Руководство по созданию базового табличного отчета (построитель отчетов)

  • Статья

Это учебник поможет создать простой табличный отчет на основе образца данных по продажам. На следующем рисунке показан отчет, создаваемый в этом руководстве.

Screenshot of a Product Sales table report.

Предполагаемое время для выполнения заданий данного учебника: 20 минут

Requirements

Дополнительные сведения о требованиях см. в статьях "Предварительные требования" для учебников (построитель отчетов).

1. Создание отчета с помощью мастера

Создайте табличный отчет с помощью мастера таблицы или матрицы. Имеется два режима: конструктор отчетов и конструктор общего набора данных. В режиме конструктора отчетов данные задаются в области данных отчета, а макет отчета — в области конструктора. В режиме конструктора общего набора данных создаются запросы к наборам данных для совместного использования. В этом руководстве используется режим конструктора отчетов.

Создание отчета

  1. Запустите построитель отчетов на компьютере, веб-портале Служб Reporting Services или в режиме интеграции с SharePoint.

    Откроется диалоговое окно Создать отчет или набор данных .

    Если диалоговое окно Новый отчет или набор данных не появилось, в меню Файл выберите команду >Создать.

  2. Убедитесь, что на левой панели выбран Новый отчет .

  3. На панели справа выберите Мастер таблицы или матрицы.

1a. Указание подключения к данным в мастере таблиц

Подключение к данным содержит сведения для подключения к внешнему источнику данных, например к базе данных SQL Server. Обычно сведения о соединении и учетные данные, которые будут использоваться при соединении с источником данных, можно получить у владельца источника данных. Чтобы указать подключение к данным, можно воспользоваться общим источником данных с сервера отчетов или создать внедренный источник данных, используемый только в этом отчете.

В этом руководстве используется внедренный источник данных. Дополнительные сведения об использовании общего источника данных см. в статье "Альтернативные способы получения подключения к данным" (построитель отчетов).

Создание внедренного источника данных

  1. На странице "Выбор набора данных" нажмите кнопку "Создать набор данных" и нажмите кнопку "Далее". Откроется страница Выберите соединение с источником данных .

  2. Выберите Создать. Откроется диалоговое окно Свойства источника данных .

  3. В поле "Имя" введите Product_Sales имя источника данных.

  4. Убедитесь, что в поле Выберите тип соединениявыбран тип Microsoft SQL Server .

  5. В строке Подключение ion введите следующий текст, где <имя> сервера — это имя экземпляра SQL Server:

    Data Source=<servername>

    Так как вы используете запрос, содержащий данные вместо получения данных из базы данных, строка подключения не содержит имя базы данных. Дополнительные сведения см. в разделе "Предварительные требования" для учебников (построитель отчетов).

  6. Выберите вкладку "Учетные данные ". Введите учетные данные, необходимые для доступа к внешнему источнику данных.

  7. Снова выберите вкладку "Общие". Чтобы убедиться, что вы можете подключиться к источнику данных, выберите "Тест Подключение".

    Отобразится сообщение «Соединение установлено успешно».

  8. Нажмите ОК.

    Вы вернитесь на страницу выбора подключения к источнику данных с выбранным новым источником данных.

  9. Выберите Далее.

1b. Создание запроса в мастере таблиц

В отчете можно использовать общий набор данных со стандартным запросом или создать внедренный набор данных только для этого отчета. В этом руководстве вы создадите внедренный набор данных.

Примечание.

В этом учебнике запрос уже содержит значения данных, поэтому внешний источник данных не требуется. В связи с этим запрос получается весьма длинным. В рабочей среде запрос не будет содержать данные. Этот запрос содержит данные только в учебных целях.

Создание запроса

  1. На странице Создание запроса открывается конструктор реляционных запросов. В этом руководстве используется конструктор текстовых запросов.

    Выберите "Изменить как текст". Текстовый конструктор запросов отображает панель запросов и панель результатов.

  2. Вставьте в пустом верхнем поле приведенный ниже запрос Transact-SQL.

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
   'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
   'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
   'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity

  3. На панели инструментов конструктора запросов нажмите кнопку "Выполнить " (!).

    Запрос выполняется и отображает результирующий набор для полей SalesDate, Subcategory, Product, Sales и Quantity.

    В результирующем наборе столбцам присваиваются заголовки в соответствии с именами в запросе. В наборе данных имена полей основываются на именах столбцов и сохраняются в отчете. После завершения мастера можно просмотреть коллекцию полей набора данных в области данных отчета.

  4. Выберите Далее.

1в. Упорядочение данных в группах в мастере таблиц

При выборе полей для группирования создается таблица со строками и столбцами, отображающими подробные и агрегированные данные.

Упорядочение данных в группы

  1. На странице Размещение полей перетащите поле "Продукт" в область Значения.

  2. Перетащите количество в значения и поместите его после продукта.

    Функция Sum автоматически агрегирует "Количество" для числовых полей по умолчанию. Значение вычисляется по формуле [Sum(Quantity)].

    Щелкните стрелку рядом с [Sum(Quantity)], чтобы просмотреть другие доступные агрегатные функции. Не изменяйте агрегатную функцию.

  3. Перетащите продажи в значения и поместите его после [Sum(Quantity)].

    Функция Sum агрегирует Sales. Значение равно [Sum(Sales)].

    Шаги 1, 2 и 3 задают данные, отображаемые в таблице.

  4. Перетащите поле SalesDate в область Группы строк.

  5. Перетащите подкатегорию в группы строк и поместите его после SalesDate.

    Шаги 4 и 5 организуют значения полей сначала по дате, а потом по подкатегории продукта для данной даты.

  6. Выберите Далее.

1г. Добавление промежуточных и общих строк в мастере таблиц

После создания групп можно добавить и отформатировать строки, в которых будут отображаться значения агрегатной обработки полей. Можно выбрать, следует ли показывать все данные или позволить пользователю сворачивать и разворачивать сгруппированные данные интерактивно.

Добавление промежуточных итогов и итогов

  1. На странице Выбор макета в области Параметрыубедитесь в том, что выбран параметр Показать подытоги и общие итоги .

  2. Убедитесь в том, что выбран параметр Заблокированный, подытог ниже .

    На панели просмотра в мастере отображается таблица с пятью строками. При запуске отчета каждая строка отображается следующим образом:

    1. Первая строка повторяется один раз для таблицы, чтобы отобразить заголовки столбцов.

    2. Вторая строка повторяется один раз для каждого элемента в заказе на продажу и отображает имя продукта, количество заказов и итог строки.

    3. Третья строка повторяется один раз для каждой категории заказа на продажу, чтобы отобразить промежуточные итоги для каждой категории.

    4. Четвертая строка повторяется один раз для каждой даты заказа, чтобы отобразить промежуточные итоги в день.

    5. Пятая строка повторяется один раз для таблицы, чтобы отобразить общие итоги.

  3. Снимите флажок Развернуть или свернуть группы. В этом руководстве отчет, который вы создаете, не использует функцию детализации, которая позволяет пользователю расширить родительскую иерархию групп для отображения дочерних строк и строк сведений.

  4. Нажмите кнопку "Рядом с предварительной версией таблицы", а затем нажмите кнопку "Готово".

Таблица добавляется в область конструктора. Таблица содержит пять столбцов и пять строк. Панель "Группы строк" содержит три группы строк: SalesDate, Subcategory и Details. Подробные данные — это все данные, извлекаемые запросом набора данных.

2. Форматирование данных в виде валюты

По умолчанию сводные данные поля Sales отображаются в виде числа с общим форматом. Отформатируйте его для представления валюты.

Форматирование поля валюты

  1. Чтобы просмотреть отформатированные текстовые поля и замещающий текст в виде примеров значений в конструкторе, на вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом со значком "Стили заполнителей" со значком> "Примеры значений".

  2. Выберите ячейку во второй строке (под строкой заголовков столбцов) в столбце Sales и перетащите вниз, чтобы выбрать все ячейки, содержащие [Sum(Sales)].

  3. На вкладке "Главная" в группе "Число " нажмите кнопку "Валюта ". Ячейки изменятся, отображая содержимое в формате валюты.

    Если в качестве региональных настроек компьютера выбран "Английский (США)", текстом по умолчанию образца будет [$12,345.00]. Если вы не видите пример значения валюты, на вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом со значком "Стили заполнителей" (>Примеры значений).

  4. Выберите "Запустить " для предварительного просмотра отчета.

Сводные значения для столбца Sales отображаются в денежном формате.

3. Форматирование данных в качестве даты

По умолчанию в поле SalesDate отображаются дата и время. Можно отформатировать его таким образом, чтобы отображалась только дата.

Форматирование поля даты в формате по умолчанию

  1. Выберите конструктор , чтобы вернуться к представлению конструктора.

  2. Выберите ячейку, содержащую [SalesDate].

  3. На ленте на вкладке "Главная " в группе "Номер " щелкните стрелку и выберите "Дата".

    В ячейке будет содержаться пример даты [1/31/2000]. Если вы не видите пример даты, на вкладке "Главная " в группе "Число " щелкните стрелку рядом со значком "Стили заполнителей " ( >Примеры значений).

  4. Выберите "Запустить ", чтобы просмотреть отчет.

Значения SalesDate отображаются в формате даты по умолчанию.

Изменение формата даты на настраиваемый формат

  1. Выберите конструктор , чтобы вернуться к представлению конструктора.

  2. Выберите ячейку, содержащую [SalesDate].

  3. На вкладке "Главная " в группе "Число " щелкните стрелку в правом нижнем углу, чтобы открыть диалоговое окно.

    Откроется диалоговое окно Свойства текстового поля .

  4. Убедитесь в том, что на панели категорий выбран пункт Дата .

  5. На панели Тип выберите 31 января 2000 года.

  6. Нажмите ОК.

    В ячейке отобразится пример даты [31 января 2000 года].

  7. Выберите "Запустить " для предварительного просмотра отчета.

Значение SalesDate отображается с названием месяца вместо его номера.

4. Изменение ширины столбцов

По умолчанию в каждой ячейке таблицы есть текстовое поле. Текстовое поле расширяется вниз, чтобы вместить введенный текст при подготовке страницы к просмотру. В отчете, готовом для просмотра, каждая строка расширяется по высоте самого высокого текстового поля в строке. Высота строки на поверхности конструктора не влияет на высоту строки в отрисованном отчете.

Чтобы уменьшить высоту каждой строки, увеличьте ширину столбца, чтобы ожидаемое содержимое текстовых полей умещалось в одну строку.

Изменение ширины столбцов таблицы

  1. Выберите конструктор , чтобы вернуться к представлению конструктора.

  2. Выберите таблицу, чтобы маркеры столбцов и строк отображались над таблицей и рядом с ней

    Серые линии, расположенные вдоль верха и стороны таблицы, — это маркеры столбцов и строк.

  3. Установите указатель на линии раздела между маркерами столбцов, чтобы курсор принял вид двойной стрелки. Перетаскиванием установите нужную ширину столбцов. Например, расширьте столбец Product, чтобы название продукта отображалось в одной строке.

  4. Выберите "Запустить " для предварительного просмотра отчета.

5. Добавление заголовка отчета

Заголовок отчета отображается в верхней части отчета. Название отчета можно поместить в заголовок отчета или если отчет не используется в текстовом поле в верхней части текста отчета. В этом руководстве вы используете текстовое поле, которое автоматически помещается в верхней части текста отчета.

Текст можно улучшить, применяя к отдельным символам различные стили шрифтов, размеры и цвета. Дополнительные сведения см. в разделе "Формат текста" в текстовом поле в отчетах с разбивкой на страницы (построитель отчетов).

Добавление заголовка отчета

  1. В области конструктора выберите "Щелкните", чтобы добавить название.

  2. Введите "Продажи продуктов" и выберите вне текстового поля.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле, содержащее продажи продуктов, и выберите свойства текстового поля.

  4. В диалоговом окне "Свойства текстового поля" выберите "Шрифт".

  5. В списке Размер выберите 18пт.

  6. В списке Цвет выберите Васильковый.

  7. Выберите Полужирноеначертание.

  8. Нажмите ОК.

6. Сохранение отчета

Сохраните отчет на сервере отчетов или на своем компьютере. Если отчет не сохраняется на сервере отчетов, многие функции служб Reporting Services, такие как вложенные отчеты, недоступны.

Сохранение отчета на сервере отчетов

  1. Выберите элементы Файл>Сохранить как.

  2. Выберите последние сайты и серверы.

  3. Выберите или введите имя сервера отчетов, в котором у вас есть разрешение на сохранение отчетов.

    Появится сообщение «Соединение с сервером отчетов». После того как соединение установлено, пользователю представляется содержимое папки, заданной администратором сервера отчетов как место по умолчанию для отчетов.

  4. В поле Имязамените текст Без имени на Продажи_товаров.

  5. Выберите Сохранить.

Отчет будет сохранен на сервере отчетов. Имя сервера отчетов, к которому вы подключены, отображается в строке состояния в нижней части окна.

Сохранение отчета на компьютере

  1. Выберите элементы Файл>Сохранить как.

  2. Выберите "Рабочий стол", "Мои документы" или "Мой компьютер" и перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить отчет.

  3. В поле Имязамените текст Без имени на Продажи товаров.

  4. Выберите Сохранить.

7. Экспорт отчета

Отчеты можно экспортировать в различные форматы, например Microsoft Excel и CSV. Дополнительные сведения см. в разделе "Экспорт отчетов с разбивкой на страницы" (построитель отчетов).

В этом руководстве вы экспортируете отчет в Excel и задаете свойство отчета, чтобы указать пользовательское имя вкладки книги.

Укажите имя вкладки книги

  1. Выберите конструктор , чтобы вернуться к представлению конструктора.

  2. Выберите любое место в области конструктора за пределами отчета.

  3. На панели "Свойства" найдите свойство InitialPageName и введите Product Sales Excel.

    Примечание.

    Если панель свойств не отображается, выберите пункт Свойства на вкладке Вид.
    Если вы не видите свойство на панели свойств, попробуйте нажать кнопку По алфавиту в верхней части панели, чтобы упорядочить все свойства по алфавиту.

Экспорт отчета в Excel

  1. Выберите "Запустить ", чтобы просмотреть отчет.

  2. На ленте выберите "Экспорт>Excel".

  3. В диалоговом окне "Сохранить как" перейдите к месту сохранения файла.

  4. В поле "Имя файла" введите Product_Sales_Excel.

  5. Убедитесь в том, что выбран тип файла Excel(*.xlsx).

  6. Выберите Сохранить.

Просмотр отчета в Excel

  1. Откройте папку, где была сохранена книга, и дважды щелкните файл Продажи_товаров_Excel.xlsx.

  2. Убедитесь в том, что вкладка книги имеет имя Продажи товаров Excel.

Следующий шаг

Вы успешно завершили учебник по созданию базового отчета таблицы. Дополнительные сведения о таблицах см. в таблицах, матрицах и списках в отчетах с разбивкой на страницы (построитель отчетов).

Связанный контент