Общие сведения об управлении документами (SharePoint Foundation 2010)
Применимо к: SharePoint Foundation 2010
Последнее изменение раздела: 2011-05-23
В этой статье описываются различные элементы решения по управлению документами на основе Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Содержание
Элементы системы управления документами
Процесс планирования
Система управления документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, просмотр и публикацию, а также окончательное удаление или сохранение. Хотя термин "управление" подразумевает контроль над информацией с верхнего уровня организации, эффективная система управления документами должна отражать сущность организации, в которой используется. Средства, используемые для управления документами, должны быть гибкими, что позволит строго контролировать жизненные циклы документа, если это соответствует корпоративной культуре и целям, но также позволит применять менее структурированную систему, если это больше подходит организации.
Элементы системы управления документами
В эффективном решении управления документами определяются следующие элементы:
типы документов и другого контента, которые могут быть созданы в рамках организации;
шаблоны, которые можно использовать для каждого типа документов;
метаданные, которые необходимо предоставлять для каждого типа документов;
место хранения документов на каждой стадии их жизненного цикла;
способ контроля доступа к документам на каждой стадии их жизненного цикла;
способ перемещения документов в рамках организации с правом участников групп вносить изменения в создание, просмотр, утверждение, публикацию и размещение документов.
В SharePoint Foundation 2010 содержатся функции, которые обеспечивают все эти аспекты управления документами. Чтобы работники информационных подразделений могли легко пользоваться этими возможностями, не отвлекаясь от повседневных операций и привычных средств, в приложения системы система Microsoft Office, например Microsoft Outlook и Microsoft Word, также включены функции для поддержки каждой стадии жизненного цикла документов.
Процесс планирования
Процедура планирования управления документами состоит из следующих важных этапов.
Определение ролей управления документами. Убедитесь, что в планах учтены следующие моменты: отзывы от основных заинтересованных лиц организации, наличие соответствующей группы на месте для внедрения решения, а также утверждение лиц, принимающих участие в управлении документами.
Анализ использования документов. После определения лиц, работающих с документами, определите тип документов, с которыми ведется работа, и способы использования этих документов. Дополнительные сведения см. в разделе Определение типов пользователей и анализ использования документов (SharePoint Foundation 2010).
Планирование организации документов. Документы можно упорядочивать в семействах сайтов, сайтах и библиотеках. SharePoint Foundation 2010 предоставляет ряд возможностей для организации и хранения документов, начиная со специализированных сайтов и заканчивая менее структурированными библиотеками документов, обеспечивающими совместную работу и быстрое создание документов. Внутри библиотеки контент можно упорядочить по папкам и вложенным папкам. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010).
Планирование перемещения контента между расположениями. На разных стадиях жизненного цикла документа может возникнуть необходимость переместить или скопировать его из одного сайта или библиотеки в другой сайт или библиотеку. Например, процесс публикации может включать перемещение документа из промежуточного сайта на общедоступный веб-сайт. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование потока контента документа Планирование библиотеки документов (SharePoint Foundation 2010).
Планирование типа контента. Используйте типы данных для упорядочения информации по типам документов, например, по метаданным, шаблонам документов, политикам и рабочим процессам. Это важный этап организации документов и обеспечения согласованности в рамках организации. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010).
Планирование рабочих процессов. Планируя рабочие процессы для организации, можно контролировать и отслеживать перемещение документов между участниками группы, поскольку каждый участник принимает участие в совместной работе во время жизненного цикла документа. В SharePoint Foundation 2010 содержатся рабочие процессы для стандартных задач групп, таких как просмотр и утверждение документов. В SharePoint Foundation 2010 также поддерживается создание и установка пользовательских рабочих процессов. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование типов контента (SharePoint Foundation 2010).
Планирование контроля контента. Можно запланировать соответствующую степень контроля на основе типа контента и места его хранения. Например, для библиотеки документов можно требовать извлечения документов перед их изменением. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование управления версиями, утверждения контента и извлечения (SharePoint Foundation 2010).