Share via

Процедуры закрытия на конец года для управления дебиторской задолженностью в Microsoft Dynamics GP

  • Статья

В этой статье содержатся контрольные списки для процесса закрытия на конец года в разделе Управление дебиторской задолженностью в Microsoft Dynamics GP. В этой статье также содержатся подробные сведения о каждом шаге в процессе закрытия на конец года и о том, как добавить сведения о финансовых затратах за год к дате в отчетах клиентов за декабрь и январь.

Применимо к: Microsoft Dynamics GP
Исходный номер базы знаний: 857444

Сводка

Примечание.

Прежде чем следовать инструкциям, приведенным в этой статье, убедитесь, что у вас есть полная резервная копия базы данных, которую можно восстановить в случае возникновения проблемы.

В этой статье описываются рекомендуемые процедуры закрытия на конец года для управления дебиторской задолженностью в Microsoft Dynamics GP. Прочтите эту статью, прежде чем выполнять одну или несколько процедур.

Контрольный список для завершения года

Этот контрольный список можно использовать в конце финансового года и в конце календарного года.

Примечание.

Хотя управление дебиторской задолженностью определяется с учетом даты, в зависимости от закрытия Управления дебиторской задолженностью обновляются следующие пункты:

  • Объекты SmartList
  • Сводные отчеты по управлению дебиторской задолженностью
  • Представление "Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Сводка клиентов"

Поэтому рекомендуется выполнить следующие действия, чтобы объекты SmartList, сводные отчеты по управлению дебиторской задолженностью и представление Суммы с момента последнего закрытия содержали правильные сведения:

  1. Разместите все сделки по продажам и дебиторской задолженности за год.
  2. Создайте резервную копию закрытия до конца года.
  3. Закрыть год.
  4. Закройте финансовые периоды. (Этот шаг является необязательным.)
  5. Закройте налоговый год.
  6. Создайте резервную копию закрытия после окончания года.

Шаг 1. Публикация всех сделок с продажами и дебиторской задолженностью за год

Опубликуйте все сделки с продажами и дебиторской задолженностью за год, прежде чем закрыть год. Если вы хотите ввести какие-либо транзакции продаж и дебиторской задолженности за будущий период до закрытия года, создайте пакет, содержащий транзакции. Затем сохраните пакет. Затем опубликуйте пакет после закрытия года.

Необходимо закрыть год, так как некоторые области Microsoft Dynamics GP не чувствительны к дате. Если вы не закроете год после ввода всех транзакций текущего года и перед вводом транзакций на следующий год, эти области будут содержать неверные сведения. Однако если необходимо изменить сведения, вы можете изменить их в представлении Суммы с момента последнего закрытия в окне Сводка по клиентам и в окне Сводка по финансовым затратам клиентов. Следующие области — это области Microsoft Dynamics GP, в которых не учитывается дата.

  • Представление "Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Сводка клиентов"

    Чтобы открыть представление "Суммы с момента последнего закрытия" в окне "Сводка клиентов", выполните следующие действия.

    1. В меню Карточки наведите указатель мыши на пункт Продажи, а затем выберите Сводка.
    2. В окне Сводка по клиенту введите идентификатор клиента в поле Идентификатор клиента .
    3. В списке Представление сводки выберите Суммы с момента последнего закрытия.

  • Окно "Сводка по затратам на финансирование клиентов"

    Чтобы открыть окно Сводка по затратам на финансирование клиентов, выполните следующие действия.

    1. В меню Карточки наведите указатель мыши на пункт Продажи, а затем выберите Сводка.
    2. В окне Сводка по клиентам введите идентификатор клиента в поле Идентификатор клиента .
    3. Выберите Финансовые расходы.

  • Объекты SmartList

    Чтобы просмотреть затронутые столбцы SmartList, выполните следующие действия.

    1. В Microsoft Dynamics GP выберите Столбцы в меню Microsoft Dynamics GP , выберите SmartList, разверните раздел Продажи, Клиенты, а затем нажмите кнопку Добавить.

    2. Выберите следующие элементы в списке Доступные столбцы .

      Примечание.

      На элементы, помеченные звездочкой, влияет закрытие календарного года. На все остальные пункты влияет закрытие финансового года.

      • Средний оплачиваемые дни — год
      • Финансовые расходы CYTD
      • Финансовые расходы LYR Календарь
      • High Balance LYR
      • Высокий баланс YTD
      • Количество документов ADTP — LYR
      • Количество документов ADTP — год
      • Число проверок NSF YTD
      • Всего # FC LYR
      • Всего # FC YTD
      • Всего # Счета LYR
      • Всего # счета с годами
      • Общий объем проверки NSF YTD
      • Общий безнадежный долг LYR
      • Всего безнадежных долгов с годами
      • Всего полученных денежных средств LYR
      • Всего полученных денежных средств с года
      • Общее количество скидок, доступных в YTD
      • Общее количество скидок, принятых LYR
      • Общее количество скидок, принятых за YTD
      • Total Finance Charges LYR
      • Общий объем расходов по финансированию с года
      • Всего возвращает LYR
      • Всего возвращает YTD
      • Всего продаж LYR
      • Общий объем продаж за год
      • Всего отказ от ФК LYR
      • Всего отказ от ФК YTD
      • Всего списаний LYR
      • Всего списаний YTD
      • Неоплаченные финансовые расходы YTD
      • Списание offs LYR
      • Списание offs YTD

    3. Нажмите ОК.

    4. Нажмите ОК.

Шаг 2. Создание резервной копии закрытия до конца года

Создайте резервную копию перед закрытием года. Поместите резервную копию в безопасное постоянное хранилище. Эта резервная копия гарантирует, что у вас есть постоянный отчет о финансовом положении компании на конец года. При необходимости вы можете восстановить данные из этой резервной копии. Например, это резервное копирование позволит вам быстро восстановиться, если во время процедуры закрытия в конце года произошло изменение питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP, а затем выберите Резервное копирование.
  2. В окне Резервное копирование компании выберите название компании в списке Название компании .
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

Примечание.

Рекомендуется назвать эту резервную копию PreYearEndClosingBackup20XX. (Введите год для заполнителя XX .)

Шаг 3. Закрытие года

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP, последовательно выберите Подпрограммы, Продажи, а затем — Конец года.

  2. Если вы закрываете финансовый год и календарный год одновременно, выберите Все. Если вы закрываете только календарный год, выберите Календарь. Если вы закрываете только финансовый год, выберите Финансовый.

  3. Выберите поле Печать отчета проверка, а затем выберите Закрыть год.

    Примечание.

    Рекомендуется хранить бумажную копию отчета за конец года вместе с постоянными отчетами аудита на конец года.

Сведения о календаре

Процесс окончания календарного года в Microsoft Dynamics GP очищает следующие поля в окне Сводка по клиентам:

  • Финансовые расходы CYTD
  • Всего # FC YTD
  • Общий объем расходов по финансированию с года
  • Всего отказ от ФК YTD
  • Неоплаченные финансовые расходы YTD

Процесс окончания календарного года обновляет суммы в следующих полях:

  • Финансовые расходы LYR Календарь
  • Всего # FC LYR

Сведения о финансовом году

Процесс окончания финансового года в Microsoft Dynamics GP очищает следующие поля в окне Сводка по клиентам:

  • Средний оплачиваемые дни — год
  • Высокий баланс YTD
  • Количество документов ADTP — год
  • Число проверок NSF YTD
  • Всего # счета с годами
  • Общий объем проверки NSF YTD
  • Всего безнадежных долгов с годами
  • Всего полученных денежных средств с года
  • Общее количество скидок, доступных в YTD
  • Общее количество скидок, принятых за YTD
  • Всего возвращает YTD
  • Общий объем продаж за год
  • Всего списаний YTD
  • Списание offs YTD

Процесс окончания финансового года обновляет суммы в следующих полях:

  • High Balance LYR
  • Количество документов ADTP — LYR
  • Всего # Счета LYR
  • Общий безнадежный долг LYR
  • Всего полученных денежных средств LYR
  • Общее количество скидок, принятых LYR
  • Всего возвращает LYR
  • Всего продаж LYR
  • Всего списаний LYR
  • Списание offs LYR

Шаг 4. Закрытие финансовых периодов (этот шаг необязателен)

Чтобы предотвратить случайное размещение транзакций за неправильный период или год, используйте окно Настройки финансовых периодов, чтобы закрыть все финансовые периоды, которые по-прежнему открыты для года. Перед закрытием финансовых периодов убедитесь, что вы опубликовали все транзакции за этот период и за год для всех модулей. Если позже потребуется опубликовать транзакции в финансовом периоде, который вы уже закрыли, можно вернуться к окну Настройки финансовых периодов, чтобы снова открыть период, чтобы можно было опубликовать транзакции.

Чтобы закрыть финансовый период, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP в меню Microsoft Dynamics GP последовательно выберите Пункты Инструменты , Настройка, Компания, а затем — Финансовые периоды.
  2. Выберите поле Продажи проверка для периода, который вы хотите закрыть.

Шаг 5. Закрытие налогового года

Примечание.

Выполните эти действия только после завершения процедур закрытия на конец года для всех модулей продаж и приобретения.

Чтобы закрыть налоговый год, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Инструменты в меню Microsoft Dynamics GP, наведите указатель на пункт Подпрограммы, Наведите указатель на компанию, а затем выберите Пункт Налоговая Year-End Закрыть.

  2. Установите флажок Закрыть год проверка, а затем выберите поле Печать отчета проверка.

  3. Выберите Процесс.

    Примечание.

    Рекомендуется хранить бумажную копию отчета за конец года вместе с постоянными отчетами аудита на конец года.

Шаг 6. Создание резервной копии закрытия после окончания года

Создайте резервную копию после закрытия года. Поместите резервную копию в безопасное постоянное хранилище. Эта резервная копия гарантирует, что у вас есть постоянный отчет о финансовом положении компании на конец года. При необходимости вы можете восстановить данные из этой резервной копии. Например, это резервное копирование позволит вам быстро восстановиться, если во время процедуры закрытия в конце года произошло изменение питания или другая проблема.

Чтобы создать резервную копию в Microsoft Dynamics GP, выполните следующие действия.

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункт Обслуживание в меню Microsoft Dynamics GP, а затем выберите Резервное копирование.
  2. В окне Резервное копирование компании выберите название компании в списке Название компании .
  3. При необходимости измените путь к файлу резервной копии и нажмите кнопку ОК.

Примечание.

Рекомендуется назвать эту резервную копию PostYearEndClosingBackup20XX. (Введите год для заполнителя XX .)

Год к настоящему времени финансовые расходы на выписки клиентов за декабрь и январь

Финансовые расходы за год не печатаются автоматически в отчетах клиентов за декабрь и январь.

Декабрьская отчетность

Чтобы добавить год к дате финансовых расходов в декабрьской отчетности, выполните следующие действия:

  1. В Microsoft Dynamics GP наведите указатель мыши на пункт Сервис в меню Microsoft Dynamics GP, наведите указатель мыши на пункт Настроить, а затем выберите Модуль записи отчетов.

  2. В списке Продукт выберите Microsoft Dynamics GP, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. Выберите Отчеты.

  4. Используйте соответствующий метод:

    • Если форма инструкции ранее не была изменена, выберите форму инструкции, которую вы печатаете, в списке Исходные отчеты , нажмите кнопку Вставка, а затем выберите форму инструкции в списке Измененные отчеты .
    • Если форма инструкции была изменена ранее, выберите ее в списке Измененные отчеты .

  5. Выберите Открыть.

  6. В окне Определение отчета выберите Таблицы.

  7. В окне Связи таблицы отчетов выберите RM Customer MSTR и нажмите кнопку Создать.

  8. В окне Связанные таблицы выберите Главная сводка клиента, а затем нажмите кнопку ОК.

  9. Нажмите Закрыть.

  10. Выберите Макет.

  11. В списке ресурсов в поле Панель элементов выберите Главная сводка клиента.

  12. В списке полей перетащите финансовые расходы CYTD в макет отчета. Это поле можно разместить в любом разделе отчета.

  13. В меню Файл выберите Microsoft Dynamics GP. Когда вам будет предложено сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.

  14. Если вы ранее не изменяли этот отчет, необходимо предоставить ему безопасность. Для этого выполните указанные ниже действия.

    1. В меню Microsoft Dynamics GP наведите указатель на пункты Сервис, Настройка, Системы, а затем выберите Альтернативные и измененные формы и отчеты.
    2. В поле Идентификатор введите идентификатор пользователя.
    3. В списке Продукт выберите Microsoft Dynamics GP.
    4. В списке Тип выберите Отчеты.
    5. Разверните узел Продажи, а затем узел измененной формы.
    6. Выберите Microsoft Dynamics GP (изменено).

Января заявления

Чтобы добавить год к дате финансовых расходов в январской отчетности, выполните следующие действия:

  1. Выполните шаги с 1 по 11 в разделе Декабрь операторов .
  2. В списке полей перетащите календарь LYR для финансовых расходов в макет отчета. Это поле можно разместить в любом разделе отчета.
  3. Выполните шаги 13 и 14 в разделе декабрьской инструкции .