Импорт и использование организационных данных в Microsoft 365

Данные организации — это данные сотрудников, которые администратор отправляет с помощью функции "Организационные данные в Microsoft 365". Организационные данные в Microsoft 365 объединяют эти загруженные данные с существующими данными Microsoft 365 для реализации определенных возможностей в приложениях Microsoft 365. Эта функция также помогает улучшить данные профиля пользователей Microsoft 365 за счет приема организационных данных, которые в настоящее время находятся во внешних системах вашей организации (например, в системах управления человеческим капиталом). Это помогает заполнить все пробелы, связанные с отсутствующими или устаревшими данными профиля пользователя, и обеспечивает более широкие возможности использования Microsoft 365 и Microsoft Viva.

Данные профиля пользователя Microsoft 365 относятся к сведениям, связанным с учетной записью пользователя, и хранятся в профиле пользователя Microsoft 365. Эти сведения включают электронной почты, номер телефона, должность и другую описательную информацию.

Данные профиля пользователя Microsoft 365 поступают из двух основных источников: Microsoft Entra ID (ранее Azure Active Directory), что является настройкой по умолчанию, или из Организационных данных в Microsoft 365 через загруженный вами CSV-файл. Свойства в схеме Microsoft Entra и в профиле пользователя Microsoft 365 соответствуют именам столбцов в CSV-файле и называются атрибутами в Организационных данных в Microsoft 365.

Атрибуты данных

При загрузке файла .CSV необходимо включить хотя бы один обязательный атрибут Microsoft_PersonEmail для каждого сотрудника. Сведения о том, как настроить и структурировать данные организации .csv файл, см. в статье Подготовка и импорт данных организации.

Вы также можете включить следующие необязательные атрибуты. (Значение в скобках — это соответствующее имя свойства в схеме профиля пользователя Microsoft 365.).

Дополнительные сведения о конкретных атрибутах см. в справочнике по атрибутам и сопоставлении атрибутов со свойством, чтобы узнать , как данные организации в атрибутах Microsoft 365 сопоставляются с данными профиля пользователя Microsoft 365.

  • Имена
    • Microsoft_FirstName (имя)
    • Microsoft_LastName (фамилия)
    • Microsoft_DisplayName (отображаемое имя)
  • Positions
    • Detail (Сведения)
      • Microsoft_JobTitle (название задания)
      • Microsoft_JobDiscipline (роль)
      • Microsoft_LevelDesignation (уровень)
      • Microsoft_Layer (слой)
        • Организация
          • Microsoft_Company (displayName)
          • Microsoft_Organization (отдел)
          • Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
            • Address
              • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
              • Microsoft_CompanyOfficeStreet (улица)
              • Microsoft_CompanyOfficeCity (город)
              • Microsoft_CompanyOfficeState (штат)
              • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
              • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
  • Директор
    • Microsoft_ManagerEmail (userId)

Важно!

  1. В профиле пользователя Microsoft 365 данные Microsoft Entra имеют приоритет над данными организации в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута имеются как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, используется значение Microsoft Entra.
  2. Три атрибута, связанные с именем (Microsoft_FirstName, Microsoft_LastName, и Microsoft_DisplayName), рассматриваются как группа в профиле пользователя Microsoft 365, поэтому, если какой-либо из них имеет значение во входном CSV-файле, два других также должны иметь значения. В противном случае указанное значение не сохраняется в профиле пользователя Microsoft 365.

Подготовка и импорт данных организации

Перед отправкой данных организации необходимо выполнить следующие действия.

  1. Скачать шаблон .CSV
  2. Структурирование организационных данных
  3. Импорт данных организации в первый раз
  4. Обновление или внесение других изменений в данные

Шаг 1. Скачайте шаблон .CSV

  1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 от имени пользователя с разрешениями глобального администратора.
  2. На странице Организационные данные в Microsoft 365 (в разделе Настройка >Миграция и импорт) выберите Начало работы.
  3. Выберите Скачать шаблон CSV.

Примечание.

В качестве отправной точки можно также использовать данные организации, экспортированные из другой системы, например из программного обеспечения отдела кадров, как описано в разделе Получение экспорта данных организации.

Шаг 2. Структурирование организационных данных

Теперь, когда у вас есть .csv файл, добавьте данные организации, которые вы хотите использовать в Microsoft 365. Сохраните файл в Microsoft Office SharePoint Online.

Существует три типа атрибутов, которые можно добавить в файл данных организации: обязательный, зарезервированный необязательный и пользовательский. Атрибуты могут располагаться в файле в любом порядке. Однако имена необходимых и зарезервированных атрибутов нельзя использовать в качестве имен новых настраиваемых атрибутов.

  • Обязательный — единственный атрибут, требуемый по умолчанию, — это адрес электронной почты.
  • Зарезервированный — атрибуты, представляющие собой зарезервированные заголовки столбцов для атрибутов, сейчас используемых для расчета, фильтрации и группировки данных.
  • Настраиваемые атрибуты — это любые другие атрибуты, которые необходимо определить для фильтрации и группировки данных. При отправке этих атрибутов аналитики могут использовать их при построении запросов. Сведения о том, как передавать настраиваемые атрибуты, см. в статье Отправка организационных данных (первая передача).

Используйте формат ММ/ДД/ГГГГ для всех дат. Все числовые поля должны быть в числовом формате и не могут содержать запятые или знак доллара.

Примечание.

Максимальное число атрибутов, разрешенных в системе, составляет 105, включая обязательные атрибуты.

Пример файла данных

Вот пример фрагмента кода допустимого файла .CSV:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Дополнительные сведения об атрибутах см. в справочнике по атрибутам.

Шаг 3. Импорт данных организации в первый раз

После создания файла .csv с данными необходимо сохранить данные в SharePoint, а затем импортировать их в Viva.

Отправка файла .csv в SharePoint

Чтобы отправить данные в SharePoint, выполните следующие действия. Убедитесь, что сайт SharePoint имеет правильные разрешения и что доступ к сайту имеют только те, кто должен иметь доступ к данным.

  1. Откройте библиотеку сайта SharePoint.
  2. Выберите Отправить, а затем — Файлы. Снимок экрана: меню
  3. Перейдите в расположение, в котором вы сохранили файл .csv, а затем нажмите кнопку Открыть.

Вы также можете использовать перетаскивание для отправки файла.

Перед импортом данных в Viva необходимо указать путь к файлу в SharePoint в следующем формате: https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv. Чтобы получить путь к файлу, выполните следующие действия.

  1. Выберите многоточие (...) рядом с файлом, а затем выберите Сведения. Снимок экрана: параметр с многоточием рядом с файлом в библиотеке SharePoint.
  2. Найдите значение Путь и щелкните значок копирования. Снимок экрана: сведения о пути к файлу в SharePoint.

Примечание.

Обязательно выполните следующие действия, чтобы получить путь к файлу. Этот путь отличается от того, который отображается в поле URL-адреса браузера при просмотре файла .csv в SharePoint.

Импорт данных в Microsoft 365

Теперь вы готовы к импорту данных.

  1. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 от имени пользователя с разрешениями глобального администратора.
  2. На странице Организационные данные в Microsoft 365 (в разделе Настройка >Миграция и импорт) выберите Начало работы.
  3. На странице Импорт данных из SharePoint введите расположение SharePoint, в котором вы сохранили файл .csv. (Если вы скопировали расположение в конце шага отправки, вставьте его здесь.)
  4. Убедитесь, что вы понимаете, что переданные здесь данные могут обрабатываться Viva и Microsoft 365, а также службами сторонних корпораций, которым вы предоставили доступ к данным через Microsoft Graph. Нажмите кнопку Далее.
  5. Просмотрите сведения об отправке и выберите Начать проверку.

Данные организации проверяются на соответствие требованиям для использования со службами Viva и Microsoft 365. Это может занять до 24 часов. Состояние проверки можно проверить на странице Организационные данные в Центре администрирования. После завершения проверки вы увидите сообщение о том, что ваши данные используются и управляются Viva и Microsoft 365.

Организационные данные каждого пользователя хранятся в почтовом ящике этого пользователя и соблюдают правила расположения данных для Exchange Online (как описано в Data Residency для Exchange Online).

Шаг 4. Обновление или внесение других изменений в данные

Только глобальный администратор может обновлять или удалять данные организации, хранящиеся в профиле пользователя Microsoft 365.

Чтобы обновить или удалить организационные данные конечного пользователя, создайте и отправьте новый файл .csv, содержащий только тех пользователей, данные которых требуется обновить или удалить.

  • Чтобы обновить значение, включите все атрибуты, которые требуется обновить. Укажите другое значение для любого атрибута, который требуется изменить. Если вы включаете атрибут, но не предоставляете значение (но не задаете для него пустую строку), используется текущее значение в профиле пользователя Microsoft 365 (оно не обновляется).
  • Чтобы удалить значение, задайте для атрибута пустую строку с помощью двух кавычек (''). (Задайте атрибут Microsoft_Layer "-1".) Чтобы удалить все данные пользователя, введите пустую строку или целочисленное значение для всех его атрибутов.

Примечание.

Если вы используете Excel для изменения файла .csv, используйте три одинарные кавычки ('') вместо двух (''). Excel видит одну кавычку (') в качестве escape-символа.

После отправки новых данных организации предыдущие данные для каждого затронутого конечного пользователя удаляются через 30 дней.

Сведения об использовании, хранении и управлении данными организации в Microsoft 365

Ознакомьтесь со следующими сведениями, чтобы понять, как используются, хранятся и удаляются данные организации.

Данные, отправленные из Viva Insights

Если глобальный администратор дает согласие на предоставление общего доступа к данным из Viva Insights с помощью функции "Организационные данные в Microsoft 365", будут использоваться следующие данные:

  • Идентификатор участника
  • Идентификатор сотрудника
  • Организация
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • Уровень
  • Расположение
  • RoleStart Data

Следующие данные передаются из функции организационных данных, но недоступны для использования в Аналитике:

  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_RoleEndDate
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

Использование данных

Переданные данные организации могут использоваться службами Viva, Microsoft 365 и сторонними службами, которым предоставлен доступ через API Graph Майкрософт. Эти данные считаются общедоступными внутри организации, то есть могут быть показаны любому конечному пользователю в организации. Эти данные также могут использоваться в сценариях совместной работы между клиентами, в Microsoft 365 Copilot и при обучении модели машинного обучения.

В профиле пользователя Microsoft 365 Microsoft Entra данные по умолчанию имеют приоритет над организационными данными в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута есть как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, возвращается значение Microsoft Entra. Например, для данного конечного пользователя в качестве свойства jobTitle в Microsoft Entra ID указано "Инженер-программист". Глобальный администратор организации использует функцию "Организационные данные в Microsoft 365", чтобы загрузить значение "Старший инженер-программист" для атрибута Microsoft_JobTitle для того же конечного пользователя. После отправки оба значения сохраняются в профиле пользователя Microsoft 365 конечного пользователя. Когда интерфейс, например карточки профиля в Microsoft 365 , запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, чтобы получить свойство jobTitle для этого конечного пользователя, возвращается "Инженер по программному обеспечению" (вместо "Старший инженер по программному обеспечению").

Если вы предпочитаете использовать значение из данных организации в профиле пользователя Microsoft 365, обратитесь в корпорацию Майкрософт, отправив запрос по адресу orgdatainm365support@microsoft.com. Добавьте строку темы : "Запрос на предоставление приоритета данным организации над Microsoft Entra данных в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение может занять до четырех дней.

Если позже вы захотите вернуться к поведению по умолчанию (при котором Microsoft Entra данным присваивается приоритет), обратитесь в корпорацию Майкрософт еще раз, используя тему "Запрос на предоставление Microsoft Entra данных приоритет над данными организации в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение также занимает до четырех дней.

Чтобы обеспечить актуальность и точность данных в профиле пользователя Microsoft 365, рекомендуется регулярно отправлять обновленные данные организации (например, еженедельно). Это предотвращает устарение данных в профиле пользователя по сравнению с данными в системах управления человеческим капиталом вашей организации.

Убедитесь, что отправляемые вами данные соответствуют именам и описаниям атрибутов, указанным в справочнике по атрибутам. Также избегайте отправки конфиденциальных личных сведений.

Удаление данных

Сведения об удалении данных пользователей см. в статье Обновление или внесение других изменений в данные организации . После обработки обновления связанные данные пользователя удаляются в течение 30 дней.

При удалении лицензии Microsoft 365 у клиента или при удалении согласия из Центра администрирования Microsoft 365 все артефакты данных удаляются в течение 30 дней.

Хранение данных

Данные организации хранятся до тех пор, пока пользователь активен и имеет действительную лицензию, а запрос на удаление от конечного пользователя или глобального администратора не был сделан.

Место расположения данных

При отправке данных организации файл .csv хранится на сайте SharePoint Online, а атрибуты данных организации каждого пользователя передаются в профиль пользователя Microsoft 365 и хранятся в почтовом ящике Exchange Online пользователя. Сведения о местонахождении данных для SharePoint Online и Exchange Online см. в разделе Data Residency для SharePoint Online и Data Residency для Exchange Online.

Управление запросами субъектов данных

Запрос субъекта данных или DSR — это официальный запрос субъекта данных (конечного пользователя) к контролеру с просьбой применить действия в отношении его персональных данных. Чтобы понять, какие права субъектов данных имеют конечные пользователи, см. раздел Запросы субъектов данных Office 365 в соответствии с GDPR и CCPA.

Используйте следующие сведения для выполнения DSR от конечных пользователей:

Ссылка на атрибут

В следующей таблице приведены дополнительные сведения об организационных данных в атрибутах Microsoft 365.

Примечание.

Имейте в виду, что атрибуты Microsoft_LevelDesignation и Microsoft_Layer не имеют соответствующих свойств в Microsoft Entra. Из-за этого единственный способ добавить эти значения в профиль пользователя Microsoft 365 — использовать функцию Организационные данные в Microsoft 365.

# Атрибут Описание Тип данных Пример
1 Microsoft_PersonEmail Уникальный идентификатор записи сотрудника — адрес электронной почты сотрудника. Email person.name@xyz.com
2 Microsoft_ManagerEmail Уникальный идентификатор руководителя сотрудника — адрес электронной почты руководителя сотрудника. Email manager.name@xyz.com
3 Microsoft_Organization Внутреннее название организации или отдела, к которому принадлежит сотрудник. String Финансовое планирование и анализ
4 Microsoft_LevelDesignation Уровень, отражающий опыт сотрудника, уровень управления или стаж в организации. Это любое обозначение общедоступного уровня, используемое организацией. String Директор
5 Microsoft_JobDiscipline Дисциплина, к которой относится сотрудник. Чтобы получить более полезную аналитику, избегайте использования слишком малого или слишком большого числа уникальных рабочих дисциплин. Это общедоступная рабочая дисциплина. String Управление финансами
6 Microsoft_Layer Положение сотрудника в организационной иерархии, выражающееся в его удаленности от высшего руководителя организации. Например, исполнительный директор находится на уровне 0. Старайтесь не использовать слишком мало или слишком много уникальных слоев. Это уровень, который общедоступен в этой компании. Integer 2
7 Microsoft_FirstName Имя конечного пользователя. String Алена
8 Microsoft_LastName Фамилия конечного пользователя. String Иванов
9 Microsoft_DisplayName Предпочтительное имя сотрудника для отображения. Это общедоступное отображаемое имя, которое сотрудник выбирает для включения в список. String Алена Иванова
10 Microsoft_JobTitle Должность сотрудника, общедоступная для внешних контактов. String Разработчик программного обеспечения
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation Расположение офиса компании сотрудника. Это код расположения, например номер здания, этажа или комнаты. Это не должен быть домашний офис или личный адрес сотрудника. String 2N
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox Номер почтового ящика. Это общедоступный номер офиса компании. String Почтовый ящик 12
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet Улица. Это общедоступный адрес офиса компании. String NE 12-я улица
14 Microsoft_CompanyOfficeCity Город офиса компании, с которым связан пользователь. Это общедоступный адрес офиса в городе. String Редмонд
15 Microsoft_CompanyOfficeState Штат. Это общедоступный штат офиса компании. String Вашингтон
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion Страна или регион. Это строковое значение в произвольном формате, например "США". Это общедоступная страна или регион офиса компании. String Соединенные Штаты
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode Почтовый индекс. Это общедоступный почтовый индекс офиса компании. String 98004
18 Microsoft_Company Название компании. String Contoso

Атрибут для сопоставления свойств

В следующей таблице показано, как организационные данные в атрибутах Microsoft 365 сопоставляют со свойствами в схеме профиля пользователя Microsoft 365.

# Атрибут (заголовок столбца) в CSV-файле Свойство в схеме профиля пользователя Microsoft 365
1 Microsoft_PersonEmail Недоступно

Сообщение электронной почты преобразуется в Microsoft Entra objectId конечного пользователя и используется для внутренней обработки.
2 Microsoft_ManagerEmail должность -> руководитель -> идентификатор пользователя

Сообщение электронной почты преобразуется в Microsoft Entra objectId для руководителя и сохраняется в профиле пользователя Microsoft 365.
3 Microsoft_Organization positions -> positionDetail -> companyDetail -> department
4 Microsoft_LevelDesignation positions -> positionDetail -> level
5 Microsoft_JobDiscipline positions -> positionDetail -> role
6 Microsoft_Layer positions -> positionDetail -> layer
7 Microsoft_FirstName names -> first
8 Microsoft_LastName names -> last
9 Microsoft_DisplayName names -> displayName
10 Microsoft_JobTitle positions -> positionDetail -> jobTitle
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation positions -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postOfficeBox
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> street
14 Microsoft_CompanyOfficeCity positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> city
15 Microsoft_CompanyOfficeState positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> state
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> countryOrRegion
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postalCode
18 Microsoft_Company positions -> positionDetail -> companyDetail -> displayName