Руководство реализации проектов онлайн: принципы успеха

Сводка: В этой статье содержатся основные рекомендации для администраторов и организаций, на которые следует сосредоточиться при реализации системы управления проектами, например Project Online.

Область применения: Project Online

Введение

В наше время существует огромное давление на предприятия, чтобы быть наиболее конкурентоспособными и обеспечить ценность для их заинтересованных сторон. будучи наиболее эффективным и ориентированным на ценность в том, что они делают, в том числе в своих процессах и проектах.

Однако для повышения этой эффективности и принятия решений на основе аналитических сведений о процессах и людях организациям необходим быстрый доступ к информации о проектах и выполняемых работах. Здесь появляется система управления проектами, такая как Project Online. Согласно аксиоме "Что измеряется, можно управлять", система управления проектами предоставляет средства для организаций, пытающихся перейти от нерегламентированного управления проектами к процессу принятия решений на основе данных.

Задача

Хотя потребность в системе управления проектами легко оправдана, реализация такой системы может оказаться не совсем простой. Многие не понимают, что внедрение системы управления проектами по существу является фундаментальным изменением поведения для участвующих людей, что является важным мероприятием. Существует несколько факторов, влияющих на успех такой реализации, таких как надежная система, управление изменениями или обучение, среди прочего.

Как понимает любой, кто реализовал большое изменение системы, речь идет не о самих инструментах, а о людях, которые используют эти инструменты и системы, которыми необходимо управлять в рамках проекта. Так как же реализовать систему управления проектами? Как обеспечить успешную реализацию?

В этом документе предпринимается попытка изложить пошаговые рекомендации по реализации системы управления проектами, чтобы пользователи и организации, пытающиеся ее, имели рецепт для выполнения.

Подготовка к реализации

Перед фактической реализацией системы управления проектами, такой как Project Online, организация должна учитывать ряд аспектов.

1: Установить реальное "ПОЧЕМУ?"

Одним из наиболее важных аспектов реализации системы управления проектами является предварительная часть проекта. Как и любой другой проект, прежде чем приступить к реализации системы управления проектами, имеет смысл оценить основные потребности и установить "ПОЧЕМУ" для такой инициативы.

Во многих случаях необходимость в системе управления проектами определяется как следствие сбоя какой-то другой инициативы. Например, руководителю может потребоваться отчет обо всех проектах, над которыми работают ресурсы его организации, и если данные не хранятся в централизованном репозитории, может быть очень трудно предоставить их. Аналогичным образом, организация может попытаться спланировать свой портфель проектов в следующем году, и без системы это может привести к хаосу.

Однако важно помнить, что важно определить истинное "почему" в этих сценариях и оценить, действительно ли централизованная система управления проектами поможет в этом. Без реальной точки боли, необходимой для решения, реализация не имеет фона, на который можно было бы стоять.

Ниже приведены некоторые примеры общих тем для реализации Project Online:

• Отсутствие видимости общей работы над проектом в командах.
• Управление ресурсами между организациями.
• Управление бюджетом и портфелем

2. Определение требований всех заинтересованных лиц

После определения основной причины внедрения системы управления проектами необходимо узнать о потребностях различных заинтересованных лиц.

Как уже говорилось ранее, система управления проектами отличается от других системных реализаций тем, что она вносит изменения на фундаментальном уровне в большую группу в организации. Хотя потребность в реализации системы управления проектами возникла у пользователей с критической точкой боли, важно привлечь других ключевых заинтересованных лиц, таких как руководители проектов, менеджеры ресурсов, члены команды и т. д.

Каждая из этих групп заинтересованных лиц будет по-разному влиять в рамках внедрения системы управления проектами, поэтому важно понять влияние, проанализировать его и согласовать желаемый результат для каждой из сторон.

3. Определение текущего состояния

Во многих случаях только то, что организация не имеет централизованной системы управления проектами, не обязательно означает, что у нее вообще нет практики управления проектами. Может быть несколько процессов и процедур на месте, которые могут стать отличным шагом для реализации при правильном использовании.

Таким образом, следующим шагом в этом пути является определение текущего состояния и зрелости управления проектами. Это упражнение должно ответить на следующие вопросы:

• Каковы текущие процессы, которые работают хорошо, а какие не работают должным образом.
• Какие процессы будут реплицироваться в системе управления проектами?
• Какие процессы или части процессов являются племенным знанием, и их необходимо будет определить дальше?
• Какие процессы поддаются дальнейшей стандартизации и определению?

4. Определение будущего состояния

В продолжение предыдущего шага важно определить будущие процессы функций управления проектами и связанные с ними процессы. Например:

• Как будут инициироваться проекты?
• Что представляет собой проект?
• Смоделируется ли в системе управления проектами как проектная, так и непроектная работа?
• Как будут распределяться ресурсы для проектов? Потребуются ли какие-либо утверждения для распределения ресурсов?

Это позволит определить процессы и методологии, которые будут смоделированы в системе управления проектами. Могут быть сценарии, в которых процесс может не существовать в настоящее время для выполнения определенной функции.

В этих сценариях очень важно сначала определить процесс без учета самого инструмента или системы, а затем выяснить, как заставить его работать в системе.

Определение успешности

Определите, как будет выглядеть успешность системы управления проектами, и четко определите идеальный результат. Без базового плана для измерения вы не сможете оценить проект.

5. Определение владельца системы управления проектами

Распространенной ошибкой, которая делается во время реализации системы управления проектами, является то, что не определено четко, кто будет владельцем инструмента. Важно понимать, что система управления проектами — это не только ИТ-инструмент. Настоятельно рекомендуется, чтобы некоторая часть бизнеса владела процессами и стандартами, реализованными в системе управления проектами. В организациях, где существует формальный офис управления проектами (PMO), это, как правило, считается ответственностью pmo.

Вам нужен централизованный офис управления проектами?

Офис управления проектами — это команда в организации, которая отвечает за определение и поддержание стандартов для управления проектами в этой организации. Цель pmo — обеспечить доставку ценности через проекты путем оптимизации их выполнения.

Как правило, и неточно реализация системы управления проектами связана с pmo. Кроме того, группа, возглавляющая реализацию системы управления проектами, становится своего рода PMO. Однако реализация системы управления проектами не обязательно означает, что создается pmo и обеспечивает успех проектов.

Важно задать вопрос: действительно ли вашей организации нужен pmo? Как правило, наличие центрального органа, ответственного за практику управления проектами и инструмент системы управления проектами, оказывается полезным для поддержания согласованности и стимулирования внедрения, но это решение, которое отличается для каждой организации.

Кроме того, существует несколько типов pmos, которые организации могут выбирать в зависимости от проектов и культуры организации.

Размер организации также играет определенную роль в решении о создании PMO. Хотя формальное PMO желательно, большинство малых и средних предприятий не имеют PMO. Обычно у них есть человек, принимающий решения, или небольшая группа, которая выполняет аналогичную функцию. Основное внимание уделяется определению и поддержанию стандартов управления проектами, при этом не обязательно наличие группы, помеченной как PMO.

6. Определение приоритетов требований

Как и в случае с любым другим проектом, для реализации системы управления проектами требуется правильная идентификация области и определение приоритетов. Распространенной ошибкой, которую организации делают на этом этапе, является попытка сделать все, что не делает правильный подход. Организации должны стремиться решить единственную наиболее важную болевую точку, определенную на предыдущих шагах, получить некоторые ранние победы, а затем приступить к добавлению других функций на последующих этапах.

• Рекомендуется думать о создании этих требований как блоки LEGO, где требования опираются друг на друга. Без мощной базовой платформы это будет разваливаться.
• Определите критические требования и элементы, необходимые для реализации этого требования. Например, чтобы обеспечить точное управление ресурсами, необходимо иметь четко определенный процесс создания проекта и управления жизненным циклом, четко определенный процесс для измерения емкости ресурсов и распределения на основе этих проектов. Существует несколько способов создания этих функций, и организация должна выбрать подход, соответствующий ее культуре и потребностям. Например, некоторые организации привыкли использовать расписания для отслеживания работы, но в других организациях то же самое не получается.
• После того как все требования будут определены и отфильтрованы по критически важным требованиям, определите приоритеты на основе их ценности.
• Определите критерии принятия для каждого из этих требований и определите, что является успешным для каждого из требований.
• И, наконец, попробуйте количественно оценить преимущества, полученные при выполнении каждого из требований.

7. Определение заинтересованных лиц и основной команды для реализации

Определив область реализации, определите своих партнеров по этой инициативе. Типичная команда по внедрению системы управления проектами выглядит следующим образом.

Спонсоров

Вам потребуется сильное спонсорство для вашего проекта сверху вниз. Определите спонсоров, которые будут поддерживать вас, и иметь достаточно влияния, чтобы устранить препятствия, когда вы столкнетесь с ними.

Основная команда

Это будет фактическая проектная группа, которая будет выполнять практическую работу в проекте по внедрению системы управления проектами.

Справочная группа

Так как вы не можете принимать все решения самостоятельно и не можете обращаться ко всем пользователям каждый раз, когда вам нужна обратная связь, вам потребуется команда пользователей, которые предоставляют рекомендации по различным процессам. Это может быть ваша группа быстрых отзывов.

8. Определение временной шкалы для реализации

По иронии судьбы многие проекты реализации для системы управления проектами сами по себе не имеют расписания проектов. Это, как правило, одна из основных причин, по которой эти реализации сходят с рельсов. Обязательно разработайте четкую временную шкалу проекта для реализации с четкими конечными датами.

9. Разработка плана управления изменениями

Как уже говорилось ранее, система управления проектами влияет почти на все части организации на различных уровнях. Для этого требуются согласованные усилия по управлению изменениями, чтобы убедиться, что организация принимает изменения.

Четкий план по управлению изменениями должен быть изложен заблаговременно перед началом реализации. Хороший план управления изменениями включает в себя распространение осведомленности об инициативе, усилия по повышению желания участников к изучению и внедрению системы, а также достаточные знания и обучение для поддержания изменений.

Во время реализации

Теперь, когда наземные работы перед началом реализации были завершены, пришло время приступить к выполнению. Ниже приведены некоторые рекомендации по работе с реализацией.

1. Управление им как проектом

Как уже говорилось ранее, реализация системы управления проектами похожа на любой другой проект. Определив конечные меры, активно отслеживайте достижение конечных результатов своевременно.

2: Не позволяйте ему идти темно

Как правило, средняя реализация системы управления проектами занимает от шести месяцев до года. Это связано с тем, что система управления проектами всегда рассматривалась как взаимосвязанный ряд функций, и предполагается, что одна функция не может быть доставлена без другой. В эпоху agile-проектов это является рецептом аварии, и тем более в случае с системой управления проектами.

Попробуйте разделить реализацию на легко конечные рабочие пакеты и быстро доставить их. Например, предположим, что один из ваших конечных результатов заключается в том, чтобы проекты могли проходить через рабочий процесс утверждения. В этом случае необходимо включить экземпляр Project Online, а затем включить функцию создания проекта в качестве следующего шага. Затем вы создадите рабочий процесс утверждения для каждого проекта как отдельный конечный результат вместо того, чтобы одновременно предоставлять все функциональные возможности.

Это не только позволит вам набрать быстрые победы, но и позволит команде протестировать и предоставить отзыв до того, как реализация зайдет слишком далеко. Это обеспечит аппетит пользователей, а также проверит допущения проекта и даст возможность исправить их.

3. Не проектируйте исключения

Распространенная ловушка, в которую попадают большинство реализаций системы управления проектами, заключается в том, чтобы тратить много времени на разработку сценариев, которые являются скорее исключением, чем стандартным. Это не только тратит время и ресурсы, но и искажает реализацию на то, что не удовлетворяет основную аудиторию.

Важно признать, что ни один инструмент не может удовлетворить 100 % сценариев, и лучше выбрать решения, которые решают наиболее важные.

Другой точки зрения на это было бы "паралич анализа". Нерешительность убивает импульс проекта. Важно иметь сильную команду и спонсора, который может принимать быстрые решения с достаточным объемом данных.

4: не усложняйте

Как упоминалось ранее, это заманчиво открыть двери для торговой марки шлепать новую систему управления проектами, и включить каждую функциональность и функцию на и произвести впечатление на пользователей. Однако такой подход не впечатляет пользователей, а перегружает их. Люди не может обработать слишком много изменений за один раз. В этом контексте все просто, чтобы начать с. Вы всегда можете добавить дополнительные функции позже, как только пользователи привыкнуть к системе.

5. Измеримые данные

Одной из основных причин, по которым реализуется система управления проектами, является возможность создания отчетов и связанная с ней видимость. Однако для создания значимых отчетов и панелей мониторинга, которые могут привести к принятию решений на основе аналитических сведений, важно учитывать отчеты во время создания системы управления проектами. Во многих случаях отчеты являются забвающей мыслью, и это не только подрывает влияние системы управления проектами, но и отнимает "wow factor".

6. Планирование обучения

Нельзя сказать достаточно времени, необходимого для разработки надежного плана обучения для пользователей. Важно понимать, что люди учатся по-разному, поэтому разработайте план обучения, который включает в себя письменные материалы, видео, аудио и взаимодействие лицом к лицу.

Кроме того, многие учебные руководства посвящены только техническим "практическим действиям" в средстве и игнорируют такие вещи, как объяснение того, почему требуется определенное утверждение или почему участнику команды необходимо обновить свои задачи. Крайне важно, чтобы учебный материал не только охватывал практические инструкции, но и время для объяснения преимуществ выполнения определенных действий.

После реализации

Дополнительные советы по управлению системой управления проектами после реализации см. в следующих статьях.

Связанные статьи

7 способов поддержать внедрение решения PPM, пост-реализация: технический документ

Победить период полураспада (t 1/2) — управление решением PPM: после реализации