Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server)
Содержание:
Что такое типы контента?
Интеграция свойств с выпуском 2007 Office
Шаблоны столбцов
Типы контента папки
Планирование типов контента документа
Планирование типов контента списка
Планирование преобразования документов
Дальнейшие шаги после планирования типов контента
Таблицы
В данной теме описаны типы контента и связанные с этим функции, а также представлены рекомендации по планированию типов контента для решения на основе служб Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Что такое типы контента?
Тип контента определяет атрибуты элемента списка, документа или папки. Каждый тип контента задает следующие атрибуты:
свойства для связи с элементами этого типа;
рабочие процессы, которые можно запустить из элементов этого типа;
политики управления сведениями для связи с элементами этого типа;
шаблоны документов (для типов контента документов);
преобразования документов, которые необходимо сделать доступными (для типов контента документов);
Специальные компоненты.
Тип контента можно связать со списком или библиотекой. Это будет означать, что этот список или библиотека могут включать элементы этого типа контента, а также что с помощью команды Создать в этом списке или библиотеки пользователи смогут создавать новые элементы этого типа.
Примечание
Свойства, рабочие процессы, политики и шаблоны также можно связать напрямую со списком или библиотекой. Однако это эти связи будут ограничены такими списком или библиотекой и иначе в решении использоваться не могут.
Библиотеки документов и списки могут содержать несколько типов контента. Например, в библиотеку могут входить документы и рисунки, связанные с проектом. Если список или библиотека содержат несколько типов контента, то:
с помощью командыСоздать в этом списке или библиотеке пользователи могут создавать новые элементы всех связанных типов контента;
отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами контента.
Специальные типы контента определяются в коллекции типов контента сайтов. Специальный тип контента должен, прямо или косвенно, в основе своей иметь основной тип контента, например "Документ" или "Элемент". После определения на сайте специального типа контента он станет доступен в основном и дочерних сайтах этого сайта. Чтобы тип контента стал повсеместно доступным, задайте его в коллекции типов контента сайта верхнего уровня в семействе веб-сайтов.
Например, если в организации используется определенный шаблон контракта, в коллекции типов контента сайта верхнего уровня семейства веб-сайтов можно создать тип контента, который будет определять метаданные и шаблон для этого контракта, рабочие процессы, необходимые для просмотра и заполнения контракта, политики, обеспечивающие проверку связанных с контрактом действий, срок хранения контракта и метки для вставки в печатные версии контракта. После этого любая библиотека документов в семействе веб-сайтов, с которым связан тип контента "Контракт", будет содержать все эти функции и позволит авторам создавать на базе шаблона новые контракты.
На сайтах на на основе Office SharePoint Server 2007 у каждого элемента списка или библиотеки по умолчанию, такого как "Контракт", "Задача" или "Документ", есть соответствующий основной тип контента в коллекции типов контента сайта. При планировании типов контента можно использовать определения основных типов контента в качестве отправной точки и создавать новые типы контента на базе существующих или изменять основные типы контента в соответствии с необходимостью.
Типы контента организованы в иерархию, которая позволяет одному типу контента наследовать свои характеристики у другого типа контента. Благодаря этому возможно совместное использование характеристик в пределах организации, в то же время группы могут настраивать эти характеристики для определенных сайтов или списков.
Например, для всех документов о поставке клиенту в организации может требоваться набор метаданных, например номер счета, номер проекта и имя руководителя проекта. С помощью создания типа контента верхнего уровня "Поставка клиентам", от которого все остальные типы документов о поставке клиенту наследуют характеристики, обеспечивается связь требуемой информации, включая номера счетов и проектов, со всеми вариантами документов о поставке клиенту в организации. Обратите внимание, что при добавлении другого необходимого столбца в тип контента верхнего уровня "Поставка клиентам" владелец типа контента может распространить изменения во все типы контента, наследующие характеристики от данного типа, в результате чего новый столбец будет добавлен во все документы о поставке клиенту.
Интеграция свойств с выпуском 2007 Office
Когда пользователь Система Microsoft Office 2007 изменяет документ с сервера управления документами Office SharePoint Server 2007, в верхней части документа отображается Область сведений о документе. В области сведений о документе представлена изменяемая форма, которая отражает свойства документа на сервере.
Службы Office SharePoint Server 2007 упрощают настройку формы свойства для типа контента. При настройке типа контента можно запустить службу Microsoft Office InfoPath 2007, которая создает форму свойства по умолчанию, исходя из свойств типа контента. Форма по умолчанию включает те же элементы управления, макет и схему, которые бы использовались в Система Office 2007, если бы специальная форма не была определена. Далее форму можно настроить и развернуть как любую другую форму Office InfoPath 2007. Например, в форму можно добавить эмблему компании, шрифты и цветовую схему, подключить ее к специальному источнику данных, добавить условную логику и разработать компоненты формы, доступные пользователям на основе их ролей.
Помимо изменения свойств в области сведений о документе, разработчики с помощью Microsoft Office Word 2007 могут вставлять в свои документы свойства, определенные на сервере. Например, если в свойства документа входит имя юриста, это имя можно вставить на титульную страницу, в колонтитул или в любое другое место, где это имя используется в документе. При назначении нового юриста для того или иного дела, свойство "Имя юриста" можно обновить на сервере управления документами; такое обновление имени юриста будет отражено во всех экземплярах этого свойства, вставленного в документ.
Шаблоны столбцов
Каждый элемент метаданных, связанный с типом контента, представляет собой столбец списка, в котором хранится определенная информация. Списки или библиотеки в Office SharePoint Server 2007 часто отображаются графически в виде столбцов информации. Вместе с тем, в зависимости от представления, связанного со списком, столбцы могут появляться в другом виде, например как дни в календаре. В формах, связанных со списком или библиотекой, столбцы отображаются в виде полей.
Можно задать используемые столбцы в нескольких типах контента, создав соответствующие столбцы в коллекции шаблонов столбцов. Такая коллекция существует на каждом сайте семейства сайтов. Что касается типов контента, столбцы, заданные в коллекции шаблонов столбцов сайта, доступны в данном сайте и во всех его дочерних сайтах.
Типы контента папки
Типы контента папки определяют метаданные, связанные с папкой в списке или библиотеке. Когда тип контента папки применяется к списку или библиотеке, команда Создать в этом списке или библиотеке будет включать в себя тип контента папки, что позволит пользователям создавать папки данного типа.
Можно задавать представления в списке или библиотеке, которые доступны только в папках определенного типа контента. Это приведет к тому, что в папке будут содержаться документы определенного типа, а представления в папке будут отображать только те столбцы, которые относятся к типу документа, содержащемуся в папке.
С помощью объектной модели Office SharePoint Server 2007 можно настроить команду Создать для типа контента папки таким образом, чтобы при создании новой папки этого типа она заполнялась файлами и документами, основанными на шаблонах, хранящихся на сервере. Данная возможность позволяет, например, применять документы составного типа, для создания которых необходимо использовать несколько файлов.
Планирование типов контента документа
Спланируйте типы контента документов для решения с помощью таблицы "Анализ использования документов", которая была заполнена в разделе Анализ использования документа. На листе "Тип контента" запишите свои решения по каждому новому типу контента.
Каждый тип контента документа должен наследовать свои параметры напрямую из типа контента "Документ" или из типа контента, исходящего из типа контента "Документ". Это позволит гарантировать наличие таких основных столбцов типов документов, как "Заголовок" и "Создано", а также связать шаблон с типом контента.
На первом этапе планирования типов контента документа необходимо просмотреть каждый тип документа, указанный в таблице "Анализ использования документов", чтобы определить, имеется ли существующий тип контента для документов данного вида. Если основного типа контента (например "Документ") достаточно, введите имя типа контента в столбец "Тип контента" в таблице "Анализ использования документов".
После проверки списка типов документов и принятия решения о том, какие документы могут использовать основные типы контента, необходимо запланировать новые типы контента документов с помощью представленных далее действий. Для каждого запланированного типа контента заполните отдельный лист "Планирование типа контента".
Введите тип документа из таблице "Анализ использования документов".
Укажите URL-адрес сайта, в котором будет определен новый тип контента. Обратите внимание на то, что типы контента доступны на сайте, где они были заданы, и во всех его дочерних сайтах.
Определение родительского типа контента Укажите родительский тип контента в поле "Родительский тип контента" в таблице "Планирование типа контента": это будет либо основной тип контента, либо уже запланированный специальный тип контента.
Определение столбцов В разделе "Планирование столбцов" таблицы "Планирование типа контента" выполните следующие действия.
Введите каждый столбец, наследованный от родительского типа контента. В столбце "Создать" введите Нет для каждой записи.
Для каждого дополнительного столбца укажите название предварительно определенного столбца или столбца, который должен быть создан. Не забывайте о важности названий столбца, поскольку в нем может быть отражена цель этого столбца. Таким образом, даже если столбец нужного типа уже определен в коллекции столбцов семейства сайтов, можно задать подобный столбец с названием, более подходящим для определенного приложения. Вместе с названиями дополнительных столбцов укажите их типы и определите, являются ли они новыми.
Определение шаблона В разделе листа "Планирование шаблона" укажите имя шаблона, с которым должен быть связан данный тип контента и название самого типа контента, например DOCX; также необходимо представить краткое описание цели этого шаблона. Если шаблон не был унаследован от родительского типа контента, в поле Новый? укажите "Нет".
Определение рабочих процессов Рабочие процессы прикрепляют бизнес-логику к документам и элементам списка в Microsoft Office SharePoint Server 2007. Можно связать любой доступный рабочий процесс с типом контента, и после этого рабочий процесс может быть запущен в любом документе данного типа контента. Развернутое обсуждение планирования рабочих процессов представлено в разделе Планирование рабочих процессов для управления документами. После проверки рабочих процессов и определения, какие из них являются доступными, укажите рабочий процесс, связанный с каждым типом контента, в таблице "Планирование рабочих процессов" на листе "Планирование типа контента". Если рабочий процесс не наследуется от родительского типа контента, укажите эти сведения в столбце "Новый?".
Определение политики Политика — это набор правил для типа контента. Политика состоит из компонентов, которые конкретизируют каждое правило, например, возможна ли печать элементов того или иного типа контента, и какие действия элемента подлежат аудиту. Политику можно применить и к специальному типу контента. Обратите внимание на то, что применение политики к основному типу контента невозможно. Дополнительные сведения о планировании политики см. в разделе Планирование политик управления сведениями. Изучив политики и определив доступные компоненты и шаблоны политики, в разделе "Планирование политики" таблицы "Планирование типа контента" выполните следующие действия.
Если у родительского типа контента есть параметры политики, они будут применяться без изменений к новому типу контента. Вследствие этого политики, будучи однажды заданы, применяются ко всем соответствующим типам контента. Если текущий тип контента наследует параметры политики от родительского типа, в разделе "Планирование политики" таблицы "Планирование типа контента" ответьте Да на вопрос "Определена ли политика в родительском типе контента? да/нет."
Если текущий тип контента наследует политику от родительского типа контента, в поле "Впишите имя политики" в разделе "Планирование политики" введите имя для шаблона политики. Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику, и необходимо применить шаблон политики, в поле "Впишите имя политики" в разделе "Планирование политики" введите имя для шаблона политики.
Если текущий тип контента наследует один или несколько отдельных компонентов политики от родительского типа контента, введите все компоненты политики в таблицу "Компонент" в раздел "Планирование политики". Аналогично, если текущий тип контента не наследует политику, и требуется связать компоненты политики с текущим типом контента, введите эти компоненты политики в таблицу "Компонент". Обратите внимание на то, что невозможно связать одновременно и отдельные компоненты политики, и политику по имени с типом контента.
Определение преобразования документов Службы Office SharePoint Server 2007 поддерживают установку компонентов преобразования документов на сервере, которые преобразуют документы из одного формата в другой. Обзор преобразования документов см. ниже в разделе Планирование преобразования документов.
Можно связать один или несколько конвертеров документов с типом контента. Например, если тип контента связан с шаблоном типа DOCX, можно связать конвертер Из документа Word в веб-страницу, который включен в службы Office SharePoint Server 2007, с типом контента. Это позволит пользователям создавать документы для типа контента в Microsoft Office Word 2007, а затем преобразовывать их в веб-страницы для публикации.
Примечание
На страницах центра администрирования Office SharePoint Server 2007 администраторы могут включить конвертер документов, чтобы он стал доступен во всех библиотеках документов веб-приложения. Если включить конвертер таким образом, нет необходимости связывает его с типами контента во сайтах веб-приложения.
В разделе "Планирование преобразования документов" таблицы "Планирование типа контента" введите все конвертеры документов для связи с типом контента, уточните, не является ли конвертер новым (а значит требует установки), и внесите комментарии.
Планирование типов контента списка
Элементы типа контента списка включают столбцы метаданных, связанные с типом контента и рабочими процессами, которые могут выполняться в элементах этого типа контента списка. Чтобы задать уникальный для данного решения тип элемента списка, используйте тип контента списка. Например, в решении обработки вызовов клиентов, которое используют специалисты службы поддержки для изучения и решения технических проблем клиентов, может использоваться тип контента списка для систематизации данных по каждому обращению в службу поддержки и отслеживания обращений с помощью рабочего процесса.
| Действие листа |
|---|
Осуществите планирование новых типов контента списка, выполнив следующие действия. Для каждого запланированного типа контента списка заполните отдельную таблицу "Планирование типа контента". В поле таблицы "Тип документа" введите Список.
|
Планирование преобразования документов
Службы Office SharePoint Server 2007 поддерживают установку на сервере компонентов преобразования документов, которые преобразуют документы из одного формата в другой. Преобразование можно выполнить либо в интерфейсе пользователя, либо программным путем, например из настраиваемого рабочего процесса. Отношения между исходными документами и их экземплярами после преобразования сохраняются. Службы Office SharePoint Server 2007 включают конвертеры, которые позволяют создавать веб-страницы на основе документов Microsoft Office Word 2007 и форм Microsoft Office InfoPath 2007.
Помимо обеспечения инфраструктуры на сервере для установки и работы конвертеров документов, службы Microsoft Office SharePoint Server 2007 предусматривают службу балансировки нагрузки, которую можно настроить для оптимизации использования ресурсов сервера. В планирование преобразования документов входит настройка фермы серверов, чтобы оптимально сбалансировать нагрузку для преобразования документов.
Чтобы конвертер стало доступен пользователям, его необходимо установить на серверной ферме, а затем администратор сервера должен его включить. После включения конвертера на сервере, его можно использовать для исходных документов на этом сервере.
Чтобы настроить конвертеры документов, выполните следующие шаги.
На основе анализа использования документов, который выполнялся в разделе Анализ использования документа, определите кандидатов на преобразование документов, то есть документы, созданные в одном формате, но публикации или архивации подлежат в другом формате.
Для всех необходимых преобразований определите программы конвертации, чтобы можно было выполнить преобразования на серверах.
При необходимости установите программы конвертации на серверах приложений (средний уровень) фермы.
Настройте службы запуска и балансировки нагрузки либо на веб-серверах, либо на серверах приложений (средний уровень).
Выделите моменты в потоке документов, когда происходят преобразования.
Определите способ выполнения преобразований: вручную или с помощью специальных решений для их запуска.
Дальнейшие шаги после планирования типов контента
Далее описаны некоторые действия, которые предлагается выполнить после планирования типов контента документов и списков.
Если это не было сделано ранее, запишите все типы запланированного содержимого в столбец "Тип контента" таблицы "Анализ использования документов".
Отсортируйте таблицы "Планирование типа контента" по URL-адресам и выделите новые столбцы, которые необходимо задать для каждого сайта.
Определите новые шаблоны, которые необходимо разработать.
Определите новые рабочие процессы, которые необходимо спланировать и установить.
Определите новые шаблоны политики для планирования и новые компоненты политики для планирования и установки.
Таблицы
Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы:
Таблица "Анализ использования документов" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x419) (на английском языке)
Таблица "Тип контента" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0x419) (на английском языке)
Планирование типа контента (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x419) (на английском языке)
Загрузка данной книги
Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.