Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server)
Содержание:
Сведения о записях, активных и архивных документах
Определение записи
Составление плана файлов
План файлов является основным документом для планирования управления записями. Несмотря на то, планы файлов различных организаций могут отличаться, они служат следующим общим целям.
Описание типов элементов, признаваемых записями в организации.
Описание более широкой категории записей, к которой принадлежат элементы.
Указание места хранения записей.
Описание периодов хранения записей.
Разграничение ответственности за управление различными типами записей.
Сведения о записях, активных и архивных документах
Прежде чем приступать к формированию плана файлов, необходимо понять разницу между записями, активными и архивными документами.
Записи Записи представляют собой документы или другие физические или электронные объекты в организации, являющиеся подтверждением деятельности или сделок, осуществляемых организацией. Записи должны храниться в течение некоторого периода времени, так чтобы в случае необходимости их можно было предоставить, например при юридической или законодательной проверке.
Если активный документ объявляется записью, он перемещается или копируется в защищенное место, такое как физическое хранилище или хранилище электронных записей. Ему назначается период хранения, определяющий срок хранения документа в организации. (Следует отметить, что период хранения может быть бесконечным, в случае чего запись будет храниться неограниченный период времени). По окончании периода хранения, запись уничтожается ответственным за управление записями или перемещается в архив для хранения, если представляет исторический интерес.
Активные документы Активные документы это используемые документы, такие как сообщения электронной почты в почтовом ящике входящей почты ответственного за работу с информацией, печатные характеристики продуктов на столе сотрудника, документы в библиотеке документов или страницы на веб-сайте компании. Предполагается, что со временем активные документы будут изменены, скопированы или использованы совместно, и как правило, перемещены внутри организации.
Активные документы могут быть объявлены записями, если они служит подтверждением деятельности или сделки, осуществленной организацией. Например, если в организации имеется услуга предоставления контента клиенту, такой контент становится записью предоставления услуги и копию документа необходимо сохранить. Некоторые типы активных документов никогда не будут записями; например, записью не может быть признано сообщение электронной почты между сотрудниками, в котором они договариваются о том, где пообедать сегодня.
В какой-то момент жизненного цикла документа он перестает быть активным. Например, если распространяемый документ уже представлен клиенту, то управление его контом в качестве активной записи может более не требоваться. Но если документ является записью, его необходимо сохранить и защитить на период хранения.
Архивные документы Архивные документы это такие документы, которые более не являются активными и в то же время не являются записями (поскольку дальнейшее их хранение не требуется или если они никогда не признавались записями). Хранение архивных документов предприятием не обусловлено законодательными требованиями — их хранят для истории.
Определение записи
Определение активных документов в организации, которые могут быть признаны записями, требует совместной работы ответственных за управление записями, юристов, контролеров и ответственных за управление контентом. Следует помнить, что даже если предприятие не является предприятием строго контролируемой отрасли, существуют общие законы (например, закон Сарбейнса-Оксли 2002 года), которые могут обязывать предприятие хранить записи и которые ответственные за управлением записями должны знать. Помимо торгового права следует также оценить законодательные требования, применяемые к организации.
В рамках данной статьи рассматриваются только общие принципы определения записи в организации. Вероятней всего, в вашей организации уже существует определенная система управления записями и большая часть ролей управления записями присутствуют, равно как таксономия записей уже может поддерживаться.
Как правило, для определения записей в организации необходимо придерживаться следующих принципов.
Нужно понимать обязательства организации перед законом и ее бизнес-потребности.
Следует совместно в рамках организации проанализировать использование активных документов.
Необходимо составить список типов активных документов, которые должны стать записями. Например, в качестве записей для хранения можно определить следующие:
Контракты на аренду офисных помещений.
Документы, имеющие отношение к вознаграждению сотрудников.
Документы, относящиеся к исследованию и разработке продуктов.
Следует определить категории записей.
| Действие листа |
|---|
Определение категорий записей полезно, так как записи в одной категории часто имеют одинаковые периоды хранения и могут требовать дополнительной обработки различными способами. Для записи результатов оценки можно использовать таблицу Категории записей (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x419) (на английском языке). |
Пример таблицы:
| Записи | Категория записей | Описание | Сайты |
|---|---|---|---|
Планы льгот, планы страхования, пенсионные планы |
Описания планов льгот |
Описание всех планов льгот для сотрудников. |
http://contoso/ |
Платежные ведомости, сведения о дополнительных начислениях |
Записи о начислении заработной платы |
Сводки по отработанным часам, сверхурочным и выплаченное зарплате. |
http://contoso/ |
Счета поставщиков |
Счета |
Записи и товарах или услугах, приобретенных у поставщиков. |
http://contoso/ |
Опросы о продуктах, анкеты, обучающие материалы, учебные видеозаписи |
Учебные материалы |
Предоставление внутреннего и внешнего обучения. |
http://contoso/ |
Отгрузочные формы, отчеты по отгрузке |
Записи по отгрузке |
Документирование отгрузки материалов. |
http://contoso/ |
Пресс-релизы, газетные статьи |
Пресс-релизы |
Информация о связях с общественностью по продуктам и услугам. |
http://contoso/ |
Списки контактных лиц при чрезвычайных ситуациях, формы записи на план медицинского обслуживания, резюме, отчеты о состоянии льгот |
Записи о персонале |
Записи личных дел сотрудников и связанных действий с персонала. |
http://contoso/ |
Составление плана файлов
После выбора документов, которые требуется хранить в качестве записей, и создания набора категорий записей составьте план файлов путем определения периодов хранения для каждой категории записей с указанием способа уничтожения записей по истечении периода их хранения и других сведений, таких как первое ответственное лицо за управление записями по каждому типа записи и носителю, на котором хранится запись.
Ниже приводится готовый план файлов.
| Записи | Описание | Носитель | Категория записей | Хранение | Ликвидация | Контактное лицо |
|---|---|---|---|---|---|---|
Планы 401k |
Описание плана льгот для сотрудников. |
Веб-страницы |
Планы льгот для сотрудников |
X лет |
Нет |
Олег Туманов |
Планы страхования |
Описание плана страхования для сотрудников. |
Бумажный |
Планы льгот для сотрудников |
X лет |
Не используется |
Олег Туманов |
Пенсионные планы |
Описание пенсионного плана для сотрудников. |
Бумажный |
Планы льгот для сотрудников |
X лет |
Не используется |
Олег Туманов |
Платежные ведомости |
Сводки по отработанным часам, сверхурочным и выплаченным зарплатам. |
Электронные документы |
Записи о начислении заработной платы |
X лет |
Уничтожение |
Олег Туманов |
Сведения о дополнительных начислениях |
Сводки по больничным, отпускам и другим случаям выплат, не входящих в заработную плату. |
Электронные документы |
Записи о начислении заработной платы |
X лет |
Уничтожение |
Олег Туманов |
Счета поставщиков |
Записи и товарах или услугах, приобретенных у поставщиков. |
Бумажный |
Счета |
X лет |
Уничтожение |
Владимир Егоров |
Опросы по продуктам |
Исследование удовлетворенности клиентов. |
Веб-страницы |
Материалы опросов |
X лет |
Архивация |
Ольга Костерина |
Анкеты |
Анкеты для определения демографии клиентов. |
Бумажный |
Материалы опросов |
X лет |
Архивация |
Ольга Костерина |
Учебные материалы |
Печатные учебные материалы. |
Бумажный |
Учебные материалы |
X лет |
Уничтожение |
Ольга Костерина |
Обучающие видеоролики |
Обучающие видеоматериалы. |
Видеоролики |
Учебные материалы |
X лет |
Уничтожение |
Ольга Костерина |
Формы отгрузки |
Конфигурация отгрузки материалов. |
Бумажный |
Материалы для отгрузки |
X лет |
Уничтожение |
Владимир Егоров |
Отчеты по отгрузке |
Документирование отгрузки материалов. |
Электронные таблицы |
Материалы для отгрузки |
X лет |
Уничтожение |
Владимир Егоров |
Пресс-релизы |
Информация о продуктах и услугах. |
Электронные документы |
Информация о связях с общественностью |
X лет |
Архивация |
Ольга Костерина |
Газетные статьи |
Новости и продуктах и услугах. |
Бумажный |
Информация о связях с общественностью |
X лет |
Архивация |
Ольга Костерина |
Списки контактных лиц при чрезвычайных происшествиях |
Данные о сотрудниках. |
Электронные документы |
Записи о персонале |
X лет |
Уничтожение |
Олег Туманов |
Формы записи на планы медицинского обслуживания |
Формы заявлений сотрудников на планы медицинского страхования. |
Электронные документы |
Записи о персонале |
X лет |
Уничтожение |
Олег Туманов |
Резюме |
Полученные резюме. |
Смешанные |
Записи о персонале |
X лет |
Уничтожение |
Олег Туманов |
Примечание
Выше представлен просто пример и не является рекомендацией каких-либо определенных параметров плана файлов. Отсутствие указания периодов хранения лишний раз подтверждает, что это всего лишь, а не рекомендации по какой-либо политике управления записями.
Форма
Следующие таблицы в рамках этой статьи помогут при планировании развертывания
- Таблица "Категории записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x419) (на английском языке)
Загрузка данной книги
Для удобства чтения и печати этот раздел включен в следующую книгу, доступную для загрузки:
Полный список доступных книг см. на веб-сайте Загружаемый контент для Office SharePoint Server 2007.