Анализ задач и сценариев для Viva Connections
Чтобы определить, какие задачи и сценарии следует поддерживать, рекомендуется провести оценку потребностей с привлечением различных отделов, ролей и регионов организации. Аналитика из оценки потребностей поможет вам выявить сценарии и задачи для поддержки, а также определить их приоритеты.
Шаг 1 — рассмотрение потребностей определенных ролей и регионов. Шаг 2 — проведение оценки потребностей. Шаг 3 — анализ сценариев и определение приоритетов задач для поддержки. Шаг 4 заключается в согласовании сценариев с Viva Connections компонентами. Шаг 5 — планирование целевого выбора аудитории. Шаг 6 — рассмотрение настроек устройств для различных сценариев.
Быстрый просмотр типов доступных карточек
Чтобы лучше понять, поддерживается ли определенный сценарий или задача Viva Connections, необходимо знать типы карточек, которые можно добавить на панель мониторинга. Панель мониторинга будет набором цифровых инструментов и целевым интерфейсом вашей организации в мобильном приложении. Вы увидите, что некоторые средства и задачи лучше всего поддерживаются панелью мониторинга, а другие удобнее использовать в разделе "Ресурсы".
Ниже приведены карточки, которые можно использовать с небольшой настройкой и изменением.
| Имя карточки | Функция карточки |
|---|---|
| Утверждения | Используйте утверждения, подписывайтесь в документах и утверждайте отчеты о расходах. |
| Назначенные задачи | Используйте Планировщик для управления работой команды, назначения задач и отслеживания задач. |
| Конструктор карточек | Создавайте пользовательские карточки и быстрые представления с помощью JSON без фактического написания кода. |
| Смены | Разрешите пользователям фиксировать время прихода и ухода, а также получать дополнительные сведения о следующей или текущей смене из приложения "Смены" в Teams. |
| Карточка приложения Teams | Используется для открытия личного приложения или бота Teams, указанного автором панели мониторинга. |
| Сторонние карточки | Использование карточек, которые интегрируют сторонние службы через Магазин SharePoint (например, ADP, ServiceNow и т. д.) |
| Карточка "Главные новости" | Настройте карта основных новостей для отображения новостей с увеличенным числом новостей из SharePoint. |
| Веб-ссылка | Доступ к сайту, не выходя из приложения Viva Connections (наиболее популярные карта, используемые для ссылок на порталы SharePoint и внешние ссылки. |
Помимо карточек, упомянутых выше, разработчики могут создавать собственные карточки с расширенной настройкой, расширяя Viva Connections расширениями адаптивных карточек (ACE) с помощью SharePoint Framework.
Проведение оценки потребностей
Основная цель этого этапа — определить ежедневные задачи и проблемные моменты для разных групп сотрудников. Затем команда заинтересованных лиц проанализирует полученные результаты и решит, как Viva Connections могут решать распространенные задачи и сценарии для поддержки повседневной работы сотрудников.
Рекомендации по выполнению оценки потребностей:
Определите места и расположения, в которых находятся ваши сотрудники.
Узнайте больше о потребностях ваших сотрудников в зависимости от расположения, отдела и задачи.
Рассмотрите, как географическое расположение, культура и отрасль могут повлиять на рабочую силу.
Изучите способы взаимодействия и совместной работы вашей организации.
Узнайте, что нужно вашей организации, чтобы узнать в потоке своей работы.
Узнайте, с чем ваша организация борется, и предоставьте им инструменты и аналитические сведения, необходимые для того, чтобы сосредоточить свое время и занять время для отдыха.
Рассмотрите культуру вашей организации и способы общения людей друг с другом.
Различные источники данных помогают заинтересованным лицам при выборе ключевых сценариев и задач, в том числе:
Несистематические наблюдения
Связь по электронной почте
Результаты опроса сотрудников
Собеседования с фокус-группой
Запросы в службу поддержки клиентов
Аналитика и данные об использовании из приложений Microsoft 365
Работая с владельцами бизнеса и ключевыми заинтересованными лицами для согласования стратегии проектирования Viva Connections, ответьте на следующие вопросы для каждой задачи:
Из кого состоит аудитория?
Чего хотят достичь пользователи, что они хотят изучить?
Какие средства и технологии они используют в настоящее время?
Какие средства и технологии потребуется использовать посетителям для выполнения основных задач?
Какие сведения необходимо распространять?
Узнайте, как компания Lamna Healthcare начинает определять потребности
В рамках подготовки к Viva Connections, как менеджер по внутренним коммуникациям, вы работаете с группой планирования Lamna Healthcare Viva Connections проводит оценку потребностей в течение нескольких недель в организации. Оценка потребностей предназначена для понимания того, как каждая роль и регион в настоящее время выполняют работу, общих проблемных моментов и потенциальных улучшений.
Вы взаимодействуете с участниками группы планирования, чтобы определить различные роли и регионы в организации, а также связаться с лидерами и руководителями, которые представляют эти роли и регионы. Группа планирования узнает больше о потребностях сотрудников, опрашивая руководителей и большое количество сотрудников с определенными ролями, а также проводя опросы для более широкой аудитории.
Вот несколько проблем, которые вы обнаружили в организации:
Каждый день группа отдела кадров, отвечающая за льготы, получает множество сообщений электронной почты с вопросом о том, где найти информацию об акциях, медицинском обслуживании, уходе за ребенком и возмещении оплаты за учебу. Группа тратит несколько часов в день, отвечая на часто задаваемые вопросы и реагируя на запросы о формах и документах.
Сотрудники во всех подразделениях компании Lamna сообщили, что хотят более простого доступа к информации о заработной плате, а также к обновлениям и изменениям календаря.
Из-за большого количества различных ролей и сотрудников во всех регионах несколько сотрудников компании Lamna пожаловались, что у них нет доступа к новостям для определенных должностей или новостям, связанным с их местоположением. Эта жалоба указывает на необходимость централизованного расположения, например веб-канала, в котором можно легко сообщать корпоративные и региональные новости всем сотрудникам.
Опросы удовлетворенности сотрудников, полученные специалистами по управлению персоналом, показывают, что некоторые сотрудники борются с управлением своим стрессом и психическим здоровьем.
Кроме того, вы обнаружили некоторые проблемы, связанные с конкретными ролями. Например:
Регина, одна из уборщиц компании Lamna, является сотрудником с почасовой оплатой. Она пожаловалась, что регистрация времени заступления на смену и времени ухода является утомительной процедурой из-за необходимости выполнять ее на общем компьютере. Так как Регине ежедневно требуется перемещаться по больнице в рамках своей ежедневной работы, ручной процесс отнимает ценное время.
Павел работает в вашей больнице педиатром с полной занятостью. Это означает, что ему нужно сообщать только о ежемесячных отсутствиях и отгулах. Павел рассказал, что было сложно узнать, где именно нужно сообщать об отгуле и какие средства использовать.
Игорь — ИТ-специалист в компании Lamna. Ему необходимо перемещаться по больнице, чтобы решать запросы, отправленные сотрудниками больницы в службу поддержки. Игорь и другие сотрудники ИТ-отдела поясняют, что управление таким большим количеством запросов при перемещении по больнице может быть сложной задачей.
Вы записываете все эти результаты в электронную таблицу, чтобы поделиться с группой планирования и другими заинтересованными лицами для создания и настройки Viva Connections, внедрения и мониторинга после развертывания.