Планирование управляемых метаданных в SharePoint Server

 

**Применимо к:**SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016

**Последнее изменение раздела:**2017-07-06

Сводка. Решения, которые необходимо принять при планировании службы управляемых данных в SharePoint Server.

С помощью управляемых метаданных в SharePoint Server можно создать единую таксономию терминов, которые можно использовать во всей ферме SharePoint. В этой статье вы узнаете о решениях, которые необходимо принять для настройки приложения-службы управляемых метаданных в SharePoint Server.

Перед настройкой управляемых метаданных важно понять, что они собой представляют и как работают в SharePoint. Прежде чем прочитать эту статью, ознакомьтесь со статьей Введение в управляемые метаданные.

Обзор службы управляемых метаданных в SharePoint Server

В SharePoint Server управляемые метаданные реализуются через приложение-службу и веб-службу управляемых метаданных, которые запускаются в интерфейсной роли сервера и роли приложения. Если вам нужны отдельные наборы терминов для специального применения, можно создать несколько приложений-служб. Каждое приложение-служба имеет свою базу данных, которая содержит набор терминов, отдельные термины, ключевые слова и т. д.

Подключения между приложением-службой управляемых метаданных и веб-приложениями выполняются путем подключения к управляемым метаданным. С помощью этих подключений можно при необходимости сопоставлять различные приложения-службы метаданных и веб-приложения, а также настраивать функции, связанные с политикой создания наборов ключевых слов и терминов.

Если у вас есть несколько ферм SharePoint Server и вам нужно предоставить им доступ к общему хранилищу терминов управляемых метаданных, можно опубликовать приложение-службу в одной ферме, к которой могут подключиться другие. (Для этого требуется отношение доверия между фермами.)

Приложение-служба управляемых метаданных также предоставляет функции публикации для концентраторов типов контента — семейств сайтов, где можно создавать стандартные типы контента и открывать к ним доступ различным семействам сайтов.

Давайте посмотрим, какие решения необходимо принять, прежде чем приступить к настройке управляемых метаданных.

Изоляция наборов терминов управляемых метаданных

В хранилище терминов можно создавать их различные наборы, которые можно распределять по группам. Такое разделение обеспечивает безопасность, так как вы можете определять, кто может управлять группами и добавлять в них наборы терминов. Вообще, у пользователей есть доступ к этим терминам, и они могут их использовать. Если же вы хотите ограничить доступ к набору терминов для определенной группы пользователей, это можно сделать двумя способами.

Во-первых, можно позволить пользователям создавать локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов. Эти наборы терминов будут недоступны в других семействах сайтов. (Мы подробнее рассмотрим этот вариант в следующем разделе.)

Во-вторых, можно обеспечить еще большее разделение наборов терминов, разместив их в отдельном приложении-службе управляемых метаданных. Таким образом, получится совершенно обособленное хранилище терминов в отдельной базе данных, к которой можно ограничить доступ определенным группам пользователей.

Если у вас есть особо важные области, например юридические материалы или данные о персонале, для которых необходимо хранилище терминов с ограниченным доступом, следует рассмотреть второй вариант. Пользователям этого хранилища терминов можно предоставить доступ и к главному хранилищу.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли вам несколько приложений-служб управляемых метаданных для отдельных хранилищ терминов. (При необходимости вы сможете добавить дополнительные приложения-службы в будущем.)

Использование локальных наборов терминов

Кроме глобальных наборов терминов, доступных во всех коллекциях сайтов, вы можете создавать локальные наборы для определенных коллекций. Создавая столбец управляемых данных для списка SharePoint, пользователи могут создать свой локальный набор терминов, не используя глобальные наборы.

Это может быть полезным, если вы хотите использовать управляемые метаданные, которые не применимы ко всей организации, например метаданные для определенного проекта или события.

С помощью локальных наборов терминов различные команды и бизнес-группы могут создавать свои управляемые метаданные без необходимости запрашивать формальные обновления глобального набора терминов. При этом глобальные наборы можно использовать для основных направлений вашего бизнеса.

Если вы не хотите, чтобы пользователи могли создавать свои локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов, можно отключить эту возможность при настройке подключения к метаданным.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли включить возможность создания локальных наборов терминов для пользователей. (Для каждого создаваемого приложения-службы можно задать различные настройки.)

Ключевые слова и фолксономия управляемых метаданных

Заполняя столбец управляемых метаданных в списке SharePoint, пользователи должны использовать одно или несколько определенных значений в хранилище терминов, к которому подключен этот столбец. Это одно из главных преимуществ управляемых метаданных: вы можете быть уверены, что значение выбрано из предопределенного списка.

Но управляемые метаданные SharePoint также поддерживают функции добавления тегов, которые позволяют помечать элементы SharePoint, например создаваемые документы с ключевыми словами, которых нет в существующем хранилище терминов. Эти ключевые слова накапливаются в списке в хранилище терминов, при этом вы можете упорядочивать их, при необходимости объединяя и добавляя в существующие или новые наборы терминов. Этот подход известен как фолксономия — метод, при котором пользователи могут создавать нужные ключевые слова без необходимости проходить формальную процедуру обновления определенного набора терминов.

Если вам нужен более формальный подход к управляемым метаданным, вы можете отключить эту функцию при настройке подключения к управляемым метаданным. В этом случае пользователям придется выбирать из терминов, существующих в хранилище, и добавлять эти значения в определенные поля, создаваемые для этой цели.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли разрешить пометку элементов SharePoint с помощью ключевых слов, которые отсутствуют в хранилище терминов.

Публикации типов содержимого управляемых метаданных

С помощью службы управляемых метаданных можно предоставить общий доступ не только к управляемым метаданным, но и к типам контента. Указав семейство веб-сайтов в качестве концентратора типов контента при настройке приложения службы управляемых метаданных, вы можете предоставить общий доступ для других семейств веб-сайтов ко всем типам контента в коллекции.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли создать концентратор типов контента. (Вы можете также добавить его позднее.)