Общие сведения об управляемых метаданных
Применимо к: SharePoint Server 2010
Последнее изменение раздела: 2016-11-30
Управляемые метаданные — это иерархическая коллекция управляемых данных, которые можно определять и использовать как атрибуты элементов в Microsoft SharePoint Server 2010.
В данной статье представлены основные концепции управляемых метаданных и описано их использование. Для иллюстрации концепций на протяжении всей статьи используется единый пример. В последнем разделе описаны преимущества использования управляемых метаданных в решении SharePoint Server 2010.
Содержание:
Основные сведения об управляемых метаданных
Работа с управляемыми метаданными
Преимущества использования управляемых метаданных
Основные сведения об управляемых метаданных
В этом разделе описываются несколько ключевых понятий, связанных с управляемыми метаданными.
Термины и наборы терминов
Термин — это слово или фраза, которые можно связать с элементом в SharePoint Server 2010. Набор терминов — это набор связанных терминов. Можно указать, что столбец Microsoft SharePoint Server должен содержать термин из определенного набора терминов. Управляемые метаданные — способ создания терминов и наборов терминов и управления ими независимо от самих столбцов.
Локальные наборы терминов создаются в контексте семейства сайтов. Например, при добавлении столбца в список в библиотеке документов и создании нового набора терминов, к которому будет привязан столбец, этот набор терминов будет локальным по отношению к семейству сайтов, в котором хранится библиотека документов.
Глобальные наборы терминов создаются вне контекста семейства сайтов. Например, администратор банка терминов может создать группу набора терминов "Отдел кадров" и назначить сотрудника, который будет управлять этой группой. Руководитель группы будет создавать в группе "Отдел кадров" наборы терминов, относящиеся к отделу кадров, например должности и разряды оплаты.
Пользователи видят только глобальные наборы терминов и наборы терминов, которые являются локальными по отношению к семейству сайтов пользователя.
Представьте, например, что вам необходимо провести конференцию. Для каждого заседания в рамках конференции выделяется аудитория, а для заседаний с большим количеством участников выделяется дополнительная аудитория, где участники, не поместившиеся в основную аудиторию, смогут увидеть трансляцию конференции на крупноформатных экранах. Вы принимаете решение использовать для отслеживания всех заседаний и связанных с заседаниями данных список SharePoint Server.
Для отслеживания заседаний и конференц-залов необходимо выполнить указанные ниже действия.
Создайте набор терминов "Конференц-залы", представляющий все доступные аудитории.
Добавьте в набор терминов по одному термину для каждого конференц-зала.
Создайте тип контента "Заседание".
Добавьте в этот тип контента два столбца, "Аудитория" и "Дополнительная аудитория".
Укажите, что значение каждого из этих столбцов берется из набора терминов "Конференц-залы".
Создайте список заседаний.
В данном примере при каждом добавлении заседания в список указываются значения для "Аудитории" и "Дополнительной аудитории". При последующем резервировании дополнительной аудитории в центре проведения конференций необходимо добавить в набор терминов "Конференц-залы" новый термин, который станет допустимым значением для обоих столбцов.
Управляемые термины, корпоративные ключевые слова и банк терминов
Термины можно разделить на два типа:
Управляемые термины, которые обычно задаются предварительно, создают пользователи с соответствующими разрешениями, при этом они часто имеют иерархическую структуру.
Корпоративные ключевые слова — просто слова или фразы, добавленные в элементы SharePoint Server 2010. Все корпоративные ключевые слова являются частью одного неиерархического набора терминов, который называется набор ключевых слов.
Управляемые термины и корпоративные ключевые слова используются по-разному. Дополнительные сведения см. ниже в разделе "Использование терминов".
Примечание
Когда речь идет об управляемых терминах, слово "управляемые" часто опускается, если значение понятно из контекста.
Управляемые термины и корпоративные ключевые слова хранятся в базе данных, которая называется банком терминов.
Работа с управляемыми метаданными
В следующих разделах описывается создание и использование терминов. Пример с конференц-залом используется во всех разделах для иллюстрации концепций.
Создание терминов
В SharePoint Server 2010 входит средство управления банком терминов, используемое для создания наборов терминов и управления ими. Если у пользователя есть соответствующие разрешения, он может выполнять с помощью этого средства указанные ниже действия.
Создание и удаление набора терминов.
Добавление, изменение и удаление терминов.
Структуризация управляемых терминов в наборе в иерархию.
Определение синонимов.
Импорт терминов.
Преобразование корпоративных ключевых слов в термины при перемещении их в набор терминов.
Пример:
Организация заседаний конференции начинается с определения в средстве управления банком терминов набора терминов, представляющего все конференц-залы. Затем в этом же средстве необходимо добавить в набор термины для каждой аудитории. Ниже приведен набор терминов и термины, которые необходимо задать.
Конференц-залы (набор терминов)
La Nouvelle Ballroom
Комната 256
Комната 270
Mardi Gras Ballroom
Комната 287
Комната 391
Комната 348b
Зал C
Зал D
Комната 348a
Аудитория C
Аудитория D
Аудитория E
Комната 354
Комната 355
Комната 293
Набор терминов стал слишком громоздким: для выбора нужного конференц-зала необходимо прокручивать длинный список. Вы решаете изменить структуру набора терминов, сгруппировав аудитории, расположенные в каждом крыле центра проведения конференций. Новая структура набора терминов приведена ниже.
Конференц-залы (набор терминов)
Аудитории
Аудитория C
Аудитория D
Аудитория E
Залы
Зал A
Зал B
Зал C
Зал D
Танцевальные залы
La Nouvelle Ballroom
Mardi Gras Ballroom
Второй этаж
Комната 256
Комната 270
Комната 287
Комната 293
Третий этаж
Комната 348a
Комната 348b
Комната 354
Комната 355
Комната 391
Поскольку термины "Аудитории", "Залы", "Второй этаж" и "Третий этаж" используются только для группировки других терминов и не представляют конкретные аудитории, в которых можно проводить заседания, эти термины должны быть недоступны для выбора.
Использование терминов
Столбец — это место в списке, в котором хранится информация об элементе SharePoint Server. При определении столбца указывается имя и тип столбца, а также дополнительные сведения, зависящие от типа столбца.
В SharePoint Server 2010 вводится новый тип столбцов — управляемые метаданные. При создании столбца с управляемыми метаданными указывается набор терминов, из которого берутся значения столбца. Если пользователи должны указывать сведения об элементах списка (включая документы) и допустимые значения сведений содержатся в наборе терминов, следует использовать столбец управляемых данных. Создайте новый тип контента или измените существующей и добавьте столбец управляемых данных в тип контента.
Пример:
Для представления заседаний необходимо создать новый тип контента "Заседание". Поскольку заседания должны быть связаны с аудиторией и дополнительной аудиторией, необходимо добавить по одному столбцу для каждого из этих атрибутов. Вы добавляете столбец "Аудитория", указываете тип Управляемые данные, выбираете набор терминов "Конференц-залы", из которого будут выбираться значения столбца, и указываете, что столбец может содержать только одно значение. Затем вы создаете дополнительный столбец "Дополнительная аудитория" и сопоставляете его тому же набору терминов. Поскольку дополнительная аудитория требуется не для всех заседаний, вы указываете, что столбец может быть пустым. Так как дополнительных аудиторий может быть несколько, вы указываете, что столбец может содержать несколько значений.
Определения обоих столбцов приведены в таблице ниже.
| Имя столбца | Набор терминов | Требуется значение? | Разрешить использование нескольких значений? |
|---|---|---|---|
Аудитория |
Конференц-залы |
Да |
Нет |
Дополнительная аудитория |
Конференц-залы |
Нет |
Да |
Наконец, вы создаете список заседаний.
Ввод терминов
Когда пользователь создает или загружает новый термин SharePoint Server с типом, столбцам которого необходимо значение, пользователь должен его указать. Если в столбце используются управляемые метаданные, отображается элемент управления управляемыми метаданными, а пользователь взаимодействует с этим элементом для ввода значения.
Этот элемент управления позволяет пользователю ввести значение или выбрать его с помощью иерархической навигации по набору терминов, связанным со столбцом. Если пользователь начинает вводить значение, элемент управления отображает все термины набора, начинающиеся с введенных символов. Имя набора терминов и положение термина в иерархии указываются вместе с самим термином.
Если в столбце можно использовать несколько значений, пользователь может выбрать несколько терминов. Если набор терминов и столбце позволяет добавить новые термины, пользователь также может создать новый термин и вставить его в нужное место в иерархии набора терминов.
Пример:
Администратор конференции добавляет новое заседание. В SharePoint Server выводится форма с полями для всех столбцов, связанных с типом контента "Заседание". При создании основного заседания в поле Аудитория выводится иерархия терминов в наборе терминов "Конференц-зал", из которой администратор выбирает аудиторию La Nouvelle Ballroom.
Администратор не помнит, какая аудитория является дополнительной для основного заседания, но знает, что это средняя аудитория. Администратор вводит ауд, и ему на выбор предлагаются указанные ниже термины.
Аудитория C [Конференц-залы: Аудитории]
Аудитория D [Конференц-залы: Аудитории]
Аудитория E [Конференц-залы: Аудитории]
Администратор выбирает вариант Аудитория D.
Ввод корпоративных ключевых слов
SharePoint Server 2010 включает предопределенный столбец Корпоративные ключевые слова. Этот столбец можно добавить в типы контента. Когда пользователь добавляет значение в столбец "Корпоративные ключевые слова", отображается элемент управления корпоративными ключевыми словами, с помощью которого пользователь вводит значение. Этот элемент управления работает аналогично элементу управления для управляемых метаданных, за исключением того, что элемент управления ключевыми словами позволяет пользователям выбирать и корпоративные ключевые слова, и управляемые термины.
Когда пользователь начинает вводить значение, в элементе управления выводятся термины, начинающиеся с введенных пользователем знаков, как из глобальных наборов терминов, так и из наборов терминов, локальных по отношению к семейству сайтов пользователя. Также отображается набор терминов, содержащий нужный термин, и его положение в иерархии. Обычно поддерживается возможность ввода нового управляемого ключевого слова. Если пользователь вводит новое ключевое слово, оно добавляется в набор ключевых слов.
Столбец корпоративных ключевых слов по умолчанию позволяет использовать несколько значений.
Пример:
Администратор конференции добавляет новое заседание, представляющее открытие конференции для всех участников. Открытие конференции проводится в Mardi Gras World, т. е. вне центра проведения конференций. Поскольку Mardi Gras World не входит в набор терминов "Конференц-залы", администратор не может выбрать его в качестве значения поля Аудитория. Однако администратор хочет указать место проведения, чтобы другие администраторы могли найти это заседание при поиске по фразе "Mardi Gras World". Администратор замечает, что тип контента "Заседание" включает столбец "Корпоративные ключевые слова", и решает добавить место проведения в качестве корпоративного ключевого слова.
Администратор начинает вводить название места проведения в поле ключевого слова. После ввода Mar администратору предлагаются на выбор указанные ниже варианты.
Mardi Gras Ballroom [Конференц-залы: Танцевальные залы]
Создать
Администратор выбирает вариант Создать и создает корпоративное ключевое слово Mardi Gras World, которое добавляется в столбец "Корпоративные ключевые слова" элемента списка и в набор ключевых слов.
Преимущества использования управляемых метаданных
В этом разделе описывается несколько преимуществ использования управляемых метаданных.
Более согласованное использование терминологии
Управляемые метаданные позволяют использовать термины более согласованно, как и ключевые слова, которые добавляются в элементы SharePoint Server. Термины можно определить предварительно и разрешить только авторизованным пользователям добавлять новые термины. Также можно запретить пользователям добавлять собственные корпоративные ключевые слова в элементы и заставить их использовать уже существующие. Управляемые метаданные также обеспечивает более высокую точность, предоставляя список верных терминов, из которого пользователи могут выбрать нужные значения. Так как корпоративные ключевые слова также являются типом управляемых метаданных, они тоже будут более согласованными.
Так как метаданные используются более согласованно, можно обеспечить более высокую степень правильности данных. При использовании метаданных для автоматизации бизнес-процессов, например для размещения документов в различных файлах в центре записей на основе значения атрибута отдела, можно быть уверенным, что метаданные созданы авторизованными пользователями и значение атрибута отдела всегда будет одним из допустимых.
Улучшенные результаты поиска
Простой поиск позволяет получить нужные результаты, если элементы содержат согласованные атрибуты.
Когда пользователи применяют к элементам управляемые термины и корпоративные ключевые слова, им предлагаются уже использованные термины. В некоторых случаях пользователям даже запрещено вводить новые значения. Так как пользователи сосредоточены на определенном наборе терминов, к элементам скорее всего будут применены эти термины — но не синонимы. Поэтому более вероятно, что при поиске управляемого термина или корпоративного ключевого слова будут получены нужные результаты.
Динамика
В предыдущих версиях SharePoint Server для ограничения значения атрибута до значений из соответствующего набора приходилось создавать столбец с типом "выбор" и затем указывать список допустимых значений. Если требовалось добавить новое значение, приходилось изменять каждый столбец, использующие этот набор значений.
При использовании управляемых метаданных в SharePoint Server 2010 можно отделить набор значений от столбцов, его использующих. Если нужно добавить новое значение, следует добавить термин в набор терминов, и все столбцы, связанные с этим набором, будут использовать обновленный набор значений.
При использовании терминов можно синхронизировать элементы SharePoint Server с бизнесом и его изменениями. Например, представьте, что у нового продукта компании было кодовое имя на ранних стадиях разработки, потом продукт получил официальное имя незадолго до выпуска продукта. Термин для кодового имени был включен в набор терминов "продукт" и пользователи определяли все документы, связанные с продуктом, с помощью этого термина. Когда имя продукта изменилось, можно было просто изменить термин и поменять его на официальное имя продукта. Термин будет применяться ко всем элементам, но его имя будет обновлено.