Импорт и использование организационных данных в Microsoft 365

Статья
12/01/2023

Данные организации — это данные сотрудников, которые администратор отправляет с помощью функции "Организационные данные в Microsoft 365". Организационные данные в Microsoft 365 объединяют эти загруженные данные с существующими данными Microsoft 365 для реализации определенных возможностей в приложениях Microsoft 365. Эта функция также помогает улучшить данные профиля пользователей Microsoft 365 за счет приема организационных данных, которые в настоящее время находятся во внешних системах вашей организации (например, в системах управления человеческим капиталом). Это помогает заполнить все пробелы, связанные с отсутствующими или устаревшими данными профиля пользователя, и обеспечивает более широкие возможности использования Microsoft 365 и Microsoft Viva.

Данные профиля пользователя Microsoft 365 относятся к сведениям, связанным с учетной записью пользователя, и хранятся в профиле пользователя Microsoft 365. Эти сведения включают электронной почты, номер телефона, должность и другую описательную информацию.

Данные профиля пользователя Microsoft 365 поступают из двух основных источников: Microsoft Entra ID (ранее Azure Active Directory), что является настройкой по умолчанию, или из Организационных данных в Microsoft 365 через загруженный вами CSV-файл. Свойства в схеме Microsoft Entra и в профиле пользователя Microsoft 365 соответствуют именам столбцов в CSV-файле и называются атрибутами в Организационных данных в Microsoft 365.

Примечание.

У вас есть Copilot? Важные сведения о настройке и доступе к данным организации см. в статье Использование данных организации на панели мониторинга Microsoft Copilot .

Атрибуты данных

При загрузке файла .CSV необходимо включить хотя бы один обязательный атрибут Microsoft_PersonEmail для каждого сотрудника. Сведения о том, как настроить и структурировать данные организации .csv файл, см. в статье Подготовка и импорт данных организации.

Вы также можете включить следующие необязательные атрибуты. (Значение в скобках — это соответствующее имя свойства в схеме профиля пользователя Microsoft 365.).

Дополнительные сведения о конкретных атрибутах см. в справочнике по атрибутам и сопоставлении атрибутов со свойством, чтобы узнать , как данные организации в атрибутах Microsoft 365 сопоставляются с данными профиля пользователя Microsoft 365.

Имена
- Microsoft_FirstName (имя)
- Microsoft_LastName (фамилия)
- Microsoft_DisplayName (отображаемое имя)
Positions
- Detail (Сведения)
  - Microsoft_JobTitle (название задания)
  - Microsoft_JobDiscipline (роль)
  - Microsoft_LevelDesignation (уровень)
  - Microsoft_Layer (слой)
    - Организация
      - Microsoft_Company (displayName)
      - Microsoft_Organization (отдел)
      - Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
        
        Address
        
        Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
        
        Microsoft_CompanyOfficeStreet (улица)
        
        Microsoft_CompanyOfficeCity (город)
        
        Microsoft_CompanyOfficeState (штат)
        
        Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
        
        Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
Директор
- Microsoft_ManagerEmail (userId)

Важно!

В профиле пользователя Microsoft 365 данные Microsoft Entra имеют приоритет над организационными данными в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута имеются как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, используется значение Microsoft Entra.
Три атрибута, связанные с именем (Microsoft_FirstName, Microsoft_LastName, и Microsoft_DisplayName), рассматриваются как группа в профиле пользователя Microsoft 365, поэтому, если какой-либо из них имеет значение во входном CSV-файле, два других также должны иметь значения. В противном случае указанное значение не сохраняется в профиле пользователя Microsoft 365.

Подготовка и импорт данных организации

Перед отправкой данных организации необходимо выполнить следующие действия.

Скачать шаблон .CSV
Структурирование организационных данных
Импорт данных организации в первый раз
Обновление или внесение других изменений в данные

Шаг 1. Скачайте шаблон .CSV

Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 от имени пользователя с разрешениями глобального администратора.
На странице Организационные данные в Microsoft 365 (в разделе Настройка >Миграция и импорт) выберите Начало работы.
Выберите Скачать шаблон CSV.

Примечание.

В качестве отправной точки можно также использовать данные организации, экспортированные из другой системы, например из программного обеспечения отдела кадров, как описано в разделе Получение экспорта данных организации.

Шаг 2. Структурирование организационных данных

Теперь, когда у вас есть .csv файл, добавьте данные организации, которые вы хотите использовать в Microsoft 365. Сохраните файл в Microsoft Office SharePoint Online.

Существует три типа атрибутов, которые можно добавить в файл данных организации: обязательный, зарезервированный необязательный и пользовательский. Атрибуты могут располагаться в файле в любом порядке. Однако имена необходимых и зарезервированных атрибутов нельзя использовать в качестве имен новых настраиваемых атрибутов.

Обязательный — единственный атрибут, требуемый по умолчанию, — это адрес электронной почты.
Зарезервированный — атрибуты, представляющие собой зарезервированные заголовки столбцов для атрибутов, сейчас используемых для расчета, фильтрации и группировки данных.
Настраиваемые атрибуты — это любые другие атрибуты, которые необходимо определить для фильтрации и группировки данных. При отправке этих атрибутов аналитики могут использовать их при построении запросов. Сведения о том, как передавать настраиваемые атрибуты, см. в статье Отправка организационных данных (первая передача).

Используйте формат ММ/ДД/ГГГГ для всех дат. Все числовые поля должны быть в числовом формате и не могут содержать запятые или знак доллара.

Примечание.

Максимальное число атрибутов, разрешенных в системе, составляет 105, включая обязательные атрибуты.

Пример файла данных

Вот пример фрагмента кода допустимого файла .CSV:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Дополнительные сведения об атрибутах см. в справочнике по атрибутам.

Шаг 3. Импорт данных организации в первый раз

После создания файла .csv с данными необходимо сохранить данные в SharePoint, а затем импортировать их в Viva.

Отправка файла .csv в SharePoint

Чтобы отправить данные в SharePoint, выполните следующие действия. Убедитесь, что сайт SharePoint имеет правильные разрешения и что доступ к сайту имеют только те, кто должен иметь доступ к данным.

Откройте библиотеку сайта SharePoint.
Выберите Отправить, а затем — Файлы.
Перейдите в расположение, в котором вы сохранили файл .csv, а затем нажмите кнопку Открыть.

Вы также можете использовать перетаскивание для отправки файла.

Перед импортом данных в Viva необходимо указать путь к файлу в SharePoint в следующем формате: https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv. Чтобы получить путь к файлу, выполните следующие действия.

Выберите многоточие (...) рядом с файлом, а затем выберите Сведения.
Найдите значение Путь и щелкните значок копирования.

Примечание.

Обязательно выполните следующие действия, чтобы получить путь к файлу. Этот путь отличается от того, который отображается в поле URL-адреса браузера при просмотре файла .csv в SharePoint.

Импорт данных в Microsoft 365

Теперь вы готовы к импорту данных.

Войдите в Центр администрирования Microsoft 365 от имени пользователя с разрешениями глобального администратора.
На странице Организационные данные в Microsoft 365 (в разделе Настройка >Миграция и импорт) выберите Начало работы.
На странице Импорт данных из SharePoint введите расположение SharePoint, в котором вы сохранили файл .csv. (Если вы скопировали расположение в конце шага отправки, вставьте его здесь.)
Убедитесь, что вы понимаете, что переданные здесь данные могут обрабатываться Viva и Microsoft 365, а также службами сторонних корпораций, которым вы предоставили доступ к данным через Microsoft Graph. Нажмите кнопку Далее.
Просмотрите сведения об отправке и выберите Начать проверку.

Данные организации проверяются на соответствие требованиям для использования со службами Viva и Microsoft 365. Это может занять до 24 часов. Состояние проверки можно проверить на странице Организационные данные в Центре администрирования. После завершения проверки вы увидите сообщение о том, что ваши данные используются и управляются Viva и Microsoft 365.

Организационные данные каждого пользователя хранятся в почтовом ящике этого конечного пользователя и соблюдают правила расположения данных для Exchange Online (как описано в разделе Расположение данных для Exchange Online).

Шаг 4. Обновление или внесение других изменений в данные

Только глобальный администратор может обновлять или удалять данные организации, хранящиеся в профиле пользователя Microsoft 365.

Чтобы обновить или удалить организационные данные конечного пользователя, создайте и отправьте новый файл .csv, содержащий только тех пользователей, данные которых требуется обновить или удалить.

Чтобы обновить значение, включите все атрибуты, которые требуется обновить. Укажите другое значение для любого атрибута, который требуется изменить. Если вы включаете атрибут, но не предоставляете значение (но не задаете для него пустую строку), используется текущее значение в профиле пользователя Microsoft 365 (оно не обновляется).
Чтобы удалить значение, задайте для атрибута пустую строку с помощью двух кавычек (''). (Задайте атрибут Microsoft_Layer "-1".) Чтобы удалить все данные пользователя, введите пустую строку или целочисленное значение для всех его атрибутов.

Примечание.

Если вы используете Excel для изменения файла .csv, используйте три одинарные кавычки ('') вместо двух (''). Excel видит одну кавычку (') в качестве escape-символа.

После отправки новых данных организации предыдущие данные для каждого затронутого конечного пользователя удаляются через 30 дней.

Сведения об использовании, хранении и управлении данными организации в Microsoft 365

Ознакомьтесь со следующими сведениями, чтобы понять, как используются, хранятся и удаляются данные организации.

Данные, отправленные из Viva Аналитики

Если глобальный администратор соглашается на предоставление общего доступа к данным из Viva Аналитики с помощью функции Организационные данные в Microsoft 365, будут использоваться следующие данные:

Идентификатор участника
Идентификатор сотрудника
Организация
LevelDesignation
FunctionType
Уровень
Расположение
RoleStart Data

Следующие данные передаются из функции организационных данных, но недоступны для использования в Аналитике:

Microsoft_FirstName
Microsoft_LastName
Microsoft_DisplayName
Microsoft_JobTitle
Microsoft_RoleEndDate
Microsoft_City
Microsoft_CountryOrRegion
Microsoft_PostalCode
Microsoft_PostOfficeBox

Использование данных

Переданные данные организации могут использоваться службами Viva, Microsoft 365 и сторонними службами, которым предоставлен доступ через API Microsoft Graph. Эти данные считаются общедоступными внутри организации, то есть могут быть показаны любому конечному пользователю в организации. Эти данные также могут использоваться в сценариях совместной работы между клиентами, в Microsoft 365 Copilot и при обучении модели машинного обучения.

В профиле пользователя Microsoft 365 данные Microsoft Entra по умолчанию имеют приоритет над организационными данными в Microsoft 365. Когда служба запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, если для одного атрибута есть как организационные данные, так и данные Microsoft Entra, возвращается значение Microsoft Entra. Например, для данного конечного пользователя в качестве свойства jobTitle в Microsoft Entra ID указано "Инженер-программист". Глобальный администратор организации использует функцию "Организационные данные в Microsoft 365", чтобы загрузить значение "Старший инженер-программист" для атрибута Microsoft_JobTitle для того же конечного пользователя. После отправки оба значения сохраняются в профиле пользователя Microsoft 365 конечного пользователя. Когда интерфейс, например карточки профиля в Microsoft 365 , запрашивает профиль пользователя Microsoft 365, чтобы получить свойство jobTitle для этого конечного пользователя, возвращается "Инженер по программному обеспечению" (вместо "Старший инженер по программному обеспечению").

Если вы предпочитаете использовать значение из данных организации в профиле пользователя Microsoft 365, обратитесь в корпорацию Майкрософт, отправив запрос по адресу orgdatainm365support@microsoft.com. Добавьте строку темы "Запрос на предоставление приоритета данным организации над данными Microsoft Entra в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение может занять до четырех дней.

Если позже вы захотите вернуться к поведению по умолчанию (где данные Microsoft Entra имеют приоритет), обратитесь в корпорацию Майкрософт еще раз, используя тему запроса на предоставление приоритета данным Microsoft Entra над корпоративными данными в профиле пользователя Microsoft 365 для клиента [имя] [идентификатор клиента]". Это изменение также занимает до четырех дней.

Чтобы обеспечить актуальность и точность данных в профиле пользователя Microsoft 365, рекомендуется регулярно отправлять обновленные данные организации (например, еженедельно). Это предотвращает устарение данных в профиле пользователя по сравнению с данными в системах управления человеческим капиталом вашей организации.

Убедитесь, что отправляемые вами данные соответствуют именам и описаниям атрибутов, указанным в справочнике по атрибутам. Также избегайте отправки конфиденциальных личных сведений.

Удаление данных

Сведения об удалении данных пользователей см. в статье Обновление или внесение других изменений в данные организации . После обработки обновления связанные данные пользователя удаляются в течение 30 дней.

При удалении лицензии Microsoft 365 у клиента или при удалении согласия из Центра администрирования Microsoft 365 все артефакты данных удаляются в течение 30 дней.

Хранение данных

Данные организации хранятся до тех пор, пока пользователь активен и имеет действительную лицензию, а запрос на удаление от конечного пользователя или глобального администратора не был сделан.

Место расположения данных

При отправке данных организации файл .csv хранится на сайте SharePoint Online, а атрибуты данных организации каждого пользователя обрабатываются в профиле пользователя Microsoft 365 и хранятся в почтовом ящике пользователя Exchange Online. Сведения о месте расположения данных для SharePoint Online и Exchange Online см. в разделах Расположение данных для SharePoint Online и Место расположения данных для Exchange Online.

Управление запросами субъектов данных

Запрос субъекта данных или DSR — это официальный запрос субъекта данных (конечного пользователя) к контролеру с просьбой применить действия в отношении его персональных данных. Чтобы понять, какие права субъектов данных имеют конечные пользователи, см. раздел Запросы субъектов данных Office 365 в соответствии с GDPR и CCPA.

Используйте следующие сведения для выполнения DSR от конечных пользователей:

Доступ и экспорт. Пользователь может получить доступ к данным организации, отправленным глобальным администратором и хранящимся в профиле пользователя Microsoft 365, и экспортировать их, с помощью функции экспорта данных в карточке профиля. См. Экспорт данных из карточки профиля.
Изменить — см . статью Обновление или внесение других изменений в данные организации.
Удаление — см . статью Обновление или внесение других изменений в организационные данные и удаление данных.

Ссылка на атрибут

В следующей таблице приведены дополнительные сведения об организационных данных в атрибутах Microsoft 365.

Примечание.

Имейте в виду, что атрибуты Microsoft_LevelDesignation и Microsoft_Layer не имеют соответствующих свойств в Microsoft Entra. Из-за этого единственный способ добавить эти значения в профиль пользователя Microsoft 365 — использовать функцию Организационные данные в Microsoft 365.

#	Атрибут	Описание	Тип данных	Пример
1	Microsoft_PersonEmail	Уникальный идентификатор записи сотрудника — адрес электронной почты сотрудника.	Email	person.name@xyz.com
2	Microsoft_ManagerEmail	Уникальный идентификатор руководителя сотрудника — адрес электронной почты руководителя сотрудника.	Email	manager.name@xyz.com
3	Microsoft_Organization	Внутреннее название организации или отдела, к которому принадлежит сотрудник.	String	Финансовое планирование и анализ
4	Microsoft_LevelDesignation	Уровень, отражающий опыт сотрудника, уровень управления или стаж в организации. Это любое обозначение общедоступного уровня, используемое организацией.	String	Директор
5	Microsoft_JobDiscipline	Дисциплина, к которой относится сотрудник. Чтобы получить более полезную аналитику, избегайте использования слишком малого или слишком большого числа уникальных рабочих дисциплин. Это общедоступная рабочая дисциплина.	String	Управление финансами
6	Microsoft_Layer	Положение сотрудника в организационной иерархии, выражающееся в его удаленности от высшего руководителя организации. Например, исполнительный директор находится на уровне 0. Старайтесь не использовать слишком мало или слишком много уникальных слоев. Это уровень, который общедоступен в этой компании.	Integer	2
7	Microsoft_FirstName	Имя конечного пользователя.	String	Алена
8	Microsoft_LastName	Фамилия конечного пользователя.	String	Иванов
9	Microsoft_DisplayName	Предпочтительное имя сотрудника для отображения. Это общедоступное отображаемое имя, которое сотрудник выбирает для включения в список.	String	Алена Иванова
10	Microsoft_JobTitle	Должность сотрудника, общедоступная для внешних контактов.	String	Разработчик программного обеспечения
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	Расположение офиса компании сотрудника. Это код расположения, например номер здания, этажа или комнаты. Это не должен быть домашний офис или личный адрес сотрудника.	String	2N
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	Номер почтового ящика. Это общедоступный номер офиса компании.	String	Почтовый ящик 12
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	Улица. Это общедоступный адрес офиса компании.	String	NE 12-я улица
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	Город офиса компании, с которым связан пользователь. Это общедоступный адрес офиса в городе.	String	Редмонд
15	Microsoft_CompanyOfficeState	Штат. Это общедоступный штат офиса компании.	String	Вашингтон
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	Страна или регион. Это строковое значение в произвольном формате, например "США". Это общедоступная страна или регион офиса компании.	String	Соединенные Штаты
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	Почтовый индекс. Это общедоступный почтовый индекс офиса компании.	String	98004
18	Microsoft_Company	Название компании.	String	Contoso

Атрибут для сопоставления свойств

В следующей таблице показано, как организационные данные в атрибутах Microsoft 365 сопоставляют со свойствами в схеме профиля пользователя Microsoft 365.

#	Атрибут (заголовок столбца) в CSV-файле	Свойство в схеме профиля пользователя Microsoft 365
1	Microsoft_PersonEmail	Недоступно Сообщение электронной почты преобразуется в идентификатор объекта Microsoft Entra конечного пользователя и используется для внутренней обработки.
2	Microsoft_ManagerEmail	должность -> руководитель -> идентификатор пользователя Сообщение электронной почты преобразуется в идентификатор объекта Microsoft Entra для руководителя и сохраняется в профиле пользователя Microsoft 365.
3	Microsoft_Organization	positions -> positionDetail -> companyDetail -> department
4	Microsoft_LevelDesignation	positions -> positionDetail -> level
5	Microsoft_JobDiscipline	positions -> positionDetail -> role
6	Microsoft_Layer	positions -> positionDetail -> layer
7	Microsoft_FirstName	names -> first
8	Microsoft_LastName	names -> last
9	Microsoft_DisplayName	names -> displayName
10	Microsoft_JobTitle	positions -> positionDetail -> jobTitle
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	positions -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postOfficeBox
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> street
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> city
15	Microsoft_CompanyOfficeState	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> state
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> countryOrRegion
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postalCode
18	Microsoft_Company	positions -> positionDetail -> companyDetail -> displayName

Поделиться через

Импорт и использование организационных данных в Microsoft 365

Атрибуты данных

Подготовка и импорт данных организации

Шаг 1. Скачайте шаблон .CSV

Шаг 2. Структурирование организационных данных

Пример файла данных

Шаг 3. Импорт данных организации в первый раз

Отправка файла .csv в SharePoint

Импорт данных в Microsoft 365

Шаг 4. Обновление или внесение других изменений в данные

Сведения об использовании, хранении и управлении данными организации в Microsoft 365

Данные, отправленные из Viva Аналитики

Использование данных

Удаление данных

Хранение данных

Место расположения данных

Управление запросами субъектов данных

Ссылка на атрибут

Атрибут для сопоставления свойств

Обратная связь

Обратная связь

Дополнительные ресурсы