Создание возможностей обучения и подготовки сотрудников

Узнайте, как создать систему обучения и подготовки, которая будет держать сотрудников и членов команды в курсе важных умений и навыков, необходимых для профессионального успеха.

В этой статье показано, как создать решение для обучения, включающее устойчивый обучающий сайт, онлайн-обучение, виртуальные учебные мероприятия, продвижение и отслеживание аналитических сведений и отзывов, чтобы улучшить работу в течение длительного времени.

Создавайте возможности обучения и подготовки с помощью следующего:

• Инвентаризация всех потребностей организации, целей и задач обучения и определение важных сроков
• Выбор лучших инструментов, которые соответствуют целям и задачам организации в области обучения и подготовки
• Информирование сотрудников о важных сроках и возможностях обучения и подготовки
• Запуск доступного и масштабируемого интерфейса за счет того, что сотрудники знают, как получить доступ к модулям, курсам и ресурсам, и запрашивая отзывы для внесения улучшений в процессе

Обзор создания возможностей обучения и подготовки сотрудников

План	Сборка	Запуск
— Понимание потребностей организации — Список всех целей обучения — Персонализация взаимодействия на основе роли и этапа карьеры — Определение временных шкал — Определение целей и результатов	— Выбор оптимальных средств для возможностей обучения и подготовки — Обеспечение доступа к средствам и ресурсам для всех — Создание места, где могут общаться сотрудники с похожими целями обучения	— Задайте реалистичные сроки выполнения — Оповещение сотрудников о предстоящих возможностях по обучению и подготовке и инициативах — Сбор данных с каждой платформы, используемой для измерения общей эффективности обучения и подготовки

Планирование возможностей обучения и подготовки

Рекомендации по планированию

• Для некоторых профессий и дисциплин могут действовать федеральные или государственные требования, требующие специального обучения и подготовки. Помните о датах для информирования организации о практике.

• У сотрудников могут быть разные и плотные графики. Не забудьте уведомить сотрудников более одного раза о предстоящем необходимом обучении до установленной даты, чтобы убедиться, что для них это самое важное.

• В зависимости от организации сотрудники могут работать в нескольких регионах и часовых поясах. Для живых обучающих мероприятий выберите время, подходящее для большинства сотрудников.

Шаг 1. Определите потребности вашей организации	Шаг 2. Перечислите и классифицируйте все цели обучения	Шаг 3. Определите цели и результаты	Шаг 4. Ознакомьтесь со средствами обучения и подготовки Microsoft 365

Шаг 1. Определите потребности вашей организации

Проведите инвентаризацию всех организационных отделов, команд и дисциплин. Существуют ли какие-либо юридические требования к непрерывному обучению для каких-либо групп сотрудников в вашей организации? Сколько? Существует ли широкий спектр дисциплин и областей знаний в вашей организации? Есть ли определенный бюджет, который необходимо установить и соблюдать для ресурсов обучения и подготовки? Выделите время, чтобы составить список всех факторов для получения всего необходимого.

Шаг 2. Перечислите и классифицируйте все цели обучения

Теперь, когда вы перечислили потребности вашей организации, определите цели обучения для каждой группы сотрудников. Отделите требуемое обучение от предлагаемого или рекомендуемого обучения. Определите сроки завершения в зависимости от потребностей организации. Установите отправные точки и линии окончания для каждого модуля или возможности.

Шаг 3. Определите цели и результаты

В каждой организации есть свои разновидности технических и гибких навыков, которые необходимо поддерживать с течением времени. Эти навыки могут варьироваться от изучения того, как использовать связанные с работой инструменты и внутренние ресурсы, до изучения тонкостей культуры и политики компании. Определите, что должно быть приоритетным в качестве целей обучения и результатов от сотрудников в вашей организации, расставьте приоритеты для этих целей и начните подбирать модули и учебные материалы, которые наилучшим образом соответствуют этим желаемым целям и результатам.

Шаг 4. Ознакомьтесь со средствами обучения и подготовки Microsoft 365

• Используйте Viva Обучение для отображения всего содержимого обучения в одном месте. Принесите учебные материалы из Корпорации Майкрософт, SharePoint вашей организации и систем управления обучением, которые ваша организация уже использует, в Viva Обучение , чтобы ваши сотрудники могли легко получить доступ к нужному им содержимому обучения и обучения, не выходя из Microsoft Teams.

• Курируйте настраиваемые списки воспроизведения обучения в SharePoint с помощью схем обучения. Объедините пользовательское содержимое и обучающее содержимое Майкрософт для создания списков воспроизведения обучения и обучения. Используйте веб-части Схемы обучения с целевыми аудиториями, чтобы убедиться, что ваши сотрудники видят содержимое, наиболее подходящее для них.

• Создание целевой страницы обучения и развития с помощью SharePoint. Создайте информационный сайт SharePoint с помощью шаблона информационного сайта Центра обучения SharePoint. Используйте сайт, чтобы направлять сотрудников к событиям, новостям и информации о необходимых учебных и дополнительных ресурсах.

• Использование Microsoft Teams для проведения живых событий обучения. Собрания в Teams включают аудио, видео и демонстрацию экранов и отлично подходит для общения с группами численностью менее 300 человек. Teams можно использовать для собраний, которые проводятся лично, удаленно или в сочетании этих двух способов. Кроме того, собрание можно записать и распространить среди новых сотрудников, которые не смогли присутствовать на нем.

• Предоставьте сотрудникам возможность учиться друг у друга в Viva Engage.Создайте канал Viva Engage только для новых сотрудников. Есть два варианта: создать один адаптационный канал для всей организации или региона или же создавать каналы для каждой группы новых сотрудников. Затем используйте веб-часть Viva Engage на сайте SharePoint NEO, чтобы интегрировать беседу с другими ресурсами и контактами.

Создание возможностей обучения и подготовки

Создайте возможности обучения и подготовки по одной платформе за раз. Перечисленные здесь средства могут быть подключены друг к другу, обеспечивая полное и связанное обучение и подготовку для всех сотрудников.

Обзор средств обучения и подготовки

Используйте Viva Обучение, чтобы сделать учебный контент доступным из Teams

Viva Обучение в Microsoft Teams позволяет пользователям обнаруживать, рекомендовать и получать доступ к модулям обучения с разных платформ, чтобы помочь пользователям получить знания в любой конкретной области. Viva Обучение извлекает содержимое из LinkedIn Learning, Microsoft Learn и Microsoft 365 Training. Вы также можете добавить собственное пользовательское содержимое организации из SharePoint и интегрировать Viva Обучение с системами управления обучением и сторонними поставщиками контента, которые вы уже используете. Используйте Viva Обучение, чтобы убедиться, что каждый из ваших сотрудников имеет знания, необходимые для потребностей организации, потребностей команды и инструментов, с которыми они будут работать ежедневно.

В Viva Обучение руководители организации или команды могут рекомендовать обучение и отслеживать ход обучения в каждом модуле. Домашнее представление Viva Обучение объединяет различные сведения, включая назначенное содержимое из систем управления обучением, рекомендуемые учебные материалы, популярные материалы и библиотеки содержимого поставщика обучения. Дополнительные сведения о Viva Обучение

Курируйте и ориентируйте настраиваемые списки воспроизведения обучения с помощью схем обучения

Схемы обучения — это настраиваемое решение для обучения по запросу в SharePoint, которое объединяет стандартные списки воспроизведения Microsoft 365 для обучения и настраиваемые списки воспроизведения, созданные вашей организацией. Создайте списки воспроизведения схем обучения на любом сайте в организации с помощью веб-части схемы обучения Microsoft 365 и используйте целевую аудиторию, чтобы ваши плейлисты были видны всем, кто в них нуждается.

Начните работу со схемами обучения и легко подготавливайте схемы обучения , чтобы начать работу с настраиваемым порталом схем обучения.

Создание целевой страницы обучения и развития с помощью SharePoint

Создайте внутренний информационный сайт, который будет домашней страницей для возможностей обучения и подготовки. На этом сайте будут размещаться ресурсы, конечные результаты и цели обучения. Этот сайт также должен содержать новейшую информацию, чтобы у сотрудника было все необходимое для успешной адаптации. Попробуйте организовать пункты действий на этом сайте таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Поместите в начало список вопросов, которые необходимо решить в первую очередь. Это поможет сотрудникам максимально эффективно организовать обучение и подготовку.

Корпорация Майкрософт предлагает настраиваемый шаблон информационного сайта Центра обучения SharePoint, который поможет вам начать работу. Начало работы с шаблонами сайтов SharePoint.

Использование Teams для проведения живых событий обучения

Многие возможности обучения требуют практических занятий. Некоторое обучение лучше проводить вживую, где сотрудники могут задавать вопросы и получать рекомендации в жизни. Несмотря на распространение виртуальной работы, возможность личного контакта с другими работниками организации по-прежнему важна для того, чтобы сотрудники могли общаться с преподавателями, коллегами и задавать актуальные вопросы. Используйте Microsoft Teams для администрирования интерактивного обучения и подготовки.

Сделайте эту трансляцию интересной и привлекательной, дав сотрудникам возможность общаться друг с другом в окне чата Teams, а также задавать вопросы на камеру или через модерируемый сеанс вопросов и ответов при трансляции Teams.

Записывайте каждое занятие, чтобы сотрудники могли просмотреть учебный материал позже или чтобы будущие сотрудники также могли испытать это занятие. Сделайте эту запись доступной на сайте обучения и обучения SharePoint или на платформе Viva Обучения. Подробнее о трансляциях Teams.

Предоставьте сотрудникам возможность учиться друг у друга в сообществах на Viva Engage

Предоставьте сотрудникам, которые имеют аналогичные цели обучения, возможность общаться друг с другом и создавать поддерживающее виртуальное сообщество в Viva Engage. Viva Engage — это платформа, которая объединяет руководителей, коммуникаторов и сотрудников для создания сообществ, обмена знаниями и взаимодействия в организации. Viva Engage позволяет создать сообщество специально для сотрудников в рамках одной или аналогичных дисциплин.

Естественно, сотрудники в процессе обучения и подготовки получают информацию в разное время. Если у новых сотрудников будет пространство, в котором они могут создать сообщество для себя, у них появится возможность обмениваться информацией по мере получения. В этом виртуальном пространстве новые сотрудники могут обмениваться ресурсами, распространять идеи и знакомиться друг с другом. Это также помогает в создании внутренних связей, которые могут сохраняться в течение всей их работы. Узнайте больше о создании сообществ в Viva Engage.

Убедитесь, что все средства и возможности доступны

Обеспечьте доступность всех видов взаимодействия для обучения и подготовки, используя рекомендации для работы со специальными возможностями всех нужных средств Microsoft 365. Убедитесь, что все в возможностях обучения и подготовки видно и правильно помечено. Используйте замещающий текст для изображений и графики. Включите расшифровки в видео и учебные материалы.

Поделитесь этими возможностями с нужными людьми. Убедитесь, что сотрудники знают, как получить доступ ко всем инструментам, необходимым для обучения. Используйте все варианты общего доступа, включая электронную почту, сообщения Teams, записи Viva Engage, веб-части SharePoint, Viva Обучение и Viva Связи , чтобы повысить осведомленность и повысить доступность.

Убедитесь, что у каждого сотрудника и инструктора есть доступ ко всем инструментам и ресурсам. Учитывайте уникальные потребности каждого, кто участвует в процессе обучения и подготовки. Будьте в курсе конкретных часовых поясов каждого заинтересованного лица, чтобы убедиться, что все сроки и результаты доступны для всех участников.

И наконец, задайте начальную и конечную точки для каждой возможности обучения. Просмотрите возможности, чтобы убедиться, что сотрудники точно знают, с чего начать и когда процесс будет успешно завершен. Это можно сделать в рамках возможности или запланировав создание электронного письма через Outlook, которое позволит им узнать, когда они выполнили каждую учебную задачу и требуется ли от них что-то еще.

Запуск возможностей обучения и подготовки

После планирования обучения и тренинга и выбора инструментов пришло время приступить к работе.

Уведомите сотрудников о предстоящем обучении

Повысьте осведомленность о предстоящем обучении, отправив электронное письмо в Outlook или добавив сообщения новостей SharePoint, чтобы распространять информацию на различных платформах. Сообщите сотрудникам, требуется ли обучение или предлагается ли оно. Составьте список важных деталей обучения, таких как сроки и цели обучения. Убедитесь, что все сотрудники знают, как получить доступ к учебному модулю или возможности.

Собирайте аналитику для определения успеха

Собирайте сведения с каждой платформы в ходе адаптации. Используйте эти сведения для информирования руководителей, руководителей групп и других заинтересованных лиц. Ищите такие сведения, как посещаемость трансляций, охват аудитории, трафик сайта, завершение работы модуля и др.

Регулярно обновляйте возможности, предоставляя самую свежую и актуальную информацию на всех платформах. Подробнее о поддержке информационных сайтов SharePoint и обновлении новостей SharePoint.

Попросите поделиться мнением об возможностях обучения и подготовки, часто использующем Microsoft Forms. Используйте эту обратную связь, чтобы определить, что нужно улучшить или изменить для следующих возможностей обучения и подготовки.

Дополнительные ресурсы

Обзор корпоративной коммуникации

Обзор Viva Learning

Использование шаблона SharePoint центрального сайта для обучения