Aracılığıyla paylaş

Invoice Capture çözümünü yapılandırma

Invoice Capture çözümü yüklendikten sonra, kullanılması için varsayılan yapılandırmalar sağlanır. Bu varsayılan yapılandırmalar müşterinin gereksinimlerini tam olarak karşılamayabilir. Invoice Capture'da yapılandırmalar, Sistem tercihi içinde bulunabilir.

Sistem tercihi

  1. AI Builder model – Varsayılan model şu şekilde ayarlanmıştır Fatura işleme model. Önceden oluşturulmuş model, çeşitli dillerde en yaygın faturaları işleyebilir. Ancak, daha karmaşık fatura düzenlerini işleyemez. Bu düzenler için müşteriler ek örnek faturalar yükleyerek, alanları etiketleyerek ve modeli eğiterek kendi modellerini tanıtabilir. Buna ek olarak, müşteriler yeni model alanları tanımlayabilir ve bunları Invoice capture'daki alanlarla eşleyebilir. Yakalanan bu ek alanlar daha sonra belirli iş gereksinimlerini karşılamak için Dynamics 365 Finance öğesine aktarılabilir. Önceden oluşturulmuş modelin üzerine özel bir fatura modeli oluşturulur. Ancak, uygulamadan önce aşağıdaki sınırlamaların farkında olmalısınız:

    • Anahtar-değer çiftleri döndürülmez ve Anahtar-değer çifti alanlarını eşle simgesi devre dışı bırakılır.
    • Güvenilirlik puanları döndürülmez.
    • Fatura satırlarının konumu döndürülmez.
    • Yeni bir para birimi alanı tanımlandığında yalnızca bir ondalık duyarlıklı biçimlendirmeye izin verilir.
    • Para birimi kodları döndürülmez. Bu sınırlama, para birimi kodunun türetilmesini etkileyebilir.

  2. Dosya yükleme kanalı: Fatura dosyalarını doğrudan yüklemek için kullanılan kanal.

  3. Dosya filtresi – Uygulama düzeyinde gelen dosyalara ek filtre uygulamak için dosya filtresini seçin. Bu durumda, fatura dosyası işleme Alınan dosyalar aşamasında durdurulur .

  4. Yapılandırma grubu – Fatura işleme sırasında tüzel kişilik veya satıcı hesabı düzeyinde bir yapılandırma grubu ayarlanmamışsa kullanılan yapılandırma grubu.

  5. Sürekli Öğrenme– Sürekli Öğrenme özelliğini açmak için bu seçeneği belirleyin. Sürekli Öğrenme özelliği, fatura bağlamı ile el ile seçilen varlıklar arasındaki desenleri kaydetmeye çalışır. Fatura başarıyla aktarıldıktan hemen sonra, ilişki kaydedilir ve gelecekte gelen ve aynı bağlama sahip tüm faturalara uygulanır.

  6. Otomatik fatura temizleme – Her gün 180 günden eski olan aktarılan faturaları ve geçersiz kılınan faturaları otomatik olarak temizlemek için bu seçeneği belirleyin. İş hem fatura verilerini hem de özgün fatura dosyasını siler.

İşleme kurallarını yönet

Fatura yakalama işleminde faturaların eksiksiz ve doğru olmasını sağlamak için farklı türetme kuralları uygulanır. Bazı kurallar tüm müşteriler için geçerli olmadığından işleme, mantığı etkinleştirmek veya devre dışı bırakmak için aşağıdaki parametreleri kullanır:

  • Satınalma siparişini biçimlendir– Numara Microsoft Dynamics 365 Finance serisi ayarlarını kontrol etmek ve satınalma siparişi numarasını uygun şekilde biçimlendirmek için bu parametreyi seçin. Bu parametre, satın alma siparişi numarası numara serisi ayarlarında belirlenen formata uymadığında temassızlık oranını artırabilir.

    Desteklenen bazı format örnekleri şunlardır:

    • Satınalma siparişi numarası: "125", Biçim: "########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "00000125"
    • Satınalma siparişi numarası: "00125", Biçim: "########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "00000125"
    • Satınalma siparişi numarası: "125", Biçim: "USMF-########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "USMF-00000125"
    • Satınalma siparişi numarası: "PO00125", Biçim: "########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "00000125"
    • Satınalma siparişi numarası: "P.O.125", Biçim: "USMF-########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "USMF-00000125"
    • Satınalma siparişi numarası: "125", Biçim: "PO-########", Biçimlendirilmiş satın alma siparişi numarası: "PO-00000125"

  • Maliyet faturası için para birimi kodunu türet– Para birimi kodunu Dynamics 365 Finance'deki Maliyet türündeki faturalardan otomatik olarak türetmek için bu parametreyi seçin. Satınalma siparişi faturaları için, türetilmiş satınalma siparişlerindeki para birimi kodları benzersizse, faturalar için bu para birimi kodları kullanılır.

  • Kullanıcı güvenilirlik puanı – Güvenilirlik puanlarının doğrulamasını atlamak için bu parametreyi seçin.

  • PO faturası için ölçü birimini doğrula– Fatura satırı ile ilişkili satınalma siparişi satırı arasındaki ölçü biriminin tutarlılığını sağlamak için bu parametreyi seçin.

  • Toplam satış vergisi tutarını doğrula– Satış vergisindeki satış vergisi tutarı ile toplam satış vergisi tutarı arasındaki tutarlılığı doğrulamak için bu parametreyi seçin kart Herhangi bir satış vergisi satırı yoksa doğrulama mantığı atlanır.

  • Toplam tutarı doğrula: Hesaplanan toplam fatura tutarı ile yakalanan toplam tutar arasındaki hizalamayı onaylamak için bu parametreyi seçin.

    • Satır tutarı sıfır veya boş değere sahipse satır net tutarı, Birim fiyat × Miktar şeklinde hesaplanır.
    • Toplam satış vergisi sıfır veya boş değere sahipse toplam satış vergisi, satış vergisi satırlarının toplamıdır.

    Toplam tutar == Toplam (satır tutarı) + Toplam (masraf satırları) − ABS(İskonto) + Toplam satış vergisi

    Fatura satırı yoksa veya satır tutarının toplamı sıfırsa toplam tutar doğrulaması atlanır.

  • Alacak dekontu işlemi – Belge başlığı Alacak dekontu veya Alacak dekontu gibi terimler içeriyorsa belgeyi otomatik olarak alacak dekontu olarak sınıflandırmak için Destek alacak dekontu parametresini seçin.

Dosya filtrelerini yönetme (isteğe bağlı)

Dosya filtrelerini yönet, yöneticilerin gelen fatura dosyaları için ek filtreler tanımlamasına olanak tanır. Filtre ölçütlerine uymayan dosyalar alınır ancak İptal Edildi durumuyla Alınan dosyalar (Beklemede) listesinde görüntülenir. Memurlar dosyaları inceleyebilir ve hükümsüz ve geçersiz kılınıp kılınmayacaklarına karar verebilir.

Dekont

Bu davranış, kanalın arkasındaki akışta tanımlanan davranıştan farklıdır. Bu akışta, ölçütleri karşılamayan dosyalar alınmaz.

Invoice Capture çözümü yüklendikten sonra varsayılan bir dosya filtresi sağlanır. Bu dosya filtresi geneldir. Farklı bir filtre ayarı isterseniz dosya filtresi oluşturabilir ve varsayılan filtreyi güncelleştirebilirsiniz.

Dosya filtreleri esnektir ve farklı kanal düzeylerinde uygulanabilir. Bir fatura belgesi alındığında, ilk olarak dosya filtresi olup olmadığını görmek için kanal kontrol edilir. Kanal düzeyine dosya filtresi atanmamışsa sistem düzeyindeki dosya filtresi kullanılır.

Dosya filtresi ayarları

Dosya filtresinde aşağıdaki ayarları yapılandırın:

  1. Kabul edilen dosya boyutu – Fatura belgeleri için kabul edilen minimum ve maksimum dosya boyutlarını tanımlayın. Maksimum dosya boyutu 20 megabaytı (MB) geçemez.

  2. Desteklenen dosya türleri – Şu anda tanıma hizmeti için AI Builder desteklenen aşağıdaki dosya türlerinden en az birini seçin:

    • PDF
    • PNG
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF

  3. Desteklenen dosya adları : Faturalarla ilgili olmayan dosyaları filtrelemek için dosya adı kurallarını kullanın. Dosyaların yalnızca adı önceden tanımlanmış dizeler içerdiğinde kabul edilmesi veya tanımlanan dizeleri içeren dosyaların hariç tutulması için farklı kurallar uygulanabilir.

Ana verilerin tanımı

Invoice Capture işlemleri faturaları sınflandırmak için iki temel veri türü gerekir: tüzel kişilikler ve satıcılar.

Tüzel kişilikler , yasal makamlara kayıtlı olan ve Dynamics 365 Finance'da tanımlanan kuruluşlardır. İş faaliyetleri, her tüzel kişilik için ayrı olarak gerçekleştirilir ve kaydedilir. Microsoft Power Platform'da iş birimleri, güvenlik rolleri ve kullanıcılar, rol tabanlı güvenlik modeline uygun olacak şekilde birbirine bağlanır. Bu bağlantı, iş birimleri ve güvenlik rolleri aracılığıyla veri erişimini denetler ve borç hesabı memurlarının yalnızca kendi kullanıcılarına atanan faturaları görüntülemesine izin verir.

Satıcılar , bir işletmeye mal veya hizmet sağlayan kişi veya kuruluşlardır. Dynamics 365 Finance'te, satıcı birden çok tüzel kişiye hizmet veya ürün sağlıyorsa her tüzel kişilik için bir satıcı hesabı oluşturulmalıdır ve iş faaliyeti kaydedilebilir. Invoice Capture'da satıcı ana verileri, satıcı hesabını otomatik olarak türetmek için kullanılır ve fatura işlemede temassızlık oranını artırmaya yardımcı olur.

Tüzel kişilikleri yönet işleminde, kullanıcılar tüzel kişilikleri el ile oluşturamaz. Bunun yerine, aşağıdaki adımları izleyerek tüzel kişilikleri eşitlemeniz gerekir.

  1. Kurulum>Sistem kurulumu>Tüzel kişilikleri yönetme öğelerine gidin.
  2. Eşitle'yi seçin.
  3. Onay iletisi kutusunda Tamam'ı seçin.

Eşitleme tamamlandıktan sonra, bir mesajda yeni tüzel kişiliklerin sayısı gösterilir. Yeni tüzel kişilikleri göstermek için liste görünümü otomatik olarak yenilenir.

Satıcıları eşitle

Satıcıları yönet bölümünde, satıcı hesaplarını eşitlemek için üç seçenek vardır:

  • Tümünü senkronize et– tüm satıcı hesapları senkronize edilir. Bu, performans sorununa neden olabilir.
  • Tüzel kişiliğe göre eşitleme: Yönetici bir veya daha fazla tüzel kişilik seçebilir ve seçilen tüzel kişiliklerdeki satıcıları eşitleyebilir.
  • Seçime göre senkronize et– Yöneticiler bir veya daha fazla satıcıyı arayıp seçebilir ve seçilen satıcıları senkronize edebilir.

Borç hesapları yöneticisi, satıcı senkronizasyonunu manuel olarak veya gerçek zamanlı olarak başlatabilir. Gerçek zamanlı senkronizasyonu etkinleştirmek için aşağıdaki adımları izleyin.

  1. Dynamics 365 Finance'te şuraya gidin: Borç hesapları>Ayar>Fatura yakalama.
  2. Katılan yasal kişiliğin yanındaki Tüm satıcıları senkronize et onay kutusunu işaretleyin.