Баланс по чековой книжке и общая кассовая учетная запись не совпадают в Microsoft Dynamics GP

В этой статье представлено решение проблемы, когда баланс чековой книжки в банковской сверке может не соответствовать денежному счету в главной книге Microsoft Dynamics GP.

Область применения: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 864652

Симптом

Почему баланс чековой книжки в банковской сверке может не соответствовать счету наличности в главной книге в Microsoft Dynamics GP?

Причина

Любое из следующих обстоятельств может привести к разнице между балансом по чековой книжке в банковской сверке и счетом наличности в главной книге.

Примечание.

Дополнительные сведения о том, как исправить эти ситуации и связать выверку банка с общему реестру счета наличности, можно получить, обратившись в службу технической поддержки Microsoft Dynamics GP.

• Избыточная информация (т. е. чековый баланс) была неверной при начале использования банковской сверки.

• Депозит был учтён в банковской выверке (без квитанций) и не был проведён в общей бухгалтерской книге.

• Квитанции были размещены в общем реестре. Тем не менее, депозит не был сделан в банковском примирении.

• Депозит для погашения квитанций был размещен в банковской сверке, и эти квитанции поступили из управления дебиторской задолженностью или из другого модуля. В этой ситуации общий реестр может быть обновлен. Тем не менее, баланс чековой книжки может не быть обновлён.

• Общие транзакции реестра могут по-прежнему сидеть в финансовом пакете, ожидая публикации. Тем не менее, депозит был сделан в банковском примирении.

• Один и тот же общий кассовый счет реестра используется для более чем одной чековой книжки.

• Произошли перебои в публикации.

• После того как произошло прерывание, модуль, у которого возникло прерывание, был восстановлен. Однако файлы банковской сверки не были восстановлены.

• Неналичные транзакции были размещены в общем реестре наличных счетов.

• Установка размещения не была настроена на публикацию общего реестра для источников выверки банка.

• Сверка банковская не зарегистрирована.

• Другие модули не публикуются в общем реестре. Однако модули обновляют банк выверки.

• Вы ввели транзакцию на денежный счет в общем реестре. Однако вы не ввели транзакцию в банковском примирении.

• Денежный счет поступает от клиента, от поставщика или от сотрудника, а не из контрольной книги.

• Начальный баланс чеков не равен последнему примиряемого баланса.

• Депозит сохраняется. Однако депозит не зачислен.

• Транзакция была изменена в финансовом пакете, прежде чем она была размещена в общем реестре.

• Тот же денежный счет был дебетирован и кредитован. В этой ситуации баланс чеков обновляется. Тем не менее, кассовый счёт главной книги имеет размещенные на нем $0.

• Различия между временем; Транзакция в банковском сверке была размещена в General Ledger с другой датой.

Разрешение/шаги для урегулирования

Используйте один из двух способов, перечисленных ниже, чтобы привести в соответствие баланс кассового счета ГЛ с балансом чековой книжки в банковской сверке.

Метод 1. (Для Microsoft Dynamics GP 2013 ~ новая функция)

В Microsoft Dynamics GP 2013 модуль "Сверка банка" был добавлен в подпрограмму "Сопоставление с GL", чтобы автоматизировать процесс сопоставления между подробными сведениями о кассовом счете GL и модулем "Сверка банка". Эта рутина создаст электронную таблицу Excel, которая определяет совпадающие, потенциально совпадающие и несовпадающие транзакции между банковской выверкой и Главной книгой для введенного диапазона дат и учетных записей GL. Какие инструменты сверки с GL можно найти по адресу:

1. Выберите Инструменты в разделе Microsoft Dynamics GP, наведите указатель на Процедуры, наведите указатель на Финансы и выберите Сверка с ГЛ.

2. Примите номер сверки по умолчанию.

3. При желании измените дату выверки. Это поле является информационным.

4. Введите диапазон дат для согласования.

   Примечание.

   Лучше всего согласовать меньший диапазон дат, например ежемесячно.

5. Выберите модуль банковской сверки.

6. Выберите идентификатор чековой книжки, который необходимо согласовать.

7. В выходном файле выберите расположение, чтобы сохранить электронную таблицу Excel*, где будет создано имя файла по умолчанию (состоящее из идентификатора чековой книжки, номера последовательности и начальной даты введенного диапазона дат). (Система будет хранить это местоположение и будет использовать его по умолчанию для следующей банковской сверки, однако вы можете изменить его в любое время.)

   *Рекомендуется сделать папку для электронных таблиц выверки, так как вы можете сохранить историю выверки.

8. В разделе "Учетные записи" по умолчанию используется учетная запись наличными, определенная на идентификаторе книги. При необходимости можно добавить дополнительные учетные записи GL или переопределить их.

9. Выберите Обработать.

10. Электронная таблица Excel откроет элементы из таблицы выверки банка слева и записи GL справа. Элементы перечислены в соответствии с разделами для несовпаденных транзакций, потенциально сопоставленных транзакций и сопоставленных транзакций. Вам потребуется изучить несовпаденные транзакции, чтобы изучить, почему нет совпадения. Причины несовпадения элементов перечислены в верхней части этой статьи базы знаний.

    Примечание.

    Рекомендуется использовать эту электронную таблицу в качестве помощи для регулярного примирения. Основное внимание уделяется изучению элементов в разделе "Несовпаденные транзакции", чтобы помочь вам примирить. Балансы должны быть взяты из контрольной книги и баланса пробной версии GL, а не полагаться на эту электронную таблицу.

11. Вернитесь в окно "Согласование с GL " в GP, выберите "Сохранить ", чтобы сохранить эту сверку, если вы хотите вернуться и просмотреть историю выверки в любое время. Вы можете выбрать кнопку Excel, чтобы повторно открыть таблицу из любого сохраненного сверки.

Метод 2. (Ручной метод для любой версии Microsoft Dynamics GP)

Этот метод предлагает распечатать список несравненных транзакций из Bank Rec. и список того, что было зарегистрировано на счете наличных средств ГК, чтобы сравнить их и увидеть, что есть с одной стороны, чего нет с другой. (Предполагается, что вы производили сверку в прошлом и не помечали новые элементы как сверенные в банковской сверке. Ниже приведены шаги для печати списков для каждой из сторон:

1. ЧЕКОВАЯ КНИЖКА: распечатайте смартлист несверенных транзакций в банковской сверке, выполнив указанные ниже действия.

   1. В меню Microsoft Dynamics GP выберите Smartlist.
   2. Разверните Финансовые, а затем выберите Банковские транзакции.
   3. В окне smartlist нажмите кнопку "Столбцы " в верхней части экрана.
   4. В окне отображения столбца "Изменить столбец" нажмите кнопку "Добавить".
   5. В окне "Столбцы" выберите "Очистить дату". Удерживайте клавишу CNTL и выберите "Примирить". Нажмите кнопку ОК. Теперь оба поля должны быть добавлены в окно отображения столбцов изменений. Для перемещения порядка столбцов можно использовать кнопки в правом поле. Нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить дополнительные столбцы в любое время. Нажмите кнопку "Удалить", чтобы удалить все имена столбцов. Или выберите Значение по умолчанию , чтобы задать столбцы, отображаемые в исходном режиме.
   6. Нажмите кнопку "ОК ", чтобы закрыть окно отображения столбца изменений.
   7. Вернитесь в главное окно smartlist, нажмите кнопку "Поиск " в верхней части экрана.
   8. В разделе "Определение поиска 1" окна "Поиск банковских транзакций" выберите Идентификатор чековой книжки в поле "Имя столбца", выберите "равно" в поле "Фильтр", а затем введите идентификатор вашей чековой книжки в поле "Значение".
   9. В разделе "Определение поиска 2" добавьте другое ограничение. В поле "Имя столбца" выберите Дата публикации GL, выберите в поле "Фильтр" вариант "меньше чем", а затем укажите дату. Либо введите дату, либо используйте значок календаря, чтобы выбрать её.

      Примечание.

      Фильтр меньше, чем не включает эту дату. Например, если вы хотите, чтобы транзакции меньше 31 июля, вам придется ввести менее 1 августа в вашем ограничении, чтобы включить 31-е июля транзакции.

   10. Добавьте другое ограничение в разделе "Определение поиска 3". Выберите "Сведено" в поле "Имя столбца", выберите "равно" в поле "Фильтр", а затем введите "Нет" в поле "Значение". (Он предоставит вам список всех несогласованных транзакций на сегодняшний день в Bank Rec. Что должно быть таким же списком, как вы видите в Bank Rec.) Предполагается, что вы не отметили какие-либо элементы для согласования ни в текущем месяце, ни после последнего согласования.
   11. Выберите ОК, чтобы закрыть окно "Поиск банковских транзакций".
   12. Окно smartlist должно обновляться, а данные должны заполняться в столбцах.
       • Вы можете выбрать заголовок любого столбца, чтобы отсортировать по этому столбцу. (Выберите один раз для возрастания, или повторно выберите его для убывающего порядка.)
       • Нажмите кнопку "Столбцы", чтобы добавить или удалить все столбцы из отображения или изменить порядок столбцов.
   13. Чтобы сохранить измененный смарт-список в качестве избранного, нажмите кнопку "Избранное " вверху. Введите имя и выберите, где оно должно быть видно. Выберите " Добавить" и нажмите кнопку "Добавить избранное". Смарт-список должен обновляться, и вы увидите имя этого смарт-списка слева под банковскими транзакциями, которая будет использоваться в будущем.
   14. С результатами в окне можно также нажать кнопку "Печать" или нажать кнопку Excel вверху, если вы хотите просмотреть результаты в электронной таблице Excel. Это удобно для использования в Excel, чтобы отмечать согласованные элементы или выделять элементы цветом в процессе сопоставления.

2. Денежный счет: распечатайте подробный отчет для наличных счетов. В GP выберите "Запрос", наведите указатель на финансовые и выберите "Подробности". Распечатайте подробный отчет для денежного счета за месяц, который вы сверяете. Введите номер денежного счета GL и диапазон дат, начиная с последнего согласования. В этом отчете будут перечислены все транзакции, которые повлияли на баланс денежных счетов с момента последнего согласования.

   Или вы можете распечатать этот список из Smartlist, если это предпочтительнее. В смарт-списке выберите "Финансовые и учетные транзакции". Выберите Поиск и (1) ограничьте выбор по номеру счета равен номеру кассового счета GL. (2) Кроме того, ограничьте дату транзакции так, чтобы она была между первым и последним днем месяца, который вы сверяете. Он должен выдавать тот же список, что и подробный отчет в программе GP.

3. Сравнить: необходимо сравнить два списка, напечатанные выше, и вычеркнуть элементы, которые соответствуют, чтобы определить, какие элементы на одной стороне отсутствуют на другой. Что поможет вам найти все различия. Исследуйте все незакрытые вопросы, чтобы выяснить, почему запись отсутствует с другой стороны, и исправьте их по мере необходимости.

   В обычном случае поддержки мы можем рассказать вам, как распечатать перечисленные выше списки, но копать данные для вас, чтобы найти различия, будут считаться затратами на консультации, а не то, что мы будем делать в регулярном случае поддержки.