İşe alma süreçlerini yönetme

Önemli

Bu makalede işe alma işlevi, İşe Alma projeleri olarak belirtilir ve makalede başvuranlar, başvurular ve işe alma projelerine odaklanılmaktadır.

Bu makalede açık pozisyonların ilan edilmesi ve başvuru sahiplerinin işe alınması işlemleri, başvuru sahibinin ve başvuru bilgilerinin takip edilmesi, başvuru sahipleriyle iş görüşmeleri gerçekleştirilmesi ve organizasyonunuzdaki açık pozisyonların doldurulması amacıyla bir veya daha fazla sayıda aday seçilmesi de dahil olmak üzere işe alan kişilerin bir işe alma sürecindeki adımları takip etmek üzere kullanabileceği bir konsept açıklanmıştır.

Özet

İşe alma projeleri, bir tüzel kişilik için açık pozisyonları doldururken tamamlamanız gereken adımları organize etmenize yardımcı olabilir. Bir başvuran, kuruluşunuzda çalışmak üzere başvuran bir kişidir. Bir başvuru, bir başvuranın bir şirket tarafından işe alınma ilgisini belirtir ve bir işe alma projesinde belirli bir açık iş için ilgiyi göstermek için bağlanabilir. Başvuran tek bir kişi, aynı tüzel varlık içerisinde veya kuruluşunuzdaki çok sayıda şirkette birden fazla başvuruya sahip olabilir.

İşe alma projeleri

İşe alma projeleri, işe alma sorumlularının, birden fazla açık pozisyon için doldurma durumunu takip etmelerine izin verir. İşe alma projesi, bir ya da birden fazla pozisyonun açık olduğu departmanı ve işi tanımlar. İşe alma projeler ayrıca açık pozisyonlar için şu bilgileri takip eder:

• Açık pozisyonların tam sayısı
• İşe alma müdür ve pozisyon için iletişim kurulabilecek alternatif kişi
• İşe almanın onaylandığı tarih
• Uygulama son başvuru tarihi
• Tahmini işe başlangıç tarihi

İşe alma projesi, açık pozisyon için duyuru yapılmak üzere Personel self servis sayfası altında kullanılan İş ilanı değerini içerir. Açık pozisyonun çalışanlara gösterilmesi için işe alma projesinin mutlaka bir İş ilanı değerine sahip olması, Personel self serviste göster alanının Evet konumuna ayarlanmış olması, Başvuru son tarihi alanının daha ileri bir tarih olması ve işe alma Projesinin durumu değerinin Başlatıldı olması gerekir. Aşağıdaki tabloda olası işe alma projesi durumları ve bunlara ilişkin açıklamalar listelenmiştir.

Durum	Şunları gösterir…
Planlandı	İşe alma çabaları hazırlanıyor. Bu proje için işe alma henüz başlamadı.
Başladı	Bu projedeki açık pozisyonlar için başvurular kabul edilmektedir.
Tamamlanan	Bu proje için tüm açık pozisyonlar doldurulmuştur.
İptal edildi	İşe alma işlemi bu proje için iptal edilmiştir.

İşe alım yapacak kişiler ayrıca açık pozisyonların harici mecralarda duyurulması için kullanılan Ortamı kaydedebilir ve ayrıca proje veya uygulamalar ile ilgili Gelişmeleri takip edebilir.

Başvuranlar

Bir başvuran, kuruluşunuzdaki bir işe başvuran bir kişidir. Başvuranlar, organizasyonunuzdaki tüm yasal varlıklar arasında paylaşılır. Bu nedenle, içinde arama yapılacak büyük bir havuz vardır. Başvuru sahipleri için yeterlilikleri, referansları, lojman taleplerini ve kişisel bilgileri saklayabilirsiniz. Bir başvuran kaydı oluşturduğunuzda, Genel Adres Defteri'nde o başvuran kişi için kayıt oluşturulur. Başvuru sahipleri için aşağıdaki genel adres defterini güncellemek için Başvuru sahibi sayfasını kullanabilirsiniz:

• Adres bilgileri
• İletişim bilgileri
• Kimlik bilgileri
• Ad ile ilgili ayrıntılar
• Kişisel bilgiler

Başvurular

Başvuru sayfasında aldığınız iş başvurularındaki bilgileri kaydedebilirsiniz. Başvuru, bir başvuranın kuruluşunuzdaki bir açık işe ilgisinin ifadesidir. Bir başvuru oluşturmak için, başvuranın sisteminizde halihazırda bir kişi veya başvuran olarak bulunması gerekir.

Başvuru sahipleri tarafından internetten gönderilen iş başvuruları, bir iş ilanı için girilen, talep edilen başvurular veya talep edilmeyen başvurulardır. Talep edilen başvurular otomatik olarak iş ilanının oluşturulduğu işe alma projesiyle ilişkilendirilir. Talep edilmeyen başvurular, İnsan kaynakları parametreleri sayfasındaki İşe alma alanında belirtilen işe alma projesiyle ilişkilendirilir.

Başvuru durumu

Başvuru durumu bir uygulamanın işe alma işleminin neresinde olduğunu gösterir. Aşağıdaki tabloda olası başvuru durumları ve bunlara ilişkin açıklamalar listelenmiştir.

Durum	Şunları gösterir…
Alınan	Başvuru alınmıştır.
Onaylandı	Başvurusunun alındığını doğrulamak üzere başvuru sahibine bir bildirim gönderilebilir.
İş görüşmesi	Başvuru sahibine bir iş görüşmesi daveti gönderilebilir.
Ret	Başvuru sahibine bir ret mektubu gönderilebilir.
İptal edildi	Başvuru sahibine bir iş geri çekme onayı gönderilebilir. Bu durum manuel olarak atanır.
İşe alındı	Başvuru sahibine bir iş teklifi gönderilebilir.

Yazışma eylemleri

Bir başvuru sahibinin iletişim eylemi, başvuruyu gönderen başvuru sahibiyle iletişim kurmak için kullandığınız belgeyi veya e-posta şablonunu belirler. Başvuru yer işaretlerini yazışma eylemleri ile ilişkilendirerek Başvuru, Başvuran, Mülakat ve İşe alma proje sayfaları içerisindeki değerleri kullanarak başvuranlarla iletişimini sağlayabilirsiniz. İlgili eylemler için başvuru e-posta şablonları oluşturarak, başvurularında belirli bir durum ve karşılık gelen eylem kombinasyonu olan başvuranlara hızlıca e-posta gönderebilirsiniz. Örneğin, AlındıDurum değerine ve AlındıYazışma eylemi durumuna sahip tüm başvuranlara bir onay e-postası gönderebilirsiniz. E-postayı gönderdikten sonra, başvuranların durumunu otomatik olarak güncelleştirme seçeneğiniz vardır.

Başvuru rotası

Bir başvurunun birden fazla çalışan tarafından incelenmesi gerekiyorsa, süreci yönetmek üzere bir çalışan dolaşım listesi oluşturmak için Uygulama yönlendirme sayfasını kullanabilirsiniz.

Görüşmeler

Başvuran görüşmeleri, Başvurular sayfasından zamanlanabilir. Toplantı bilgilerini gönder düğmesini bir takvim dosyasını, mülakat zamanlama bilgisi ile başvuran ve başvuruyu gerçekleştirecek kişiye göndermek için kullanın.

Yetenek eşleme

Açık bir pozisyon için iyi bir aday olabilecek kişilerin belirlenmesi için Yetenek eşleme ve Yetenek eşleme profilleri kullanılabilir.

Başvuru sahiplerinin işe alınması

Bir başvuru sahibini işe almak için Uygulamalar sayfasını kullanın. Bir başvuru sahibini işe aldığınızda başvuru kaydının durumu İşe alındı olarak değişir ve başvuru sahibinin genel adres defteri kişi kaydı, yeni çalışan kaydıyla ilişkilendirilir. Yeni çalışan kaydı için genel adres defteri bilgileri üzerindeki değişiklikler yanı zamanda başvuru kaydında da görüntülenir. Bu, yeni çalışan kuruluşunuzda başka bir işe başvurursa veri girişini azaltmaya yardımcı olabilir. Bir çalışanı yeni bir pozisyonda işe almak için, nakil işlemini başlatmak üzere Başvuru durumu açılır menüsünde Konum değiştir'i tıklatın.