Рекомендации для руководителей по эффективному обмену данными

Различные средства коммуникации подходят для различных средств. Хотя сообщения электронной почты отлично подходят для резюме, обновлений и других информационных обменов, они могут замедлить или запутать важное сообщение. Выбор правильной средней скорости доступа к информации и гибкости.

Почему это важно

Основываясь на информации, представленной в статье о том, для чего подходит электронная почта, мгновенные сообщения и телефон, вы можете помешать производительности с слишком большим количеством сообщений электронной почты:

  • "По умолчанию мы будем отправлять сообщения электронной почты для связи с людьми — в среднем 122 сообщения электронной почты на человека в день".
  • "У ваших коллег есть много собственных списков дел".
  • "Чтобы получить нужный ответ, когда он вам нужен, вы должны сделать его как можно проще, чтобы получатель вернулся к вам, и именно здесь выбор правильного носителя имеет значение".

Лучшие методики

  • Продемонстрировать ценность использования мгновенных сообщений, таких как чаты в Microsoft Teams , для получения быстрых вопросов.
  • Запустите программу чемпионов для сотрудников, которые являются ранними последователями Microsoft Teams и могут направлять, обучать и обучать своих коллег.
  • Используйте аналитику Microsoft Teams в Power BI для мониторинга использования Teams с помощью Viva Аналитика данных, включая мгновенные сообщения, метрики собраний и электронной почты.
  • Рассмотрите характер беседы на основе темы и типа необходимого ответа и определите подходящий носитель для общения.
  • Поощряйте использование мгновенных сообщений для срочных вопросов, чтобы быстрее получить то, что вам нужно.
  • При работе с конфиденциальной темой, быстрый чат по телефону или лично является более идеальным, чем залп электронной почты взад и вперед.
  • Запланируйте более структурированное собрание или конференцию при работе с несколькими людьми.
  • Оставьте короткие сообщения электронной почты и убедитесь, что строка темы доступна для поиска.

Стратегии изменения

Будьте моделью для подражая для использования Teams

Ваша команда, скорее всего, будет использовать Microsoft Teams, если она знакома с ней и если у нее есть коллеги, которые уже используют его. Смоделируйте следующее поведение с командой и предложите другим пользователям присоединиться к вам:

  • Сообщите о личных и командных преимуществах использования Teams. Возьмите сообщение, которое обычно отправляете по электронной почте, и переместите его в Teams.
  • Если вы получили сообщение электронной почты от разрозненной группы, опубликуйте его в канале Teams и пометьте тегами людей, которые могут воспользоваться общими знаниями.
  • Каждую неделю дайте участнику команды kudos за хорошо выполненную работу на канале Teams.

Распознавание тех, кто делает переключатель

Создайте канал Teams или поток электронной почты, который распознает товарищей по команде, которые переносит беседы в команды, что приведет к экономии времени.

Направьте свою команду на соответствующее обучение

При внедрении нового средства помогите участникам команды быстро освоиться с готовыми материалами и ресурсами. Например, Бесплатная версия Microsoft Teams, интерактивные обучающие курсы.

рекомендации по Viva Аналитика