Подтверждение уведомления об удержании

При ответе на нормативный запрос или расследование вам может потребоваться сообщить хранителям об их обязательствах по сохранению электронной информации (ESI) и любых материалов, которые могут иметь отношение к активному или неминуемому юридическому вопросу. После отправки юридические группы должны знать, что каждый хранитель получил, прочитал, понял и согласился следовать заданным инструкциям.

Чтобы сократить время, затраты и усилия по выполнению действий с хранителями, обнаружение электронных данных (премиум) позволяет отправлять и отслеживать уведомления о удержании по электронной почте. В дополнение к уведомлениям по электронной почте каждый хранитель будет иметь доступ к индивидуальному порталу соответствия требованиям, что позволяет держать хранителей в курсе изменений в их статусе обязательств.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Уведомления по электронной почте

После выдачи уведомления о удержании по юридическим причинам каждый хранитель получит уникальное и персонализированное электронное письмо с указанными вами юридическими уведомлениями о удержании и дополнительными инструкциями.

Совет

Узнайте, как использовать встроенный редактор коммуникаций , чтобы позволить хранителям подтвердить свое уведомление или получить доступ к порталу соответствия требованиям непосредственно из электронной почты.

В зависимости от конфигурации уведомления о удержании по закону ваши хранители могут получать следующие уведомления:

• Уведомление об выдаче: Первое уведомление, отправленное вашему хранителям. Это уведомление будет содержать инструкции по выдаче и уведомление о удержании, добавленное в конец сообщения.
• Уведомление о напоминании: Если этот параметр включен, вашим хранителям будет отправлено уведомление с напоминанием в зависимости от указанной частоты и интервала. Напоминания будут отправляться либо до тех пор, пока хранитель не подтвердит их уведомление, либо до тех пор, пока количество напоминаний не будет исчерпано.
• Уведомление об эскалации: Если этот параметр включен, уведомление об эскалации будет отправлено вашему управляющему и его руководителю после исчерпания уведомлений о напоминаниях. Система автоматически отправляет уведомления об эскалации до тех пор, пока не будет завершено указанное количество эскалаций или пока хранитель не подтвердит уведомление о удержании.
• Повторное уведомление: В ходе расследования, если содержимое уведомления о удержании обновляется, обновленное уведомление будет автоматически отправлено хранителям.
• Уведомление о выпуске: Когда хранитель освобождается от дела, ей будет отправлено уведомление об освобождении.

Портал соответствия требованиям

В дополнение к Уведомления по электронной почте каждый хранитель будет иметь доступ к уникальному порталу соответствия требованиям. На портале каждый хранитель может просматривать уведомления об активном удержании, получать к ней доступ и подтвердять их.