Упражнение (необязательно) — черновик, улучшение и предоставление общего доступа к документу
Упражнения
Примечание.
Для этого упражнения требуется подписка Microsoft 365 с включенным Copilot.
Представьте, что вы руководитель проекта, которым поручено создать комплексный отчет о проекте для нового чая Chai Mystic Spice Premium. В этом упражнении вы используете microsoft Word для составления отчета, (при необходимости) импорта заметок из OneNote и предоставления доступа к черновику команде через Microsoft Teams или Microsoft Outlook для получения отзывов и совместной работы.
Примечание.
Хотя в этом упражнении показано, как информация может перетекать из одного приложения Microsoft 365 в другое, вы не обязаны делать это. Каждый из этих шагов можно выполнить с помощью Copilot в Word напрямую. При необходимости предоставляются альтернативные шаги.
Скачать пример файла
В ходе этого упражнения мы создадим запросы для Microsoft 365 Copilot, ссылающиеся на этот файл. Прежде чем продолжить, скачайте и сохраните следующий файл в папке OneDrive.
Market Analysis Report for Mystic Spice Premium Chai Tea.docx
Импорт заметок (необязательно)
Откройте Microsoft Word и создайте новый документ.
Активируйте Copilot, нажав кнопку Copilot на вкладке Главная .
Примечание.
Если у вас нет заметок, которые вы хотите импортировать, перейдите к разделу Черновик содержимого.
Введите запрос Черновик обновления отчета о проекте на основе заметок о чае Mystic Spice Premium Chai в OneNote. на панели Copilot. Copilot извлекает запрошенные сведения из OneNote и набросок начала отчета на панели Copilot.
Выберите параметр Вставка, чтобы скопировать этот текст в документ Word.
Хотя это хорошее начало, представление информации на основе заметок не будет работать. Давайте посмотрим, как Copilot в Word может помочь вам создать отчет для совместного использования с заинтересованными лицами.
Черновик содержимого
Давайте создадим отчет о проекте, используя уже собранный анализ рынка. Затем мы можем изменить этот файл, чтобы получить содержимое, необходимое для отчета.
Откройте новый документ Word в браузере, перейдя в приложение Online Word.
Выберите интерфейс Copilot на холсте в верхней части пустого документа.
Введите следующий запрос.
Создайте отчет по проекту, включающий сводку, введение, описание продукта, цели проекта и обсуждение. Используйте связанный документ в качестве ресурса содержимого.
Добавьте ссылку на документ в запрос, вручную введя косую черту, за которой следует имя документа: /Promotion Plan for Chai Tea in Latin America.docx. Кроме того, вы можете выбрать Добавить содержимое и файл из раскрывающегося списка, когда они будут доступны в OneDrive.
Щелкните стрелку вправо, чтобы отправить запрос и создать ответ.
Просмотрите черновик содержимого и нажмите кнопку Сохранить.
Когда вы просматриваете содержимое документа, вы можете обнаружить, что некоторые тексты необходимо изменить или переписать. Раздел "Описание продукта", кажется, довольно короткий и технический. Давайте отредактируем текст, чтобы он был более привлекательным для наших читателей.
Выделите абзац, щелкните значок Copilot , который отображается слева от текста.
Выберите Автозапись в меню. Copilot создает несколько вариантов. Просмотрите каждую из них и выберите:
- Замените текущий текст нужным.
- Вставьте текст под текстом, чтобы сохранить оба элемента.
- Повторно создайте предложения, если вам не нравится ни одно из предложений, вы можете выбрать для их повторного создания, а Copilot предоставляет вам еще три варианта выбора.
- Введите текст, описывающий обновление, которое вы ищете, в поле Что вы хотите изменить Copilot?
Давайте введем конкретный запрос, чтобы получить нужные результаты. В поле Что вы хотите изменить copilot введите :
Перепишите этот абзац, чтобы добавить дополнительные сведения о продукте. Тон этого пункта должен быть профессиональным и увлекательным.
Просмотрите перезаписные параметры, выберите наиболее подходящий и нажмите кнопку Заменить.
Преобразование текста в таблицу
Хотя содержимое документа может быть точным, рассмотрите его удобочитаемость. Будет ли раздел работать лучше, если бы он был представлен в виде таблицы? Copilot может легко преобразовать текст в таблицу с помощью запроса.
Давайте рассмотрим это преобразование в действии.
Поместите курсор в конец документа.
Попросите Copilot добавить список вех проекта и их крайних сроков с помощью параметра Copilot на холсте. Выберите Генерировать.
Выберите Сохранить, чтобы добавить раздел в план проекта.
Выделите список.
Щелкните значок Copilot на холсте слева от текста.
Выберите Визуализировать как таблицу в меню. Результат выглядит отлично, в целом, но давайте убедимся, что есть столбец для успешного завершения задачи.
В диалоговом окне Copilot введите Добавить третий столбец , Задача завершена.
Выберите Сохранить, чтобы вставить таблицу в документ.
Просмотрите формат таблицы и внесите необходимые корректировки. Затем маркированный список можно удалить из раздела Вехи проекта и крайние сроки.
Подведите итоги по документу
По мере завершения работы с документом необходимо обеспечить четкое представление ключевых моментов. Хороший способ сделать это — просмотреть сводку документа. Аналогичным образом, если вы получите большой Word документ, который у вас нет времени для чтения в полном объеме, функция сводки будет ключевой. Давайте создадим сводку в конце документа.
Откройте панель Copilot и введите следующий запрос:
Подведем итоги по этому документу. Выделите три первых пункта.
Просмотрите созданную сводку и выберите Добавить в документ (знак плюса), чтобы включить всю сводку в документ. Вы также можете выделить любую часть текста, а затем скопировать и вставить ее в документ.
Важно!
Текст, который создает Copilot, вставляется в расположение курсора в документе. Прежде чем выбрать вставку содержимого, убедитесь, что вы переходили к концу документа.
Вы можете вручную внести изменения в текст или выделить содержимое сводки и при необходимости использовать Copilot для автоматической перезаписи . Вы также можете использовать эту сводку в качестве отправной точки для сообщения Teams или Outlook, когда вы делитесь отчетом по проекту с заинтересованными лицами.
Сохраните документ для дальнейшего использования. Вы готовы предоставить общий доступ для просмотра или использовать этот документ в качестве отправной точки для презентации PowerPoint.