Общие сведения о хранении для судебного разбирательства

Статья
09/01/2016

Применимо к: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Последнее изменение раздела: 2015-06-24

При наличии обоснованных предпосылок для судебных исков организациям требуется сохранять электронные данные (включая почту), связанную с делом. Такие предпосылки могут возникать до уточнения подробностей дела, и сохранение часто охватывает широкие области. Организации могут сохранять всю почту, относящуюся к конкретному вопросу, или всю электронную почту отдельных лиц. В зависимости от того, какие процедуры электронного обнаружения используются в организации, к мерам для сохранения электронной почты в организациях можно отнести следующее:

Пользователям можно порекомендовать хранить почту, не удаляя сообщения. Тем не менее пользователи все же могут удалять электронную почту намеренно или случайно.
Могут быть приостановлены механизмы автоматического удаления, например управление записями обмена сообщениями. Это может привести к тому, что в почтовых ящиках пользователей будет скапливаться большой объем электронной почты, из-за чего производительность их работы может снижаться. Приостановка автоматического удаления также не мешает пользователям вручную удалять электронную почту.
В некоторых организациях электронная почта копируется или перемещается в архив, что позволяет предотвратить ее удаление, изменение или подмену. Это ведет к повышению расходов, обусловленных необходимостью ручного копирования или перемещения сообщений в архив или внедрения сторонних продуктов для сбора и хранения электронной почты вне Microsoft Exchange.

Отсутствие возможности хранения электронной переписки может подвергнуть организацию юридическим и финансовым рискам, например к критическому анализу процессов обнаружения и хранения записей в организации, неблагоприятным судебным решениям, санкциям или штрафам.

В Exchange Server 2010 судебное удержание позволяет добиться следующего.

Для пользователей можно включать режим хранения, чтобы поддерживать элементы почтовых ящиков в неизмененном состоянии.
Сохраняются элементы почтовых ящиков, удаленные или измененные пользователями.
Сохраняются элементы почтовых ящиков, автоматически удаляемые службой управления записями обмена сообщениями.
Судебное удержание не затрагивает пользователя, так как работа службы управления записями обмена сообщениями не прерывается.
Допускается поиск и обнаружение хранимых таким образом элементов.

Применение к почтовому ящику функции хранения для судебного разбирательства

Авторизованные пользователи, которые добавлены в группу ролей управления доступом на основе ролей (RBAC) Управление обнаружением или которым назначена роль управления хранением юридической информации, могут включать для пользователей почтовых ящиков режим хранения для судебного разбирательства. Вы можете делегировать эту задачу диспетчерам записей, сотрудникам, ответственным за обеспечение соответствия требованиям, или юристам организации, предоставляя при этом минимально необходимый уровень привилегий. Подробнее о назначении группы ролей Управление обнаружением см. в разделе Добавление пользователя в группу ролей «Управление обнаружением».

В Exchange 2010 SP1 для применения к почтовому ящику функции хранения для судебного разбирательства можно использовать консоль управления Exchange, панель управления Exchange или командную консоль Exchange 2010. В окончательной первоначальной версии Exchange 2010 для перевода почтового ящика в режим хранения для судебного разбирательства используется командлет Set-Mailbox. Подробнее о переводе почтового ящика в режим хранения для судебного разбирательства см. в разделе Включение режима хранения юридической информации для почтового ящика.

Во многих организациях пользователей необходимо уведомлять о включении режима хранения для судебного разбирательства. Кроме того, когда почтовый ящик находится в этом режиме, не требуется приостанавливать действие политик хранения, относящихся к пользователю почтового ящика. Поскольку сообщения продолжают удаляться как обычно, пользователи могут не замечать, что режим хранения для судебного разбирательства включен. Если в организации необходимо уведомлять пользователей о включении режима хранения для судебного разбирательства, можно добавить в свойство Retention Comment почтового ящика пользователя уведомление. Outlook 2010 отображает это уведомление в области Backstage. Свойство Retention Comment можно задать с помощью командной консоли Exchange или консоли управления Exchange.

Примечание.
В Exchange 2010 свойство Retention Comment используется для отображения уведомления для обоих видов удержания (обычного и судебного).

Хранение для судебного разбирательства и квоты почтового ящика

Элементы папки элементов для восстановления не учитываются в квоте почтового ящика пользователя. В Exchange 2010 у папки "Элементы с возможностью восстановления" есть собственная квота. Если пользовательская папка "Элементы с возможностью восстановления" превышает квоту предупреждения (заданную параметром RecoverableItemsWarningQuota), в журнал событий приложений сервера почтовых ящиков добавляется событие. Если папка превышает квоту (заданную параметром RecoverableItemsQuota), пользователи не смогут очистить папку "Удаленные" или безвозвратно удалить элементы почтового ящика. Функция копирования при записи также не сможет создавать копии изменяемых элементов. Соответственно, важно отслеживать квоты папки элементов для восстановления у пользователей в режиме хранения для судебного разбирательства.

Для баз данных почтовых ящиков значения параметров RecoverableItemsWarningQuota и RecoverableItemsQuota по умолчанию равны 20 ГБ и 30 ГБ соответственно. Этого объема обычно хватает для хранения в почтовом ящике переписки за несколько лет в режиме хранения для судебного разбирательства. Чтобы изменить эти значения для базы данных почтовых ящиков, используйте командлет Set-MailboxDatabase. Чтобы изменить их для отдельных почтовых ящиков, используйте командлет Set-Mailbox.

Хранение для судебного разбирательства и папка "Элементы с возможностью восстановления"

Для судебного удержания используется новая функция Exchange 2010 — папка "Элементы с возможностью восстановления". Она заменяет компонент, обычно называемый корзиной в предыдущих версиях Exchange. Папка "Элементы с возможностью восстановления" по умолчанию скрыта в Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web App и других почтовых клиентах. Подробнее о папке "Элементы с возможностью восстановления" см. в разделе Общие сведения об элементах для восстановления.

По умолчанию при удалении сообщения из папки, отличной от папки "Удаленные", сообщение перемещается в папку "Удаленные". Это называется перемещением. Когда пользователь выполняет обратимое удаление элемента (путем нажатия сочетания клавиш SHIFT и DELETE), удаляет элемент из папки "Удаленные" или очищает папку "Удаленные", сообщение перемещается в папку элементов для восстановления; пользователь больше его не видит.

Элементы хранятся в папке "Элементы с возможностью восстановления" в течение срока хранения удаленных элементов, настроенного для базы данных почтовых ящиков пользователя. По умолчанию период хранения удаленного элемента в базах данных почтовых ящиков равен 14 дням. В Exchange 2010 также можно настроить квоту хранения для папки элементов для восстановления. Это позволяет защитить организацию от возможной атаки типа "отказ в обслуживании", проводимой путем быстрого увеличения объема папки элементов для восстановления и самой базы данных почтовых ящиков. Если почтовый ящик не находится в режиме судебного удержания, то при превышении квоты предупреждения или в случае, если элемент находится в папке в течение времени, превышающего период хранения, элементы навсегда удаляются из папки элементов для восстановления в порядке их поступления.

Папка "Элементы с возможностью восстановления" содержит три вложенных папки, используемые для хранения удаленных элементов в различных состояниях, что позволяет упростить судебное удержание.

Удаление. В эту папку перемещаются элементы, удаленные из папки "Удаленные" или удаленные из других папок с возможностью восстановления. Они будут видимы пользователю при использовании функции восстановления удаленных элементов в Outlook. По умолчанию элементы находятся в этой папке до истечения периода хранения удаленного элемента, заданного для почтового ящика.
Очистка. Сюда перемещаются элементы, удаленные из папки элементов для восстановления (с помощью средства восстановления удаленных элементов в Outlook или Outlook Web App). Элементы, для которых истек период хранения, заданный для базы данных почтовых ящиков, также перемещаются в эту папку. Элементы в этой папке не будут видимы пользователям, использующим средство восстановления удаленных элементов. Когда помощник по обслуживанию почтовых ящиков обрабатывает почтовый ящик, элементы в папке "Очистка" удаляются из базы данных почтовых ящиков. Когда почтовый ящик переводится в режим судебного удержания, помощник по обслуживанию почтовых ящиков не удаляет элементы из этой папки.

Версии. Когда пользователь Exchange 2010, для которого включен режим судебного удержания, меняет отдельные свойства элемента почтового ящика, исходный элемент сохраняется для соблюдения требований обнаружения. Перед записью измененного элемента создается копия исходного элемента. Исходная копия сохраняется в папке "Версии". Этот процесс известен как копирование при записи. Копирование при записи применяется к элементам, находящимся в любой папке почтового ящика. Папка "Версии" не видна пользователям.

В следующей таблице перечислены свойства сообщений, которые вызывают копирование при записи.

Свойства, вызывающие копирование при записи

Тип элемента	Свойства, вызывающие копирование при записи
Сообщения (IPM.Note) Сообщения (IPM.Post)	Тема Текст сообщения Вложения Отправители и получатели Даты отправки и получения
Элементы, отличные от сообщений	Любые изменения видимых свойств за исключением следующих: Расположение элемента (когда элемент перемещается между папками) Изменение состояния элемента (прочитан или не прочитан) Изменения тега хранения, примененного к элементу
Элементы в папке "Черновики" по умолчанию	Нет (элементы в папке "Черновики", для которых отменено копирование при записи)

Сообщения (IPM.Note*)

Сообщения (IPM.Post*)

Тема
Текст сообщения
Вложения
Отправители и получатели
Даты отправки и получения

Элементы, отличные от сообщений

Любые изменения видимых свойств за исключением следующих:

Расположение элемента (когда элемент перемещается между папками)
Изменение состояния элемента (прочитан или не прочитан)
Изменения тега хранения, примененного к элементу

Элементы в папке "Черновики" по умолчанию

Нет (элементы в папке "Черновики", для которых отменено копирование при записи)

Важно!
В Exchange 2010 SP1 копирование при записи отключено для элементов календаря в почтовом ящике организатора при получении от участников ответов на приглашения на собрания и обновлении сведений об отслеживании собрания. Изменения в RSS-каналах не фиксируются функцией копирования при записи.

В Exchange 2010 SP1 копирование при записи отключено для элементов календаря в почтовом ящике организатора при получении от участников ответов на приглашения на собрания и обновлении сведений об отслеживании собрания. Изменения в RSS-каналах не фиксируются функцией копирования при записи.

Примечание.
Хотя папки "Очистка" и "Версии" не видны пользователям, все элементы папки элементов для восстановления индексируются службой поиска Exchange и могут обнаруживаться при поиске по нескольким почтовым ящикам.

Когда для пользователя почтового ящика отключается режим хранения для судебного разбирательства, помощник по обслуживанию почтовых ящиков очищает папки "Очистка" и "Версии".

Перенос почтовых ящиков в режиме хранения для судебного разбирательства из Exchange 2010 в Office 365

Если у вас есть гибридное развертывание Exchange, возникают следующие условия при перемещении локального почтового ящика Exchange 2010 в Office 365.

Если локальный почтовый ящик находится в режиме хранения для судебного разбирательства, параметры режима сохраняются после перемещения почтового ящика. Office 365.
Если локальный почтовый ящик находится в режиме хранения для судебного разбирательства, все содержимое в папке "Элементы с возможностью восстановления" перемещается в облачный почтовый ящик в Office 365.

Примечание.
Параметры удержания и содержимое в папке "Элементы с возможностью для восстановления" также сохраняются при перемещении облачного почтового ящика в локальную организацию Exchange 2010.

Существуют другие способы переноса локальных данных электронной почты в Office 365, например поэтапная миграция Exchange или прямая миграция Exchange.

Поэтапную миграцию можно использовать для переноса почтовых ящиков из Exchange 2003 или Exchange 2007 в Office 365. В этих версиях Exchange папка "Элементы с возможностью восстановления" (и ее функции) не существует. Поэтому при переносе почтовых ящиков Exchange 2003 или Exchange 2007 в Office 365 нет содержимого папки "Элементы с возможностью восстановления" для перемещения.
Прямую миграцию можно использовать для переноса почтовых ящиков из Exchange 2003, Exchange 2007 и Exchange 2010 в Office 365. Как было сказано ранее, в почтовых ящиках Exchange 2003 и Exchange 2007 нет папки "Элементы с возможностью восстановления", которую можно перенести. Так как папка "Элементы с возможностью восстановления" появилась в Exchange 2010, ее содержимое переносится Office 365 при использовании прямой миграции для переноса почтовых ящиков Exchange 2010.

Совет.
Для Exchange 2010 рекомендуется выполнить миграцию локальных почтовых ящиков в Office 365, используя гибридное развертывание Exchange.

В начало