Поделиться через

Управление корпоративным контентом

Общая информация

SharePoint интенсивно применялся для управления корпоративным информационным содержимым (ECM) с момента своего самого первого выпуска. В настоящее время при наличии SharePoint Online и локального SharePoint 2013/2016 имеется большое количество служб, возможностей и параметров для управления ECM и информационным содержимым в SharePoint. В данной статье рассматриваются все доступные параметры и методы.

Инструкции высокого уровня / общие правила

Ниже представлены некоторые полезные инструкции и общие правила для решений ECM:

  • Избегайте объявления столбцов сайта и типов контента в дочерних сайтах. Предпочтительнее использовать корневой сайт семейства веб-сайтов для хранения всех столбцов сайта и типов контента иерархии, а затем связывать ресурсы из корневого сайта с дочерними сайтами.
  • Используйте метаданные, а не папки, чтобы определять иерархию контента.
  • Избегайте переименований встроенных полей, например поле элементов Название. В качестве допустимой альтернативы предпочтительнее использовать пользовательские столбцы с пользовательским названием
  • Предпочтительно использовать подход удаленной подготовки при подготовке информационной архитектуры (IA) вместо использования таких служб, как концентратор типов контента или других служб репликации IA
  • Если развертывание происходит в среде SharePoint Online, то для разработки бизнес-процессов предпочтительно использовать Microsoft Flow вместо обработчика рабочих процессов SharePoint 2010 или модуля Workflow Manager SharePoint 2013/2016
  • Старайтесь не использовать функции публикации в верхней части сайта группы. Предпочтительнее создать «современный» коммуникационный сайт

Концентратор типов контента

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Концентратор типов контента позволяет публиковать типы контента SharePoint в ферме. Можно использовать концентратор типов контента, чтобы централизованно управлять основными типами контента, которые следует использовать в разных семействах.

Основная сложность при использовании концентратора типов контента состоит в том, что для только что созданных семейств веб-сайтов или при обновлении типов контента в концентрате репликация типов контента не выполняется немедленно. Репликация может занять довольно много времени в зависимости от размера клиента и объема данных, с которыми связаны ресурсы концентратора типов контента.

Статьи

Управляемые метаданные / таксономия

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Служба управляемых метаданных (MMS) и поля управляемых метаданных позволяют добавлять настраиваемые метаданные в элементы и документы. При использовании продуктов SharePoint можно управлять метаданными централизованно. Можно упорядочить метаданные таким способом, который соответствует вашей организации и использовать метаданные для облегчения поиска необходимых элементов.

Статьи

Примеры

Наборы документов

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Набор документов — это группа связанных документов, которыми можно управлять как единым объектом. Можно создать набор документов, выполнив всего одно действие, а затем определить его характеристики и метаданные. Можно управлять набором как единым объектом.

Статьи

Примеры

Публикация

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

SharePoint Online содержит набор функций, которые позволяют создавать и публиковать форматируемые веб-страницы для интрасети или Интернета. Эти функции находятся в инфраструктуре публикации SharePoint и должны активироваться перед использованием. Их можно активировать на уровне сайта или семейства веб-сайтов. Тем не менее, на текущий момент предпочтительно создание «современных» коммуникационных сайтов и использование их новой структуры для предоставления информационных порталов для пользователей, вместо создания сайтов публикации или включения функций публикации на сайтах групп.

Статьи

Примеры

«Современный» интерфейс

Область применения: SharePoint Online

SharePoint Online начал постепенно внедрять "современные" возможности в службе SharePoint, что напрямую влияет не только на конечного пользователя, но и на настройки, которые можно использовать.

Статьи

Примеры

Классификация сайтов

Область применения: Office 365 | SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Классификация сайтов позволяет управлять кластерами сайтов на основе присвоенной системой управления классификации и с точки зрения соответствия требованиям, а также автоматизировать процессы управления на основе классификации сайтов. Встроенный пользовательский интерфейс для создания нового «современного» сайта включает в себя эти сведения.

Статьи

Примеры

Видео

Управление правами на доступ к данным

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает предотвратить печать, пересылку, сохранение, редактирование и копирование конфиденциальных данных несанкционированными пользователями. Используя IRM в SharePoint Online можно ограничить действия пользователей с файлами, загруженными из списков или библиотек.

Статьи

Управление записями

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Запись представляет собой документ или другую электронную или физическую сущность, которая в организации служит свидетельством деятельности или транзакций, произведенных организацией и требующих сохранения на некоторый период времени. Управление записями представляет собой процедуру, при помощи которой организация определяет правила для записей.

Статьи

Примеры

Видео

Поставщик ИД документов

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

ИД документа позволяет назначать уникальный идентификатор для документов. Тем не менее, метод назначения идентификатора различается в зависимости от нахождения в среде SharePoint Online или в локальной среде SharePoint 2013/2016.

Статьи

Политики управления сведениями

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Политика управления сведениями — это набор правил для типа содержимого. С помощью политик управления сведениями организации могут контролировать и отслеживать ряд аспектов, например период хранения контента или действия над ним, которые доступны пользователям. С помощью политик управления сведениями организации могут выполнять правовые нормы и правительственные требования. Кроме того, они позволяют упростить внедрение внутренних бизнес-процессов.

Статьи

Решения

Столбцы сайтов и типы контента

Область применения:SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Столбцы сайтов и типы контента представляют собой основу для определения информационной архитектуры решения SharePoint. Однако подход к созданию столбцов сайтов и типов контента различается между локальной средой SharePoint и SharePoint Online. В предыдущем сценарии можно использовать декларативный XML (CAML), а в последнем случае можно использовать CSOM/REST.

Статьи

Примеры