Microsoft 365 grup süre sonu ilkesi
Microsoft 365 gruplarının ve Microsoft Teams'in kullanımındaki artışla birlikte, yöneticilerin ve kullanıcıların kullanılmayan grupları ve ekipleri temizlemek için bir yönteme ihtiyacı vardır. Microsoft 365 grupları süre sonu ilkesi, etkin olmayan grupları sistemden kaldırmaya ve işleri temizlemeye yardımcı olabilir.
Grubun süresi dolduğunda, ilişkili hizmetlerinin neredeyse tamamı (posta kutusu, Planner, SharePoint sitesi, ekip vb.) de silinir.
Bir grubun süresi dolduğunda "geçici olarak silinir", yani 30 güne kadar kurtarılabilir.
Yöneticiler bir süre sonu belirtebilir ve bu sürenin sonuna ulaşan ve yenilenmeyen etkin olmayan tüm gruplar silinir. (Buna arşivlenmiş ekipler de dahildir.) Süre sonu, grup oluşturulduğunda veya son yenilendiği tarihte başlar. Grup sahipleri, sona erme tarihinden önce otomatik olarak grubu başka bir süre sonu aralığı için yenilemelerine olanak tanıyan bir bildirim gönderilir. Teams'de kullanılan grupların süre sonu bildirimleri, Teams Sahipleri akışında görünür.
Etkin olarak kullanımda olan gruplar, grubun süresi dolmadan yaklaşık 35 gün önce otomatik olarak yenilenir. Bu durumda, sahip herhangi bir yenileme bildirimi almaz. Aşağıdaki eylemlerden herhangi biri grubu otomatik olarak yeniler:
- SharePoint - Dosyaları görüntüleyin, düzenleyin, indirin, taşıyın, paylaşın veya karşıya yükleyin. (SharePoint sayfasını görüntülemek, otomatik yenileme eylemi olarak sayılmaz.)
- Outlook - Gruba katılma veya grubu düzenleme, gruptan gelen grup iletisini okuma veya yazma ve ileti gibi (Web üzerinde Outlook).
- Teams - Bir ekip kanalını ziyaret edin.
- Viva Engage - Bir Viva Engage topluluğundaki gönderiyi veya Outlook'ta etkileşimli bir e-postayı görüntüleyin.
- Formlar - Formları görüntüleyin, oluşturun veya düzenleyin ya da forma yanıt gönderin.
Önemli
Süre sonu ilkesini değiştirdiğinizde, hizmet her grup için sona erme tarihini yeniden hesaplar. Her zaman grubun oluşturulduğu tarihten itibaren saymaya başlar ve ardından yeni süre sonu ilkesini uygular.
Süre sonunun varsayılan olarak kapalı olduğunu bilmek önemlidir. Kullanmak isteyen yöneticilerin kuruluşlarında etkinleştirmesi gerekir.
Not
Microsoft 365 grupları için süre sonu ilkesinin yapılandırılması ve kullanılması için, süre sonu ilkesinin uygulandığı tüm grupların üyeleri için Microsoft Entra Id P1 veya P2 lisansları atamanız zorunlu değildir. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft Entra ID P1 veya P2 ile çalışmaya başlama.
Microsoft 365 grupları süre sonu ilkesini kimler yapılandırabilir ve kullanabilir?
| Rol | Yapabilecekleri |
|---|---|
| Office 365 genel yöneticisi (Azure'da, Şirket yöneticisi), Kullanıcı yöneticisi | Microsoft 365 grupları süre sonu ilkesi ayarlarını oluşturun, okuyun, güncelleştirin veya silin. |
| Grup Yöneticisi | Bu rolün üyeleri grupları oluşturabilir/yönetebilir, adlandırma ve süre sonu ilkeleri gibi grup ayarlarını oluşturabilir/yönetebilir ve grup etkinliğini ve denetim raporlarını görüntüleyebilir. |
| Kullanıcı | Sahip oldukları bir Microsoft 365 grubunu yenileme veya geri yükleme |
Önemli
Microsoft, rolleri en az izinle kullanmanızı önerir. Bu, kuruluşunuzun güvenliğini artırmaya yardımcı olur. Genel Yönetici, mevcut bir rolü kullanamıyorsanız acil durum senaryolarıyla sınırlı olması gereken yüksek ayrıcalıklı bir roldür.
Süre sonu ilkesini ayarlama
Yukarıda belirtildiği gibi, süre sonu varsayılan olarak kapalıdır. Bir yöneticinin süre sonu ilkesini etkinleştirmesi ve etkili olması için özelliklerini ayarlaması gerekir. Etkinleştirmek için Microsoft Entra Id>Groups>Süre Sonu'na gidin. Burada varsayılan grup ömrünü ayarlayabilirsiniz.
Grup ömrü gün cinsinden belirtilir ve 180, 365 veya belirttiğiniz özel bir değere ayarlanabilir. Özel değerin en az 30 gün olması gerekir.
Grubun sahibi yoksa, süre sonu e-postaları belirtilen e-postaya gider.
İlkeyi tüm gruplarınız için, yalnızca seçili gruplar için (en fazla 500) ayarlayabilir veya Hiçbiri'ni seçerek tamamen kapatabilirsiniz. Hiçbiri'ni seçtiğinizde etkin olan ve doğrulama için bekleyen tüm grupların son kullanma tarihi olmaz. Ancak, süresi dolmuş olan gruplar etkilenmez.
Şu anda farklı gruplar için farklı ilkelere sahip olamazsınız.
Süre sonu bekletme ilkesiyle nasıl çalışır?
Microsoft Purview uyumluluk portalında gruplar için bir bekletme ilkesi ayarladıysanız, süre sonu ilkesi bekletme ilkesiyle sorunsuz çalışır. Grubun süresi dolduğunda, grubun posta kutusu konuşmaları ve grup sitesindeki dosyaları bekletme ilkesinde tanımlanan belirli sayıda gün boyunca bekletme kapsayıcısında tutulur. Ancak kullanıcılar süre dolduktan sonra grubu veya içeriğini göremez.
Grup sahibi gruplarının süresinin dolup dolmadığını nasıl ve ne zaman öğrenir?
Grup Planner, SharePoint veya başka bir uygulama aracılığıyla oluşturulduysa, sona erme bildirimleri her zaman e-posta yoluyla gelir. Grup Teams aracılığıyla oluşturulduysa, grup sahibi etkinlik bölümü aracılığıyla yenilenmesi için bir e-posta ve bildirim alır. Grup sahibinizin geçerli bir e-posta adresi yoksa grupta süre sonunu etkinleştirmeniz önerilmez.
Grubun süresi dolmadan 30 gün önce, grup sahipleri (veya sahibi olmayan gruplar için belirttiğiniz e-posta adresleri) grubu kolayca yenilemelerini sağlayan bir e-posta alır. Yenilemezlerse, süresi dolmadan 15 gün önce başka bir yenileme e-postası alırlar. Hala yenilemediyse, sona erme tarihinden bir gün önce bir e-posta bildirimi daha alırlar.
Bazı nedenlerden dolayı, sahiplerden veya yöneticilerden hiçbiri grubu süresi dolmadan önce yenilemezse, yönetici son kullanma tarihinden sonra 30 güne kadar grubu geri yükleyebilir. Ayrıntılar için bkz. Silinmiş bir Microsoft 365 grubunu geri yükleme.
Grup içeriğini arşivleme
Artık kullanmayı planlamadığınız ancak içeriğini korumak istediğiniz bir grubunuz varsa, farklı grup hizmetlerinden bilgileri dışarı aktarma hakkında bilgi için bkz. Grupları, ekipleri ve Viva Engage'i arşivleyin .
İlgili konular
İşbirliği idaresi planlama önerileri
İşbirliği idare planınızı oluşturma
Bekletme ilkelerine genel bakış