Поделиться через

Планирование списков (Windows SharePoint Services)

  • Статья

Список — это набор сведений, совместно используемый пользователем и участниками его сайта. Например, можно создать лист регистрации участников некоторого события, отслеживать информацию о состоянии проекта или опубликовать даты предстоящих отпусков в календаре рабочей группы.

Содержание:

  • Включенные списки

  • Работа со списками

  • Планирование настраиваемых списков

  • Таблица

Включенные списки

Windows SharePoint Services 3.0 по умолчанию включает следующие типы списков:

  • Извещения   Список "Извещения" используется для предоставления в общий доступ новостей, а также для напоминаний. Список "Извещения" поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

  • Календарь   Список "Календарь" используется для отслеживания всех рабочих событий группы и особых ситуаций, таких как выходные дни в компании. Список "Календарь" представляет события группы, включая собрания, неофициальные встречи и события продолжительностью в полный рабочий день, в визуальной форме по аналогии с настольным или настенным календарем. Этот вид списков также позволяет отслеживать этапы работы группы, такие как сроки сдачи работ или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенному временному интервалу. При использовании приложения электронной почты или календаря, совместимого с Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять календарь рабочей группы Microsoft® SharePoint® из приложения календаря. Можно также копировать события из личного календаря в календарь рабочей группы и наоборот. Например, можно сравнить и обновить календарь на сайте SharePoint с датами в календаре Microsoft Office Outlook® 2007 при помощи их одновременного просмотра или наложения друг на друга в Office Outlook 2007. Кроме того, можно включить интеграцию электронной почты для данного типа списков и отправлять приглашения на собрания в календарь сайта рабочей группы, чтобы собрания рабочей группы автоматически добавлялись в календарь рабочей группы.

  • Контакты   Список "Контакты" используется для хранения сведений о людях или группах, с которыми ведется работа. При использовании приложения электронной почты или приложения управления контактами, совместимого с Windows SharePoint Services 3.0, просматривать и обновлять контакты на сайте SharePoint можно из другого приложения. Например, можно обновить список всех поставщиков организации из Office Outlook 2007. Список "Контакты" не позволяет управлять участниками сайта, но он может быть использован для хранения и предоставления в общий доступ контактов для организации, например списка внешних поставщиков.

  • Настраиваемый   Несмотря на то, что можно адаптировать любой существующий список, можно начать с настраиваемого списка и в дальнейшем работать с ним, добавляя лишь необходимые столбцы. Если на компьютере установлено приложение для работы с электронными таблицами, совместимое с Windows SharePoint Services 3.0 или Windows SharePoint Services 2.0, а также с Microsoft Internet Explorer, то можно также создать список, основанный на электронной таблице. Например, можно импортировать список, созданный с помощью программы Microsoft Office Excel® 2007, и использовать его для хранения и настройки контактов поставщиков.

  • Доски обсуждений   Список "Доски обсуждений" используется для записи и хранения обсуждений группы в одном месте. Формат досок обсуждений аналогичен новостным группам Интернета. Если администратор сайта настроил функцию приема списками электронной почты, то доски обсуждений смогут хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте, из большинства популярных приложений электронной почты. Например, можно создать доску обсуждений для новой версии продукта. При использовании приложений электронной почты, совместимых с Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять доску обсуждений одновременно с работой в таком приложении.

  • Отслеживание вопросов   Список "Отслеживание вопросов" используется для хранения сведений об определенных вопросах, таких как вопросы поддержки, а также для отслеживания прогресса их выполнения. Можно идентифицировать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами и решениями службы поддержки. Можно также комментировать вопросы при их редактировании, создавая историю комментариев без изменения предыдущих комментариев по вопросу. Например, представитель службы поддержки может записывать каждый шаг, предпринятый для разрешения проблемы.

  • Ссылки   Список "Ссылки" применяется для хранения ссылок Интернета, ссылок на интрасеть компании и другие ресурсы. Например, можно создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

  • Задачи проекта   Список "Задачи проекта" используется для хранения сведений о задачах в визуальном представлении или представлении Ганта с индикаторами выполнения. Этот вид списков позволяет отслеживать состояние выполнения задач и процент готовности по мере их продвижения к завершению. При использовании приложения электронной почты или приложения управления задачами, совместимого с Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять задачи проекта на сайте SharePoint в другом приложении. Например, можно создать список задач на сайте SharePoint для назначения работы по созданию учебных руководств, а затем отслеживать процесс работы с помощью Office Outlook 2007.

  • Опрос    Список "Опрос" используется для сбора и обработки отзывов, например опроса удовлетворенности сотрудников. Доступно несколько различных способов создания вопросов и ответов и просмотра откликов. Можно добавлять разрывы страниц для управления внешним видом опроса, можно указывать логические цепочки для управления отображением опросов на основе ответов пользователя. Если на компьютере установлено приложение для работы с электронными таблицами или базами данных, совместимое с Windows SharePoint Services 3.0 или Windows SharePoint Services 2.0, то можно экспортировать результаты для последующего анализа.

  • Задачи   Список "Задачи" используется для отслеживания сведений о проектах и других событиях на выполнение для группы. Можно назначать задачи людям, а также отслеживать состояние и процент готовности по мере продвижения задачи к завершению. При использовании приложения электронной почты или приложения управления задачами, совместимого с Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять задачи проекта из сайта SharePoint в другом приложении. Например, можно создать список "Задачи" для процесса распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Office Outlook 2007 вместе с другими задачами Outlook.

В Windows SharePoint Services 3.0 функции списков расширены новыми типами контента и возможностями шаблонов столбцов. Списки основываются на той же базовой архитектуре, что и библиотеки документов, и потому они используют такие функции, как управление версиями, извлечение и возврат, утверждение и рабочий процесс. Кроме того, контроль вложенных файлов осуществляется с помощью управления правами на доступ к данным (IRM). Перед завершением планирования списков просмотрите информацию о типах контента и библиотеках документов. Дополнительные сведения см. в статьях Планирование типов контента (Windows SharePoint Services) и Планирование библиотек документов (службы Windows SharePoint Services).

Работа со списками

Эти списки можно настраивать и добавлять к ним элементы, создавать дополнительные списки на основе доступных готовых шаблонов, а также создавать настраиваемые списки с параметрами и столбцами по выбору.

Список можно просматривать различными способами. Например, на одной странице можно отобразить все задачи, а на другой странице — только те задачи, которые должны быть выполнены сегодня. Кроме того, для организации элементов списка можно использовать папки. Например, на домашней странице можно отобразить только текущие события из календаря, а на другой странице создать визуальное представление в виде настенного календаря.

Папки и представления также очень полезны, если в списке хранится большой объем данных. Как правило, в одном представлении сложно отобразить больше 1000 элементов, поэтому можно использовать папки и представления для более легкого просмотра и более быстрой загрузки данных в списках. Дополнительные сведения об использовании папок и представлений для управления большими списками см. в разделе "Управление списками и библиотеками с большим количеством элементов" справочной системы Windows SharePoint Services 3.0.

Если необходимо использовать данные электронной таблицы в списке на сайте Windows SharePoint Services 3.0, то импортировав электронную таблицу, можно создать новый список, включающий столбцы и данные.

Если установлены приложения баз данных, совместимые с Windows SharePoint Services 3.0, например Microsoft Office Access 2007, и браузер поддерживает элементы ActiveX®, в этом случае можно интегрировать данные списка с инструментальными средствами базы данных, такими как запросы, операции соединения и отчеты.

Списки также могут отображаться в веб-частях на страницах сайта. Веб-части представляют собой строительные блоки веб-сайта, с помощью которых можно добавлять элементы на страницу веб-части непосредственно со списка. Можно также открыть список напрямую и работать с ним. Например, на новой домашней странице в веб-части по умолчанию отображается список "Извещения", но всегда можно щелкнуть заголовок списка, чтобы открыть список и работать с ним на его собственной странице. Дополнительные сведения о веб-частях см. в разделе "Настройка страниц с использованием веб-частей" справочной системы Windows SharePoint Services 3.0.

Планирование настраиваемых списков

Перед созданием настраиваемого списка, предназначенного для хранения информации и предоставления общего доступа к ней, рекомендуется потратить несколько минут на создание эскиза структуры списка и определить, какая требуется информация и как ее лучше всего отображать. Необходимо уделить внимание методам, при помощи которых пользователи будут добавлять информацию в список и использовать ее, и постараться оптимизировать структуру списка, чтобы помочь пользователям быстро получать необходимую информацию.

Вопросы для рассмотрения:

  • Какой тип поля наилучшим образом подходит для отображения информации в удобном для пользователей списка виде?

    Иногда имеется несколько типов столбцов, которые теоретически должны работать с определенным набором данных, но у них имеются разные сильные и слабые стороны, связанные с представлением информации. Например, представим, что при создании списка регистрации персонала для стенда на мероприятии сотрудникам необходимо выбрать период времени. Если им необходимо дать возможность выбрать лишь один период времени, то можно использовать поле выбора с переключателями или раскрывающимся списком. Однако может потребоваться, чтобы сотрудники имели возможность зарегистрироваться на несколько периодов времени, либо может возникнуть необходимость в сортировке периодов времени для определения зарегистрированных участников (чтобы, например, отправить напоминания). В таком случае рекомендуется использовать поле выбора с флажками. Кроме того, можно создать несколько полей (для каждого доступного периода времени) и использовать поля вида "Да/нет", что позволит легко рассортировать ответы и сразу определить наличие свободных периодов времени.

    Совет

    Прежде чем создавать настоящий список, можно попробовать несколько различных комбинаций в тестовом списке. В тестовом списке можно изменять тип столбцов после их создания — например, с переключателей на поле "Да/нет" — и оценивать внешнее представление. Если подобную операцию провести в настоящем списке, можно потерять данные, так как при изменении типа полей можно поменять поле с поддержкой нескольких вариантов выбора на поле без такой поддержки.

  • Требуется ли в списке большое количество полей определенного типа?

    Некоторые типы полей, например поля "Да/нет", могут быть использованы ограниченное число раз. В Windows SharePoint Services 2.0 большинство типов полей имеют ограничения. Однако в Windows SharePoint Services 3.0 многие типы полей можно использовать неограниченное число раз. Дополнительные сведения об ограничениях типов полей в рамках списка см. в статье Планирование границ программного обеспечения (Windows SharePoint Services).

  • Какой тип поля будет наиболее удобным для ввода данных?

    Как уже говорилось, у разных типов полей имеются свои преимущества и недостатки при вводе данных, а разные представления могут помочь оптимизировать ввод данных. Например, с помощью режима таблицы можно вводить данные очень быстро, но необходимо удостовериться, что для работы в режиме таблицы выбраны подходящие типы полей. При использовании поля выбора с флажками в режиме таблицы тратится больше времени, чем при использовании других полей выбора или поля "Да/нет".

  • Какое представление данных потребуется пользователям?

    Режим таблицы позволяет ускорить ввод данных, но другие представления могут ускорить получение данных. Поможет ли представление календаря пользователям получать информацию быстрее? Поможет ли диаграмма Ганта руководству оперативно получить представление о состоянии проекта? Требуется ли несколько представлений с разными назначениями в стандартном представлении (например, сводка о состоянии для руководителя и упрощенное представление для пользователей мобильных устройств)? Дополнительные сведения о типах представлений см. в разделе "Создание или смена представления" справочной системы Windows SharePoint Services 3.0.

  • Нужно ли реализовывать общий доступ к информации и столбцам между списками?

    В случае, если необходимо опубликовать информацию из другого списка, требуется определить источник информации и создать поле подстановок для размещения соответствующих данных. В случае, если необходимо опубликовать столбцы, требуется создать тип столбцов. Дополнительные сведения см. в статье Планирование типов контента (Windows SharePoint Services).

Форма

Обратившись к статье Планирование рабочей области настраиваемых списков (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377&clcid=0x419), перечислите все настраиваемые списки, которые необходимо создать, и сайты, в которых они будут созданы. Для каждого списка укажите используемые столбцы и типы полей (типы столбцов) для данных в каждом столбце.