Поделиться через

  • Статья

Вопросы переноса для Excel 2007

Обновлено: Март 2007

Назначение: Office Resource Kit

 

Последнее изменение раздела: 2015-03-09

Microsoft Office Excel 2007 предоставляет пользователям намного более надежные расширенные возможности. Перед переходом на Office Excel 2007 пользователи должны больше узнать больше о ее отличиях, чтобы понять, как они могут повлиять на объем и скорость переноса. Далее описаны наиболее значимые функциональные различия и соответствующие поведения.

Диспетчер планирования миграции Microsoft Office (OMPM) помогает спланировать и осуществить перенос. В составе диспетчера OMPM имеются средства сканирования и конвертации, призванные помочь организациям провести инвентаризацию своих документов, проанализировать их готовность работе в системе Выпуск 2007 системы Microsoft Office и получить отчет о проблемах совместимости, которые могут повлиять на перенос. Дополнительные сведения о диспетчере OMPM см. в разделе Оценка окружения с использованием диспетчера планирования миграции Office.

Изменения в Office Excel 2007

Между прежними версиями Office Excel и Office Excel 2007 существует три основных различия:

  • Новые форматы Open XML.

  • Значительно расширенная сетка.

  • Ориентированный на результаты пользовательский интерфейс, предоставляющий большое число команд, вызываемых простым щелчком мыши.

Новые форматы файлов

В Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 и Office Excel 2007 используются новые форматы Open XML. Форматы Open XML — это компактные и надежные форматы файлов, обеспечивающие лучшую интеграцию данных между документами и серверными системами. Они отличаются от двоичных форматов файлов предыдущих версий Microsoft Office.

Формат Open XML — это открытый стандарт, разработанный компанией Ecma International в сотрудничестве с многими разработчиками технологий. Этот стандарт позволяет добиться максимального взаимодействия в разнородной среде и позволяет разработчикам технологий интегрировать в свои решения файлы, созданный в Выпуск 2007 системы Office.

После установки Выпуск 2007 системы Office пользователи по-прежнему могут открывать, изменять и сохранять книги, созданные в прежнем двоичном формате. Такие книги можно конвертировать в форматы Open XML. Это позволяет добиться лучшего взаимодействия между приложениями различных разработчиков и превращает форматы Open XML в наилучшее долгосрочное решение. Для преобразования книги из прежнего формата в форматы Open XML пользователи могут нажать кнопку Microsoft Office, а затем щелкнуть Преобразование. Дополнительные сведения о форматах файлов см. в разделе Справочник по форматам файлов для версии 2007 системы Office.

CautionВнимание:
Перед преобразованием существующих книг организации в формат Open XML пользователям следует учесть имеющиеся ссылки между книгами. Поскольку при сохранении книг в форматах Open XML связи между книгами Office Excel не сохраняются, все связанные книги необходимо преобразовывать одновременно.

Сетки большего размера

Пользователи могут создавать более сложные и подробные книги с таблицами большего размера, доступными в Office Excel 2007. Расширенная сетка позволяет создать более 16 000 столбцов и 1 миллиона строк. При этом расширенная сетка не совместима с предыдущими версиями Office Excel. Данные в ячейках, выходящих за пределы границ таблицы прежней версии (A1:IV65536), безвозвратно удаляются при сохранении книги в формате Office Excel 97-2003. Все формулы, ссылающиеся на ячейки, выходящие за границы таблиц предыдущих версий, также искажаются.

Пользователи Office Excel 2007, планирующие использовать книги совместно с пользователями, работающими в предыдущих версиях Office Excel, не должны вводить данные за пределами границ таблицы предыдущей версии. В качестве альтернативного решения пользователи могут работать в режиме совместимости, позволяющем решить эти проблемы за счет контроля таблиц большего размера для соответствия размеру таблиц предыдущих версий Office Excel.

Новый пользовательский интерфейс

В Office Excel 2007 используются преимущества нового пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent, предлагающего мощные и легкодоступные инструменты, повышающие эффективность работы. Большинство меню, панелей инструментов и панелей задач заменяет лента Office Fluent, в которой команды организованы по объекту и сценарию и объединены в группы на вкладках. Лента Office Fluent позволяет получить доступ к большему числу функций с меньшими усилиями. После перехода на Office Excel 2007 новый пользовательский интерфейс становится доступным даже при работе с книгами, созданными в версиях до Office Excel 2007.

Открытие книг Excel 97–2003 в Office Excel 2007

Большинство функциональных возможностей, существующих в предыдущих версиях Office Excel, остаются доступными при открытии книги в Office Excel 2007. В некоторых случаях поведение книг может не отвечать ожиданиям пользователей, что может быть обусловлено удалением или изменением функции, использованной в книге, или связью формулы с форматом файла или определенной версией Office Excel, использованной для создания книги.

В этом разделе описаны функции следующих областей в предыдущих версиях Office Excel, которые недоступны или значительно изменены в Office Excel 2007:

  • Средства обеспечения совместимости

  • Изменения форматов

  • Визуализация и макеты

  • Списки и сводные таблицы

  • Ссылки и имена

Средства обеспечения совместимости

Office Excel 2007 поддерживает совместимость с большинством общих функций, используемых в предыдущих версиях Office Excel. Некоторые редко используемые в предыдущих версиях Office Excel функции были признаны устаревшими и исключены. Большинство функций, часто используемых пользователями, по-прежнему существуют в Office Excel 2007. В Office Excel 2007 также реализованы средства обеспечения совместимости, способствующие предотвращению потери данных при работе с разными версиями Office Excel.

Режим совместимости

Режим совместимости связан с форматом файлов Office Excel 97-2003 и отключает новые функции в Office Excel 2007, не совместимые с предыдущими версиями Office Excel. Например, при открытии книги в Office Excel 2007 в режиме совместимости, увеличенный размер таблицы подавляется, поэтому пользователи не могут вводить данные, формулы или ссылки в ячейки, выходящие за пределы границ таблицы меньшего размера, поддерживаемых в предыдущих версиях Office Excel.

При открытии книги, сохраненной в формате файла Office Excel 97-2003 (XLS), режим совместимости включается автоматически. Подобным образом, при работе с новой книгой, которую предстоит использовать в прежних версиях Office Excel, можно задействовать режим совместимости (сохранив файл в формате файла Office Excel 97-2003, закрыв и повторно открыв его) для предотвращения случайного использования функций и возможностей, несовместимых с предыдущими версиями Office Excel. Эта возможность особенно важна для пользователей, планирующих совместное использование книг с коллегами, не выполнившими переход на Office Excel 2007.

В режиме совместимости можно по-прежнему работать с пользовательским интерфейсом Office Fluent и иметь доступ к большинству новых возможностей. В книге отключаются только несовместимые возможности, такие как таблицы большего размера. Подобным образом, при сохранении книги в формате файлов Office Excel 97–2003 такая книга автоматически переключается в режим совместимости при ее следующем открытии. Для отключения режима совместимости книгу можно преобразовать в один из новых форматов, а затем открыть ее еще раз. Это можно сделать одним действием при помощи команды Преобразование: нажать кнопку Microsoft Office и щелкнуть Преобразование.

Средство проверки совместимости

Средство проверки совместимости запускается автоматически по умолчанию при сохранении книги в формате файлов Office Excel 97-2003. Средство выполняет поиск функций и характеристик, не поддерживаемых предыдущими версиями Office Excel. Средство проверки совместимости можно также отключить, чтобы оно не запускалось автоматически при сохранении книги в прежнем формате файлов.

Средство проверки совместимости выявляет два типа проблем совместимости: возможности, которые сохраняются, но работающие иначе в предыдущих версиях Office Excel, и функции, отключаемые в режиме совместимости и не работающие в предыдущих версиях Office Excel. Список обнаруженных проблем отображается в диалоговом окне, позволяя пользователю отреагировать и выполнить действие, прежде чем данные или функции будут потеряны. Средство проверки совместимости создает список проблем, найденных в книге, указывает, сколько раз встречается каждая проблема, определяет средства, способствующие поиску проблем, и предоставляет дополнительные справочные данные по типам выявленных проблем.

Изменения форматов

Форматы Open XML в Office Excel 2007 в точности отражают и представляют форматы двоичных данных прежних версий Office Excel. Это означает, что пользователи могут по-прежнему читать и изменять в Office Excel 2007 большинство книг, созданных в предыдущих версиях Office Excel.

Более надежные форматы Open XML учитывают больше типов файлов. Некоторые типы файлов более не используются. Следовательно, имена и расширения были изменены следующим образом:

  • Отключена поддержка некоторых устаревших типов файлов.

  • Имена форматов файлов Office Excel 97-2003 изменены во избежание путаницы.

  • Новым типам файлов Office Excel 2007 присвоены новые имена и новые расширения имен файлов.

Новые и переименованные имена файлов и расширения имен файлов

Новым форматам файлов в Office Excel 2007 присвоены новые расширения имен файлов. Эти новые соглашения об именах позволяют избежать путаницы при работе с различными версиями Office Excel. Новые возможные имена файлов перечислены в следующей таблице, и их можно увидеть в диалоговом окне Сохранить как.

Тип файла Расширение имени файла

Книга Office Excel 2007

XLSX

Книга Office Excel 2007 с поддержкой макросов

XLSM

Двоичная книга Office Excel 2007

XLSB

Шаблон Office Excel 2007

XLTX

Шаблон Office Excel 2007 с поддержкой макросов

XLTM

Надстройка Office Excel 2007

XLAM

Отключение поддержки некоторых форматов файлов

Некоторые прежние форматы файлов использовались крайне редко. Office Excel 2007 больше не поддерживает эти форматы файлов. После перехода на Office Excel 2007 пользователи более не смогут открывать или сохранять книги следующих форматов файлов:

  • WK1 (1-2-3)

  • WK4 (1-2-3)

  • WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)

  • WKS (1-2-3)

  • WK3 (1-2-3)

  • WK1, FMT (1-2-3)

  • WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)

  • WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)

  • DBF 2 (dBASE II)

  • WQ1 (Quattro Pro/DOS)

  • WK3, FM3 (1-2-3)

  • Диаграмма Microsoft Excel (XLC)

  • WK1, ALL(1-2-3)

  • WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)

  • WKS (Works Japanese) (.wks)

Формат файлов HTML только для публикации

По причине ограниченного использования в качестве основного формата файла Office Excel 2007 более не сохраняет сведения только о функциях Excel в форматах файлов HTML. Команда Сохранить в формате HTML главным образом используется в качестве формата для публикаций, и Microsoft продолжает поддерживать эту команду для обеспечения возможности создания документа для просмотра в браузере. HTML-файлы можно по-прежнему открывать в Office Excel 2007. Специфические функции Office Excel, содержащиеся в файлах и созданные в предыдущей версии Office Excel, сохраняются. Эти файлы следует сохранять в основной версии документа в одном из новых форматов файлов. Для публикации файлов следует использовать формат HTML.

Microsoft Script Editor

В Office Word 2007, Office PowerPoint 2007 в Office Excel 2007 исключена интеграция с Microsoft Script Editor в рамках решения о прекращении поддержки HTML в качестве полноценного формата файлов. Это изменение означает, что компоненты отладки сценариев в Office Excel 2007 не устанавливаются по умолчанию. Microsoft Script Editor можно по-прежнему установить с пакетами Microsoft Office для использования в качестве отдельной программы изменения HTML-файлов.

Визуализация и макеты

Выпуск 2007 системы Office представляет много улучшений в средствах визуализации и подготовки документов. Самые заметные отличия Office Excel 2007 отмечаются в следующих областях:

  • Автоформат и галереи стилей

  • Диаграммы

  • Фигуры

Автоформат

В Office Excel 2007 включены галереи и функции, которые теперь называются "стилем таблицы" и "стилем сводной таблицы". Это значительное улучшение по сравнению с возможностью автоформатирования, доступной в предыдущих версиях Office Excel. Функция автоформатирования на ленте Office Fluent отсутствует, но ее можно добавить в панель быстрого доступа, которая представляет собой набор инструментов в виде значков, расположенный над лентой Office Fluent и настраиваемый пользователями.

Диаграммы

Создание диаграмм теперь стало частью общей области рисования Microsoft Office в Выпуск 2007 системы Office. Это означает, что некоторые возможности построения диаграмм, характерные для предыдущих версий Office Excel, в Office Excel 2007 стали недоступны. В большинстве случаев эти функции заменены более надежными возможностями.

Хотя некоторые функции построения диаграмм были исключены или изменены, пользователи Office Excel 2007 по-прежнему смогут просматривать диаграммы в том виде как они были созданы в предыдущих версиях Office Excel. Проблемы могут возникнуть при попытке внесения изменений в функции построения диаграмм, которые более не поддерживаются в Office Excel 2007. Список определенных функций построения диаграмм, недоступных в Office Excel 2007, и способы решения проблем, перечислены далее.

  • Изменение размера нескольких диаграмм. Теперь пользователи не могут изменять тип нескольких диаграмм одновременно. Каждая диаграмма теперь изменяется по отдельности.

  • Нажатие клавиши F11 для создания копии заполненной таблицы диаграммы. Клавиша F11 для заполненной таблицы диаграммы более не действует для создания таблицы диаграммы с теми же данными. При нажатии этой клавиши в Office Excel 2007 создается пустая таблица диаграммы.

  • Непосредственное вращение 3D-диаграмм. В предыдущих версиях Office Excel для непосредственного управления 3D-представлением диаграммы используется мышь. Для этого используется диалоговое окно Поворот объемной фигуры в Office Excel 2007.

  • Узорные заливки. Узорные заливки для объектов фигур заменены на заливку рисунками и текстурами. Существующие файлы будут иметь тот же вид при загрузке. Возможность создавать новые фигуры с прежними узорными заливками была при создании новых функций рисования.

  • Изменять размеры вместе с окном. В предыдущих версиях Office Excel есть команда Изменть размеры вместе с окном, позволяющая автоматически менять размер диаграмм в таблицах при изменении размера окна. Эта возможность исключена. Для достижения аналогичных результатов служит команда Масштабировать выделенный фрагмент.

  • Автоматическое создание текстового поля при наборе текста. Текстовое поле теперь не создается автоматически при наборе текста в выбранной диаграмме. Для вставки текстовых полей служит команда Добавить надпись.

  • Режим вставки по умолчанию в Word и PowerPoint. По умолчанию копирование и вставка диаграммы из Office Excel 2007 в Office Word или приложение создания презентаций Office PowerPoint используется параметр связанный. Этот параметр можно изменить на рисунок или вся книга в меню Параметры вставки, которое отображается сразу после вставки диаграммы.

  • Таблица Word в качестве источника данных. В отличие от предыдущих версий Office Word пользователь не может использовать таблицу в качестве источника данных для новой диаграммы в Office Word 2007. В выбранной таблице Office Word пользователь видит не данные, а пример данных. Для замены примера данных необходимо скопировать и вставить действительные данные в новую диаграмму.

  • Размер диаграммы при выводе на печать. Параметр Размер диаграммы при выводе на печать удален с вкладки Диаграмма диалогового окна Параметры страницы. В Office Excel 2007 поведение соответствует параметру Настраиваемый в Office Excel 2003.

  • Перетаскивание данных на диаграмму. Для добавления данных в диаграмму в предыдущих версиях Office Excel данные можно выделить и перетащить на диаграмму. Эта возможность теперь недоступна в Office Excel 2007. Office Excel 2007 по-прежнему поддерживает другие, более распространенные способы добавления данных к диаграмме.

  • Непосредственная работа с точками данных на диаграммах. В предыдущих версиях Office Excel пользователи могли перетаскивать точки данных на диаграмме, изменяя исходные значения данных в таблице. Эта редко используемая функция в Office Excel 2007 не используется.

Фигуры

Во всех приложениях Выпуск 2007 системы Office появились новые версии фигур с новыми возможностями форматирования, обновленным пользовательских интерфейсом, интеграцией с новыми стилями и темами Microsoft Office 2007 и совместимостью с другими возможностями, отсутствующими в предыдущих версиях OfficeArt. В Выпуск 2007 системы Office название OfficeArt изменено на SmartArt.

Большинство фигур в книге автоматически преобразуются в новую версию фигур при открытии книги Excel 97-2003 в Office Excel 2007. Это позволяет пользователям воспользоваться преимуществами функций галерей фигур SmartArt в Office Excel 2007.

Автоматическое обновление происходит не всегда, и в таких случаях фигуры OfficeArt остаются неизменными, и их можно использовать в предыдущем формате. К таким возможностям относятся комментарии, элементы управления формами (включая фоновые рисунки листа диалога), объекты Microsoft ActiveX, фигуры, используемыми в Office Excel 2007 для обеспечения различных функций (таких как раскрывающиеся списки фильтров, стрелки аудита и цикличных ссылок, овалы проверки данных), объекты OLE, объекты инструмента камеры, рукописные примечания, рисунки колонтитулов, организационные диаграммы и схемы из прежних версий.

Важно отметить, что если фигуры, созданные в предыдущих версиях Office Excel, не были обновлены, то их невозможно группировать с фигурами, созданными в Office Excel 2007, или обновленными фигурами. Подобным образом, обновляемые и необновляемые диаграммы нельзя выбрать одновременно. В результате типы объектов накладываются при их смешении. Более старые версии фигур накладываются на все новые версии. Новые версии диаграмм не отображаются на переднем плане листов диалогов предыдущих версий.

Несмотря на наличие диаграмм в документе пользователи не смогут видеть диаграммы нижнего слоя ниже листов диалога. Для доступа к новым фигурам служит команда Выбор объектов. Для выбора фигур из предыдущих версий Office Excel следует использовать команду Выбор нескольких объектов в окне Настройка.

Списки и сводные таблицы

Изменения в Office Excel 2007 коснулись следующих аспектов списков и сводных таблиц:

  • Автофильтр.

  • Свойство AutoFilterMode.

  • Списки теперь называются таблицами.

  • Добавление новых записей в таблицы.

  • Имена таблиц.

  • Списки Office SharePoint Server и обратная запись в Office SharePoint Server 2007.

  • Сводные таблицы.

Автофильтр

Фильтрация используется для отображения подмножества данных или части книги, и скрытия остальных данных или книги с экрана. В Office Excel 2007 эта возможность была изменена и теперь обеспечивает простой доступ к наиболее частым задачам фильтрации: фильтрации по более чем двум условиям и фильтрации по формату.

Свойство AutoFilterMode

В Office Excel 2003 можно было создавать макросы для проверки свойства AutoFilterMode при наличии выделенного фрагмента в списке (в Office Excel 2007 списки называются таблицами) и определения состояния автофильтрации для списка. В Office Excel 2007 свойство AutoFilterMode используется для автофильтров листов, и не используется для автофильтров, являющихся частью таблицы. Это обусловлено свойствами Office Excel 2007, назначающими каждой таблице собственный объект AutoFilter, что в свою очередь позволяет использовать несколько автофильтров на листе за счет использования таблиц.

Свойство AutoFilterMode может работать неправильно при открытии книги Office Excel 2003 с макросами, используемыми для проверки свойства AutoFilterMode для списка (таблицы). Это не отражается на документах или макросах, созданных в версиях Office Excel до Office Excel 2003.

Для решения этой проблемы задачу AutoFilter следует включать из объекта списка, а не на уровне макросов.

Списки называются таблицами

Возможность работы со списками была введена в Office Excel 2003 в качестве способа простого отслеживания списков данных, таких как данные контрактов и заказов. Эта возможность также позволила отображать списки и данные с сайта Office SharePoint Server в Office Excel 2003. В Office Excel 2007 списки теперь называются таблицами как в приложениях Microsoft Office, таких как Office Word и Office PowerPoint.

Другие изменения позволили сделать списки более надежным средством организации. При работе с книгами, содержащими списки, созданные в предыдущих версиях Office Excel, можно заметить отличия в поведении возможности таблиц в Office Excel 2007. Эти различия описаны далее.

Добавление новых записей в таблицу

Специальная строка, используемая для добавления новых записей к списку, отображается в Office Excel 2003 в нижней части списка. Хотя эта строка удалена из таблиц в Office Excel 2007, новые поля добавить крайне просто. В большинстве случаев для добавления новой строки в таблицу следует просто набрать текст под таблицей в Office Excel. Если под таблицей уже расположены данные или другой объект, то можно воспользоваться командой Вставить строку в меню Таблица.

Имя таблицы

При создании таблицы для того же диапазона в Office Excel 2007 создается определенное имя. Это имя используется в качестве ссылки на таблицу в формулах с использованием новой возможности структурированных ссылок.

Имена, используемые для сводных таблиц и таблиц, созданных в предыдущих версиях Office Excel, могут не отвечать требованиям к именам диапазонов в Office Excel 2007. При открытии этих объектов в Office Excel 2007 их имена необходимо изменить. Это гарантирует, что эти объекты можно использовать в формулах или других функциях.

Тип имен таблиц, используемых для ссылок, основан на существующей функции определенных имен в Office Excel. Следовательно, имена таблиц наследуют все ограничения определенных имен, такие как отсутствие пробелов и поддержки некоторых символов. Имя таблицы, ранее доступное только через объектную модель, не имеет тех же ограничений, поэтому это две отдельных функции.

Списки Office SharePoint Server 2007 и обратная запись

Office Excel 2003 позволяет пользователю подключаться (читать) и обновлять (записывать) списки, расположенные на сайте Office SharePoint Server 2007. Списки, созданные в Office Excel 2003 и подключенные к сайту Office SharePoint Server 2007, используются как раньше, даже при их открытии в Office Excel 2007. Пользователи могут и далее обновлять сайт Office SharePoint Server 2007. Однако из Office Excel 2007 исключена возможность обновления. Это означает, что новые таблицы, подключаемые к сайту Office SharePoint Server 2007, не поддерживают возможность обратной записи.

Публикация таблицы на сайте Office SharePoint Server 2007 по-прежнему возможна при однократной записи. Ссылки на список после публикации становятся доступными только для чтения. Для обновления списка Office SharePoint Server 2007 можно обновить данные таблицы в Office Excel, но непосредственное обновление данных на сайте Office SharePoint Server 2007 не допускается.

Кроме добавления этих новых режимов работы, подключения чтения/записи к сайту Office SharePoint Server 2007 преобразуются в подключения только для чтения при сохранении книги в формате файлов Office Excel 2007. Во время сохранения отображается предупреждающее сообщение, позволяющее отменить операцию и обработать неисполненные изменения.

Подключения только для чтения к сайту Office SharePoint Server 2007 используются так же, как другие запросы внешних данных. Например, столбец ID более не виден пользователям. Этот столбец отображается только в том случае, если является частью представления этого списка. Столбец ID или любой другой столбец можно удалить. Столбцы можно также добавлять в середину или конец. Это позволяет создавать вычисляемые столбцы на основе существующих. Можно также переименовывать заголовки, изменять значения данных для прямого анализа, вставлять или удалять строки таблицы и применять настраиваемые правила проверки данных.

Перечисленные действия не влияют на данные на сайте Office SharePoint Server 2007, поскольку сохранение изменений или обновления на сайте Office SharePoint Server 2007 не допускается. Другими словами, работа с таблицей, подключенной к сайту Office SharePoint Server 2007, должна быть такой же удобной, как работа с обычной книгой в режиме только для чтения.

Сводные таблицы

В Office Excel 2007 много изменений претерпели формулы и архитектура динамических представлений сводных таблиц. Эти изменения позволяют выполнять больше действий со сводными таблицами, но также создают проблемы при переходе с предыдущих версий Office Excel.

Для поддержания целостности и функциональности сводных таблиц свойство версии сводных таблиц полностью отделено от свойства версии Office Excel. Сводные таблицы в Office Excel 2007 имеют версию 12 (xlPivotTableVersion12). Сводные таблицы, созданные в предыдущих версиях Office Excel, имеют другой номер версии. Например, сводные таблицы версии 10 (xlPivotTableVersion10) создаются в Office Excel 2002 или Office Excel 2003.

При работе в Office Excel 2007 версия сводной таблицы определяется в зависимости от того, работает ли пользователь в режиме совместимости. Новые сводные таблицы, создаваемые в такой книге, создаются в версии 10, если текущая книга открыта в режиме совместимости. Новые сводные таблицы получают версию 12, если книга открыта не в режиме совместимости.

При сохранении книги в режиме совместимости в одном из новых форматов файлов, сводные таблицы в такой книге помечаются для обновления. Переход на версию 12 и включение новых возможностей сводных таблиц происходит при обновлении каждой таблицы.

Важно отметить, что нельзя понизить версию 12 сводных таблиц до версии 10, даже если книга сохранена с использованием предыдущего формата файлов. Это означает, что сводные таблицы версии 12, создаваемые в Office Excel 2007, не могут быть изменены или обновлены при их открытии в предыдущих версиях Office Excel. Однако сводная таблица сохраняет все возможности и может быть изменена или обновлена в Office Excel 2007.

Если планируется использовать сводную таблицу совместно с другими пользователями, работающими в предыдущей версии Office Excel, то если этим пользователям необходимо обновить сводные таблицы, важно убедиться, что сводные таблицы создаются в версии 10 сводных таблиц. Самый простой способ добиться этого — использовать режим совместимости.

Кроме этой разницы в версиях, на поведении сводных таблиц влияют другие функциональные изменения. Следующие возможности были исключены или значительно ограничены в Office Excel 2007 по причине низкой востребованности пользователями. В ряде случаев эти функции заменены более совершенными возможностями сводных таблиц.

Вычисляемые элементы

Вычисляемые элементы, определяемые в кубах OLAP, по умолчанию в сводных таблицах версии 12 не отображаются. Это не распространяется на вычисляемые меры (вычисляемые элементы в измерении "Меры"), которые отображаются всегда. Вычисляемые элементы отображаются по умолчанию в Office Excel 2003. Однако этой функцией можно управлять в объектной модели (PivotTable.ViewCalculatedMembers) как в Office Excel 2003, так и в Office Excel 2007. Этот параметр также добавлен на вкладку Вывод диалогового окна Параметры сводной таблицы в Office Excel 2007, чтобы при необходимости упростить отображение вычисляемых элементов.

Фильтрация с использованием служб Analysis Services SQL Server 2005

Новые возможности фильтрации в сводных таблицах OLAP требуют поддержки подзапросов выборки на сервере OLAP. Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services поддерживает подзапросы выборки для обеспечения доступности всех новых возможностей сводных таблиц. В предыдущих версиях SQL Server Analysis Services подзапросы выборки не поддерживались. При работе в предыдущих версиях в сводных таблицах Office Excel 2007 доступны только возможности сводных таблиц Office Excel 2003.

Мастер кубов OLAP

Мастер кубов OLAP позволяет создавать файлы кубов OLAP из реляционных источников данных и добавлять иерархическую организацию данных к реляционным данным в предыдущих версиях Office Excel. Реляционные данные можно просматривать в сводных таблицах с сохранением данных в отдельном файле. Мастер кубов OLAP исключен из Office Excel 2007 по причине редкого использования. Сводные таблицы можно по-прежнему создавать на основе реляционных данных при помощи более распространенных способов: прямо подключаясь к реляционным данным или импортируя данные в книгу Office Excel.

Мастер сводных таблиц

Мастер сводных таблиц более не выступает в качестве основного пользовательского интерфейса для создания сводных таблиц в Office Excel 2007. Для создания сводных таблиц для большинства целей используется новое, одношаговое диалоговое окно. Пользователи могут добавить мастер сводных таблиц и сводных диаграмм на панель быстрого доступа. Этот мастер предлагает следующие возможности:

  • Определяемые сервером поля страниц.

  • Возможность оптимизации памяти.

  • Возможность явного создания сводной таблицы на основе другой сводной таблицы.

  • Несколько диапазонов консолидации.

Отслеживание настроек

В версии 12 сводных таблиц OLAP можно отслеживать настройки элементов, даже если эти элементы временно не отображаются в сводной таблице. Это относится к форматированию, применяемому к элементам, и к настраиваемым подписям элементов. Это улучшение возможностей Office Excel 2003, где настраиваемые подписи и форматирование терялись при сворачивании родительского поля. Сведения о родительских полях сохраняются и применяются в Office Excel 2007 после операций сворачивания и разворачивания. При удалении поля из сводной таблицы Office Excel 2007 сохраняет настраиваемые подписи, поэтому они отображаются после возвращения этого поля в сводную таблицу в дальнейшем.

Ссылки и имена

Хотя некоторые возможности и функции не претерпели изменений в Office Excel 2007, при открытии книги, созданной в предыдущих версиях Office Excel, в Office Excel 2007, могут отмечаться проблемы с формулами. Ссылки на ячейки и имена могут не соответствовать соглашению об именовании и ссылках, которое обеспечивается таблицей большего размера. Следует знать о следующих возможных проблемах в существующих книгах.

Ссылки на полные столбцы или строки

При преобразовании книги из предыдущей версии Office Excel в формат файлов Office Excel 2007 новые ячейки в таблице большего размера в Office Excel 2007 автоматически учитываются ссылками на полные строки и столбцы. Это происходит потому, что ссылка =A:A относится к ячейкам A1:A65536 в предыдущих версиях Office Excel, и та же ссылка указывает на ячейки A1:A1048536 в формате Office Excel 2007.

Ссылки на полные строки и столбцы часто используются в качестве быстрого способа просмотра всех данных в диапазоне этой строки и столбца. При вводе данных далее в столбце или строке, которые не должны быть включены в ссылку, могут возникнуть проблемы. Кроме того, результаты функций, ссылающиеся на полные строки или столбцы, могут меняться при преобразовании в формат Office Excel 2007. В качестве примера можно привести функции COUNTBLANK, ROWS и COLUMN, подсчитывающие число ячеек, строк или столбцов в ссылке.

Имена и подписи заголовков столбцов

После добавления более 16 000 столбцов подписи заголовков столбцов в Office Excel 2007 теперь расширились до XFD. Многие имена, которые можно было определить в предыдущих версиях Office Excel (например, USA1, FOO100, MGR4) теперь являются допустимыми ссылками на ячейки. Кроме того, имена, начинающиеся с "xl" теперь зарезервированы в Office Excel 2007 для внутреннего использования.

В случае обнаружения несовместимых имен при преобразовании в формат файлов Office Excel 2007 отображается предупреждение о конфликте, и в начало всех несовместимых имен автоматически добавляется знак подчеркивания (_), делая их уникальными. Ссылки на внешние книги и функции, использующие строковые ссылки (например, INDIRECT), при преобразовании в формат файлов Office Excel 2007 не обновляются, и их необходимо изменить вручную.

Определенные имена со ссылками с использованием кода Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) в Office Excel 2007 не изменяются. Код VBA, ссылающийся на несовместимые имена, не будет работать и должен быть обновлен пользователем или ИТ-персоналом. Для этого используется операция поиска и замены старых имен.

Открытие книги Office Excel 2007 в более ранних версиях Office Excel

Разумно предположить, что после перехода на Office Excel 2007 пользователи по-прежнему будут использовать книги Excel совместно с другими пользователями, работающими в более ранних версиях Office Excel. Для упрощения совместного использования файлов в разных версиях Office Excel существует два способа.

При сохранении файла как книги Office Excel 97-2003 или его открытии с помощью средства обеспечения совместимости с книгой можно работать так же, как в предыдущих версиях. Однако некоторые возможности, функции и данные, введенные в книгу Office Excel 2007, могут не отображаться в предыдущих версиях Office Excel и не использоваться в них. При открытии книги Office Excel 2007 в предыдущих версиях Office Excel можно ожидать появления следующих проблем.

Условное форматирование

Пользователям Office Excel 2007 предоставляется много улучшений возможностей условного форматирования, включая новые и более надежные средства визуализации, пользовательский интерфейс ленты Office Fluent и новые правила условного форматирования. Увеличение числа одновременно используемых параметров условного форматирования и ряд дополнительных функций простых и сводных таблиц также позволяют добиться улучшенного условного форматирования. При совместном использовании книги Office Excel 2007 с пользователями, работающими в предыдущих версиях Office Excel, важно, чтобы пользователи знали о выполнении условного форматирования в предыдущих версиях.

Сохранение форматирования

В целом, все условное форматирование, созданное в книге Office Excel 2007, остается при сохранении форматирования в более раннем формате файлов. Поскольку условное форматирование — это еще одно свойство, присваиваемое ячейке, оно не затрагивается при изменении пользователем данных, шрифта, границ и так далее. Если условное форматирование не изменено, пользователь сможет открывать и сохранять файл в предыдущих версиях Office Excel без потери нового условного форматирования.

В более ранних версиях Office Excel не могут отображаться новые зрительные образы данных, такие как гистограммы, наборы значков и цветовые шкалы, но это не означает, что зрительные образы утеряны. Зрительные образы сохраняются и видны при открытии книги в Office Excel 2007. Но если открыть книгу в более ранних версиях, некоторые зрительные образы отображаться не будут, а другие будут иметь немного другой вид, так как в более ранних версиях Office Excel они меняются на совместимый образ подобного качества, если новая возможность не поддерживается. Например, в Office Excel 2007 доступно больше оттенков синего цвета. При открытии файла со ссылкой на недоступный синий цвет в более ранней версии Office Excel, пользователь по-прежнему будет видеть синий цвет, но другого оттенка.

Файлы с новым условным форматированием можно изменять в предыдущих версиях Office Excel. Пользователи могут менять значения ячеек, диапазоны сортировки, добавлять форматирование и выполнять ряд других задач без изменения условного форматирования. В целом, если условное форматирование для диапазона ячеек непосредственно не изменяется, то оно появляется вновь при повторном открытии книги в Office Excel 2007.

Создание форматов для использования в нескольких версиях

При создании книг для использования в нескольких версиях Office Excel и сохранения их внешнего вида независимо от версии Office Excel не следует использовать новые зрительные образы и правила.

В следующем списке новых возможностей условного форматирования указаны функции, влияющие на внешний вид книг при открытии в предыдущих версиях Office Excel. Следует избегать использования этих функций в описанных случаях.

  • Использование более трех условий для форматирования. В предыдущих версиях Office Excel число условий на ячейку ограничено тремя. При применении более трех условий в книге Office Excel 2007 только первые три условия будут отображаться в предыдущих версиях Office Excel.

  • Наложение условного форматирования. Пользователи могут определить накладываемое условное форматирование в Office Excel 2007, но в предыдущих версиях Office Excel все правила не оцениваются, и такие ячейки могут иметь другое форматирование.

  • Новые зрительные образы. Гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков не отображаются в более ранних версиях Office Excel.

  • Остановить, если истина. В Office Excel 2007 используется новый параметр условного форматирования для обработки дополнительных правил форматирования, даже при выполнении предыдущего условия. Более ранние версии Office Excel не распознают этот параметр, поэтому выполнение останавливается после первого истинного условия.

  • 10 первых или сравнить со средним значением. В Office Excel 2007 можно применять условаия к подмножеству значений. Эти параметры условного форматирования в более ранних версиях Office Excel отсутствуют, и условие в предыдущих версиях рассчитывается для всех значений.

  • Несмежное форматирование. В Office Excel 2007 поддерживается дополнительное условное форматирование для диапазонов, не примыкающих друг к другу. Этот тип условного форматирования не поддерживается более ранними версиями Office Excel.

Несовместимость размера таблицы

Данные (включая данные в ячейках, диаграммы и все остальные объекты), находящиеся в ячейках, выходящих за границы таблицы в более ранней версии Office Excel (A1:IV65536) полностью удаляются из книги при ее открытии или сохранении в Office Excel 2003 или более ранних форматах. Следовательно, при использовании книги в более ранних версиях Office Excel и новой версии Office Excel 2007, корпорация Майкрософт строго рекомендует не вводить данные в ячейки и не создавать ссылки, указывающие на данные в ячейках, выходящих за границы таблицы более ранних версий Office Excel, поскольку при открытии в предыдущих версиях эти ячейки будут отсутствовать. Режим совместимости помогает избежать этой проблемы, контролируя таблицу большего размера в Office Excel 2007 для использования с более ранними версиями Office Excel.

При сохранении файла, содержащего ссылки на ячейки вне диапазона A1:IV65536, в более раннем формате файлов Office Excel 2007 дает возможность заново рассчитать книгу при ее повторном открытии. Может также отображаться предупреждающая подсказка о необходимости пересчитать ячейки. Все формулы и ссылки будут пересчитаны на основе фактических данных в книге. Ячейки со ссылками вне диапазона A1:IV65536 изменяются на #ССЫЛ!. При отображении этого предупреждения следует выполнить одно из указанных действий.

  • Выберите да в ответ на предупреждение, чтобы гарантировать, что пользователи, просматривающие книгу, будут видеть значения ячеек, в точности отражающие данные в книге. Пример. Ячейка со ссылкой на ячейку A100000 и значением этой ячейки теперь будет иметь вид #ССЫЛ!, поскольку ячейка A100000 не существует.

  • Выберите нет в ответ на предупреждение, чтобы отправить снимок значений диапазона A1:IV65536, даже если какие-то значения являются недопустимыми по причине потери данных. Например, в ячейке со ссылкой на ячейку A100000 и значением, ее значение по-прежнему отображается несмотря на то что ячейка A100000 более не существует, поскольку ссылка на ячейку не была пересчитана в Office Excel.

Несовместимость таблиц и списков

Функция таблиц (прежнее название — список) была впервые введена в Office Excel 2003. Данные таблицы отображаются при открытии книги Office Excel 2007 в версии Office Excel до версии Office Excel 2003, но функциональные возможности таблиц недоступны. При повторном открытии в Office Excel 2007 книга, включая данные в таблице, может измениться, а таблица должна остаться без изменений. При этом изменения структуры книги, вносимые в версиях Office Excel до версии Office Excel 2003, такие как вставка или удаление ячеек и столбцов, может привести к потере таблицы (не данных) при открытии файла в Office Excel 2007.

Внешний запрос данных

Внешний запрос данных, созданный в Office Excel 2007, будет внешним запросом в более ранних версиях Office Excel, но без функциональных возможностей таблицы. Внешний запрос данных можно по-прежнему обновлять и изменять без использования возможностей таблиц. Впоследствии функция таблиц должна появиться вновь при открытии файла в Office Excel 2007, но некоторые типы изменений могут привести к потере таблицы. В таких случаях возможности работы с данными и внешними данными сохраняются.

Новые возможности обеспечения безопасности

Для защиты данных в Office Excel 2007 существуют следующие новые возможности:

  • Центр управления безопасностью и панель сообщений.

  • Надежные расположения.

  • Запрет пустых макросов.

  • Изменение уровней безопасности.

  • Усовершенствование возможностей программирования.

  • Взаимодействие между Office Excel 2007 и Internet Explorer.

Центр управления безопасностью и панель сообщений.

Центр управления безопасностью — это новая возможность в Выпуск 2007 системы Office, объединяющая все параметры обеспечения безопасности для каждой программы в одном месте, общем для всех приложений в Выпуск 2007 системы Office. Кроме объединения всех параметров безопасности в одном центральном местоположении, Центр управления безопасностью содержит панель сообщений, заменяющую сообщения системы безопасности при открытии книги Excel. Эта панель сообщений аналогична сообщению о блокировании всплывающих окон в браузере Windows Internet Explorer.

По умолчанию, все потенциально опасное содержимое в книге Excel блокируется или отключается без запроса. При открытии книги решения об обеспечении безопасности принимать нельзя. Например, в документах с макросами, элементами управления ActiveX и ссылками на данные, пользователю не предлагается выбрать возможное решение в отношении безопасности — эти возможности отключены. Однако пользователю сообщается о блокировании содержимого, поскольку панель сообщений отображается в окне программы. Пользователь может щелкнуть панель для выполнения действия, в том числе разрешить заблокированное содержимое, если это допускается параметрами политики безопасности пользователя. Раньше пользователь должен был принять решение, не видя документ, на основе недостаточных сведений о таблице Excel или не имея сведений о ней.

Новая модель безопасности позволяет просматривать документ и изменять его содержимое с одновременной защитой документа. Макросы включаются только в случае необходимости и только после определения Центром управления безопасностью и групповой политикой соответствия документа ожиданиям пользователя.

Пользователям Office Excel 2007 следует ознакомиться с этими новыми возможностями обеспечения безопасности. Макросы, элементы управления ActiveX, связи с данными и другие совершенные функции часто используются в книгах Excel.

Надежные расположения.

Надежные расположения — это новая функция, обеспечивающая дополнительные возможности управления для ИТ-администраторов и повышенную безопасность для пользователей. Надежные расположения — это заданные папки, из которых документы с активным содержимым (макросами, элементами управления ActiveX) запускаются без дополнительной оценки безопасности, например без отображения панели сообщений. Выпуск 2007 системы Office позволяет администраторам лучше управлять типами активного содержимого, которое можно запускать, а также условиями, которые активное содержимое может выполнять. Групповая политика может запрещать выполнение макросов из других местоположений.

Важно упомянуть о необходимости надлежащего управления надежными расположениями. Только документы с подтвержденной надежностью следует помещать в надежные расположения. Любой документ в этих папках считается полностью надежным, поэтому никакие предупреждения безопасности не отображаются, пока не будут выполнены какие-либо потенциально опасные действия, такие как выполнение макросов или подключение к данным.

Пустые макросы

Комментарии или заявления можно хранить в коде Excel VBA (или макрокоде) в Office Excel 2003. Макрокод с комментариями или заявлениями более нельзя сохранять в Office Excel 2007. Для сохранения этих возможностей следует использовать подпрограмму или функцию для кода Excel VBA.

Изменение уровней безопасности

В Office Excel 2003 доступно четыре уровня параметров безопасности макросов: низкий, средний, высокий и очень высокий. Новые параметры безопасности макросов в Выпуск 2007 системы Office расположены в Центре управления безопасностью. Новые параметры являются более описательными, чем прежние параметры, и более гибкими в отношении настройки безопасности в Office Excel 2007.

Вопросы программирования

Все документы, сохраненные в форматах Open XML, считаются файлами без макросов и по умолчанию не могут содержать код. Это гарантирует невозможность непредвиденного выполнения вредоносного кода, содержащегося в документе по умолчанию. Поскольку макросы по-прежнему могут содержаться и использоваться в документах Выпуск 2007 системы Office, документы следует сохранять с поддержкой макросов. В этом случае разработчик сможет создавать свои решения, а организация использовать документы с большей надежностью.

Документы с поддержкой макросов и без макросов имеют одинаковый формат файлов, но в первых содержатся дополнительные части, которые отсутствуют во вторых. Дополнительные части зависят от типа автоматизации в документе. Файл с поддержкой макросов на основе VBA содержит двоичную часть с проектом VBA. Любая книга Office Excel 2007 с макросами, созданная в более ранних версиях Office Excel, или любая презентация Office PowerPoint с кнопками действий также сохраняются в виде файлов с поддержкой макросов. При наличии части с кодом в файле без макросов, появившейся в нем случайно или созданной намеренно, программы Выпуск 2007 системы Office не допустят выполнения кода — без исключений.

Пользователи теперь могут определить наличие кода в документе Microsoft Office до его открытия. Ранее этого нельзя было сделать так просто, пока файл не был открыт в программе Microsoft Office. Теперь, файл пакета можно проанализировать на наличие частей с кодом и связями без выполнения программ Microsoft Office и потенциально опасного кода. Если файл кажется подозрительным, выполняющие код части можно удалить из файла, в результате чего код не сможет причинить вреда.

Взаимодействие между Office Excel 2007 и Internet Explorer

При переходе к документу Microsoft Office из браузера Internet Explorer в более ранних версиях пакета Microsoft Office документ открывался в программе внутри браузера Internet Explorer. Многие разработчики использовали эту возможность для обеспечения более интегрированного взаимодействия между веб-программами и создаваемыми ими данными (например, для создания книги и последующего перехода в Internet Explorer к этой книге). Однако это мешало многим пользователям, которым требовалось работать с документами в Интернете (или в Интрасети), поскольку весь пользовательский интерфейс Office Excel был недоступен в Internet Explorer.

Этот режим работы по умолчанию был изменен в Выпуск 2007 системы Office. Программа теперь не открывается в браузере Internet Explorer. Вместо этого запускается соответствующая программа Microsoft Office, в которой открывается документ, что позволяет добиться более согласованной работы. Однако в настраиваемых приложениях, использующих Internet Explorer, это может привести к непредвиденным результатам. Хотя это режим по умолчанию, пользователи могут перейти к прежнему режиму, если он их больше устраивает.

Загрузка данной книги

Для удобства чтения и печати этот раздел включен в следующую книгу, доступную для загрузки:

Полный список доступных книг см. в разделе Набор ресурсов для системы Microsoft Office.