Поделиться через

Планирование контроля версий, утверждения содержимого и извлечений

  • Статья

Содержание:

  • Планирование управления версиями

  • Планирование утверждения контента

  • Планирование извлечения и возврата документов

  • Таблица

Службы Microsoft Office SharePoint Server 2007 предусматривают функции, которые позволяют управлять доступом к контенту. Настройка параметров для функций управления контентом, представленных в этой статье, производится в библиотеках документов. Чтобы эти параметры можно было использовать для нескольких библиотек в решении, можно создать шаблоны библиотек документов с параметрами для управления контентом. В этом случае в новых библиотеках будут отражены решения по управлению контентом.

Планирование контроля версий

Управление версиями — это способ нумерации и сохранения последовательных итераций документа. В службах Office SharePoint Server 2007 предусмотрены три параметра для управления версиями:

  • Нет   указывает, что предыдущие версии документов не сохраняются. Если управление версиями не используется, предыдущие версии документов извлечь невозможно; история документов также становится недоступной, поскольку не сохраняются примечания, сопровождающие каждую итерацию документа. Этот параметр следует включать в библиотеках документов с маловажным или неизменяемым контентом.

  • Только основные версии   указывает, что нумерованные версии документов сохраняются с помощью упрощенной схемы управления версиями (например 1, 2, 3). Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, отсчитывая назад начиная с текущей версии.

    Если включен параметр "Только основные версии" при каждом сохранении новой версии документа все пользователи с разрешениями на библиотеку документов смогут просматривать контент. Этот параметр следует использовать, когда не требуется различать черновые и опубликованные версии документов. Например, для библиотеки документов, которая используется рабочей группой организации, управление основными версиями будет оптимальным выбором, если всем членам группы требуется просматривать все итерации всех документов.

  • Основные и вспомогательные версии   указывает, что нумерованные версии документов хранятся с помощью схемы управления основными и вспомогательными версиями (например 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Версии, оканчивающиеся на .0, являются основными, а версии, оканчивающиеся не на нуль, являются вспомогательными. Предыдущие основные и вспомогательные версии документов хранятся наряду с текущими. Чтобы держать под контролем дисковое пространство, можно обозначить, сколько предыдущих версий можно сохранять, начиная с текущей. Кроме того, можно указать, для скольких основных версий можно хранить вспомогательные версии. Например, если указать, что вспомогательные версии следует хранить для двух основных версий, а текущая версия 4.0, будут сохраняться все вспомогательные версии, начиная с 3.1.

    Если включен параметр "Основные и вспомогательные версии", все пользователи с разрешениями на чтение смогут просматривать основные версии документов. Можно также указать пользователей, которые могут просматривать версии. Обычно просмотр и работу со вспомогательными версиями следует разрешать пользователям, которые могут изменять элементы, а пользователей с разрешениями на чтение ограничивать просмотром только основных версий.

    Управление основными и вспомогательными версиями следует использовать, когда требуется различать опубликованный контент, который может просматривать аудитория, и проект контента, еще не готовый к публикации. Например в веб-сайте отдела кадров, где описаны корпоративные льготы и пособия, следует использовать управление основными и вспомогательными версиями, чтобы ограничить доступ сотрудников к описаниям льгот и пособий в ходе изменения этих описаний.

Действие листа

В таблице "Библиотеки документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x419) (на английском языке) для каждой представленной библиотеки укажите схему управления версиями: "нет", "основные версии" или "основные и вспомогательные версии".

Планирование процедуры утверждения контента

Утверждение контента — это способ, с помощью которого участники сайтов с разрешениями на утверждение управляют публикацией контента. Проект документа, ожидающий утверждения контента, находится в режиме ожидания. После проверки утверждающим документа и утверждения контента документ становится доступен для просмотра пользователями сайта с разрешениями на чтение. Владелец библиотеки документов может включить утверждение контента для библиотеки документов и при необходимости связать рабочий процесс с библиотекой для выполнения процедуры утверждения.

Используйте утверждение контента для его легализации и контроля за предоставлением аудитории доступа к контенту. Например, компании, публикующей контент как один из ее продуктов или услуг, может понадобиться юридическая экспертиза и утверждение перед публикацией контента.

Способы предоставления документов на утверждения зависят от параметров контроля версий, используемых в библиотеке документов:

  • Нет   Если управление версиями не используется, и сохраняются изменения документа, он переходит в режим ожидания. Службы Office SharePoint Server 2007 сохраняют предыдущую версию документа, чтобы пользователи с разрешениями на чтение могли ее просмотреть. После утверждения отложенных изменений новая версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение, а предыдущая версия будет удалена.

    Если в библиотеке не используется функция контроля версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения.

  • Только основные версии   Если используется управление основными версиями, и сохраняются изменения документа, документ переходит в состояние ожидания, а предыдущая основная версия документа становится доступной для просмотра пользователями с разрешениями на чтение. После утверждения изменений документа будет создана новая основная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение, а предыдущая версия сохраняется в списке истории документа.

    Если в библиотеке используется функция контроля основных версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения в качестве версии 1.

  • Основные и вспомогательные версии   Если используется управление основными и вспомогательными версиями, и сохраняются изменения в документе, автор может сохранить новую вспомогательную версию документа в качестве проекта или создать новую вспомогательную версию, после чего документ перейдет в состояние ожидания. После утверждения изменений документа будет создана новая вспомогательная версия документа, которая станет доступной пользователям сайта с разрешениями на чтение. При управлении основными и вспомогательными версиями списке истории документа будут сохранятся как основные, так и вспомогательные версии документов.

    Если используется управление основными и вспомогательными версиями, а в библиотеку документов загружен новый документ, его можно добавить в библиотеку в состоянии проекта в качестве версии 0.1, или автор может сразу запросить утверждение, в таком случае документ перейдет в состояние ожидания.

Действие листа

В таблице "Библиотеки документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x419) (на английском языке) укажите, требуется или нет утверждение контента для каждого документа из приведенной библиотеки.

Планирование операций возврата и извлечения

Можно включить для пользователей извлечение и возврат документов из библиотеки документов перед внесением в них изменений. Рекомендуется включить этот параметр. К числу преимуществ извлечения и возврата документов относятся:

  • Более эффективный контроль времени создания версий документов. При извлечении документа автор может сохранить его, не выполняя операцию возврата. Другие пользователи библиотеки документов не смогут получить доступ к этим изменениям, и новая версия не создается. Новая версия (видимая остальным пользователям) создается только при выполнении операции возврата автором документа. Это дает автору большую гибкость и контроль.

  • Более эффективный захват метаданных. При выполнении операции возврата документа автор может внести свои комментарии, описывающие внесенные в документ изменения. Это позволяет непрерывно вести запись истории изменений в документе.

Если для решения требуется извлечение и возвращение документов при их изменении, в клиентских программах Система Microsoft Office 2007 предусмотрены функции, поддерживающие эти действия. Пользователи могут извлекать документы, отменять извлечения и возвращать документы из клиентских программ Система Office 2007.

При извлечении документа он сохраняется в пользовательской папке "Мои документы" в подпапке "Проекты SharePoint". Эта папка отображается в Microsoft Office Outlook 2007. Пока документ извлечен, пользователь может сохранять изменения только в этой локальной папке. Когда пользователь готов возвратить документ, он опять будет сохранен в исходном расположении на сервере.

При необходимости извлеченные документы из клиентских программ Система Office 2007 пользователи могут оставить на сервере, изменив для этого параметры изменения контента.

Действие листа

В таблице "Библиотеки документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x419) (на английском языке) укажите, требуются или нет извлечение и возврат каждого документа в представленной библиотеке.

Форма

Следующая таблица позволит спланировать управление версиями, утверждение контента и извлечения документов:

Загрузить эту книгу

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Планирование библиотек