Рабочий процесс в Windows SharePoint Services: сценарий

Большинство общих примеров документооборота во многих организациях является некоторым вариантом утверждения: группа людей должна утвердить или отклонить некий документ, возможно, добавить комментарии, чтобы объяснить свое решение. Отражая это обще явление, приведенный здесь пример показывает, как может выглядеть рабочий процесс утверждения, реализованный с помощью Windows SharePoint Services. Прежде чем перейти к примеру, полезно определить роли, исполняемые разными людьми. Это следующие роли.

• Автор рабочего процесса: разработчик или информационный работник, который создает шаблон рабочего процесса.

• Администратор Windows SharePoint Services: специалист, который устанавливает шаблон рабочего процесса и связывает его с библиотекой или списком.

• Инициатор рабочего процесса: сотрудник, который запускает выполнение рабочего процесса, в результате чего из отдельного шаблона рабочего будет создан экземпляр рабочего процесса.

• Участники рабочего процесса: сотрудники, которые взаимодействуют с экземпляром рабочего процесса, чтобы выполнить бизнес-процесс, который он поддерживает.

Как будет описано далее, каждый участник играет собственную роль в создании, установке, обработке и использовании рабочего процесса.

Разработка рабочего процесса

Майкрософт предлагает два варианта для создания рабочих процессов для приложения Windows SharePoint Services. Разработчики используют Visual Studio 2005 и конструктор рабочих процессов WF, в то время как информационные работники используют более простой подход на основе правил с помощью приложения Office SharePoint Designer. В обоих случаях, в результате будет создан шаблон рабочего процесса, который должен быть развернут на сервер, работающий под управлением Windows SharePoint Services. Разработка рабочего процесса более подробно описывается далее в этом документе, поэтому пока в данном сценарии предполагается, что шаблон уже создан.

Связывание рабочего процесса с библиотекой или списком

Перед использованием шаблон рабочего процесса должен быть установлен в системе Windows SharePoint Services, затем связан с отдельной библиотекой, списком или типом контента. После этого рабочий процесс может быть запущен из любого документа или элемента в библиотеке или списке. Рабочие процессы действуют одинаково в элементах и документах, и поэтому шаблон рабочего процесса может быть обычным образом вложен в те и другие (хотя можно создать шаблон, который будет связан только с элементом или только с документом). И если рабочие процессы невозможно явно запустить из типов контента, рабочий процесс, связанный с типом контента, может быть начат из документа или элемента списка, в который был вложен этот тип контента.

Для рабочих процессов, созданных с помощью Office SharePoint Designer установка и связывание выполняются автоматически. Однако для рабочих процессов, созданных с помощью конструктора рабочих процессов WF и Visual Studio, администратор сервера Windows SharePoint Services должен явно установить шаблон рабочего процесса. После этого шаблон необходимо связать с библиотекой, списком или типом контента (в некоторых случаях, это может сделать пользователь с меньшими правами, чем администратор сервера). Кто бы ни создавал связь, он также назначает ей уникальное имя, которое позволяет обращаться к ней пользователям. Дополнительно, автор рабочего процесса может разрешить пользователю, создавшему связь, установить параметры поведения рабочего процесса, такие как определение списка по умолчанию пользователей, которые должны всегда участвовать в этом процессе. Тот же шаблон может быть связан с несколькими библиотеками, списками или типами контента, с необходимой настройкой связи в каждом случае. После создания связи и настройки других параметров инициатор рабочего процесса может создать из этой связи экземпляр рабочего процесса, как описано далее.

Запуск рабочего процесса

Windows SharePoint Services поддерживает три варианта создания экземпляра рабочего процесса. Все три запускают рабочий процесс каждый раз сначала. (В действительности, если экземпляр рабочего процесса, созданный из отдельной связи, в настоящее время выполняется, невозможно создать другой экземпляр из той же связи.) Имеются следующие варианты.

• Рабочий процесс может быть запущен вручную пользователем Windows SharePoint Services.

• Рабочий процесс может быть настроен для автоматического запуска при изменении документа или элемента.

• Рабочий процесс может быть настроен для автоматического запуска при создании документа или элемента. Например, пользователь приложения Microsoft Word может сохранить новый документ в библиотеке сайта, тем самым вызвав исполнение экземпляра рабочего процесса, связанного с этой библиотекой. Для этого инициатор рабочего процесса может использовать Microsoft Word 2007 или более старшие версии. Таким же образом можно запускать рабочие процессы из не Майкрософт приложений.

В этом сценарии используется первый из трех вариантов: запуск рабочего процесса вручную. На рисунке ниже показано, как документ в библиотеке может отображаться для пользователя Windows SharePoint Services. Чтобы запустить экземпляр рабочего процесса из этого документа, пользователь щелкает документ и выбирает в меню Рабочие процессы.

В результате будет открыто следующее окно:

Под заголовком Запустить новый рабочий процесс отображаются имена всех рабочих процессов, которые могут быть запущены из этого документа. В данном примере имеются два варианта — Утверждение и Сбор отзывов — однако если администратор связал другие шаблоны рабочих процессов с этой библиотекой, их имена также будут отображены. В этом примере, инициатор выбрал Утверждение, после чего откроется следующее окно:

В отличие от окон, показанных прежде, содержимое этого окна определено самим рабочим процессом. Когда рабочий процесс запущен (то есть, когда создан экземпляр рабочего процесса), дополнительно может быть отображено окно, в котором пользователь может указать соответствующую информацию. Для показанного здесь рабочего процесса утверждения эта информация включает имя каждого пользователя, который должен утвердить документ, указание, когда должен быть утвержден документ, и список людей, которые должны быть об этом уведомлены. После того как эта информация представлена, пользователь нажимает кнопку Запустить в нижнем правом углу окна. Начинается исполнение рабочего процесса с запросом, чтобы каждый участник просмотрел документ в том порядке, в котором их имена введены в окне.

При запуске рабочего процесса также дополнительно может быть отправлено сообщение по электронной почте пользователю, который его запустил. Таким же образом, рабочий процесс может проинформировать своего создателя по электронной почте, когда он будет завершен. В этом примере, рабочий процесс утверждения может отправить сообщение по электронной почте своему создателю, когда будет завершен процесс утверждения. Также можно известить по электронной почте участников — в данном примере, это сотрудники, утверждающие документ, — что они должны выполнить какие-либо действия с рабочим процессом.

Взаимодействие с рабочим процессом

Взаимодействие между пользователем и выполняемым рабочим процессом смоделировано с помощью понятия задачи. Задача — это единица работы, назначенная отдельному пользователю. В данном примере, каждому пользователю, указанному в списке утверждения, будет назначена задача, запрашивающая утверждение документа. Windows SharePoint Services поддерживает список задач для каждого сайта, и выполняемый рабочий процесс может добавлять задачи к этому списку, указывая, кому предназначена каждая задача. Каждый пользователь данного сайта может просматривать ожидающую его работу или через веб-браузер, или посредством синхронизации списка задач сайта со списком задач Outlook 2007. Ниже в окне показан браузер, с помощью которого пользователь, назначенный для утверждения документа, используемого в этом примере, обращается к списку задач.

Пользователь Windows SharePoint Services также обращается к списку ожидающих его задач. В окне, показанном ниже, пользователь выбрал список Задачи в параметрах, отображаемых в левой части окна. В текущем списке отображается единственная задача — запрос на об утверждении документа. (Сам документ доступен по Ссылке, отображаемой в правой части окна.) Для работы с задачей пользователь в данном примере щелкает имя задачи; в результате, откроется следующее окно:

Способ взаимодействия участников с рабочим процессом может отличаться, поэтому данное окно определяется самим рабочим процессом. В этом примере, участнику предоставлено поле для документа с кнопками для его утверждения или отклонения. Доступны также другие варианты, позволяющие участнику назначить задачу другому сотруднику или запросить изменение. Здесь пользователь может ввести комментарий и затем нажать кнопку "Утвердить". Затем рабочий процесс создает задачу в списке задач следующего сотрудника, внесенного в список утверждающих. После того как все участники дадут ответ, рабочий процесс завершается.

Рабочие процессы Windows SharePoint Services содержат также другие параметры, включая следующие.

• Инициатор рабочего процесса может проверить его состояние. В описываемом здесь сценарии, например, он может проверить, как далеко продвинулся процесс утверждения.

• Рабочий процесс может быть изменен во время его выполнения. Любые изменения, если они разрешены, определяются автором рабочего процесса. Рабочий процесс утверждения, например, во время своего выполнения может разрешить добавление нового утверждающего. Возможность изменять "на лету" рабочие процесса важна, так как отражает фактическую работу сотрудников. Спонтанные изменения являются неизбежными в реальных бизнес-процессах, и поэтому рабочие потоки Windows SharePoint Services поддерживают возможность их выполнения.

Суммирование процесса

Рабочий процесс Windows SharePoint Services имеет множество перемещаемых частей. На рисунке ниже показано, как этот процесс работает.

Выполнение суммирования: после того как шаблон рабочего процесса был установлен и связан с библиотекой, списком или типом контента (этот шаг здесь не показан), пользователь сайта может создать экземпляр этого рабочего процесса. Процесс начинается, когда инициатор рабочего процесса выбирает документ и связанный шаблон рабочего процесса (шаг 1). Из этой связи инициатор создает экземпляр рабочего процесса (шаг 2), затем настраивает этот новый экземпляр и запускает его (шаг 3).

Далее, выполняемый рабочий процесс добавляет задачу к списку задач участника (шаг 4). (Рабочий процесс утверждения, используемый в этом сценарии, назначает задачи последовательно, однако задачи могут быть назначены нескольким участника одновременно, позволяя им всем работать параллельно.) Участники рабочего процесса могут узнать о назначаемых задачах, проверив их список задач (шаг 5). Каждый участник затем взаимодействует с выполняемым рабочим процессом, чтобы завершить его задачу (шаг 6). В описываемом здесь примере требуется утверждение документа, однако автор рабочего процесса может выбрать любую задачу.

Следует отметить, что обрабатываемый рабочим процессом документ не пересылается между пользователями. Вместо этого он остается на сайте, и каждый участник рабочего процесса получает на него ссылку. Фактически не требуется, чтобы рабочий процесс как-то использовал документ или элемент, с которыми он связан. Также следует подчеркнуть, что представление, отображаемое для инициатора и участников на шаге 1, 2 и 5, определяется приложением Windows SharePoint Services. Однако формы, используемые на шаге 3 и 6, определяются автором рабочего процесса. Это позволяет автору управлять настройкой и взаимодействием пользователей с рабочим процессом.

Предоставляя платформу для создания приложений документооборота, версия 3.0 приложения Windows SharePoint Services также содержит предварительно определенный рабочий процесс отслеживания вопросов, который конечные пользователи могут использовать с условием "как есть". Этот рабочий процесс позволяет назначать участникам активные вопросы и отслеживать их. После создания, вопрос может быть переведен сначала в состояние "Решен", указывая, что он был обработан ответственным участником рабочего процесса, и затем — в состояние "Закрыт", указывая, что инициатор рабочего процесса принял решение и закрыл вопрос.

Знакомство с основами использования сотрудниками рабочих процессов в приложении Windows SharePoint Services составляет существенную часть в понимании этой технологии. Также полезно иметь некоторое представление о том, как автор создает рабочие процессы. В следующем разделе рассматриваются два подхода к этой задаче.

Загрузка этой книги

Для упрощения чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:

• Планирование сайтов и компонентов, часть1

См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office SharePoint Server 2007.