Отчет о совместном использовании файлов и папок на сайте SharePoint

Вы можете создать CSV-файл для каждого уникального файла, пользователя, разрешения и ссылки на данном сайте SharePoint или OneDrive. Этот отчет поможет вам понять, как используется общий доступ и предоставляется ли гостям общий доступ к каким-либо файлам или папкам. Для запуска отчета необходимо быть администратором сайта. Дополнительные варианты создания отчетов см. в статье Microsoft Graph Data Connect.

При запуске отчета CSV-файл сохраняется в выбранном расположении на сайте. Если вы не хотите, чтобы участники сайта видели отчет, рассмотрите возможность создания папки с разными разрешениями, в которой доступ к отчету могут получить только владельцы сайта.

Выполнение отчета может занять некоторое время в зависимости от размера сайта. По завершении работы отчета вы получите сообщение электронной почты со ссылкой на отчет.

Запуск отчета для сайта SharePoint

  1. Откройте сайт, на котором нужно запустить отчет.

  2. В меню Параметры выберите Использование сайта.

  3. В разделе Общий доступ для внешних пользователей выберите Запустить отчет.

  4. Выберите расположение для сохранения отчета, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Запуск отчета для OneDrive

  1. В средстве запуска приложений Microsoft 365 выберите плитку OneDrive.

  2. В меню Параметры выберите Параметры OneDrive.

  3. Выберите Дополнительные параметры, а затем — Запуск отчета об общем доступе.

  4. Выберите расположение для сохранения отчета, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Формат CSV

Для элементов, к которым предоставлен прямой доступ, отчет содержит по одной строке для каждого сочетания пользователей и элементов. В отчете отображаются группы SharePoint, но не отдельные пользователи в них.

Для элементов, к которым предоставлен доступ по ссылке, отчет содержит строку для каждого вошедшего пользователя, который использует ссылку или получает ссылку через диалоговое окно общего доступа. Отчет не содержит ссылок, которые отправляются по электронной почте напрямую, но не щелкаются, или ссылки "Любой пользователь ".

Отчет содержит следующие столбцы:

Столбец Описание
Путь к ресурсу Относительный URL-адрес элемента
Тип элемента Тип элемента (веб-сайт, папка, файл и т. д.)
Разрешение Уровень разрешений пользователя для этого элемента
имя пользователя; Понятное имя пользователя или группы, у которого есть доступ к этому элементу. Если это ссылка для общего доступа, имя пользователя — SharingLink.
Электронная почта пользователя Адрес электронной почты пользователя, имеющего доступ к этому элементу. Этот параметр пуст для групп SharePoint.
Тип пользователя или группы Тип пользователя или группы: член (внутренний), гостевой (внешний), группа SharePoint, группа безопасности или группа Microsoft 365. (Member — это элемент в каталоге, а не член сайта.)
Идентификатор ссылки GUID ссылки общего доступа, если имя пользователя — Ссылка для общего доступа
Тип ссылки Тип ссылки (Анонимная, Организация, Конкретная People), если имя пользователя — Ссылка для общего доступа
AccessViaLinkID Идентификатор ссылки, используемый для доступа к элементу, если пользователь имеет разрешение на элемент через ссылку.

Обзор подключения к данным Microsoft Graph

  • Last updated on