Процедуры закрытия модуля "Управление основными активами" в Microsoft Dynamics GP

В этом документе описываются рекомендуемые процедуры закрытия на конец года для управления основными активами в Microsoft Dynamics.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 865653

Сводка

Примечание.

Прежде чем следовать инструкциям, приведенным в этой статье, убедитесь, что у вас есть полная резервная копия базы данных, которую можно восстановить в случае возникновения проблемы.

В этой статье содержится контрольный список шагов, которые необходимо выполнить для выполнения этих процедур. В следующем разделе содержатся подробные сведения о каждом шаге. Ряд часто задаваемых вопросов (часто задаваемых вопросов) следует за описанием процедур.

Введение

Прочтите этот документ, прежде чем выполнять какие-либо из следующих процедур. Если у вас есть вопросы, обратитесь в службу технической поддержки Microsoft Dynamics.

Контрольный список на конец года

Для этого выполните указанные ниже действия.

Шаг 1. Выполнение всех процедур закрытия в конце года для управления платежами в Microsoft Dynamics GP

Сначала закрыть управление кредиторской задолженностью. Это действие гарантирует, что все непогашенные сделки с основными средствами будут капитализированы. Дополнительные сведения о закрытии управления кредиторской задолженностью см. в статье Kb -Year-end closing procedures for the Payables Management module in Microsoft Dynamics GP.

Шаг 2. Введите все транзакции с основными средствами за текущий финансовый год

Опубликуйте все дополнения, изменения, трансферты и пенсионные выплаты за текущий финансовый год.

Примечание.

Передача и отмена операций с выводом на пенсию никогда не должны выполняться в течение исторического года.

Шаг 3. Обесценивать все активы в течение последнего дня текущего финансового года

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Подпрограммы, наведите указатель на основные ресурсы, а затем выберите Устареть.

2. В поле Целевая дата амортизации введите последнюю дату текущего финансового года.

3. Чтобы вставить все книги с основными средствами, выберите Все.

4. Выберите Устареть.

   Примечание.

   Очень важно обесценить все активы в течение последнего дня текущего финансового года FA. Если все активы не обесценены в течение последнего дня текущего финансового года FA до обработки конца года, то амортизационные суммы будут неверными. Дополнительные сведения см. в разделах Q3 и A3 в разделе часто задаваемых вопросов ниже.

Шаг 4. Выполнение процесса публикации GL (интерфейс GL) (этот шаг является необязательным).)

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Подпрограммы, наведите указатель на основные ресурсы, а затем выберите Gl Posting.

2. В поле Период начала введите 2024-012.

   Примечание.

   Заполнитель 2024-012 представляет собой период 12 финансового года 2024 года. Если вы не работаете в течение календарного финансового года или у вас более 12 периодов, период, который вы вводите, будет отличаться.

3. В поле Конечный период введите 2024-012.

4. В поле Дата транзакции введите последнюю дату текущего финансового года или дату, когда публикация должна повлиять на общий реестр.

5. Нажмите Продолжить.

6. Когда появится сообщение о том, что номер пакета создается, нажмите кнопку Продолжить.

7. В окне Назначение отчета выберите поле Принтер проверка и нажмите кнопку ОК.

Шаг 5. Запуск всех отчетов по итогам года, которые вы хотите сохранить в составе финансовых записей на конец года

Суммы амортизации за предыдущие финансовые годы не хранятся в управлении основными средствами. Поэтому перед закрытием года необходимо распечатать все отчеты, содержащие эту информацию.

Для основных средств доступно несколько отчетов. Рекомендуется распечатать следующие отчеты:

• Годовая деятельность

  Чтобы распечатать отчет о годовой деятельности, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, а затем выберите Действие.

• Дополнения

  Чтобы распечатать отчет о добавлениях, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, а затем выберите Транзакция.

• Выбытия

  Чтобы распечатать отчет о прекращении использования, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, выберите Транзакция, а затем в списке Отчеты выберите Пункты прекращения использования.

• Переносы

  Чтобы распечатать отчет о передачах, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, выберите Транзакция, а затем в списке Отчеты выберите Переводы.

• Реестр амортизации

  Чтобы распечатать отчет по реестру амортизации, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, выберите Амортизация, а затем в списке Отчеты выберите Реестр амортизации.

• Реестр свойств

  Чтобы распечатать отчет Реестра свойств, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, выберите Пункт Инвентаризация, а затем в списке Отчеты выберите Реестр свойств.

• Выверка основных средств в общую книгу

  Чтобы распечатать отчет о выверке основных средств в общем реестре, в меню Отчеты наведите указатель мыши на основные средства, выберите Действие, а затем выберите Основные средства в списке Отчеты.

Если у вас несколько книг с основными средствами, рекомендуется также распечатать следующие отчеты:

• Примирение из книги в книгу

  Чтобы распечатать отчет о выверки из книги, в меню Отчеты наведите указатель на пункт Основные средства, а затем выберите Сравнение.

• Сравнение амортизации от book to book YTD

  Чтобы распечатать отчет о сравнении между книгами и книгами, в меню Отчеты наведите указатель мыши на пункт Основные средства, выберите Сравнение, а затем в списке Отчеты выберите Забронировать, чтобы забронировать сравнение амортизации СYTD.

Шаг 6. Обеспечение правильного построения календаря основных средств (этот шаг необязателен).

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Настройка, наведите указатель на основные ресурсы, а затем выберите Календарь.
2. Выберите календарь, а затем нажмите кнопку Проверить. При появлении запроса на проверку периодов нажмите кнопку ОК.
3. В окне Назначение отчета выберите Экран, а затем нажмите кнопку ОК.

Шаг 7. Убедитесь, что кварталы настроены правильно для всех финансовых лет

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на пункт Настройка, наведите указатель на основные ресурсы, а затем выберите Квартал.

2. Убедитесь, что следующие поля не пусты:

   • Дата начала
   • Середина даты
   • Дата окончания

   Примечание.

   Эти ящики должны существовать для каждого квартала. Если какое-либо поле пусто, введите соответствующую дату в этом поле.

Шаг 8. Создание резервной копии

Эта резервная копия должна храниться вне сайта вместе с остальной документацией на конец года. Эта резервная копия дает вам постоянный отчет о финансовом положении компании на конец года. Кроме того, при необходимости эту резервную копию можно восстановить позже. Создание резервного копирования гарантирует, что вы сможете быстро восстановиться в случае изменения мощности или другой проблемы во время процедур закрытия в конце года.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP , а затем выберите Резервное копирование.
2. В списке Название компании выберите название компании.
3. При необходимости измените путь к резервной копии и нажмите кнопку ОК.

Шаг 9. Выполнение процедуры закрытия основных средств на конец года

1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP , наведите указатель на подпрограммы, наведите указатель на основные ресурсы, а затем выберите Конец года.

2. Убедитесь, что финансовый год, отображаемый для каждой книги, является текущим финансовым годом. (Текущий финансовый год — это год закрытия.)

   Примечание.

   Если финансовый год, отображаемый для книги, не является текущим финансовым годом, см. вопрос 1 в разделе Часто задаваемые вопросы (часто задаваемые вопросы).

3. Выберите книги, которые нужно закрыть, а затем нажмите кнопку Вставить. Повторяйте этот шаг, пока не будут вставлены все книги, которые нужно закрыть.

4. Нажмите кнопку Продолжить , чтобы запустить процесс. Нажмите кнопку Продолжить , чтобы подтвердить.

5. Вам будет предложено подтвердить, что вы обесценили ресурсы до последнего дня или текущего года FA. Если нет, не забудьте выбрать нет здесь и сделать это, прежде чем продолжить закрытие года. Если у вас есть, выберите Да.

Примечание.

Отчет не создается в течение процедуры закрытия основных средств на конец года для Microsoft Dynamics GP 2013 и более ранних версий. Для Microsoft Dynamics GP 2015 и более поздних версий отчет о закрытии основных средств Year-End не является обязательным для печати. В этом докладе будет представлен список всех активов, затронутых процессом закрытия в конце года, по книге и состояние этих активов.

Примечание.

Microsoft Dynamics выполняет следующие процедуры в течение процедуры закрытия на конец года:

• В окне Общие сведения об активе поле Количество копируется в поле Начало количества окна Развернуть количество.
• В окне Развернуть последнее обслуживание сумма обслуживания с года очищается.
• В окне Книга активов очищается сумма амортизации с года .
• Выполняются следующие процедуры:
  • Поле "База затрат " копируется в поле "Затраты за начальный год ".
  • Поле Амортизация LTD копируется в поле Begin Reserve (Начальный резерв ).
  • Поле "Значение спасения" копируется в поле Начало спасения .
• В окне Настройка книги поле Текущий финансовый год увеличивается на один.

Вопросы и ответы

В1. Финансовый год, который отображается для моей книги в окне Конец года активов, не является годом, который я хочу закрыть. Я закрыл год, показанный в прошлом году, и я еще не закрыл текущий год. Что мне делать?

Ответ 1. См. ответ на вопрос 4.

В2. Я закрыл General Ledger в Microsoft Dynamics GP, и теперь я понимаю, что еще не закрыл управление основными активами. Можно ли на этом этапе выполнить процедуру закрытия основных средств на конец года?

A2. Мы рекомендуем закрыть General Ledger последним после закрытия всех модулей дочерних подразделений. Однако управление основными средствами может быть закрыто после закрытия общего реестра. Можно выполнить процесс posting GL (ИНТЕРФЕЙС GL), а затем транзакцию или транзакции можно опубликовать в закрытый год или исторический год в общем реестре. Дополнительные сведения о процессе публикации GL (интерфейс GL) см. в шаге 4 раздела Контрольный список на конец года .

Чтобы разместить транзакции в исторический год в общем реестре, убедитесь, что в окне Настройка общего реестра выбраны следующие параметры:

• Разрешить публикацию в журнале
• Ведение учетных записей журнала
• Ведение транзакций журнала

Примечание.

Чтобы получить доступ к окну Настройка общего реестра в Microsoft Dynamics GP, в меню Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис, выберите Пункт Настройка, Финансовый и Общий реестр.

Размещенная транзакция обновит исторический год, и она будет накатиться в качестве начального баланса к открытому году. Если в транзакцию были включены какие-либо счета расходов или какие-либо доходные счета, они автоматически закрываются на счет или счета с нераспределаемой прибылью.

В3: Я побежал в конце года подпрограммы в управлении основными активами, а затем я побежал амортизации в новом году. Я вижу, что амортизация сильно завышена и что некоторые активы имеют отрицательное число в поле Net Book Value. Почему система рассчитывает так много амортизации?

A3. Эта проблема возникает, если выполняются следующие условия:

• Год был закрыт.
• Активы не были обесценены в течение последнего дня финансового года. Рассмотрим следующий пример.
• Финансовый год — календарный год (с 1 января по 31 декабря).
• Активы были обесценены до 28 декабря, когда год был закрыт. В этом примере амортизация будет неправильной при следующем запуске амортизации. Система не пересчитывает годовую ставку при выполнении процедуры закрытия в конце года. Таким образом, основные средства принимают полный год амортизации в последние несколько дней, которые остаются в предыдущем году (с 29 декабря по 31 декабря). Ставка амортизации — это годовая ставка в настоящее время для каждого актива. Кроме того, если есть активы, которые находятся в конце их первоначального срока существования, поле Net Book Value может стать отрицательным.

Существует два обходных решения этой проблемы:

• Рекомендуемое решение:

  Восстановите данные из резервной копии, выполните амортизацию в течение последнего дня года, а затем выполните процедуры закрытия на конец года.

• Альтернативное решение:

  Сброс жизни для всех ресурсов.

Примечание.

Если суммы на активы когда-либо были введены для поля Амортизации с YTD или для поля Амортизации LTD , сброс срока жизни активов изменит эти суммы, и результат может быть другим. Если изменить поле Амортизация YTD или поле Амортизация LTD путем сброса срока жизни актива, вы вызовете несоответствия между управлением основными активами и Общим реестром. Эти несоответствия должны быть объяснены.

В4. Вместо завершения процедуры окончания года для управления основными активами я вручную изменил поле Текущий финансовый год в окне "Настройка книги" на следующий год. Нужно ли мне вернуться и запустить процедуру закрытия в конце года, или я могу продолжить обработку действий в управлении основными активами на новый год?

A4. Если в новом году не было выполнено никаких действий, таких как дополнения, изменения, трансферы, списание или амортизация, поле Текущий финансовый год в окне "Настройка книги" можно изменить обратно на предыдущий год, а затем можно обработать процедуру закрытия по окончании года.

Если какие-либо действия, такие как дополнения, изменения, передачи, списание с пенсии или амортизация, были выполнены в новом году, восстановите данные из резервной копии, а затем продолжите процедуру закрытия на конец года.

В любой ситуации необходимо выполнить процедуру закрытия на конец года. Если подпрограмма закрытия на конец года не завершена, сумма в поле амортизации с года будет завышена в любом отчете, включающем активы, которые были выведены из эксплуатации или которые были полностью обесценены в предыдущем году. Если подпрограмма закрытия на конец года не будет выполнена, суммы в поле Амортизации с года не будут очищены. Суммы в поле "Амортизация YTD " не будут обнуляться. Так что эти суммы будут неправильно включены в отчеты за новый год.