Включение архивных почтовых ящиков для Microsoft 365

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Архивация электронной почты в Microsoft 365 (также называемая архивацией на месте) предоставляет пользователям больше места в хранилище почтовых ящиков. Дополнительные сведения см. в статье Сведения об архивных почтовых ящиках.

Используйте сведения, приведенные в этой статье, чтобы включить или отключить архивный почтовый ящик с помощью портала администрирования Exchange или PowerShell. Вы также узнаете, как запустить автоматическую диагностическую проверку в архивном почтовом ящике пользователя для выявления проблем и рекомендуемых вариантов их решения.

Конфигурация для включения или отключения архивных почтовых ящиков больше не доступна на портале соответствия требованиям Microsoft Purview и перенесена в новый Центр администрирования Exchange (EAC).

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Получение необходимых разрешений

Чтобы включать и отключать архивные почтовые ящики, вам должна быть назначена роль "Получатели почты" в Exchange Online. По умолчанию эта роль назначается группам ролей "Управление организацией" и "Управление получателями" на странице Разрешения в Центре администрирования Exchange.

Включение архивного почтового ящика

Примечание.

При включении архивного почтового ящика элементы в почтовом ящике пользователя, которые старше, чем назначенная ему политика архивации, будут перемещены в новый архивный почтовый ящик.

Согласно политике архивации по умолчанию, входящей в назначенную для почтовых ящиков Exchange Online политику хранения, элементы основного почтового ящика перемещаются в архивный спустя два года с момента их создания или доставки. Дополнительные сведения см. в статье Сведения об архивных почтовых ящиках.

1. Войдите в Центр администрирования Exchange (EAC) и перейдите в раздел Почтовые ящики>получателей.

2. В списке почтовых ящиков выберите пользователя, чтобы включить архивацию для своего почтового ящика.

3. Во всплывающей области выберите Другие и в разделе Архив почтовых ящиков выберите Управление архивом почтовых ящиков:

   

4. На панели Управление архивом почтовых ящиков включите параметр Архив почтовых ящиков и нажмите кнопку Сохранить.

Создание архивного почтового ящика займет какое-то время. При его создании в столбце Состояние архива для выбранного пользователя отображается активно, хотя для изменения состояния может потребоваться обновить страницу.

Отключение архивного почтового ящика

Как и при включении архивного почтового ящика, вы можете использовать ту же конфигурацию в Центре администрирования Exchange, чтобы отключить архивный почтовый ящик пользователя. На этот раз отключите архив почтовых ящиков в Центре администрирования Exchange.

Вы можете повторно подключить его к основному почтовому ящику пользователя в течение 30 дней после отключения. В этом случае восстанавливается исходное содержимое архивного почтового ящика. По истечении 30 дней исходное содержимое архивного почтового ящика окончательно удаляется и не подлежит восстановлению. Поэтому при повторном включении архива по прошествии более 30 дней с момента его отключения создается новый архивный почтовый ящик.

Согласно политике архивации по умолчанию, назначенной для почтовых ящиков пользователей, сообщения перемещаются в архивный почтовый ящик через два года с момента их доставки. Если вы отключите архивный почтовый ящик пользователя, никакие действия не будут выполняться с элементами почтового ящика, и они останутся в основном почтовом ящике пользователя.

Включение и отключение архивных почтовых ящиков с помощью Exchange Online PowerShell

Вы также можете использовать Exchange Online PowerShell для включения архивных почтовых ящиков. Главная причина использования PowerShell — быстрое включение архивных почтовых ящиков для всех пользователей в организации.

Первый шаг — подключение к Exchange Online PowerShell. Инструкции см. в статье Подключение к Exchange Online PowerShell.

После подключения к Exchange Online можно выполнить команды, приведенные в следующих разделах, для включения или отключения архивных почтовых ящиков.

Включение архивных почтовых ящиков

Выполните следующую команду, чтобы включить архивный почтовый ящик для одного пользователя.

Enable-Mailbox -Identity <username> -Archive

Выполните следующую команду, чтобы включить архивный почтовый ящик для всех пользователей в организации (чей архивный почтовый ящик в настоящее время не включен).

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

При включении архивации для определенного пользователя, почтовый ящик которого находится на удержании или назначен политике хранения, реализуются следующие изменения конфигурации:

• Квота хранилища для папки "Элементы с возможностью восстановления" основного почтового ящика пользователя увеличивается на 5 ГБ, увеличивая ее с 100 ГБ до 105 ГБ. Эта корректировка предоставляет дополнительное пространство для размещения удаленных элементов во время архивации, даже если автоматическое расширение архива не включено. Квота предупреждений о восстанавливаемых элементах также увеличена на 5 ГБ, увеличив ее с 90 ГБ до 95 ГБ.

Отключение архивных почтовых ящиков

Выполните следующую команду, чтобы отключить архивный почтовый ящик для одного пользователя.

Disable-Mailbox -Identity <username> -Archive

Выполните следующую команду, чтобы отключить архивный почтовый ящик для всех пользователей в организации (чей архивный почтовый ящик в настоящее время включен).

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive

Запуск диагностики в архивных почтовых ящиках

Важно!

Вы должны быть глобальным администратором Microsoft 365, чтобы использовать диагностическую проверку архивного почтового ящика.

Microsoft рекомендует использовать роли с наименьшим количеством разрешений. Минимизация числа пользователей с ролью глобального администратора помогает повысить безопасность организации. Дополнительные сведения о ролях и разрешениях Microsoft Purview.

Для выявления проблем и рекомендуемых вариантов их решения можно выполнить автоматическую диагностическую проверку в архивном почтовом ящике пользователя.

Чтобы запустить диагностическую проверку, нажмите кнопку ниже.

Выполнить тесты: архивный почтовый ящик

В Центре администрирования Microsoft 365 откроется страница со всплывающим элементом. Введите адрес электронной почты почтового ящика, который необходимо проверить, и щелкните Выполнить тесты.

Примечание.

Эта функция недоступна в облаках Microsoft 365 для государственных организаций, Microsoft 365 под управлением 21Vianet или Microsoft 365 для Германии.

Инструкции для конечных пользователей

Объясните пользователям, как работает их архивный почтовый ящик и как они могут взаимодействовать с ним в Outlook для Windows, macOS и в Интернете. Для вашей организации будет настроена наиболее эффективная документация. Но основные инструкции вы можете найти в статье Управление хранилищем электронной почты с помощью онлайн-архивных почтовых ящиков.

Дальнейшие действия

Рассмотрите возможность включения архивации с автоматическим расширением для получения дополнительного места в хранилище. Инструкции см. в статье Включение архивации с автоматическим расширением.