тип элемента	Свойства, вызывающие копирование при записи
   Сообщения (IPM.Note*) Сообщения (IPM.Post*)	Тема Текст сообщения Вложения Отправители и получатели Даты отправки и получения
   Элементы, отличные от сообщений	Любые изменения видимых свойств за исключением следующих: Расположение элемента (когда элемент перемещается между папками) Изменение состояния элемента (прочитан или не прочитан) Изменения тега хранения, примененного к элементу
   Элементы в папке «Черновики» по умолчанию	Нет (элементы в папке «Черновики», для которых отменено копирование при записи)

Примечание.
Хотя папки «Очистка» и «Версии» не видны пользователям, все элементы папки элементов для восстановления индексируются службой поиска Exchange и могут обнаруживаться при поиске по нескольким почтовым ящикам.

Когда для пользователя почтового ящика отключается режим хранения юридической информации, помощник по обслуживанию почтовых ящиков очищает папки «Очистка» и «Версии».

Хранение юридической информации и квоты почтовых ящиков

Элементы папки элементов для восстановления не учитываются в квоте почтового ящика пользователя. В Exchange 2010 папка элементов для восстановления имеет свою собственную квоту. Если пользовательская папка элементов для восстановления превышает квоту предупреждения (заданную параметром RecoverableItemsWarningQuota), в журнал событий приложений сервера почтовых ящиков заносится событие. Если папка превышает квоту (заданную параметром RecoverableItemsQuota), пользователи не смогут очистить папку «Удаленные» или безвозвратно удалять элементы почтового ящика. Функция копирования при записи также не сможет создавать копии изменяемых элементов. Соответственно, критически важно отслеживать квоты папки элементов для восстановления у пользователей в режиме хранения юридической информации.

Для баз данных почтовых ящиков значения параметров RecoverableItemsWarningQuota и RecoverableItemsQuota по умолчанию равны 20 ГБ и 30 ГБ соответственно. Этого объема обычно хватает для хранения в почтовом ящике переписки за несколько лет в режиме хранения юридической информации. Чтобы изменить эти значения для базы данных почтовых ящиков, используйте командлет Set-MailboxDatabase. Чтобы изменить их для отдельных почтовых ящиков, используйте командлет Set-Mailbox.

Включение режима хранения юридической информации для почтового ящика

Авторизованные пользователи, добавленные в группу ролей RBAC Управление обнаружением или роль управления хранением юридической информации, могут включать для пользователей почтовых ящиков режим хранения юридической информации. Эту задачу можно делегировать диспетчерам записей, ответственным за обеспечение соответствия требованиям или юристам организации, предоставляя при этом минимально необходимый уровень привилегий. Дополнительные сведения о назначении группы ролей Управление обнаружением см. в разделеДобавление пользователя в группу ролей «Управление обнаружением».

В окончательной первоначальной версии Exchange 2010 для перевода почтового ящика в режим хранения юридической информации используется командлет Set-Mailbox. Дополнительные сведения о переводе почтового ящика в режим хранения юридической информации см. в разделе Включение режима хранения юридической информации для почтового ящика.

Во многих организациях пользователей необходимо уведомлять о включении режима хранения юридической информации. Кроме того, когда почтовый ящик находится в режиме хранения юридической информации, не требуется приостанавливать действие политик хранения, относящихся к пользователю почтового ящика. Поскольку сообщения продолжают удаляться как обычно, пользователи могут не замечать, что режим хранения юридической информации включен. Если в организации необходимо уведомлять пользователей о включении режима хранения юридической информации, можно добавить в свойство Retention Comment почтового ящика пользователя уведомление. Outlook 2010 отображает это уведомление в области Backstage. Свойство Retention Comment можно задать с помощью командной консоли Exchange или консоли управления Exchange.

Примечание.
В Exchange 2010 свойство Retention Comment используется для отображения уведомления для обоих видов хранения (обычного и юридического).

Важно!

В случае, если какие-либо нормы или политики организации требуют, чтобы пользователи явно выражали согласие на включение режима хранения юридической информации, отображения уведомления может быть недостаточно. Многие организации используют электронную почту или печатные уведомления. Они могут использоваться в дополнение к уведомлению в Outlook 2010.