Vardiya ve kasa çekmecesi yönetimi

Bu makalede, satış noktasında (POS) vardiyaların Microsoft Dynamics 365 Commerce nasıl ayarlanacağı ve kullanılacağı açıklanmaktadır.

Dynamics 365 Commerce'de vardiya terimi, zamanda iki nokta arasındaki POS hareket veri ve etkinliklerinin toplamını ifade eder. Her bir vardiya için, beklenen para tutarı, sayılıp bildirilen tutarla karşılaştırılır.

Vardiyalar genellikle iş gününün başlangıcında açılır. Bu noktada, kullanıcı, kasa çekmecesindeki başlangıç tutarını bildirir. Bunun ardından, gün içinde satış hareketleri gerçekleştirilir. Son olarak, günün sonunda çekmece sayılır ve kapanış tutarları bildirilir. Vardiya kapatılır ve bir Z raporu oluşturulur. Z raporu, fazlalık veya eksiklik olup olmadığını gösterir.

Tipik vardiya senaryoları

Commerce, POS için geniş bir gün sonu işletme işlemi yelpazesini desteklemek üzere çeşitli yapılandırma seçenekleri ve POS işlemleri sunar. Bu bölümde, bazı tipik vardia senaryoları açıklanmaktadır.

Sabit kasa çekmecesi

Genellikle, sabit vardiya senaryosu en sık kullanılır. Sabit bir kasa vardiyasında, vardiya ve kasa belirli bir kayıtla ilişkilendirilir. Bunlar bir kayıttan diğerine geçmez. Sabit bir vardiya tek bir kullanıcı tarafından kullanılabilir veya birden çok kullanıcı arasında paylaşılabilir. Vardiyalar herhangi bir özel yapılandırma gerektirmeyene kadar sabittir.

Devredilen kasa çekmecesi

Vardiyaya kadar yüzerken , vardiya ve kasa çekmecesi bir kasadan diğerine taşınabilir. Bir kasada para çekmecesi başına yalnızca bir etkin vardiya olabilir ancak vardiyalar askıya alınıp daha sonra veya başka bir kasada devam ettirilebilir.

Diyelim ki bir mağazada iki kasa var. Her kasa günün başlangıcında açılıyor ve o anda kasiyer yeni bir vardiya açıp başlangıç tutarını giriyor. Bir kasiyer mola vermeye hazır olduğu zaman vardiyasını askıya alır ve kasa çekmecesini para çekmecesinden alır. O kasa bundan sonra diğer kasiyerlerin kullanımına uygun hale gelir. Başka bir kasiyer o kasada kendi vardiyasına girip vardiyasını açabilir. İlk kasiyerin molası sona erdikten sonra, diğer kasalardan biri müsait olduğunda bu kasiyer vardiyasına devam edebilir. Vardiyalara kadar yüzmek herhangi bir özel yapılandırma veya izin gerektirmez.

Tek kullanıcı

Birçok perakendeci, para çekmecesindeki nakdin sayılabilirlik düzeyini en yüksekte tutmaya yardımcı olması için vardiya başına bir kullanıcıya izin vermeyi tercih etmektedir. Bir vardiyayla ilişkili kasa çekmecesini yalnızca bir kişinin kullanmasına izin verilirse, o kullanıcı tüm uyuşmazlıkların tek sorumlusu sayılabilir. Bir vardiyayı birden fazla kullanıcı kullanıyorsa, hatayı kimin yaptığını veya kasa çekmecesinden kimin para çalmaya çalıştığını belirlemek güç olur.

Birden çok kullanıcı

Bazı perakendeciler tek kullanıcılı vardiyaların sağladığı hesaplanabilirlik düzeyinden ödün vererek vardiya başına birden fazla kullanıcıya izin vermeyi tercih ediyor. Bu yaklaşım genellikle mevcut kasa sayısından daha fazla kullanıcı olduğu, esneklik ve hız gereksiniminin olası kayıplardan daha öncelikli olduğu durumlar için geçerlidir. Ayrıca, mağaza yöneticilerinin kendi vardiyalarının olmadığı ve gerektiğinde kasiyerlerinin vardiyalarını kullandıkları durumlarda da yaygındır. Başka bir kullanıcının açtığı vardiyada oturum açıp kullanmak isteyen kullanıcının Çoklu oturum açmaya izin ver POS iznine sahip olması gerekir.

Paylaşılan vardiya

Paylaşılan vardiya yapılandırması, perakendecilerin birden çok kasa, kasa çekmecesi ve kullanıcı arasında tek bir vardiyaya sahip olmasını sağlar. Paylaşılan vardiyada, tüm para çekmeceleri genelinde özetlenen tek bir başlangıç tutarı ve tek bir kapanış tutarı vardır. Paylaşılan vardiyalar en çok mobil cihazlarda kullanılır. Bu senaryoda her kasa için ayrı birer para çekmecesi tahsis edilmemiştir. Bunun yerine, tüm kasalar tek bir para çekmecesini paylaşabilir.

Bir mağazada paylaşılan vardiyaların kullanılabilmesi için, para çekmecesinin Retail ve Commerce > Kanal kurulumu > POS kurulumu > POS profilleri > Donanım profilleri > Çekmece'de bir "paylaşılan vardiya çekmecesi" olarak yapılandırılması gerekir. Ayrıca, kullanıcıların paylaşılan vardiya izinlerinden birine veya her ikisine de sahip olması gerekir (Paylaşılan vardiyayı yönetmeye izin ver ve Paylaşılan vardiya kullanımına izin ver).

Dekont

Her bir mağazada aynı anda yalnızca bir paylaşılan vardiya açılabilir. Aynı mağazada paylaşılan vardiyalar ve bağımsız vardiyalar kullanılabilir.

Vardiya ve çekmece işlemleri

Bir vardiyanın durumunu değiştirmek veya para çekmecesindeki para tutarını artırmak ya da azaltmak için çeşitli işlemler yapılabilir. Bu konuda, Store Commerce için bu vardiya operasyonları açıklanmaktadır.

Açık vardiya

POS, kullanıcıların satış, iade veya müşteri siparişi gibi finansal bir hareket üreten tüm işlemleri gerçekleştirmek için etkin ve açık bir vardiyaya sahip olmasını gerektirir.

Bir kullanıcı POS'ta oturum açtığı zaman sistem ilk olarak mevcut kasada o kullanıcı için etkin bir vardiya olup olmadığını doğrular. Etkin bir vardiya yoksa, sistem yapılandırmasına ve kullanıcının izinlerine bağlı olarak kullanıcı yeni bir vardiya açabilir, mevcut bir vardiyayı sürdürebilir veya "çekmecesiz" modu kullanarak oturum açabilir.

Başlangıç tutarını beyan et

Bu işlem genellikle yeni açılan bir vardiya için yapılan ilk işlemdir. Bu işlem için, kullanıcılar vardiya için para çekmecesindeki başlangıç nakit tutarını belirtir. Bu işlem önemlidir çünkü bir vardiya kapatılırken yapılan fazlalık/eksiklik hesaplamasında başlangıç tutarı dikkate alınır.

Kasa devri girişi

Kasa girişleri , kasa çekmecesindeki nakit miktarını artırmak için etkin bir vardiyada gerçekleştirilen satış dışı hareketlerdir. Kasa devri girişine tipik bir örnek, azalmaya başladığında çekmeceye ilave para ekleme hareketidir.

Ödeme kaldırma

Ödeme kaldırma , kasa çekmecesindeki nakit miktarını azaltmak için etkin bir vardiyada gerçekleştirilen satış dışı hareketlerdir. Bu işlem çoğunlukla farklı bir vardiyada bir şamandıra giriş işlemiyle birlikte kullanılır. Örneğin kasa 1'de para azalmaktadır ve kasa 2'deki kullanıcı para çekmecesinin tutarını azaltmak için bir ödeme kaldırma işlemi gerçekleştirmektedir. Bu durumda kasa 1'deki kullanıcı, para çekmecesindeki tutarı artırmak için bir kasa devri girişi yapar.

Vardiyayı askıya al

Kullanıcılar, başka bir kullanıcı için geçerli kaydı boşaltmak veya vardiyalarını farklı bir kasaya taşımak için etkin vardiyalarını askıya alabilir. Bu gibi durumlarda, vardiya genellikle kayan vardiya olarak adlandırılır.

Vardiyanın askıya alınması, vardiya yeniden başlatılana kadar yeni hareketleri veya değişiklikleri önler.

Vardiyayı devam ettir

Bu işlem, kullanıcılara etkin vardiyası olmayan bir kasada daha önce askıya alınmış bir vardiyayı devam ettirme olanağı sağlar.

Kasa sayımı

Bu işlem, para çekmecesindeki mevcut para tutarı toplamını belirtmek için yapılır. Kullanıcılar bu işlemi çoğu zaman bir vardiyayı kapatmadan önce yapar. Belirtilen tutar, beklenen vardiya tutarıyla karşılaştırılarak fazla/eksik tutar hesaplaması yapılır.

Kasaya para nakli

Kasaya para nakli etkin bir vardiya sırasında istenildiği zaman gerçekleştirilebilir. Bu işlem parayı para çekmecesinden çıkarır ve para böylece arka odadaki bir kasa gibi daha güvenli bir yere aktarılır. Kasaya para nakilleri için kaydedilen toplam tutar vardiya toplamlarına dahil edilir ancak kasa sayımının bir parçası olarak sayılması gerekmez.

Bankaya para nakli

Kasaya para nakli gibi, bankaya para nakli de etkin vardiyalarda gerçekleştirilir. Bu işlem bankaya yatırılmak üzere hazırlamak için parayı vardiyadan çıkarır.

Vardiyayı tamamen kapat

Kör kapalı vardiyalar artık etkin değil, ancak tamamen kapalı değil. Askıya alınan vardiyalardan farklı olarak, tamamen kapalı vardiyalar devam ettirilemez. Bununla birlikte, bu vardiyalardaki "Başlangıç tutarını beyan et" ve "Kasa sayımı" gibi işlemler daha sonra veya farklı bir kasada yapılabilir.

Tamamen kapalı vardiyalar genellikle kasayı önce tamamen sayım saymadan, mutabakat sağlamadan veya vardiyayı kapatmadan yeni bir kullanıcıya veya vardiyaya bırakmak için kullanılır.

Vardiyayı kapat

Vardiya kapatma işlemi, vardiya toplamlarını ve fazlalık/eksiklik tutarlarını hesaplar ve ardından etkin veya kör kapalı vardiyayı sonlandırır. Kullanıcı izinlerine bağlı olarak, vardiya için bir Z raporu da yazdırılır. Kapatılan vardiyalar devam ettirilemez veya değiştirilemez.

Başlangıç tutarları ve ödeme beyannamesi POS işlev profili iste ayarının etkinleştirilmesi, vardiya kapatılmadan önce başlangıç tutarı ve ödeme beyannamesi eylemlerini zorunlu kılar.

Dekont

• Commerce 10.0.40 sürümünden itibaren, yalnızca kasa çekmecesi yapılandırılmış olan cihazlar Başlangıç tutarları ve ödeme beyannamesi ayarı doğrulamasına tabidir.
• POS donanım profili altındaki tüm kasa çekmeceleri "Yok" olarak yapılandırılmışsa, Başlangıç tutarları ve ödeme beyannamesi ayarı doğrulamasını tetiklemek için en az bir kasa çekmecesini "El ile" olarak tanımlamanız gerekir.

X Yazdır

Bu işlem, mevcut etkin vardiya için bir X raporu oluşturup yazdırır.

Z'yi yeniden yazdır

Bu işlem, bir vardiya kapatılırken sistemin oluşturduğu son Z raporunu yeniden yazdırır.

Vardiyaları yönet

Bu işlem, kullanıcıların mağazaya ilişkin tüm etkin, askıya alınmış veya tamamen kapalı vardiyaları görmesini sağlar. Kullanıcılar kendi izinlere bağlı olarak, tamamen kapalı vardiyalar için Kasa sayımı ve Vardiyayı kapat gibi işlemleri gibi son kapanış yordamlarını uygulayabilirler. Bu işlem ayrıca, çevrimdışı ve çevrimiçi modlar arasında geçiş yapıldıktan sonra vardiyaların hatalı durumda olduğu nadir durumlarda kullanıcıların geçersiz vardiyaları görüntülemesine ve silmesine olanak tanır. Bu geçersiz vardiyalar mutabakat için gerekli herhangi bir mali bilgi veya hareket verisi içermez.

Vardiya ve çekmece izinleri

Aşağıdaki POS izinleri, bir kullanıcının çeşitli senaryolarda yapabileceklerini ve yapamayacaklarını belirler:

• Kör kapatmaya izin ver
• X raporu yazdırmaya izin ver
• Z raporu yazdırmaya izin ver
• İhale ilanına izin ver
• Kayan bildirime izin ver
• Satışsız açık çekmece
• Birden çok vardiyada oturum açmaya izin ver– Bu izin, kullanıcının farklı bir kullanıcının açtığı bir vardiyada oturum açmasına ve kullanmasına olanak tanır. Bu izne sahip olmayan kullanıcılar yalnızca açtıkları vardiyalarda oturum açabilir ve vardiyaları kullanabilir.
• Paylaşılan vardiyayı yönetmeye izin ver– Kullanıcıların paylaşılan bir vardiyayı açmak veya kapatmak için bu izne sahip olması gerekir.
• Paylaşılan vardiya kullanımına izin ver– Kullanıcıların paylaşılan vardiyada oturum açması ve kullanması için bu izne sahip olması gerekir.

Commerce headquarters Gün sonu ile ilgili dikkat edilmesi gerekenler

POS'ta vardiyaların ve para çekmecesi mutabakatının kullanılma yöntemi, ekstre hesaplaması sırasında hareket verilerinin özetlenme yönteminden farklıdır. Bu farkı anlamanız önemlidir. Yapılandırmanıza ve iş süreçlerinize bağlı olarak, POS'taki vardiya verileri (Z raporu) ve genel merkezdeki hesaplanan bir ekstre size farklı sonuçlar verebilir. Bu fark, vardiya verilerinin veya hesaplanan deyimin yanlış olduğu ya da verilerle ilgili bir sorun olduğu anlamına gelmez. Bu, sağlanan parametrelerin ek hareketler veya daha az hareket içerebileceği ya da hareketlerin farklı şekilde özetlenebileceği anlamına gelir.

Her perakendecinin iş gereksinimleri farklı olmakla birlikte, sisteminizi bu türde farkların oluştuğu durumları önleyecek şekilde kurmanızı tavsiye ederiz:

Retail ve Commerce > Kanallar > mağazaları > Tüm mağazaları > Ekstre/kapanış'a gidin ve her mağaza için hem Ekstre yöntemi alanının hem de Kapatma yöntemi alanının ayarını Vardiya yapın.

Bu kurulum, genel merkez ekstrelerinin POS'taki vardiyalarla aynı hareketleri içermesini ve verilerin bu vardiya tarafından özetlenmesini sağlamaya yardımcı olur.

Ekstre ve kapatma yöntemleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Perakende ekstreleri için mağaza yapılandırmaları.