Invoice Capture çözümü çalışma alanı

Fatura yakalamada, bir fatura fatura tarafından AI Builder başarıyla tanındığında ve fatura alanlarıyla eşlendiğinde, satıcı faturasına dönüştürülmeden önce kurallara göre otomatik olarak güncelleştirilebilir ve doğrulanabilir Microsoft Dynamics 365 Finance. Faturada hata ya da uyarı bulunması durumunda faturanın incelenip düzeltilmesi için manuel müdahale gerekmektedir.

Yan yana görüntüleyici nedir?

Yan yana görüntüleyici, ham belgeleri ve fatura formlarını yan yana görüntülemek için sezgisel bir arabirim sağlar. Ham belgeden bilgileri otomatik olarak ayıklamak ve fatura sayfasındaki ilgili alanları doldurmak için Microsoft form tanıma teknolojisini kullanır. Görüntüleyici ayrıca, sayfa alanları ve orijinal belge arasında bağlantı kurarak kullanıcıların tek bir dokunuşla veya tıklatarak belgede gezinebilmesini sağlar. Böylece, kullanıcılar faturaları daha etkili şekilde gözden geçirebilir. Fatura alanlarının, AI Builder'dan döndürülen alanlarla bağlantısı olduğunda alanların sol tarafından bir göz simgesi gösterilir. Özgün belgedeki ilgili alan değerini otomatik olarak konumlandırmak ve vurgulamak için göz simgesini seçin.

Yan yana görüntüleyicinin başlıca özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Fatura sayfasındaki alanlar, Microsoft form tanıma teknolojisini kullanılarak ham belgeden ayıklanan bilgilerle otomatik olarak doldurulur.
• Sayfa alanları ve ham belgeler arasında, kolay gezinme ve denetleme için bir bağlantı kurulur.
• İletiler, kullanıcıların gelişmiş doğruluk ve verimlilik için fatura sayfasındaki hataları düzeltmesinde yardımcı olur.
• Arabirim farklı fatura biçimlerini kapsayacak şekilde yeniden boyutlandırılabilir.
• Arama listeleri, bilgilerin güncel ve doğru olmasını sağlamak için çalışma zamanında Dynamics 365 Finance'ten alınır.
• Arabirim, özelleştirilebilir bir deneyim sağlayacak şekilde esnektir ve farklı fatura türlerine uyum sağlar.

1. Belge üst bilgisi dört alandan oluşur:

   • Durum
   • Tüzel
   • Satıcı hesabı
   • Fatura türü

2. Kullanıcılar, Faturayı sınıflandır'ı seçerek tüzel kişiliği, satıcı hesabını ve fatura türünü güncelleştirebilir.

3. Belge görüntüleyicisi, orijinal belgeyi gösterir. Sağ üst köşedeki denetimler, kullanıcıların sayfaları değiştirerek, yakınlaştırarak veya küçülterek belgeyi sayfaya sığdırarak veya nesneyi döndürerek sayfa görünümünü ayarlamasına olanak tanır. Kullanıcılar orijinal belge bölmesi ile fatura bölmesi arasındaki yeniden boyutlandırma satırını sürükleyerek tüm bölmeyi yeniden boyutlandırabilir.

4. Fatura bölmesi, fatura bağlamını gösteren farklı kartlar içerir.

   • İleti kartı tüm hataları, uyarıları ve bilgi veren iletileri gösterir. Arabirimin orta bölümünde bulunan genişletilebilir/daraltılabilir bir bölümdür. Kullanıcılar genişletmek için ileti sembolünü seçer. Kullanıcı, gösterilecek ileti türlerini seçebilir.

   • Fatura üst bilgisi kartında, yapılandırma grupları aracılığıyla görünür olarak ayarlanan üst bilgi alanları gösterilir. Gösterilen alanlar seçilen fatura türüne göre değişir.

   • Fatura satırları kartı fatura satırları kılavuzunu gösterir. Satır alanları yapılandırma grupları aracılığıyla özelleştirilir. Bu kart, fatura türü Yalnızca başlık ise gizlenir. Her sayfada maksimum beş fatura satırı gösterilir. Kullanıcılar, arabirimin sağ alt köşesindeki sol ve sağ ok düğmelerini kullanarak sayfalar arasında gezinebilir.

   • Masraflar ve Satış vergisi kartları, belge başlığında masraflar ve satış vergisi tablosunu gösterir. Masraf satırları ve satış vergisi satırları yoksa bu kartlar gizlidir. Kullanıcılar kartları göstermek için Daha fazla göster öğesini seçebilir ve Ekle'yi seçerek ücretler ve satış vergilerini manuel olarak ekleyebilirler.

     • Ücret kodu değerinin, faturanın Dynamics 365 Finance'e aktarılabilmesi için atanması gerekir. Masraf satırları, fatura başlığı ve satırlarıyla birlikte Satıcı fatura ücretleri veri varlığı kullanılarak içe aktarılacaktır.
     • Toplam satış vergisi alanının değeri boş veya sıfır ise ve birden fazla satış vergisi satırı tanımlanmışsa, satış vergisi tutarının toplamı otomatik olarak hesaplanır ve fatura başlığındaki toplam satış vergisi alanına girilir. Sistem kurulumu >İşleme kuralını yönet'deki Toplam satış vergisi tutarını doğrula parametresi etkinleştirildiğinde, satış vergisi tutarının toplamı ile toplam satış vergisi tutarı arasındaki tutarlılık doğrulanır. Hiçbir satış vergisi satırı tanımlanmazsa doğrulama atlanır.

Yakalanan fatura durumları

Çalıştırma Durumu	Açıklama	Eylem
Devam ediyor	Fatura başarıyla yakalandı ve şu anda ön işleme ve doğrulama aşamasında.	Eylem gerekmiyor.
Yakalandı	Ön işleme ve doğrulama adımları sırasında özel durumlar oluştu. Faturayı düzeltmek için el ile müdahale gerekli.	Faturayı sınıflandır, İncelemeyi başlat veya Hükümsüz kıl'ı seçin.
İncelemede	Fatura, yan yana görüntüleyicide gözden geçiriliyor ve düzeltiliyor.	Faturayı sınıflandır, İncelemeyi tamamla veya Hükümsüz kıl'ı seçin.
Doğrulandı	Fatura incelendi ancak aktarılmadı.	Aktar, Faturayı sınıflandır, İncelemeyi başlat veya Hükümsüz kıl'ı seçin.
Transfer edildi	Fatura, Dynamics 365 Finance'a başarıyla aktarıldı.	Faturayı Dynamics 365 Finance'te açın.
Hükümsüz	Fatura artık gerekli değil ve geçersiz.	Geçersiz'i seçin. Geçersiz'i seçtiğinizde, hem yakalanan faturalar hem de alınan dosyaların Dataverse'den kalıcı olarak silinir.
Bekleniyor	Fatura, Dynamics 365 Finance'teki otomasyon işinin daha sonraki işlemler için faturayı alabilmesi için bekleme listesine gönderildi.	Eylem gerekmiyor.

Yan yana görüntüleyiciye gitme

Yan yana görüntüleyiciyi iki yerden açabilirsiniz:

• Yakalanan faturalar listesinde bir kayda çift dokunun (veya çift tıklayın) veya fatura numarasına bir kez dokunu (veya tek tıklayın).
• Alınan dosyalar sayfasında, başarıyla yakalanan bir faturayı seçin ve sonra Yakalanan faturaları görüntüle'yi seçin.

Yakalanan faturaları sınıflandırma

Liste sayfasında tüzel kişilik atama

Yakalanan faturalar listesinde, başarılı bir şekilde türetilmediği için tüzel kişilik eksik olabilir. Faturanın işlenebilmesi için önce tüzel kişilik atanması gerekir. Kullanıcılar daha sonra faturaları inceleyebilir ve düzeltmeleri yapabilir.

1. Faturayı seçin ve ardından Tüzel kişilik ata'yı seçin.
2. Açılan listeden tüzel kişiliği seçin.
3. Kaydet'i seçin.

Tüzel kişiliğin doğru atanması, Borç Hesapları (AP) memurlarının sorumlu oldukları faturanın durumunu görüntüleyebilmesini sağlar.

Ayrıntılı sayfada bir faturayı sınıflandırma

Satıcı faturasının Dynamics 365 Finance'te başarıyla oluşturulabilmesi için tüzel kişi, satıcı hesabı ve öğe numarası gibi varlıkların aktarımdan önce belirlenmesi gerekir. Bu varlıklar arasında en önemli olanları tüzel kişilik ve satıcı hesabıdır. Bu varlıklar, türetilen fatura türünün atanan yapılandırma grubundaki ayara göre kabul edilebilir olup olmadığını belirler.

Tüzel kişilik ve satıcı hesabı türetme kuralı tarafından belirlenmemişse bir kullanıcı, Faturayı sınıflandır'ı seçerek bu alanları güncelleştirmelidir. Açılan yan bölmede, kullanıcıdan aşağıdaki bilgileri sağlaması istenir:

• Tüzel kişilik
• Satıcı hesabı
• Fatura türü

Kullanıcı Kaydet ve kapat'ı seçtikten hemen sonra türetme ve doğrulama mantığı tekrar tetiklenir.

Gözden geçirme süreci

Yakalanan bir fatura belgesi, hatalar veya uyarılar nedeniyle manuel inceleme gerektirebilir. Yan yana görüntüleyicide, belge üst bilgisi Yakalandı durumunu gösterir ve mevcut sürüm Orijinal Sürüm olur.

Kullanıcıların faturayı incelemeye başlayabilmesi için fatura başlığı bilgilerinin (tüzel kişilik, satıcı hesabı ve fatura türü) tamamlanması gerekir.

Kullanıcı İncelemeyi başlat'ı seçtiğinde Durum alanı İncelemede olarak güncelleştirilir ve Mevcut sürüm alanı Değiştirilmiş sürüm olarak güncelleştirilir. Ardından fatura formu düzenleme moduna girer.

AP memuru fatura başlığı için değerler girebilir. Alternatif olarak, Fatura satırları, Ücretler ve Satış vergisi alanlarında satır ekleyebilir, düzenleyebilir veya silebilir. Tümünü kaldır seçeneğine tıklayarak bürün fatura satırlarını silebilirler.

AP memuru, faturayı eşleme moduna geçirmek için belge önizleme bölmesinde sağ üstteki simgeyi seçebilir. AP memuru daha sonra anahtar/değer çiftini ve Eşlenen fatura alanını seçerek eşlemeyi düzeltebilir veya ekleyebilir. Değişiklikler kaydedildikten sonra değer çıkarılır ve ilgili fatura alanına uygulanır. Sürekli öğrenme özelliği etkinleştirildiğinde sistem değişiklikleri öğrenir ve aynı mantığı aynı satıcının faturalarına uygular.

Anahtar-değer çiftlerini alanlarla eşleme

Bazen, önceden oluşturulmuş model bazı alanlar için belgenin doğru konumundan değeri ayıklamaz. Kullanıcılar ayıklamayı düzeltmek ve uygulamanın aynı satıcıdan gelen ve aynı desene sahip sonraki gelen faturalar için sürekli olarak doğru değeri ayıklamasına izin vermek istiyor. Ayıklanması gereken değer AI modelinden bir anahtar-değer çifti olarak döndürülürse, bu düzeltme anahtar-değer çifti eşleştirme sayfasında yapılır. Sürekli Öğrenme özelliği etkinleştirildiğinde, anahtar-değer çifti eşleştirme öğrenir.

Anahtar-değer çifti eşleştirme işlevi, önceden oluşturulmuş model kullanıldığında uygulanır. Özel bir fatura modeli kullanıyorsanız, ek alanları ayıklamak için özel alan eşleştirme kullanın. Faturaları eşleştirme moduna geçirmek için belge önizleme bölmesinin sağ üst köşesindeki simgeyi seçin.

• Açık sarı, anahtar-değer çiftinin fatura alanlarıyla zaten eşlenmiş olduğunu gösterir.
• Açık mavi, anahtar-değer çiftinin henüz herhangi bir fatura alanıyla eşlenmediğini gösterir. AP memuru, anahtar-değer çiftini ve eşlenen fatura alanını seçerek eşleştirme düzeltebilir veya ekleyebilir. Değişiklikler kaydedildikten sonra değer çıkarılır ve ilgili fatura alanına uygulanır. Sürekli Öğrenme özelliği etkinleştirildiğinde, sistem değişiklikleri öğrenir ve bunları aynı satıcıdan gelen faturalara uygular.

Dekont

Anahtar-değer çifti eşleştirme sayfası düğmesi yalnızca sürüm 1.1.0.32'e yükseltildikten sonra alınan faturalar için kullanılabilir. Yükseltmeden önce alınan faturalar için kullanılamaz.

Orijinal fatura belgesini indirin

Belge önizleme bölmesindeki indir düğmesi, kullanıcıların özgün fatura belgesini indirmesine yardımcı olabilir.

Türetme ve doğrulama

Yan yana görüntüleyicideki bazı varlık alanları özgün fatura belgesinde yoktur ancak faturayı Dynamics 365 Finance içinde oluşturmak için gereklidir. Bu varlıklar, tanınan fatura verilerinin ve Dynamics 365 Finance'teki ana verilerin birleşiminden türetilir.

Varlıklar arasında Tüzel kişilik , Satıcı hesabı , Madde numarası vepara birimi kodu bulunur. Bir alanın türetilmesi başarısız olursa işlem durur.

1. Tüzel kişilik – Tüzel kişilik için etkin bir eşleştirme kuralı bulunursa, tüzel kişilik şirketin adı ve adresine göre seçilir.

2. Satıcı hesabı – Ardından, satıcı hesabı, etkin bir eşleştirme kuralına ve seçilen tüzel kişilik ile satıcının adı, adresi veya vergi numarasının bir kombinasyonuna göre seçilir.

3. Madde numarası – Madde numarası, aşağıdaki üç bilgi türüne göre türetilir:

   1. Türetilen tüzel kişilik
   2. Türetilen satıcı hesabı
   3. Madde açıklaması veya harici madde numarası

4. Para birimi kodu : Faturanın Fatura Kayıt'tan Dynamics 365 Finance'a aktarılabilmesi için para birimi kodunun belirlenmesi gerekir. Para birimi kodunu türetmek için farklı yöntemler uygulanır:

   • Para birimi simgesi yakalanırsa ve para birimi kodunu benzersiz olarak tanımlamak için kullanılabiliyorsa, para birimi kodu otomatik olarak türetilir.
   • Fatura bir satınalma siparişiyle (PO faturası veya yalnızca başlık faturası) ilişkiliyse, fatura ve satınalma siparişi aynı para birimi kodunu kullanmalıdır. KAbul sonucunda herhangi bir para birimi kodu döndürülmezse satın alma siparişindeki para birimi kodu varsayılan olarak girilir.
   • Satıcı ana verilerinden para birimi kodunu türetmek için bir maliyet faturası istiyorsanız, Kurulum sistemi>İşleme kurallarını yönet içinde Maliyet faturası için para birimi kodu alma parametresini seçin.

Alanlar türetildikten sonra, aşağıdaki ek doğrulama denetimleri çalıştırılır:

• Zorunlu denetim – Bu denetim, yan yana görüntüleyici için zorunlu alanları doğrular. Kullanıcılar, Yapılandırma ayarları sayfasında hangi alanların zorunlu olması gerektiğini seçebilir.
• güvenilirlik puanı – Kullanıcılar güvenilirlik puanı için uyarı ve hata eşiklerini ayarlayabilir. Bu denetim, optik karakter tanımadan (OCR) alınan ve bu eşiklerin altında kalan güvenilirlik puanına odaklanır. Doğrulama sonucuna bağlı olarak hata veya uyarı iletileri gösterilir.
• Mevcut çek – Bu denetim, tüzel kişilik, satıcı hesabı, madde numarası, tedarik kategorisi veya satınalma siparişi dahil olmak üzere varlıkların varlığını doğrular.
• Gelişmiş kontrol – Bir stok maddesi kullanıldığında, satınalma siparişi ayrıntıları fatura satırına atanmalıdır.

Kullanıcı Türet ve denetle'yi seçtiğinde türetme ve doğrulama işlemleri çalıştırılır. Faturalarda hata yoksa, doğrulama mantığı yalnızca kullanıcı İncelemeyi tamamla veya Aktar'ı seçtiğinde çağrılır.

Türetme işlemi, doğrulama işleminden önce gerçekleşir ve tüm uyarılar ve hatalar doğrulama işleminden gelir. Uyarılar ve hatalar geçmiş günlüğüne kaydedilir. Kullanıcılar hataları gözden geçirmek için Görüntüleme geçmişi'ni seçebilir.

Dekont

Geçerli türetme ve doğrulama mantığı en sık kullanılan senaryoları içerir. Müşteri uzantısıyla daha özel doğrulamalar uygulanabilir.

Sürekli öğrenme

Invoice Capture'da temassız Fatura işleme oranını artırmaya yardımcı olmak için Sürekli Öğrenme özelliği, son aktarılan faturadaki eşleştirme göre varlıkları (tüzel kişilik, satıcı hesabı ve madde numaraları) türetebilir. Ayrıca, bir anahtar-değer çiftinden bir değerin otomatik olarak ayıklanmasını ve bu değerin ilgili fatura alanlarına atanmasını da destekler. Masraflar kart üzerinde bir giriş olduğunda, Sürekli Öğrenme son eşleşen kayda göre Masraf kodu değerini türetir . Bu özellik, Kurulum Sistemi Sistem tercihleri'nden> açılıp kapatılabilir.

Sürekli Öğrenme ve eşleştirme kuralları arasındaki fark

Sürekli Öğrenme özelliği, fatura başarıyla aktarıldıktan hemen sonra fatura bağlamı ile el ile seçilen varlıklar arasındaki desenleri kaydetmeye çalışır. Etkilenen varlıklar tüzel kişilik, satıcı hesabı, madde numarası, gider türü, masraf kodu ve anahtar-değer çifti eşleştirme içerir. Şu anda Sürekli Öğrenme, tüzel kişiliğin ve satıcı hesabının değerini belirlemek için şirket adı, şirket adresi, satıcı adı, adresi ve satıcı vergi kayıt numarası gibi tüm başlık bilgilerini denetler. İlk fatura geldiğinde, diğer eşleştirme kurallarından başarıyla türetilemiyorsa kullanıcıların tüzel kişiliği ve satıcı hesabını el ile belirtmesi gerekir. Faturalar gözden geçirildikten ve Dynamics 365 Finance aktarıldıktan sonra ilişki kaydedilir. Aynı bağlama sahip herhangi bir fatura geldiğinde, Sürekli Öğrenme aynı düzeni bulmaya ve tüzel kişiliği ve satıcı hesabını otomatik olarak türetmeye çalışır.

Eşleştirme kuralları, bazı yönlerden varlıkların değerini türetmek için isteğe bağlı bir yaklaşımdır. Tüm alanlar için koşullar yerine getirildiğinde varlık değerleri türetebilirler. Bakım yükü oldukça yüksek olduğundan, müşterilerin bu yaklaşımı kullanmasını önermiyoruz. Tek özel durum gider türüdür. Gider türü söz konusu olduğunda, müşterilerin PO olmayan faturalar için bekleyen satıcı faturası çerçevesini kullanmalarını öneririz. Bu yaklaşım için, belirli bir satıcıdan gelen faturalar için tüm satırlara uygulanan varsayılan bir gider türü (tedarik kategorisi) tanımlayabilirsiniz. Bu atanan tedarik kategorisi, finans ve operasyon uygulamaları tarafında muhasebe dağıtımı sırasında gider muhasebesini türetmek için kullanılır. PO olmayan faturaların işlenmesi için temassız oranı artırabilir.

Mantık dizisi açısından bakıldığında, Sürekli Öğrenme eşleştirme kurallarından önce uygulanır.

Ilişkilendirmek satınalma siparişleri

Yalnızca üst bilgisi olan fatura

Fatura türü Yalnızca üst bilgi olduğunda, kullanıcılar fatura üst bilgisinde Satınalma siparişi'ni seçerek arama listesinde bir veya daha fazla satınalma siparişi seçebilir. Liste, aynı satıcı hesabından Açık sipariş veya Alındı durumunda olan tüm satınalma siparişlerini gösterir. Geçerli olmayan kabul edilen tüm satınalma siparişleri kırmızı renkte görünür. Kullanıcıların, arama listesinde satınalma siparişlerini seçmeden önce X'i seçerek bu satınalma siparişlerini kaldırması gerekir.

Satınalma siparişi faturası

Fatura türü Satınalma siparişi faturası olduğunda, fatura satırı ile satınalma satırı arasındaki ilişkinin Fatura yakalamada doğru şekilde kurulması gerekir. Satınalma satırı otomatik olarak türetilemiyorsa, AP memuru ilişkiyi fatura satırıyla ilişkilendirmek satınalma satırı sayfasında el ile kurabilir. Bu sayfayı açmak için, fatura üst bilgisindeki satınalma siparişi alanını veya fatura satırındaki satınalma siparişi numarasını (veya satınalma siparişi satır numarasını) seçin.

Fatura satırlı ilişkilendirmek satınalma satırı sayfasında, aşağıdaki bölümler kullanılabilir:

• İlk bölümde, o anda seçili olan fatura satırı gösterilir.
• Kullanılabilir satınalma satırları bölümü, belirli ölçütlere göre fatura satırındaki maddeyle (veya gider türüyle) eşleşen tüm satınalma satırı adaylarını gösterir. Bu ölçütler satınalma siparişi, madde numarası, gider türü ve madde açıklamasını içerir. Kullanılabilir satınalma satırları, fatura satırıyla aynı miktar işaretine sahiptir.
• Bir fatura satırı bir satınalma satırına bağlandığında, ilgili kayıt için bir seçenek düğmesi (radyo düğmesi olarak da bilinir) etkinleştirilir ve fatura satırı bölmesinin sağ üst köşesindeki simge yeşil bir onay işaretine dönüşür. İlişkili bir satınalma satırı yoksa, kırmızı bir çarpı simgesi gösterilir.
• İlişkilendirmeyi onayladıktan sonra, bağlantılı satınalma satırı ve madde numarası (veya gider türü) fatura satırına geri yazılır. Ayrıca, fatura başlığındaki satınalma siparişi ilişkili satınalma siparişlerine göre güncelleştirilir.

Fatura hükümsüz kılma ve silme

Faturada hatalar varsa kullanıcılar Hükümsüz kıl'ı seçerek faturayı hükümsüz kılabilir. Fatura hükümsüz kılındıktan sonra Yakalanan faturalar (Hükümsüz kılındı) sayfasında gösterilir ve durum Hükümsüz'den Dataverse'ten yakala'ya değiştirilene kadar incelenemez ve yeniden eklenemez.

Kullanıcılar Sil'i seçerek faturayı silebilir. Fatura Dataverse'ten kalıcı olarak silinir ve kurtarılamaz. Bir fatura silindiğinde, Alınan dosyalar sayfasındaki bağlı giriş de silinir.

Fatura aktarma

Kullanıcılar gözden geçirmeyi tamamladıklarında fatura hiçbir hata içermiyorsa faturayı bağlı Dynamics 365 Finance ortamına göndermek için Aktar'ı seçebilir.

• Fatura oluşturma başarısız olursa bir hata iletisi görüntülenir.
• Fatura başarıyla oluşturulursa, yakalanan faturanın durumu Tamamlandı olur.

Faturanın tamamını aktarmanın iki yolu vardır:

• Fatura aktarımı manuel olarak tetiklenirse zaman uyumlu modu kullanır.
• Fatura aktarımı, temassız işlem yoluyla otomatik olarak tetiklenirse, bekleme listesine gönderilir ve Fatura yakalamadan faturaları aktar faturaları işleyecektir.

Dekont

Süreç otomasyonu görevi Invoice Capture'dan faturaları aktarma olarak adlandırılır. Görevin varsayılan tekrar aralığı bir saattir. Yöneticiler bu dahili ayarı değiştirmek için Sistem yönetimi>Kurulum>İşlem otomasyonu>Arka plan işlemleri'ne gidebilir.