Планирование типов контента и рабочих процессов в SharePoint Server

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint в Microsoft 365

В этой статье описываются типы контента и рабочие процессы, а также приводятся рекомендации по планированию их интеграции в решение для управления документами SharePoint Server. Тип контента — это многоразовая коллекция метаданных (столбцов), рабочего процесса, поведения и других параметров для категории элементов или документов в списке или библиотеке документов SharePoint Server. Типы контента позволяют управлять настройками для категории информации централизованным и согласованным способом. Рабочий процесс позволяет присоединить бизнес-процесс к элементам в SharePoint Server.

Прежде чем использовать лист планирования типов контента и рабочих процессов (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878), включенный в эту статью для планирования типов контента и рабочих процессов, убедитесь, что вы прочитали статью Определение пользователей и анализ использования документов в SharePoint Server и завершили листы "Анализ использования документов" и "Участники документа", связанные с этой статьей.

Обзор типов контента

Тип контента определяет атрибуты элемента списка, документа или папки. Каждый тип контента может определять следующие параметры:

• свойства, связываемые с элементами этого типа;

• метаданные, связываемые с элементами этого типа;

• рабочие процессы, которые можно запускать из элементов этого типа;

• политики управления информацией, связываемые с элементами этого типа;

• шаблоны документов (для типов контента документов);

• пользовательские функции.

Тип контента можно связать со списком или библиотекой. При этом вы указываете, что список или библиотека могут содержать элементы этого типа контента, а команда Создать позволит пользователям создавать новые элементы этого типа.

Примечание.

Свойства, рабочие процессы, политики и шаблоны также можно связать непосредственно со списком или библиотекой. Однако это может ограничить подобные связи и сделать их недоступными для повторного применения в вашем решении. В SharePoint Server 2013 рабочие процессы уровня сайта могут быть связаны с несколькими списками или библиотеками.

Библиотеки документов и списки могут содержать несколько типов контента. Например, в библиотеке можно размещать как документы, так и изображения, связанные с проектом. Если список или библиотека содержит несколько типов контента, применяются следующие условия.

• По умолчанию команда Создать в списке или библиотеке позволяет выбрать любой из доступных типов контента при создании нового элемента. Владельцы типа контента могут настроить команду Создать для отображения только определенных типов контента.

• Отображаются столбцы, связанные со всеми доступными типами контента.

В коллекции типов контента сайта можно определить пользовательские типы контента. Они должны быть основаны (напрямую или косвенно) на базовом типе контента, например "Документ" или "Элемент". После определения пользовательского типа контента на сайте он становится доступным на этом сайте и всех дочерних сайтах. Чтобы сделать тип контента доступным во всем семействе сайтов, определите его в коллекции типов контента на сайте верхнего уровня. В SharePoint Server можно также создать пользовательский тип контента внутри концентратора типов контента, определенного в экземпляре службы управляемых метаданных. После создания типа в концентраторе типов контента он станет доступным для других семейств сайтов, входящих в веб-приложения, связанные с этим экземпляром службы управляемых метаданных.

Примечание.

Служба управляемых метаданных и концентратор типов контента недоступны в SharePoint Foundation 2013.

Например, если в вашей организации используется определенный шаблон контракта, вы можете создать тип контента, определяющий метаданные контракта, шаблон контракта и рабочие процессы, необходимые для проверки и выполнения контракта, в коллекции типов контента на сайте верхнего уровня семейства сайтов. После этого все библиотеки документов в семействе сайтов, связанные с типом контента "Контракт", будут поддерживать заданные функции и позволят авторам создавать новые контракты на основе шаблона.

На сайтах, основанных на SharePoint Server, каждый элемент списка или элемент библиотеки по умолчанию, например Contact, Task или Document, имеет соответствующий основной тип контента в коллекции типов контента сайта. При планировании типов контента можно брать эти базовые определения за основу для создания новых типов контента.

Типы контента организованы в виде иерархии, позволяющей одному типу наследовать характеристики другого типа. Это позволяет использовать классы документов с общими свойствами, которые различные рабочие группы могут настраивать для определенных сайтов или списков.

Например, для всех конечных документов, доступных для пользователей, на предприятии может потребоваться набор метаданных, таких как номер учетной записи, номер проекта и руководитель проекта. Создавая тип контента верхнего уровня Customer Deliverable, от которого наследуются все остальные типы документов, предоставляемых клиентом, вы убедитесь, что необходимые сведения, такие как номера счетов и номера проектов, будут связаны со всеми вариантами документов, предоставляемых клиентом, в вашей организации. Обратите внимание, что если владелец типа контента добавляет другой обязательный столбец к типу контента customer Deliverable, владелец типа контента может распространить изменения на все наследуемые от него типы контента, что добавит новый столбец ко всем конечным документам клиента.

Интеграция свойств с Office

В системе Microsoft Office, когда пользователь редактирует документ с сервера управления документами SharePoint Server, в верхней части документа отображается панель сведений о документе. Она содержит редактируемую форму свойств документа на сервере.

SharePoint Server упрощает настройку формы свойства для типа контента. При настройке типа контента можно запустить InfoPath, который создает форму свойства по умолчанию, основанную на свойствах типа контента. Форма по умолчанию включает те же элементы управления, макет и схему, которые использовали бы InfoPath, если бы не была определена настраиваемая форма. Затем можно настроить и развернуть форму так же, как и любую другую форму InfoPath. Например, можно добавить на форму эмблему компании, шрифты и цветовую схему, подключить ее к источнику данных, добавить условную логику и создать функции, доступные пользователям на основе их ролей.

Наряду с редактированием свойств на панели сведений о документе авторы, использующие Word, могут вставлять в свои документы свойства, определенные на сервере. Например, если среди свойств документа есть имя руководителя проекта, его можно вставить на титульную страницу, в нижний колонтитул или в другом месте, где это необходимо. Если руководитель проекта сменяется, свойство "Руководитель проекта" можно изменить на сервере управления документами. Новое имя будет отображаться в каждом экземпляре свойства, вставленного в документ.

Использование метаданных с типами контента

Метаданные — это сведения о документе, которые используются для классификации контента и его разбиения на категории. Метаданные связаны с типом контента в виде столбца. Метаданные могут предоставлять контекст для документа, связывая его с автором, темой, аудиторией, языком и т. д. В отличие от свойств, метаданные хранятся как столбцы и могут индексироваться поисковой системой SharePoint.

Метаданные, добавленные на уровне семейства веб-сайтов, можно связать с типами контента. При этом все последующие созданные типы контента могут частично или полностью наследовать метаданные родительского типа на уровне семейства веб-сайтов. После этого можно добавить дополнительные метаданные на более низком уровне, например на уровне отдельного документа.

Шаблоны столбцов

Каждый элемент метаданных, связанный с типом контента, представляет собой столбец списка, в котором хранится определенная информация. Списки и библиотеки часто изображаются графически как столбцы данных. Однако в зависимости от представления, связанного со списком, столбцы могут отображаться по-другому, например как дни календаря. В формах, связанных со списком или библиотекой, столбцы отображаются как поля.

Можно определить столбцы для использования в нескольких типах контента. Для этого создайте их в коллекции Шаблонов столбцов. На каждом сайте в семействе веб-сайтов есть коллекция шаблонов столбцов. Как и в случае с типами контента, столбцы, определенные в коллекции Шаблоны столбцов сайта, доступны на этом сайте и на всех сайтах под ним.

Типы контента папки

Типы контента папки определяют метаданные, связанные с папкой в списке или библиотеке. При применении типа контента папки к списку или библиотеке команда Создать позволяет выбрать тип контента папки, что позволяет пользователям создавать папки этого типа.

Вы можете определить в списке или библиотеке представления, доступные только в папках определенного типа контента. Это полезно, если вы хотите, чтобы папка содержала конкретные виды документов, а представления в этой папке отображали только столбцы, связанные с типом документов в этой папке.

С помощью объектной модели SharePoint Server можно настроить команду Создать для типа содержимого папки таким образом, чтобы при создании пользователем новой папки этого типа папка заполняется несколькими файлами и документами на основе шаблонов, хранящихся на сервере. Это полезно, например, для реализации составного типа документа, который использует множество файлов.

Наборы документов — это функция SharePoint Server, которая позволяет использовать Office для управления конечными данными, охватывающими несколько документов. Наборы документов — это специальные виды папок, используемые для управления конечным результатом или рабочим продуктом, который может содержать несколько документов из различных расположений. Наборы документов создаются с помощью расширяемых шаблонов, предоставляемых SharePoint Server. Вы также можете настроить шаблоны наборов документов в соответствии с рабочими продуктами вашей организации. Кроме того, наборы документов поддерживают управление версиями, что позволяет фиксировать состояние полного набора документов в различных точках жизненного цикла. Дополнительные сведения о наборах документов см. в статье Планирование наборов документов в SharePoint Server 2013.

Планирование типов контента документа

Первым этапом планирования типов контента документов является проверка каждого типа документов, перечисленных на листе Анализ использования документа (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), чтобы определить, будет ли существующий тип контента работать с таким документом. Каждый тип контента документа должен наследовать свои параметры напрямую от базового типа контента "Документ" или производного от него типа контента. Тогда базовые столбцы для ваших типов документов, например "Заголовок" и "Кем создано", будут присутствовать во всех документах, и вы сможете связать шаблон с типом контента. Если базового типа контента (например, "Документ") достаточно, введите имя типа в столбце "Тип контента" таблицы "Анализ использования документов".

Примечание.

Поддерживаемые основные типы содержимого не включают PDF-файлы.

Сведения об изменении основных типов контента см. в техническом документе "Руководство по редактированию предварительно определенных типов контента и столбцов сайта" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Планирование типов контента списка

К элементам типа контента списка относятся столбцы метаданных, связанные с типом контента и рабочими процессами, которые применяются к элементам этого типа контента. С помощью типов контента списка можно определить элемент списка для вашего решения. Например, в решении для центра обработки вызовов, в котором специалисты анализируют и устраняют технические проблемы клиентов, тип контента списка можно использовать для стандартизации данных каждого инцидента и отслеживания инцидентов с помощью рабочего процесса.

Планирование рабочих процессов

Рабочие процессы реализуют бизнес-процессы в документах, веб-страницах, формах и элементах списка в SharePoint Server. Они могут быть связаны с библиотеками, списками или типами контента.

При управлении документами с помощью рабочих процессов можно пересылать документы от одного пользователя к другому, чтобы они могли выполнять задачи управления, проверку документов, утверждение их публикации или их удаление. Кроме того, с помощью пользовательских рабочих процессов можно перемещать документы из одного сайта на другой или из одной библиотеки в другую. Например, можно создать рабочий процесс для копирования документа с одного сайта на другой, когда документ следует заархивировать.

SharePoint Server включает рабочий процесс с тремя состояниями, который можно использовать для управления бизнес-процессами, которые отслеживают состояние элемента через три состояния или этапы. SharePoint Server также включает следующие рабочие процессы, которые отвечают требованиям к управлению документами:

• Сбор отзывов. Отправка документа на рецензирование.

• Утверждение. Отправка документа на утверждение, что часто требуется для его публикации.

• Ликвидация. Управление сроком действия и удалением документа.

• Сбор подписей. Отправка документа на подпись.

Свяжите рабочий процесс с типом контента, чтобы сделать его доступным при использовании этого типа контента. Например, для типа контента "Заказ на покупку" может требоваться утверждение руководителя, чтобы завершить транзакцию. Чтобы рабочий процесс утверждения всегда был доступен при создании заказа на покупку, создайте тип контента "Заказ на покупку" и свяжите с ним рабочий процесс утверждения. Затем добавьте этот тип контента в любую библиотеку документов, в которой будут храниться заказы на покупку.

При планировании рабочих процессов для вашего решения управления документами проанализируйте каждый тип контента документа, который вы собираетесь реализовать, и определите бизнес-процессы, которые должны быть доступны для контента этого типа. Затем определите рабочие процессы, которые необходимы для этого контента.

Ниже приведен пример таблицы, в которой анализируются рабочие процессы для типа контента контрактов.

Таблица. Рабочие процессы для типа контента контрактов

Процесс контракта	Рабочий процесс контракта
Проверка черновиков.	Сбор отзывов
Получение утверждения от руководителя и юрисконсульта.	Утверждение
Устранение существующих проблем.	Отслеживание проблем
Получение подписей.	Сбор подписей